Busque el concepto de gestión "6S".
La gestión 6S se originó en Japón. Ya en 1955, Japón propuso el lema "La seguridad comienza con la clasificación y termina con la clasificación". En primer lugar, se refiere a una actividad de gestión que gestiona eficazmente factores de producción como personal, máquinas, materiales y métodos en el sitio de producción. Su objetivo es sencillo, claro, práctico y eficaz, que es crear un ambiente limpio, ordenado, cómodo y eficaz para los empleados.
Después de la Segunda Guerra Mundial, muchas empresas japonesas introdujeron actividades de gestión 6S, que mejoraron rápidamente la calidad del producto. Es la implementación efectiva de la gestión 6S lo que sienta las bases del modelo de producción ajustada de Toyota Motor Corporation.
2. El significado básico de la gestión 6S
La denominada gestión "6S" son principalmente actividades que organizan, rectifican, limpian, aseguran y mejoran continuamente la calidad de las personas. Debido a que la primera letra de las seis palabras "organizar, organizar, limpiar, seguridad, limpieza y alfabetización" es "S" en la romanización japonesa o en inglés, se llama 6S para abreviar. Realizar actividades de gestión con contenidos de clasificación, rectificación, limpieza, seguridad, pulcritud y alfabetización, lo que se denomina gestión 6S. Su significado básico es:
Ordenar: dividir las áreas de responsabilidad personal de la oficina, distinguiendo lo que es útil y lo que no, y luego alejar del sitio las cosas inútiles, dejando solo las cosas útiles.
Rectificación: Fijar la ubicación de herramientas, equipos, equipos, documentos, etc. , márquelo e implemente una gestión fija para que pueda encontrarlo inmediatamente cuando sea necesario.
Limpieza: Limpiar hasta un estado limpio y sin suciedad, prestando atención a los detalles.
Seguridad: Eliminar riesgos de accidentes, eliminar situaciones peligrosas y fortalecer los conceptos de seguridad de los empleados.
Limpieza: Después de la clasificación, rectificación, limpieza y seguridad, se debe mantener limpio, ordenado y libre de suciedad y regulado.
Calidad: cultivar hábitos de trabajo positivos que respeten las reglas y regulaciones, desarrollar buenos hábitos civilizados y espíritu de equipo; cultivar el amor de los empleados por las personas que los rodean, el lugar de trabajo y los productos.
3. El papel de la gestión 6S
Los defensores de la gestión 6S creen que las personas pueden cambiar el entorno, y el entorno también puede cultivar a una persona. Este es el llamado "entorno creado por el hombre, educar a las personas primero". La relación entre las personas y el medio ambiente es un proceso interactivo. Sin un buen ambiente de trabajo no se puede cultivar el talento. Mediante la implementación de las "6S", no solo se puede mejorar el ambiente de trabajo, sino también la perspectiva mental de los empleados y, en última instancia, mejorar la calidad humana. La calidad humana es un concepto muy amplio que incluye las palabras y los hechos de una persona, la moralidad, el autocultivo y la responsabilidad social al tratar con diversos entornos. Por supuesto, la gestión "6S" no puede mejorar la calidad de todos, pero implementando la gestión "6S" se pueden lograr grandes resultados en tres aspectos: primero, deshacerse del problema del trabajo descuidado, desarrollar el hábito de tomarse todo en serio y y tome todo en serio; en segundo lugar, respete las reglas y desarrolle el hábito de hacer las cosas de acuerdo con las reglas; en tercer lugar, sea cortés.
En la actualidad, la gestión "6S" se utiliza ampliamente en las oficinas de nuestro instituto y sus alrededores, almacenes y salas de almacenamiento, edificios de enseñanza, laboratorios y otros lugares. Basado principalmente en el estado del sitio de la oficina, plantea requisitos para el comportamiento diario de cada empleado, aboga por comenzar desde las cosas pequeñas y desarrollar el buen hábito de "prestar atención a todo". Este tipo de gestión no sólo puede crear un ambiente de trabajo limpio y ordenado, mejorar la eficiencia del trabajo y realzar la imagen de la universidad, sino también cultivar la forma de pensar científica y rigurosa de las personas.
IV.Métodos de gestión de Office 6S
La introducción de la gestión de 6S en la gestión de la oficina puede acelerar eficazmente el ajuste y la mejora del entorno y las condiciones de trabajo de la oficina. El resultado final es: una mayor eficiencia en el trabajo. ;Al mismo tiempo, estar en un hermoso ambiente de oficina también genera una sensación maravillosa. Se puede implementar desde seis aspectos:
(1) Gestión de áreas públicas * * *
1. El piso de las oficinas debe ser plano, limpio y sin obstrucciones en cada casa; En el plan de gestión, los números deben ser coherentes con la situación real; solo se permiten colgar en la pared relojes, dibujos fijos y lemas promocionales (pinturas), y se deben eliminar otros objetos redundantes.
2. La ubicación de los elementos interiores debe estar diseñada científicamente, limpiarse cuidadosamente y los escritorios deben colocarse en la misma dirección para evitar que los usuarios den la espalda a la puerta.
3. fotocopiadoras, máquinas de fax y otras instalaciones o lámparas, aires acondicionados, ventiladores eléctricos, etc. Verifique si los aparatos eléctricos están completos una vez a la semana y si los alambres y cables están agrupados de manera ordenada y hermosa para cumplir con los requisitos de seguridad
6. Apague todos los equipos eléctricos después de salir del trabajo.
(2) Gestión de gabinetes y estantes
1. No se permite colocar nada encima del gabinete ni dejar nada debajo del gabinete. Mantenga la superficie limpia y libre de polvo y coloque todos los elementos en lugares fijos.
2. El diagrama de fijación está pegado en el lado interior izquierdo de la puerta del gabinete. Todos los gabinetes, estantes y cajas deben estar marcados con información clara, como el departamento responsable, la persona responsable y los tipos de materiales en el estante. La fuente del logotipo es de tamaño 3. Si hay más de dos tipos en el cuadro de archivo, debería haber una lista de tipos de archivos en el cuadro. El archivador debe tener una imagen para cada gabinete, y cada capa y cada pila de artículos en el gabinete debe tener letreros fijos, y el contenido de los letreros debe ser consistente con los objetos reales;
3. Los archivadores deben ordenarse cada medio mes, según tamaño y categoría, frecuencia de uso y otras categorías.
, etiqueta; si hay algún cambio, la etiqueta debe actualizarse a tiempo.
(3) Gestión de la ubicación de datos
1. La mesa de trabajo y el escritorio de la oficina se organizan una vez al día. Durante el horario de oficina, solo los artículos y archivos que deban usarse en el escritorio se pueden colocar en el escritorio ese día;
2 Solo los archivos que se hayan usado dentro de los tres días se pueden almacenar en el estante para archivos. sobre el escritorio. Cada carpeta debe estar claramente categorizada y etiquetada. Si hay más de tres documentos en cada carpeta, se requiere una lista de contenido.
(4) Estado del escritorio
1. Antes de salir de la oficina después del trabajo todos los días, el personal debe ordenar sus escritorios personales. Los artículos permitidos en el escritorio incluyen monitores de computadora, teléfonos, archivadores y vasos de agua, siempre que estén colocados en un lugar fijo. Otros elementos que no se permiten guardar;
2. Las sillas de oficina deben colocarse en una posición fija, teniendo como referencia de posición relativa el escritorio correspondiente. Cuando sale por mucho tiempo o después de salir del trabajo, la silla de oficina sin reposabrazos está en un estado completamente avanzado y la silla de oficina con reposabrazos debe colocarse frente al escritorio.
(5) Estado del facturador
1. Los cajones personales se clasifican una vez a la semana y las cosas que no se han utilizado en tres meses se retiran del cajón;
2. El cajón superior se usa para guardar artículos de papelería y cuadernos de trabajo, y el cajón inferior se usa para guardar artículos personales. Mantenga la menor cantidad posible de artículos personales, 1 toalla, 1 jabón, no más de 2 paquetes de papel higiénico, 1 paraguas y una pequeña cantidad de medicamento. Otros cajones solo pueden almacenar suministros de trabajo y los artículos se fijan utilizando métodos científicos para garantizar un acceso conveniente y eficiente.
(6) Gestión de posiciones
1. Asegúrese de designar el área donde se permite la publicación. Puede comprar una pizarra para publicar varios documentos;
2. Los carteles generales se conservan durante 3 a 5 días y los carteles importantes se conservan durante 7 a 10 días. El número de días y la hora de inicio y finalización de la publicación deben indicarse en la esquina inferior izquierda de cada cartel caducado. .
Existen muchos conceptos y métodos científicos en la gestión "6S", como fotografía de punto fijo, operaciones de tarjeta roja, gestión visual, etc.
En quinto lugar, el grupo de logística tomó la iniciativa en la implementación de la gestión 6S y logró resultados iniciales.
Para cambiar por completo la actual situación desordenada y desordenada en la mayoría de las oficinas del grupo de logística, Yang Yongqiang, director general del grupo de logística, celebró una reunión de cuadros de logística en junio de 2008+065438+octubre a discutir las prácticas específicas de gestión "6S". El gerente general Yang dijo: "El propósito de implementar 6S no es solo crear una universidad ordenada, sino también crear un lugar de trabajo seguro y agradable para los empleados". La reunión decidió que el grupo de logística tomaría la iniciativa en la implementación de la gestión "6S". y Establecer una agencia de implementación, formular un plan de implementación preliminar y un cronograma de implementación, y establecer un área modelo en la oficina del Departamento de Materiales.
De acuerdo con los requisitos de planificación y el progreso de la implementación, cada departamento aprovechó al máximo la comodidad del trabajo y organizó activamente visitas al área de demostración. Desde la preparación del material de oficina hasta la publicidad y la educación, la etapa de rectificación duró 2 meses. El Gerente General Yang fue personalmente al sitio para recibir diagnóstico y orientación.
Desde la apertura de la sala modelo, el Departamento de Materiales y Equipos ha dado la bienvenida a personal de la Oficina Universitaria, el Departamento de Educación Continua, el Departamento de Asuntos Estudiantiles, el Departamento de Finanzas, el Departamento de Seguridad, el Departamento de Asuntos Generales, el Departamento de Infraestructura y Centro de tecnología educativa para visitar y estudiar, especialmente Es el departamento de logística y el centro de tecnología educativa los que organizan y participan activamente en las actividades de gestión 6S. Actualmente, la oficina del hospital y los departamentos de educación continua también están comenzando a entrar en una fase de reorganización.
La gestión "6S" es relativamente fácil de llevar a cabo, puede ser vigorosa y puede lograr resultados obvios en un corto período de tiempo, pero no es fácil persistir y optimizar continuamente. El gerente general Yang dijo: "Debemos desechar resueltamente las cosas que se han resuelto y estar decididos a abandonar esas prácticas inapropiadas. De hecho, esto es una clasificación conceptual. El grupo de logística considerará esta actividad de gestión como parte del trabajo diario y llevarlo a cabo en el largo plazo”.
Se informa que con el objetivo de explorar e innovar modelos e ideas de gestión, el colegio ha incluido la implementación de la gestión “6S” en los “Puntos de Trabajo de la Segunda”. Semestre 2008-2009 ", y la gestión "6S" penetrará gradualmente en todos los rincones de la universidad.
Creo que el papel de la gestión "6S" en la universidad es fundamental e inconmensurable. La gestión "6S" es una cultura de gestión internacional de construcción del medio ambiente y el comportamiento. Las especificaciones y los detalles marcan la diferencia. Puede resolver eficazmente la situación complicada en el lugar de trabajo, mejorar eficazmente la movilidad y la calidad personal, mejorar eficazmente la gestión de documentos, información y archivos, y manejar eficazmente la gestión de herramientas, artículos e instrumentos. Haga que los procedimientos de oficina sean concisos, humanos y estandarizados, ahorre tiempo y mejore la eficiencia del trabajo. Esperamos sinceramente que todos los miembros del cuerpo docente estén dispuestos a dedicar amor y paciencia al lugar de trabajo y esforzarse por crear un "ambiente de primera clase" y mejorar la imagen de la universidad.