Cómo las empresas pueden establecer mecanismos de comunicación eficientes
Deje que los profesionales tengan suficiente espacio para hacer cosas profesionales, aclare la división de responsabilidades y agilice la cascada tanto como sea posible. Se recomienda formar un acuerdo de comunicación claro y un proceso de toma de decisiones estable en el proyecto lo antes posible.
Incluso si un equipo de producto ha estado trabajando juntos durante mucho tiempo, recomendamos celebrar una breve "reunión inicial" si comienza un nuevo subproyecto. Los objetivos, el enfoque, la división del trabajo y los métodos de comunicación del nuevo proyecto son cosas que esta reunión inicial puede ayudarnos a aclarar. Los métodos básicos de comunicación y la división del trabajo determinados en la reunión inicial son los requisitos básicos para una comunicación eficaz en el futuro.
También es una buena idea definir un proceso de aprobación de la toma de decisiones para cada resultado importante. Aunque la reunión del equipo puede intercambiar opiniones por completo y permitir que todos comprendan el plan, todavía necesitamos una versión "abofeteada" como punto de referencia para enlaces posteriores. Recomiendo el método de toma de decisiones de OARP a todos. Acepte y complete el siguiente formulario, y la firma es clara:
La división de responsabilidades y el proceso de comunicación se han acordado claramente, para que todos sepan de qué tipo. ¡De persona a buscar cuando se encuentran problemas!
La segunda arma mágica para establecer un mecanismo de comunicación eficaz: utilizar la "transparencia" para resolver problemas
"Transparencia" se refiere a mostrar el progreso del proyecto al equipo de manera oportuna y manera abierta, que tiene un poder sorprendente, los efectos incluyen, entre otros: detección y corrección oportuna de desviaciones del cronograma; predicción oportuna de los riesgos del proyecto; movilizar la iniciativa subjetiva del equipo para controlar la situación general; >
Hay muchas formas diferentes de "transparencia". Reuniones semanales, informes semanales + informes de progreso electrónicos + paneles de control son los métodos más comunes. Las reuniones diarias y las pizarras físicas pueden abrirnos una nueva puerta para comunicarnos. También puede identificar algunas plantillas de correo electrónico de uso común para ayudarlo a unificar la forma en que comunica información importante, como muestras de comunicación.
Al mismo tiempo, es un conocimiento profundo cómo informar eficazmente el estado en forma de informes semanales y diarios.
Cuando la información diversa del proyecto tenga un método de visualización fijo y conveniente, la información estará disponible en cualquier momento y bajo demanda, y ya no habrá el problema de "dónde saber lo que quieres saber". !
La tercera arma mágica para establecer un mecanismo de comunicación eficaz: mejorar según sea necesario y mantener la vitalidad
Para un mecanismo de comunicación, la "claridad" y la "eficiencia" son indispensables, por lo que es necesario un equilibrio. "proceso" y "flexibilidad" son especialmente necesarios. Un proceso demasiado rígido y fuerte conducirá a apegarse a las reglas e incluso a "rechazar la comunicación fuera del proceso"; una comunicación demasiado flexible conducirá a una difusión de información fuera de control, sin objetivos ni estándares consistentes, pero producirá una confusión; mucha reelaboración y disputas. No importa por dónde empieces a mejorar tus mecanismos de comunicación, debes prestar mucha atención a la atmósfera y la energía de tu equipo. Puede comenzar con los informes semanales y OARP más básicos y continuar mejorando según la aceptación del equipo y los sentimientos reales.