¿Cómo implementar eficazmente la gestión de archivos empresariales?
El sistema de gestión de documentos es un producto de la sociedad de la información. Surgió en un momento histórico para ayudar a las empresas a gestionar activos de información, construir una plataforma de sistema de conocimiento para las empresas y gestionar diversos documentos dentro de la empresa.
La siguiente es una breve introducción a cómo el sistema de gestión de documentos Yi, que es relativamente común en el mercado, gestiona los documentos corporativos.
Mi posición actual involucra tecnología y ventas. Aunque la naturaleza y el alcance comercial de nuestras empresas pueden ser diferentes, los problemas que enfrentamos son los mismos. Cada día, diferentes proyectos o diferentes clientes generan una gran cantidad de documentos. Cómo distinguirlos y cómo gestionarlos eficazmente es una cuestión espinosa a la que se debe prestar suficiente atención. Las empresas cualificadas comprarán y utilizarán software de gestión profesional, pero para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas es sencillo y económico. Hablemos de algunas de mis prácticas específicas.
1. Sistema de clasificación
Establecer un sistema de clasificación completo. Aunque existen muchos documentos, la naturaleza de los documentos es limitada y se clasifican según su naturaleza. La clasificación tiene una relación jerárquica, comenzando con la dirección general de clasificación y luego subdividiéndola gradualmente hacia abajo.
1. Clasificación de dirección general
Esto es fácil de entender, ya sean documentos de ventas, documentos técnicos o documentos contractuales, etc. , la denominación de carpetas tiene un formato unificado.
2. Clasificación detallada
Por ejemplo, los documentos técnicos generalmente se clasifican por proyecto y cada proyecto se nombra con una carpeta. Todas las carpetas están organizadas por nombre en la computadora y se puede ver información detallada, lo que está más en línea con nuestro hábito diario de ver proyectos por nodos de tiempo. El archivo debe nombrarse al principio del tiempo, con paréntesis después de la versión oficial o la versión saliente.
En segundo lugar, estandarizar el archivo
No importa cuántos documentos se generen cada día, deben registrarse según sea necesario. A veces es porque la presentación no es oportuna, el orden de los documentos no está claro o el proyecto de solicitud o el cliente de un determinado documento no está claro. Esta situación debe evitarse.
3. Tabla resumen
No basta con confiar únicamente en los métodos anteriores. A veces es necesario un análisis resumido, especialmente en el caso de algunos documentos salientes. Por un lado, se requieren registros de registro, incluida información del destinatario como nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono, fecha de entrega, contenido de la entrega, etc. y filtrar registros unificados en el formulario para facilitar la consulta. Cree varios archivos para el proyecto y comprenda todos los detalles importantes durante el proceso del proyecto. De esta manera, no importa cuánto tiempo lleve, comprenderá las condiciones específicas del proceso intermedio a través del contenido registrado por la computadora y comprenderá mejor el proceso. propósito, versión y fecha de un archivo.
La gestión de archivos es un proyecto complejo. Diferentes empresas, diferentes puestos y diferente personal tienen diferentes formas de gestionar archivos. La clave es encontrar el método de gestión adecuado. Soy el director ejecutivo de Planet y espero que esto ayude. Al mismo tiempo, también espero que los internautas con opiniones diferentes puedan darme comentarios y sugerencias. ¡Gracias de nuevo!
Las empresas de publicidad tienen una gran cantidad de archivos, entre ellos innumerables fotografías y carteles modificados, que ocupan espacio en el disco duro y no se pueden eliminar. La clave es que las imágenes que buscas no se pueden encontrar y las imágenes que no quieres ver aparecen frente a ti todos los días, lo cual es un dolor de cabeza.
He resumido los siguientes puntos, espero que puedas obtener ayuda de ellos.
1. Imágenes, redacción, ppt, etc. Están todos perfectamente particionados en el disco duro, o se coloca una carpeta para cada empresa, y cada empresa se subdivide en varias carpetas para fotografías, redacción, etc. Creo que esto es más intuitivo y más fácil de encontrar.
2. Establezca el nombre de la imagen o copia. Muchas veces los carteles con imágenes que diseñamos se modificarán y, a veces, los clientes dirán que todavía son buenos. Por eso deberíamos darle a cada archivo un nombre que sea fácil de recordar y encontrar. Déjame ponerte un pequeño ejemplo: una empresa me pidió que hiciera diseño de carteles. Una vez completado el diseño, le puse a la imagen el nombre de póster original para una empresa. Después de que se lo mostré al cliente, no quedó satisfecho. Lo cambié aquí, lo cambié aquí, lo cambié aquí y seguí haciendo cambios después de escuchar las opiniones de los clientes. Tras la primera modificación, pasó a denominarse cartel de empresa 001.
Después de la segunda vez, lo llamé Póster de la empresa 002 y, después de que otros clientes quedaron satisfechos, lo denominé Póster final de la empresa. De esta manera, cuando un cliente ya no esté satisfecho, los documentos con nombres jerárquicos serán fáciles de encontrar.
2. Además, los diseñadores de carteles suelen rediseñar sus carteles cada mes o trimestre, a menudo una vez a la semana. Entonces, el método de denominación del diseño de carteles de una determinada empresa todavía no puede indicar cuándo se diseñó. Por supuesto, también puede mirar la fecha del atributo, pero es demasiado problemático simplemente agregar una buena fecha al nombrar. El nombre que aparece en un cartel de la empresa significa 180306001.
3. Hay demasiados archivos antiguos en el disco duro. A las computadoras de diseño nunca les gustan los discos duros pequeños. Hay demasiada información, revisiones, álbumes, carteles, etc. , y todos son archivos de alta definición, que ocupan mucho espacio. Podemos cargar algunos archivos antiguos o archivos que no se han utilizado durante mucho tiempo al disco en la nube. La empresa puede usar la cuenta y también es conveniente que los colegas los descarguen.
El contenido anterior es mi opinión personal. ¡Espero que te sea útil y reciba tus elogios! ?
En pocas palabras, hablaré de varios métodos.
Hay un mensaje de tiempo para guardar archivos modificados en el sistema de ventanas. A través de la comparación, puede encontrar los archivos que recientemente. modificado.
Otra forma estúpida es crear una carpeta de fechas en tus documentos diarios de oficina, como esta.
De esta forma no tendrás miedo de perder archivos antiguos, y además podrás compararlos y modificarlos.
También existe un software que se puede comparar y resaltar nuevamente. ¡Este software es muy poderoso!
La gestión documental debe partir de la idea de gestión de archivos e implementar la gestión de clasificados. La gestión de índices se puede realizar con la ayuda del software de oficina de Internet de la empresa o con un sencillo catálogo electrónico.
Si no está seguro, puede acudir a la biblioteca local para realizar una inspección in situ y ver si clasifica, categoriza y consulta libros.
Piense más, aprenda más, cree y administre índices por número, contenido, departamento, tiempo y nivel.
Puede crear un disco de red empresarial en la nube privada de Cloud Box basándose en las siguientes tres razones:
Expansión flexible Los datos de archivos de las empresas modernas son muy grandes, por lo que el espacio de almacenamiento flexible es muy importante. El disco de red empresarial en la nube privada de Cloud Box admite expansión flexible y plug-and-play del disco duro.
La caja de almacenamiento seguro en la nube admite hasta 22 funciones y mecanismos de seguridad, como copia de seguridad periódica, almacenamiento cifrado, vista previa de marca de agua, fecha de vencimiento del enlace externo, cifrado de enlace en la nube, filtrado de palabras confidenciales, inicio de sesión con código QR y permiso de archivos. ajustes, etc Proteja archivos corporativos y evite la pérdida de datos.
Colaboración eficiente: puede obtener archivos de Cloud Box en cualquier momento y en cualquier lugar, comunicarse con colegas, iniciar flujos de archivos, recordarles a sus colegas que revisen y envíen correos electrónicos... Cloud Box no es solo una simple administración de archivos; , ayuda a todos a colaborar más fácilmente y mejorar la eficiencia del trabajo.
Hoy en día, la mayoría de las empresas no utilizan papel, y los documentos en papel no sólo son difíciles de guardar, sino también muy engorrosos de procesar. Una vez que las empresas adoptan documentos electrónicos, no sólo pueden mejorar la eficiencia del trabajo, sino también proteger el medio ambiente.
Una vez acumulados los documentos electrónicos del día, también se necesita un archivo de gestión de archivos adecuado para cuidarlos y lograr un trabajo de oficina eficiente para la empresa.
Yichang Netdisk es un software profesional de oficina de documentos empresariales. En primer lugar, el disco de red puede almacenar una gran cantidad de archivos corporativos y realizar copias de seguridad de ellos automáticamente, por lo que no hay necesidad de preocuparse por el espacio de almacenamiento y la pérdida de archivos.
En segundo lugar, la función de búsqueda avanzada del disco de red puede encontrar rápidamente el archivo de destino entre archivos masivos. Al compartir archivos con otros, solo necesita enviar un enlace.
Finalmente, el sistema Yichang Netdisk abre una interfaz API estándar al mundo exterior, que puede integrar los sistemas comerciales existentes de las empresas y hacer que la gestión de archivos empresariales y la comunicación empresarial sean más interoperables.
Cuando las empresas actuales implementan la gestión de archivos, muchas veces entienden la gestión de archivos como la copia de seguridad y conservación de archivos, lo que se convierte en un trabajo extra, es más, los empleados se resistirán y no se han planteado cómo manejarla. y se integran los asuntos comerciales cotidianos. Muchas veces es difícil lograr los resultados deseados.
Los documentos son un contenido central importante que toda empresa necesita controlar, porque los documentos contienen la memoria de desarrollo, la experiencia y los resultados de la empresa. Muchas veces la gestión sólo queda a nivel individual o departamental. Estos archivos importantes se perderán debido a la renuncia de los empleados, pérdida de memoria debido al paso del tiempo, pérdida o daño debido al uso irregular y es más probable que se pierdan debido a la propagación de intenciones maliciosas.
Por lo tanto, Huibotong puede proporcionar a los clientes diversos archivos (documentos, audio y vídeo, etc.).
) se almacenan en la plataforma de gestión para lograr una gestión ordenada y evitar la pérdida de archivos provocada por la gestión descentralizada y el flujo de personal. Al mismo tiempo, también proporciona a las empresas tres sistemas de gestión principales: procesos, permisos y sistemas de gestión de préstamos para realizar la aplicación estandarizada de documentos corporativos y resolver situaciones embarazosas como uso inconveniente, paradero desconocido y propagación maliciosa. El software de gestión general resuelve principalmente la gestión de procesos, mientras que WebCom gestiona los documentos que se han transformado en resultados, incluyendo no solo la gestión de procesos formados, sino también la gestión posterior de emisión, modificación, préstamo y devolución.
Hoy en día, la gestión de archivos ha recibido cada vez más atención por parte de las empresas. La esencia de la gestión de archivos es almacenar mejor los archivos y ayudar a ahorrar tiempo en búsquedas posteriores. Si desea almacenar y administrar archivos de forma centralizada, puede probar este software de oficina colaborativa empresarial: Worry-free Enterprise Online Documents.
La documentación en línea de Wuyou Enterprise es un documento en línea de nivel empresarial que admite código abierto (se proporciona el 100% del código fuente), implementación privatizada (y admite el modelo SaaS y el modelo PaaS) y desarrollo secundario. Tiene funciones completas (formularios, documentos, mapas mentales, diagramas de flujo, etc.), es fácil de operar y fácil de usar sin capacitación. Básicamente, puede satisfacer las necesidades de todos para un uso eficiente de la oficina en todos los escenarios.
Introducción a la función del producto:
Código abierto:/
Edición en línea y oficina colaborativa: varias personas pueden editar al mismo tiempo, lo cual es esencial para la oficina trabajo de empresas de todos los tamaños Función. La oficina colaborativa puede mejorar enormemente la eficiencia del trabajo al mismo costo.
Fácil de operar: el catálogo y el esquema de la base de conocimientos funcionan como una estructura de estantería con múltiples documentos para formar una base de conocimientos que es tan clara y fácil de leer como un libro, lo que facilita la creación y precipitación del conocimiento. La edición del contenido del artículo está lista y lista, no se requiere capacitación.
Fácil de operar: el catálogo y el esquema de la base de conocimientos funcionan como una estructura de estantería con múltiples documentos para formar una base de conocimientos que es tan clara y fácil de leer como un libro, lo que facilita la creación y precipitación del conocimiento. La edición del contenido del artículo está lista y lista, no se requiere capacitación.
Sistema de autoridad completo: organización, departamento, menú, rol, etc., más adecuado para la gestión empresarial.
Colaboración eficiente, gestión de equipos de soporte y proporcionar a propietarios, administradores, miembros, visitantes comunes y otros roles para controlar el alcance del intercambio de información.
Admite una variedad de documentos: texto enriquecido, mapas mentales, formularios en línea, dibujos, etc. . .
Editor de texto simple y fácil de usar
Los formularios en línea ricos y potentes tienen todas las funciones que desea.
Edición de mapas mentales clara y minimalista
Trabajar juntos para mejorar la eficiencia del equipo
Potente motor de búsqueda de biblioteca, encuentre fácilmente cualquier archivo o contenido, más conveniente
Una variedad de extensiones de aplicación, haciéndola más fácil y conveniente.
Características principales del producto:
Implementación privada: proporciona soluciones de implementación en contenedores, admite múltiples modos de nube pública y nube privada y satisface las necesidades de diferentes escenarios. Lo privado es seguro.
El código es de código abierto. En la actualidad, el código fuente abierto es código abierto en plataformas de alojamiento de código como gitee y github, y el código fuente es 100% abierto.
El marco subyacente de Spring Cloud, muy escalable, puede ampliar la concurrencia masiva. Actualmente, además de la base de conocimientos, el equipo de desarrollo está creando videoconferencias privatizadas, gestión de correo electrónico, gestión de tareas y otras aplicaciones.
Admite múltiples modos: admite modos multiinquilino (SaaS) y monoinquilino (PaaS), con control back-end independiente.
La versión actual de Wuyou Document es la 1.3. Cuando se actualice la próxima versión, las siguientes funciones se ajustarán gradualmente:
Además de las funciones anteriores, también abriremos gradualmente algunos productos PaaS de nivel empresarial, como gestión de tareas de proyectos, videoconferencias privatizadas, y sistemas de gestión interna de la empresa.