Cómo clasificar y gestionar archivos corporativos

Artículo 1 Departamento de Gestión: 1. Una vez cerrado el documento, cada departamento de gestión de documentos archivará el manuscrito original y el departamento de manipulación conservará copias según las necesidades reales. Si se trata de un caso especial debido a necesidades de procesamiento comercial, el manuscrito original debe conservarse en el departamento de manejo. Debe conservarse adecuadamente con el consentimiento del jefe del departamento de gestión de documentos. El departamento de gestión de documentos debe archivarlo como fotocopia. Después de su uso, el manuscrito original aún debe enviarse al departamento de gestión documental para su archivo y reposición. 2. El directorio de clasificación y los principios de numeración de los archivos de cada empresa son formulados y administrados por la dirección general o la dirección de unidad de negocio de cada empresa; cada departamento, oficina y centro de la dirección general lo compila y presenta al director general; oficina de la dirección general. Artículo 2 Recogida de documentos: Cuando se cierren y trasladen expedientes para su archivo, se recogerán conforme a los siguientes principios: 1. Comprobar si el texto y los anexos de los documentos están completos. Si existieran deficiencias, se procederá a su localización y corrección. incluido inmediatamente. 2. Si los documentos se retiran y depositan, deberán estar firmados por el jefe del departamento de gestión. 3. Si los procedimientos de procesamiento de documentos están completos. Si hay alguna omisión, deben devolverse al departamento de procesamiento para su reemisión. 4. Los documentos que sean irrelevantes para el caso o que no deban archivarse con el caso deben devolverse al departamento de manejo inmediatamente. 5. Los valores u otros objetos de valor deben devolverse al departamento de manipulación. El departamento de manipulación debe enviarlos al departamento de almacenamiento designado para su firma y luego archivar los documentos. Artículo 3 Clasificación de documentos: Después de recibir los documentos, deben clasificarse de la siguiente manera: 1. Los documentos escritos directamente en chino deben encuadernarse en el lado derecho, mientras que los documentos escritos en chino horizontalmente o en idiomas extranjeros deben encuadernarse en la izquierda. 2. Los documentos y accesorios encuadernados en el lado derecho deben estar alineados con la esquina superior derecha, y los encuadernados en el lado izquierdo deben estar alineados con la esquina superior izquierda y clavados firmemente. 3. Si los documentos están arrugados, dañados, desiguales, etc., primero deben repararse, cortarse y doblarse para que queden limpios y uniformes. Artículo 4 Clasificación de archivos? 1. La clasificación de archivos debe basarse en factores como el contenido del caso, la organización del departamento, los proyectos comerciales, etc., y debe clasificarse en tres niveles: departamento, categoría principal y categoría pequeña. Primero, se dividen en departamentos, luego se dividen en varias categorías principales según la naturaleza de los casos y luego se dividen en varias subcategorías secuencialmente dentro de la misma categoría. 2. La clasificación de archivos debe ser práctica. Si los tres niveles del párrafo anterior resultaran insuficientes por tratarse de un gran número de casos, se podrá añadir un cuarto nivel de "subcategorías" después del tercer nivel. Si no hay muchos casos, también puede utilizar sólo el nivel dos de "departamento" y "categoría principal" o "categoría pequeña". 3. Los casos de la misma "subcategoría" (o subcategoría) deben vincularse en una carpeta. Si hay muchos casos y una carpeta no es suficiente, los casos se vincularán en dos o más carpetas y se colocarán en la misma. subcategoría (o subcategoría), agregue un número de "volumen" para facilitar la referencia. 4. Debe haber un "índice" en la página interior de la portada de cada carpeta. Al archivar los casos, estos deben estar numerados y registrados en orden. En principio, cada caso debe tener un número de "índice". 5. ¿El número de expediente se expresa de la siguiente manera? A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2 es el código del departamento de manejo, B1B2 es el número de categoría principal y C1C2 es el número de categoría menor. D1 es el volumen del archivo y E1E2 es el directorio del archivo. Artículo 5 ¿Nombres y números de archivos? 1. Cada nivel de clasificación de archivos debe recibir un nombre. El nombre debe ser conciso y directo, y debe poder expresar completamente la naturaleza del contenido del archivo. alcance y no debe ser general ni vago. 2. Los números de las clasificaciones, volúmenes y catálogos de todos los niveles se expresan en números arábigos decimales; el número de dígitos utilizados se determinará en función del número y crecimiento de los casos. 3. Una vez determinados los nombres de cada nivel de clasificación de archivos, se debe preparar una "tabla de numeración de clasificación de archivos", es decir, los nombres de todos los niveles de clasificación y sus números representativos deben disponerse en un orden determinado para facilitar su consulta. 4. Se deben reservar varios espacios en la numeración de cada nivel de clasificación de archivos para prepararse para futuras adiciones cuando la organización se expanda o el negocio aumente. 5. Una vez que se determinan los nombres y los números representativos de cada nivel de clasificación de archivos, no deben modificarse arbitrariamente. Si las modificaciones son realmente necesarias, deben discutirse cuidadosamente con anticipación y debe elaborarse una tabla comparativa de los números de clasificación de archivos antiguos y nuevos. elaborado para evitar confusiones. Artículo 6 Numeración de expedientes: 1. Si el expediente es nuevo, se deberá determinar la categoría del expediente y la secuencia de volumen y directorio del expediente de acuerdo con la "Tabla de Numeración de Clasificación de Expedientes" y asignarle el número de expediente. 2. Si el expediente fuera imputable a un expediente anterior, deberá comprobarse el número de expediente del expediente anterior y numerarse con el mismo número. 3. El principio de numeración de expedientes es un caso por caso. Cuando un caso describe varias cosas o un caso se clasifica en múltiples categorías, se debe determinar primero la categoría principal y se debe asignar el número de expediente. 4. Los números de expediente deben ordenarse de izquierda a derecha. Para los casos encuadernados a la derecha, el número de expediente debe completarse en la esquina superior izquierda de la primera página del caso; llenarse en la esquina superior derecha. Artículo 7 Archivado y limpieza de archivos 1. Los documentos archivados deben encuadernarse en carpetas de hojas sueltas de categorías relevantes de acuerdo con el orden de los números de catálogo, y los números de catálogo deben marcarse en el "papel transparente" de acuerdo con las necesidades reales de lectura fácil. 2. En el reverso de la carpeta se deberá marcar el número de clasificación y el nombre de los casos contenidos en la carpeta para facilitar la comprobación del expediente. Artículo 8 Período de retención: A menos que lo especifiquen los decretos gubernamentales pertinentes u otras regulaciones de la empresa, el período de retención de los documentos se manejará de acuerdo con las siguientes disposiciones: 1. Almacenamiento permanente: (1) Estatutos (2) Accionista; lista; (3) Reglamentos de la organización y detalles del servicio; (4) Registros de la junta directiva y de la junta de accionistas; (5) Estados financieros; (6) Certificados de propiedad de bienes raíces y otros certificados de deuda; ) Planos de diseño de ingeniería; (9) Otros Documentos que hayan sido aprobados y deban conservarse permanentemente. 2. Conservar por 10 años: (1) Presupuestos y cuentas finales; (2) Comprobantes contables; (3) Materiales del plan de negocios; (4) Otros documentos que hayan sido aprobados y deban conservarse por 10 años. Conservación por 3,5 años: (1) Contratos vencidos o rescindidos (2) Otros documentos aprobados para ser conservados por 5 años. Almacenamiento de 4,1 años: no es necesario un almacenamiento prolongado una vez cerrado el estuche. 5. Los reglamentos serán conservados de forma permanente por el departamento de gestión normativa, y serán conservados por el departamento usuario mientras estén vigentes.

Artículo 9 Limpieza de archivos: 1. El personal de administración de archivos debe limpiar los estantes de archivos en todo momento para mantenerlos limpios y evitar que se infesten con insectos y se pudran. Durante el reemplazo anual, se limpiará una vez de acuerdo con las normas. Si el período de almacenamiento ha expirado, se podrá destruir antes de la destrucción, se registrará y se presentará al gerente general para su aprobación. a la autoridad competente, y la fecha de destrucción se indicará en la columna de notas del catálogo. 2. Entre los documentos vencidos, si se ha verificado que algunos todavía tienen valor de referencia para su conservación, el personal de gestión del archivo deberá anotar la quinta página del "Formulario de Registro de Recepción (Emisión) de Documentos" sobre los documentos retenidos y anotar en la quinta página Especifique la fecha de destrucción parcial. Artículo 10 Procedimiento para la transferencia de archivos: 1. Cuando el personal de manejo de cada departamento necesite acceder a archivos debido a necesidades comerciales, debe completar el "Formulario de transferencia" y enviarlo al personal de administración de archivos después de la aprobación de sus jefes de departamento ( jefe de sección o superior). 2. Después de recibir el "Formulario de registro" y verificarlo, el personal de administración de archivos lo sacará, completará la fecha del préstamo en el "Formulario de registro" y luego entregará el archivo al oficial de recuperación de registros. La “Hoja de Registro” se organiza según la fecha de regreso programada para su revisión. 3. Quienes tomen prestado materiales in situ en la sala de archivos no estarán obligados a cumplimentar el "Formulario de registro". 4. Cuando se devuelvan los archivos, el personal de administración de archivos verificará que sean correctos, completará la fecha de devolución y firmará el "Formulario de registro" para confirmación, y luego los archivos se colocarán en la carpeta. El personal de gestión de archivos conservará el "Formulario de registro" para referencia futura. Artículo 11 Gestión de Transferencias: 1. La "Orden de Registro" se basa en un solo caso, y el tiempo de préstamo se limita a una semana como máximo. Si existen circunstancias especiales y desea extender el período de transferencia, deberá volver a presentar la solicitud. según los procedimientos de transferencia. 2. El personal de transferencia no podrá modificar los casos transferidos para aumentar las pérdidas, si es necesario, deberá informar los motivos y solicitar al personal de gestión de expedientes que se ocupe de ellos. 3. Los archivos a los que acceda el personal de adjudicación deben devolverse dentro del límite de tiempo prescrito. Si otro personal accede al mismo archivo, el archivo debe modificarse y registrarse mediante adjudicación y no se permite ninguna transferencia privada. 4. El acceso a los expedientes se limita a aquellos relacionados con la actividad de manipulación. Si el acceso no está relacionado con la actividad de manipulación, el almacenamiento deberá ser aprobado por el jefe del departamento de gestión documental: Artículo 1. Para mejorar los archivos. tecnología de preservación, mantener adecuadamente la seguridad de los archivos y darle pleno uso a los archivos. Las funciones de gestión se formulan específicamente en esta especificación. Artículo 2: Al conservar archivos en papel, se deben adoptar adecuadamente medidas como protección contra la luz, el calor, la humedad, los insectos y las bacterias para evitar que los archivos se dañen por la luz, la oxidación o la hidrólisis. de celulosa del papel, o daños causados ​​por insectos y bacterias Corrupción de archivos. Artículo 3: Los archivos en papel deben almacenarse en bolsas protectoras de película de poliéster químicamente estables o en carpetas o cajas protectoras de material libre de ácidos. Artículo 4. Si los archivos en papel están dañados, deberán repararse en cualquier momento mediante los métodos de reparación, montaje u otros métodos adecuados; Artículo 5: Los archivos en papel deben montarse si se vuelven amarillentos, quebradizos, deteriorados, dañados, etc. debido al impacto del propio archivo o del entorno externo. Artículo 6. Los archivos fotográficos como microfilmes, positivos, negativos y fotografías deberán almacenarse en fundas protectoras (bolsas) o carpetas de películas, y luego colocarse en cajas protectoras eliminadas con ácido. El material de la funda protectora (bolsa) o clip de película mencionado anteriormente debe ser polipropileno puro, lámina de plástico de polietileno puro o papel neutro. Artículo 7. Las cajas protectoras para microfilmes, películas positivas o negativas, deberán colocarse en posición horizontal, alejadas de la luz solar directa, y deberán ser inspeccionadas periódicamente. Artículo 8. Los archivos fotográficos deberán estar equipados con gabinetes especiales de almacenamiento, los cuales deberán ser de materiales inertes y tener funciones de control de temperatura y humedad y protección contra incendios de más de cuatro horas. Artículo 9: Los archivos de fotografías y los archivos de cintas de video (audio) deben calentarse gradualmente antes de colocarlos en los gabinetes de almacenamiento. Lo mismo ocurre después de sacarlo. Artículo 10. Las fotografías en color para conservación permanente deberán reproducirse en negativos o microfilmes en color, o almacenarse digitalmente o en otros medios apropiados. Artículo 11: El personal de gestión de archivos debe utilizar guantes de algodón o nailon cuando manipule archivos fotográficos. El contacto debe limitarse a los bordes para evitar dejar huellas dactilares o rayones en la película. Artículo 12. Antes de almacenar archivos de cintas de vídeo (audio), se deben cerrar los orificios para evitar el borrado accidental, almacenarlos individualmente en casetes protectores aislados y luego colocarlos en gabinetes de almacenamiento. Los armarios de almacenamiento mencionados en el párrafo anterior deben almacenarse lejos de aparatos eléctricos o lugares con campos magnéticos. Artículo 13. Los archivos en cintas de vídeo (audio) deben ser inspeccionados periódicamente y transferidos, si se deterioran, deben ser tratados inmediatamente y copiados y transcritos periódicamente para facilitar su conservación; Si los archivos del párrafo anterior se utilizan de conformidad con la ley, deben devolverse al punto de partida antes de almacenarse; después de una transferencia rápida, deben enfriarse antes de almacenarse; Artículo 14. Si hay moho en archivos de cintas de vídeo (audio), se debe utilizar un spray antimoho para eliminar el moho. Artículo 15. Los archivos de medios electrónicos deberán almacenarse individualmente en carpetas protectoras fabricadas con materiales químicamente estables como acrílico, polipropileno puro, etc., y luego colocarse en gabinetes de almacenamiento. Artículo 16. Los archivos de medios electrónicos deben mantenerse alejados de la luz solar directa o limpiarse con soluciones de limpieza. Cuando limpie un disco, utilice un paño suave y límpielo en dirección radial desde el centro hacia la periferia. Evite limpiar en círculos concéntricos. Artículo 17. Los discos ópticos deberán evitar rayarse o alterar las marcas originales en la superficie del disco. Los archiveros deben usar guantes de algodón o nailon al manipular discos ópticos y tocar únicamente los bordes para evitar dejar huellas dactilares o rayones en la superficie del disco. Artículo 18. La prevención y control de plagas y hongos en archivos debe llevarse a cabo de acuerdo con las siguientes medidas de prevención y control de cinco etapas: (1) Evitación: Evite la vegetación excesiva al aire libre y use luces nocturnas para atraer insectos, y evite el apilamiento. madera para prevenir la cría de termitas y otros insectos. Los gabinetes de almacenamiento interiores no deben estar en estrecho contacto con el piso y las paredes, evitar colocar alfombras y evitar que las tuberías de agua atraviesen el techo para mantener un ambiente limpio. (2) Bloqueo: instale mosquiteros en las ventanas, filtros en las salidas de drenaje y orificios de ventilación, y se deben llenar los espacios para evitar la invasión de insectos. Si es necesario, instale equipos de purificación de aire en las rejillas de ventilación para reducir la aparición de contaminación bacteriana.

(3) Detección: revisar periódicamente el estado del archivo, realizar detección ambiental y realizar registros; utilizar papel adhesivo y otras trampas para capturar insectos y rastrear diversos signos de invasión de insectos o daños por hongos en cualquier momento. (4) Respuesta: Si las limas han sido infestadas por insectos u hongos, se deben desparasitar y esterilizar inmediatamente. (5) Recuperación: incluida la recuperación del entorno y el estado de los archivos, y la reparación de archivos importantes. Artículo 19: Se debe verificar el estado de los archivos antes de ser almacenados; si hay daños por insectos o moho, se deben aislar inmediatamente para control de plagas o esterilización. Artículo 20. Para el control y esterilización de plagas en etapas tempranas, se deben utilizar los siguientes métodos dependiendo del tipo de hongos e insectos plaga, el tipo de medio de archivo o la condición del daño: (1) Método de fumigación: método de fumigación utilizando fumigantes que contienen sustancias químicas. componentes. (2) Método de baja temperatura: coloque las limas en una bolsa, ciérrela y colóquela en el congelador a una temperatura de -20 a 30 grados centígrados durante más de catorce días. (3) Método de hipoxia: método para reemplazar el oxígeno en un espacio confinado con otros gases para reducir la concentración de oxígeno por debajo del 0,3% y mantenerla durante catorce días. (4) Método de rayos gamma de cobalto 60: un método que utiliza el poder de penetración y la letalidad del rayo para irradiar y matar insectos. (5) Otros métodos anunciados por la Oficina de Administración de Archivos. El tratamiento mencionado en el párrafo anterior debe evitar causar daños a los archivos, al cuerpo humano y al medio ambiente. Después del tratamiento, los cadáveres de insectos deben excretarse y limpiarse. En el método de fumigación del párrafo 1, se debe prestar atención a prohibir la emisión de clorofluorocarbonos y reducir las emisiones de óxido de nitrógeno y dióxido de carbono.