¿Cómo administrar archivos?
Para garantizar la integridad de los documentos de la empresa y facilitar su búsqueda y uso, debemos hacer un buen trabajo en su recopilación, archivo y conservación. , para mantener la integridad y seguridad de documentos y archivos, este sistema está especialmente formulado.
1. La empresa contrata especialistas en gestión de archivos para hacer un buen trabajo en la recopilación, clasificación, clasificación, configuración y archivo de archivos, garantizando la integridad de los archivos, mejorando la calidad de los archivos y facilitando la gestión de archivos. estandarizado e institucionalizado, requisitos de estandarización y realizar gradualmente la gestión de la información electrónica.
2. Todos los documentos generados durante el trabajo de la empresa, así como materiales diversos, registros originales, publicaciones, cuadros, libros, fotografías, documentos superiores, etc. relacionados con las actividades de producción y operación de la empresa, deben ser recopilado y organizado, archivado y guardado por completo.
En tercer lugar, el especialista en recursos humanos debe hacer un buen trabajo recopilando, clasificando, archivando y gestionando los archivos personales de los empleados de la empresa para garantizar que los datos estén completos.
4. El administrador del archivo debe archivar específicamente los documentos relacionados con la seguridad de producción de la empresa. administrar.
5. Los archivos deben clasificarse según su interconexión y valor de conservación para garantizar que estén completos y puedan reflejar la situación principal de la empresa para un fácil almacenamiento y utilización.
6. Almacenamiento y revisión de documentos y archivos.
1. Todos los archivos deben estar enmarcados y colocados en estantes, ordenados científicamente, fáciles de encontrar y evitar la exposición o agrupación.
2. Los archivadores y salas de archivos deben mantenerse limpios y ordenados, y se deben implementar cuidadosamente las "ocho precauciones" para documentos y archivos, especialmente la prevención de incendios, prevención de roedores, prevención de humedad y robo. Prevención de los archivos. Los documentos y archivos deben inspeccionarse periódicamente y los problemas encontrados deben abordarse, informarse y registrarse de manera oportuna para garantizar la integridad y seguridad de los documentos y archivos.
7. Si personal interno de la empresa necesita acceder a archivos por necesidades laborales, deberá reportarlo al líder de la empresa para su aprobación. El personal de unidades externas deberá presentar una carta de presentación y obtener la aprobación del personal de la empresa. líder antes de que puedan revisar y copiar archivos de la empresa Empresa No se permite tomar prestados todos los archivos; No importa quién consulte o copie los archivos, el archivero de la empresa debe registrar verazmente los registros e indicar la hora de la revisión, el contenido de la revisión, el nombre del buscador, el líder de aprobación, si se debe copiar y otro contenido relevante.
8. Para la gestión de documentos y archivos confidenciales de la empresa, debe haber mostradores especiales para su almacenamiento y no se permite el acceso de personal no relacionado a ellos, y el personal debe guardar estrictamente secretos.