¿Cuál es la importancia de participar realmente en la gestión de eventos de exposiciones comerciales?
1. El papel y la problemática existente del voluntariado de estudiantes universitarios en las actividades expositivas.
Las exposiciones se refieren a reuniones y encuentros de muchas personas en torno a un tema específico en un tiempo y espacio específico. . Exposición en sentido estricto sólo se refiere a exposiciones y conferencias; exposición en sentido amplio es el término general para conferencias, exposiciones y festivales. Este artículo analiza principalmente las exposiciones en un sentido estricto. Entre ellas, las exposiciones son reuniones de negocios que se organizan, de cierta escala, se celebran periódicamente en lugares fijos y a las que asisten personas de diferentes lugares. Los objetos de investigación de las conferencias son diversas conferencias industriales, conferencias de asociaciones y conferencias de negocios.
Las exposiciones y congresos reúnen a un gran número de personas en un corto periodo de tiempo para intercambiar información y productos. Aunque el éxito de las exposiciones y conferencias depende de mucho trabajo durante el período de preparación, los lugares de exposición y conferencias son las entidades que se dan cuenta del valor de la exposición. La naturaleza centralizada y masiva de las actividades expositivas requiere una gran cantidad de personal para ayudar a los organizadores de exposiciones a realizar las funciones de exposiciones y conferencias. La estructura de recursos humanos de las empresas expositoras se compone principalmente de personal en el período de preparación de las ventas de la exposición y, por lo general, es de pequeña escala. Durante las exposiciones y conferencias, el personal de los organizadores de la exposición se dedica principalmente al trabajo de gestión para garantizar que los eventos se desarrollen según lo previsto, mientras que algunas tareas específicas y sencillas requieren un gran número de personal contratado temporalmente para complementarlas. En la práctica de China, es una forma ideal de reclutar personal temporal entre estudiantes universitarios para participar en el trabajo de exposición in situ como voluntarios.
1. Reclutar estudiantes universitarios voluntarios para completar parte del trabajo en el sitio de la exposición puede reducir los costos comerciales. En comparación con los contratos de trabajo a largo plazo o el empleo temporal de trabajadores sociales, la remuneración laboral de los voluntarios es menor y el costo de contratación de las empresas es bajo, porque los recursos humanos de los estudiantes universitarios están relativamente concentrados, especialmente en los colegios y universidades; algunos departamentos administrativos u organizaciones sociales que pueden proporcionar servicios en un corto período de tiempo ayudan a las empresas a completar el trabajo de contratación; la concentración de fuentes de voluntarios también puede ahorrar costos de capacitación y transporte a las empresas.
2. La calidad de los estudiantes universitarios voluntarios es crucial para las empresas expositoras. El personal temporal durante las actividades de exposición se dedica principalmente a tareas simples y únicas que requieren un trabajo meticuloso. Es necesario reflejar la conciencia y el nivel de servicio del organizador y crear un buen ambiente para las actividades de la exposición. Debido a que el ciclo de las actividades de exhibición es generalmente corto, no es fácil reclutar suficientes trabajadores independientes de alta calidad en la sociedad. Los estudiantes universitarios voluntarios tienen un alto conocimiento cultural, una fuerte disciplina, un gran entusiasmo, grandes objetivos espirituales, tiempo relativamente libre y abundante, y buena energía y fuerza física, lo que puede satisfacer las necesidades del personal temporal en el sitio de exposición.
3. Los estudiantes que participan en actividades expositivas como voluntarios pueden beneficiar a escuelas, empresas y estudiantes. Los colegios y universidades esperan construir plataformas de práctica para mejorar las habilidades de práctica social de los estudiantes y establecer una buena reputación para la escuela. Los estudiantes esperan acumular experiencia, aumentar su conocimiento y darse cuenta de su autoestima a través de la práctica social; un costo menor y puede utilizar la reputación de los voluntarios Promover actividades de exhibición para lograr una situación beneficiosa para las tres partes.
Aunque es una cooperación beneficiosa para todos los estudiantes universitarios voluntarios participar en actividades de exhibición, existen los siguientes problemas en la práctica laboral:
1. Los voluntarios pueden causar problemas de trabajo. Debido al reclutamiento temporal, los propósitos e intenciones de los voluntarios son diversos y los estudiantes universitarios carecen de experiencia en trabajo social, tienen expectativas laborales sesgadas y no pueden establecer una identidad psicológica cercana con los organizadores de la exposición, lo que puede resultar en la conciencia y el sentido del servicio. de responsabilidad de algunos voluntarios que no están a la altura de lo solicitado.
2. Los voluntarios carecen de capacidad de trabajo, perspectiva global e iniciativa de trabajo. Las posiciones de servicio profesional de los voluntarios de la exposición son irrelevantes y no son buenos para comprender la importancia de sus posiciones en la situación general del evento. Por lo tanto, a menudo carecen de una visión general y esperan respuestas cuando encuentran problemas, y no son buenos para ser proactivos. comunicación. Si los organizadores de la exposición no pueden brindar la capacitación adecuada, los voluntarios no podrán brindar servicios profesionales y personalizados.
3. La satisfacción de los voluntarios no es alta, lo que resulta en un bajo entusiasmo entre los estudiantes universitarios para participar en las actividades de exhibición.
Debido a la naturaleza a corto plazo del comportamiento de los voluntarios, es difícil para los gerentes llevar a cabo una gestión eficaz de la comunicación y coordinación del equipo, descuidar la importancia del trabajo voluntario, falta de respeto debido y mala comunicación y comunicación de la información laboral, lo que hace que los voluntarios Sentirse ignorado y abandonado. Exclusión, sin sentido de pertenencia colectiva. Algunos estudiantes universitarios voluntarios creen que el trabajo es demasiado simple, la mejora de sus habilidades es limitada, no pueden dar pleno juego a sus especialidades y no pueden obtener satisfacción espiritual, por lo que creen que participar en exposiciones tiene poco valor.
2. Principios de gestión de estudiantes universitarios voluntarios en actividades expositivas.
Para evaluar la calidad de una exposición a gran escala, depende principalmente de si el sitio de exposición se puede llevar a cabo de acuerdo con el trabajo de preparación. Las empresas de exposiciones deben desarrollar un buen plan de gestión y reclutamiento de voluntarios para que los voluntarios puedan darse cuenta de su autoestima y lograr los efectos del evento.
En primer lugar, debemos entender el papel de los estudiantes universitarios voluntarios en la exposición para poder formular mejores planes de gestión. Durante las actividades de exposición, los voluntarios, bajo el liderazgo del personal del organizador, realizan tareas relativamente simples dentro de cierto alcance de responsabilidades para completar la recepción, consulta de información, orientación en el sitio, gestión de control de acceso, gestión de equipos y gestión de artículos materiales de la exposición. Entrega, distribución, recopilación de datos, etc. , garantizar el funcionamiento de las actividades de exhibición y ayudar a los participantes en las actividades de exhibición a obtener una mejor experiencia de participación. Por lo tanto, al elegir un plan de implementación para la gestión del voluntariado de estudiantes universitarios, los voluntarios no deben considerarse "funciones de apoyo" en las actividades de exhibición, sino como "personal auxiliar" de los empleados formales. Los estudiantes universitarios voluntarios son los implementadores específicos de exhibiciones exitosas. Brindan los servicios más directos a los participantes de las actividades de exhibición en el sitio y garantizan que las actividades de exhibición se implementen de acuerdo con el plan establecido. Por lo tanto, es necesario prestar atención a las necesidades individuales de los voluntarios, prestar atención a la forma de recompensa por sus servicios voluntarios y evitar una atención excesiva al valor a corto plazo de los voluntarios. De hecho, el gran número de voluntarios que están satisfechos con las actividades de la exposición puede generar publicidad de boca en boca para la exposición. Los estudiantes universitarios ocupan parte de la voz en las redes sociales y también son el grupo de personas que están por ingresar al ámbito laboral. Su difusión de boca en boca influye en la longevidad del proyecto expositivo.
La gestión del reclutamiento de voluntarios debe seguir los siguientes principios:
Primero, en el proceso de asignación y gestión de voluntarios, se debe seguir el principio de colaboración para que el cuerpo principal de gestión y gestión de voluntarios voluntarios A través de una combinación razonable y una división efectiva del trabajo, trabajamos con empleados regulares, voluntarios de diferentes departamentos y voluntarios del mismo departamento para formar una fuerza resultante general que es mayor que la suma de los componentes individuales.
En segundo lugar, la asignación de puestos de voluntariado debe ser flexible. La asignación de puestos de trabajo debe ser exhaustiva y dejar un margen adecuado de flexibilidad. En caso de emergencia, podemos movilizar suficientes voluntarios en un tiempo efectivo, independientemente de sus puestos y división del trabajo.
En tercer lugar, la coordinación entre centralización y descentralización. Es necesario dar a los voluntarios un cierto grado de autonomía, movilizar plenamente su entusiasmo y creatividad, garantizar que realicen su trabajo de acuerdo con los objetivos predeterminados y, al mismo tiempo, recuperar el poder que se les ha otorgado en circunstancias específicas.
En cuarto lugar, se debe prestar atención al equilibrio de derechos y obligaciones en el reclutamiento y gestión de voluntarios. Los derechos de los voluntarios pueden incluir comprender las políticas laborales, expresar su voluntad de trabajar, obtener certificados de servicio voluntario, obtener las condiciones laborales necesarias, hacer comentarios y sugerencias sobre el trabajo voluntario, solicitar la evasión, etc. Las obligaciones de los voluntarios incluyen cumplir con las leyes y regulaciones relevantes del organizador, cumplir con los compromisos de servicio, participar en capacitación unificada y actividades relacionadas, comandar y desplegar servicios para el organizador y cumplir con los acuerdos de confidencialidad, etc.
En quinto lugar, el diseño de formas de recompensa voluntaria debe estar más cerca de sus necesidades espirituales, y la forma de recompensa debe ser única. Por ejemplo: visitar la tarde del último día de la exposición, cenar después de la reunión, distribuir recuerdos de la exposición, felicitar a los voluntarios destacados, etc. Por un lado, este tipo de organización de actividades puede hacer que los estudiantes universitarios voluntarios se sientan respetados, lo que está en consonancia con las motivaciones egoístas de los voluntarios en el "modelo integral de cinco factores" propuesto por Manjit (2006), es decir , la búsqueda de uno mismo en un sentido moral y psicológico, en el que sentirse querido y respetado es muy importante.
En tercer lugar, los organizadores de actividades de exhibición capacitan a estudiantes universitarios voluntarios.
La capacitación de voluntarios tiene como objetivo cultivar los conocimientos y habilidades de los voluntarios relacionados con las actividades de exhibición para que puedan desempeñar las actividades de exhibición. para el proceso de actividad. El nivel de servicio voluntario es a menudo un indicador importante para evaluar el éxito de actividades a gran escala y está estrechamente relacionado con el nivel de formación. La duración de las actividades de demostración es generalmente de 3 a 7 días, y la formación de los voluntarios debe controlarse en 1 o 2 días. Por lo tanto, es necesario formular planes y métodos de formación detallados y exhaustivos para que los estudiantes universitarios puedan darse cuenta del valor de la formación. El valor de la formación es también la recompensa más significativa del trabajo voluntario.
Según el "modelo integral de cinco factores" propuesto por Manjit Monga (2006), la practicidad y la motivación altruista de la participación de los voluntarios en las actividades son fuerzas impulsoras importantes. La motivación práctica significa que los voluntarios esperan obtener beneficios personales al participar en actividades, como mejorar conocimientos, habilidades y experiencia laboral. Por lo tanto, los organizadores de exposiciones deben preparar cuidadosamente la capacitación previa al empleo, no solo enumerando los conocimientos y habilidades que los estudiantes universitarios deben dominar y los requisitos para ellos, sino también determinando cómo se combina el contenido de la capacitación con sus necesidades desde la perspectiva de los estudiantes universitarios. .
En cuanto al contenido de la formación, debemos buscar una formación de calidad diversificada y personalizada para los voluntarios bajo el objetivo del "desarrollo común", incluyendo la etiqueta para interactuar con los demás, fortaleciendo el sentido de responsabilidad del público y, lo más importante, cultivar un sentido de pertenencia y enfoque en el aspecto espiritual. La capacitación de orientación previa al trabajo utiliza principalmente varios métodos para que los voluntarios comprendan las políticas y procedimientos de los servicios de voluntariado de eventos a gran escala, así como el manejo de los asuntos diarios que puedan enfrentar, de modo que los voluntarios puedan comprender tanto como sea posible sobre las actividades de exhibición para adaptarse a las necesidades de las actividades expositivas. Además, la capacitación en clasificación debe realizarse de acuerdo con el trabajo de servicio específico realizado por los voluntarios. El contenido de la capacitación no se limita a los requisitos de habilidades y descripciones del trabajo específico que deben realizar los voluntarios. También proporciona a los voluntarios algunos ejemplos de referencia para que puedan completar mejor su trabajo a través de una orientación específica y estandarizada. También se pueden preparar materiales de capacitación para los voluntarios. Por un lado, puede utilizarse como manual de trabajo y también puede permitir a los voluntarios elegir métodos de aprendizaje adecuados y reducir adecuadamente la formación centralizada de los voluntarios.
Además, la capacitación de los estudiantes universitarios voluntarios debe fortalecer el sistema de confidencialidad y la capacitación en concientización sobre seguridad. Al firmar acuerdos de confidencialidad y convenios de trabajo, los voluntarios deben ser conscientes de que están participando en actividades comerciales y que sus acciones pueden ser perjudiciales. tener un impacto en la empresa. Esta formación puede reducir los riesgos del empleo empresarial y también permitir que los voluntarios mejoren su conciencia empresarial y se den cuenta del valor de su trabajo.
Para lograr una situación beneficiosa para todas las empresas, las escuelas y los estudiantes universitarios voluntarios, las empresas de exhibición o las asociaciones de la industria de exhibición pueden formular posibles modelos de cooperación con las escuelas. Las empresas construirán una plataforma práctica y las escuelas. Proporcionará los conocimientos y habilidades básicos necesarios para el aprendizaje.