Cómo aplicar métodos de gestión de proyectos durante la implementación de la gestión de equipos
De “Plan Pirámide” a “Plan de Misiles Polaris”
El origen de la gestión de proyectos es en realidad muy temprano. El éxito de grandes proyectos de ingeniería famosos en la antigüedad, como las pirámides y la Gran Muralla, contribuyó a la gestión estricta y científica de los proyectos de ingeniería en aquella época. A principios de la década de 1960, bajo la defensa del famoso matemático Profesor Hua, el concepto de gestión de proyectos se introdujo en China y se aplicó a varios departamentos de la economía nacional en ese momento. Este método se denominó "método de planificación general". Posteriormente, el Instituto de Política de Gestión Científica y Tecnológica de la Academia de Ciencias de China también tomó la iniciativa de establecer la "Sociedad China de Investigación para la Optimización General y las Matemáticas Económicas". Después de la reforma y apertura, la gestión de proyectos se ha utilizado ampliamente en la conservación del agua, la construcción, la industria química y otros campos. A finales de 2000, durante el proceso de desarrollo de los productos informáticos "Apocalypse" y "Tianlin", Lenovo combinó las necesidades comerciales de gestión de proyectos y utilizó teorías y métodos de gestión de proyectos relevantes para preparar un plan de software, de modo que el proyecto pudiera completarse. en 8 meses, alcanzando el nivel más alto de tecnología de producción de PC del mundo.
Nueve sistemas de conocimiento y cinco etapas específicas
La gestión inicial del proyecto se centró principalmente en el costo y el cronograma (tiempo), y luego se expandió a la calidad. En los últimos diez años, la gestión de proyectos se ha convertido gradualmente en una rama disciplinaria independiente que cubre 9 sistemas de conocimiento y 5 etapas específicas.
9 Los sistemas de conocimiento incluyen:
Gestión integrada En el análisis de proyectos, los directores de proyecto deben integrar varias capacidades y coordinar su uso.
La gestión del alcance define los límites del proyecto y se centra en el "panorama general". Por ejemplo, el ciclo de vida del proyecto, la formulación de la estructura de división del trabajo, la implementación de cambios en los procesos de gestión, etc.
La gestión del tiempo requiere desarrollar habilidades de planificación. Un gerente de proyectos experimentado debe saber cómo hacer que un proyecto vuelva a estar dentro del cronograma cuando se sale del cronograma.
La gestión de costos requiere que los gerentes de proyectos desarrollen habilidades comerciales y manejen asuntos como la estimación de costos, la planificación y elaboración de presupuestos, el control de costos, la presupuestación de capital y los acuerdos financieros básicos.
La gestión de recursos humanos se centra en las capacidades de gestión de las personas, incluyendo el manejo de conflictos, la mejora de la motivación laboral de los empleados, la planificación eficiente de la estructura organizacional, el trabajo y la formación de equipos, las habilidades interpersonales, etc.
La gestión de riesgos requiere que los gestores tomen decisiones con información incompleta. El modelo de gestión de riesgos suele incluir tres pasos: identificación de riesgos, análisis de impacto de riesgos y plan de respuesta a riesgos.
La gestión de la calidad requiere que los directores de proyectos estén familiarizados con las técnicas básicas de gestión de la calidad. Por ejemplo: realizar e interpretar gráficos de control de calidad, implementar la regla 80:20, esforzarse por lograr cero defectos, etc.
Los gerentes de proyectos de gestión de adquisiciones deben tener sólidas habilidades de gestión de contratos. Por ejemplo, deberíamos ser capaces de comprender los riesgos inherentes a los contratos de precio fijo en relación con los contratos de "costo más beneficio". Debe comprender los principios legales clave para celebrar un contrato.
La gestión de la comunicación requiere que los directores de proyectos se comuniquen eficazmente con sus directivos, clientes, fabricantes y subordinados.
Las cinco etapas son: inicio del proyecto, planificación del proyecto, ejecución del proyecto, control del proyecto y cierre del proyecto.
Además, como profesional competente en gestión de proyectos, debe tener los correspondientes conocimientos y experiencia en gestión general, conocimientos empresariales relevantes y una profunda experiencia en gestión de riesgos. En otras palabras, el director del proyecto debe ser un talento compuesto de alto nivel con un rico conocimiento y una estructura de conocimiento razonable.
La gestión de proyectos ahora es ampliamente utilizada por gobiernos, grandes corporaciones, empresas y pequeñas organizaciones sin fines de lucro en todo el mundo. Al mismo tiempo, los gerentes con experiencia en gestión de proyectos y habilidades de liderazgo de proyectos están ganando demanda en el lugar de trabajo. Porque la competencia global requiere que los nuevos proyectos y el desarrollo de nuevos negocios se completen a tiempo y dentro del presupuesto.
Gestión eficaz de proyectos
Los proyectos son actividades temporales diseñadas para lograr un propósito especial. Cada proyecto tiene una hora de inicio y finalización clara, y los proyectos pueden ser creados por todos los niveles de la organización; el número de participantes puede ser de una persona o miles; solo puede involucrar a un solo departamento o cooperación entre departamentos;
La gestión de proyectos se aplica a cualquier proyecto, independientemente de su tamaño, presupuesto o duración, como por ejemplo:
Desarrollar un nuevo producto o servicio;
Diseñar nuevos modelos;?
Iniciar una campaña política;
Construir un puente;
Lanzar un vehículo explorador en Marte;
Construir un sitio web de comercio electrónico.
Entonces, ¿qué es la gestión de proyectos? Según la definición del PMBOK2000, la gestión de proyectos es una actividad que utiliza conocimientos, herramientas y técnicas relevantes para gestionar, con el propósito de satisfacer los requisitos de los clientes para proyectos específicos. El director del proyecto es responsable de gestionar todo el proyecto. Sus principales tareas son:
Lograr el mejor equilibrio entre el alcance, el tiempo, el costo, el riesgo y la calidad del proyecto;
Satisfacer las diferentes necesidades y expectativas de las diferentes partes interesadas del proyecto;
Lograr los objetivos de demanda establecidos.
Lo ideal es que todas las empresas puedan beneficiarse de la gestión de proyectos, especialmente en la gestión de inversiones de capital y actividades indirectas. En el entorno de mercado globalizado y que cambia rápidamente, las empresas de todo tipo necesitan ver retornos y beneficios de sus inversiones en instalaciones de activos fijos, construcción de bienes raíces y algunas actualizaciones de equipos, o administrar y rastrear algunas funciones internas, como proyectos de TI y proyectos de marketing. No importa de qué industria se trate, la gestión de proyectos puede permitir a las empresas aumentar la productividad, reducir los costos mediante un mejor intercambio de información y ofrecer productos y servicios más rápido y más barato con recursos limitados, aumentando así las ganancias. La gestión de proyectos puede ayudar a las empresas a alcanzar las expectativas de los clientes al estandarizar su trabajo diario y reducir las tareas que pueden olvidarse o ignorarse. La gestión de proyectos también puede aprovechar al máximo los recursos existentes de la manera más eficaz. La gestión de proyectos también puede brindar a los altos directivos una visión de la organización; de lo que está pasando y de lo que pasará.
La aplicación de los principios de gestión de proyectos puede ayudar a la alta dirección a:
Establecer medidas de éxito;
Estar centrado en el cliente y alineado con los clientes;
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Cuantificar el costo de entregar valor;
Optimizar el uso de los recursos organizacionales;
Implementar principios y estándares de calidad;
Implementar planes estratégicos;?
Acortar el ciclo de desarrollo de nuevos productos y entrar rápidamente al mercado.
Muchas empresas y organizaciones de todo el mundo, como NASA, IBM, AT&&&&Siemens, Chiyoda Corporation, PricewaterhouseCoopers, etc. Todos utilizan la gestión de proyectos para gestionar el proceso de innovación, planificar, organizar y controlar actividades estratégicas, monitorear el desempeño de la empresa, analizar desviaciones significativas y predecir su impacto en la organización.
Hacia la divulgación y la cooperación.
En un entorno ferozmente competitivo, en el que se enfrentan diversos proyectos complejos, existe una gran cantidad de información y datos que deben gestionarse de forma dinámica. Para mejorar el nivel de gestión y la eficiencia del trabajo, se deben adoptar métodos y herramientas avanzados. Las estadísticas muestran que alrededor del 90% de los directores de proyectos estadounidenses han utilizado software de gestión de proyectos en diversos grados. Entre ellos, algunos están orientados a la gestión del plan y el progreso, algunos se basan en información del entorno de red, algunos se controlan en torno a las tres coordenadas de tiempo, costo y calidad, y algunos se administran a través de sistemas de recursos de información.
En los últimos diez años, la gestión de proyectos se ha utilizado ampliamente porque nuestro entorno de trabajo ha cambiado de la siguiente manera:
Intensivo (menos personas, más cosas);?
Los proyectos y servicios se vuelven más grandes y complejos
Intensa competencia global;
Popularización de Internet
Expectativas de los clientes; La búsqueda de productos y servicios de alta calidad es cada vez más diversa;
Actualizaciones rápidas de nuevas tecnologías;
Las empresas multinacionales implementan una gestión unificada de la gestión de proyectos.
En la actualidad, la gestión de proyectos ha pasado de ser adecuada para gestionar un determinado proyecto a utilizar teorías y métodos de gestión de proyectos para gestionar actividades empresariales completas. Muchas empresas planean adoptar la gestión de proyectos para hacer que sus organizaciones sean más efectivas, ágiles y controlables. A través de la gestión de proyectos, las empresas esperan obtener información que solo se puede obtener en los típicos centros de control de costos financieros, como monitorear el desempeño y el progreso del proyecto diaria o semanalmente, realizar rectificaciones y cambios según las prioridades y condiciones comerciales, y dividir claramente el negocio. responsabilidades, lo cual es de gran beneficio propicio para la respuesta ágil y la controlabilidad de la organización.
Ahora, cada vez más empresas que enfrentan una competencia feroz se dan cuenta de que deben asignar fuerza laboral eficiente y altamente especializada de manera más efectiva; En la gestión de proyectos, la información se puede compartir mejor entre la alta dirección y los líderes de proyectos.
Entonces, ¿cuál es la tendencia de desarrollo futuro de la gestión de proyectos?
En primer lugar, veremos que cada vez más empresas comienzan a aceptar la idea de la gestión de proyectos y utilizan técnicas y métodos de gestión de proyectos para la gestión.
En segundo lugar, para aprovechar todo el potencial de la gestión de proyectos, muchas empresas capacitarán a sus gerentes y equipos de proyecto y los alentarán a obtener certificaciones profesionales. Al mismo tiempo, se establecen estándares no sólo para garantizar el éxito del equipo del proyecto, sino también para garantizar el éxito continuo a nivel de la empresa.
Nuevamente, el cambio hacia la gestión de proyectos hará que las empresas busquen no sólo la integración sino también la colaboración y la inteligencia de proyectos cuando buscan un sistema de gestión de proyectos. Un sistema integrado permite a las empresas gestionar todo el ciclo de vida del proyecto con un mínimo esfuerzo; sin embargo, un sistema de gestión de proyectos con funciones de colaboración proporciona acceso a todas las partes interesadas del proyecto (socios, clientes, contratistas y otras partes interesadas del proyecto) y capacidades de visualización, por lo que la colaboración se vuelve uniforme; más importante.