Cómo escribir un correo electrónico al Departamento de Recursos Humanos ¿3 formas de escribir un correo electrónico al Departamento de Recursos Humanos?
Método 1: redactar y enviar correo electrónico
1. Envíe el correo electrónico a la persona adecuada. Verifique la división del trabajo en el departamento de recursos humanos para ver si hay alguien responsable de manejar los problemas que encuentre. Es posible que su departamento tenga un punto de contacto exclusivo. Si te preocupa que tu problema no se tome en serio, también puedes contactar directamente con el responsable del Departamento de Recursos Humanos. Verifique que el correo electrónico contenga solo las personas con las que desea contactar. Especialmente si se trata de un tema personal o delicado, no querrás que este correo electrónico llegue a la persona equivocada. Mucho cuidado con no enviar correos electrónicos masivos.
2. En el asunto del correo electrónico indica la ayuda que necesitas. Un tema claro y la urgencia que demuestre ayudarán a RR.HH. a abordar su problema primero. Si no escribe un asunto o no se expresa claramente, es posible que el correo electrónico sea ignorado. Por ejemplo: "Asunto legal (requiere acción)", "Cambio personal (requiere atención inmediata)", "Asunto de política urgente" o "Entrevista reciente (gracias)".
3. Utilice un saludo formal al principio y al final de su correo electrónico. El contenido del correo electrónico debe ser formal. Esto le permitirá a RR.HH. saber que usted se toma este problema en serio. Incluso si tiene una relación cercana con su gerente de recursos humanos, esta es una carta formal, no solo una conversación entre amigos. Comience con "Estimado [nombre completo del supervisor]" y termine con "Atentamente" o "Gracias por su tiempo, [su nombre completo]".
4. El contenido del correo electrónico debe ser claro y directo. Mantenga las oraciones completas y cortas. No escribas cosas irrelevantes o el destinatario se confundirá con tu contenido. No incluyas ningún detalle que pueda confundir a la otra persona. Puedes comunicar estos detalles cara a cara.
5. Describe con precisión el problema. Explique la naturaleza exacta del problema. Describe cuándo comenzó el problema, o cuándo comenzó, y deja claro si crees que es un problema legal o algo que la empresa puede manejar. Si se está comunicando con RR.HH. sobre una oportunidad laboral, no es necesario que haga preguntas. En su lugar, preséntese y explique su asociación anterior con la empresa. Sea claro acerca de las acciones que desea que tome su director de recursos humanos.
6. Preste atención a si existen registros relacionados con el problema. RR.HH. quiere saber de inmediato cómo resolver un problema legal o de políticas. Su documentación puede influir en su respuesta porque ayuda a aclarar la gravedad del problema y las consecuencias legales que el empleado puede enfrentar.
Informe a su representante de Recursos Humanos toda su "evidencia" y ofrézcase a llevarlo a una reunión cara a cara. Si es posible, deberá proporcionar pruebas de cualquier problema legal a RR.HH. Desafortunadamente, la mayoría de los departamentos de recursos humanos harán todo lo posible para proteger a la empresa.
Si sufre acoso o discriminación, registre la fecha del incidente y conserve una carta escrita que contenga pruebas.
Conserva cualquier documento que proporciones a Recursos Humanos, tanto en formato electrónico como en papel. Debe conservar el original y proporcionar una copia a Recursos Humanos.
7. Explique sus esfuerzos para resolver el problema. Es posible que haya intentado resolver el problema antes de comunicarse con RR.HH. Tal vez tuvo una conversación con su jefe o compañeros de trabajo e incluso les informó que se estaba comunicando con Recursos Humanos. Los supervisores apreciarán todo el trabajo inicial que usted haga porque les ayuda a saber quién está al tanto del problema. Si desea dar una actualización personal, no es necesario que la comunicación sea formal. Por ejemplo, si estás de baja por maternidad o paternidad, es posible que hayas notificado a tu jefe y recién hayas completado el proceso a través de recursos humanos.
8. Solicitar una reunión presencial. Una reunión cara a cara con su supervisor puede ayudarle a discutir el problema en detalle. Esto le da al supervisor la oportunidad de hacer preguntas de seguimiento o preguntas más específicas. Puede comenzar a programar reuniones importantes por correo electrónico. Dígales su horario y tiempo disponible y déjeles planificar en consecuencia.
9. Asegúrate de que el correo electrónico contenga tu información de contacto. Es posible que Recursos Humanos quiera comunicarse con usted por teléfono, por lo que es mejor incluir información de contacto diversa en la parte inferior del correo electrónico. Esta información se puede escribir a su nombre. Vuelva a verificar que el número de teléfono y el correo electrónico que proporcionó sean correctos.
10. Edite el correo electrónico y revise si hay errores ortográficos y gramaticales. La mayoría de los correos electrónicos cuentan con un servicio de revisión ortográfica. Lea atentamente el correo electrónico para detectar errores gramaticales, omisiones y expresiones poco claras.
Método 2: Dar seguimiento al correo electrónico enviado.
1. Gracias a todos por sus respuestas. Primero, agradezca a su supervisor por tomarse el tiempo de estudiar su caso, lo que inmediatamente establecerá su cortesía en la conversación. Asegúrese de responder rápidamente a la otra persona. Esto demuestra que le importa el problema y que está dispuesto a resolverlo lo antes posible.
2. Prepare los materiales necesarios para la entrevista. Prepárese para la reunión preparando una carpeta especial para los documentos que presentará en la reunión. Si encuentra problemas con las políticas, asegúrese de tener listo el contenido correspondiente en su manual del empleado. Esto ayudará a que la reunión se desarrolle de forma rápida y fluida.
3. Si tiene problemas legales que resolver, considere contratar un asesor legal. Si le preocupa que la empresa perjudique sus intereses, puede consultar a un abogado. Pueden brindarle información sobre los derechos individuales y usted puede llevarlos a todas las reuniones cara a cara. Si decide hacer esto, es posible que deba notificar a Recursos Humanos que tiene la intención de contratar a un abogado. Asegúrese de comprender los costos asociados con la contratación de un abogado. La mayoría de los honorarios de los abogados son costosos, por lo que debe sopesar estos costos con su necesidad de protección legal.
4. Si esperas una semana y no recibes respuesta, envía otro correo electrónico. Una semana suele ser un buen momento para esperar una respuesta. Si tiene un problema particularmente urgente, puede enviar un correo electrónico de seguimiento después de 24 horas. No te preocupes por molestar a la otra persona y recuerda que tiene muchas responsabilidades. Debe recordarles que usted es una de las personas de las que son responsables.
Método 3: Decide si contactar con el Departamento de Recursos Humanos.
1. Si es posible, lo mejor es que resuelvas el problema tú mismo. Si tiene una pregunta sencilla que no tiene nada que ver con la política de la empresa ni con la ley, es mejor que la resuelva usted mismo. Si es posible, habla con tu jefe o compañeros de trabajo para encontrar una manera de solucionar el problema. Recursos Humanos apreciará que intente resolver el problema antes de comunicarse con ellos. Por ejemplo, si cree que su jefe a menudo le organiza el trabajo los fines de semana, puede comunicarse con él primero. No es necesario acudir a Recursos Humanos por algo tan trivial como "No me gusta el espacio de mi oficina".
2. Consulta el manual del empleado para comprender las políticas de la empresa. Es posible que sienta que está violando la política de la empresa. Antes de comunicarse con Recursos Humanos, lea nuevamente la política relacionada con su problema. Es posible que desee hacer referencia a estos en las conversaciones con RR.HH.
Por ejemplo, si le preocupa no tener suficiente tiempo de descanso durante las horas de trabajo, consulte primero las reglas escritas para los períodos de descanso. Esta puede ser una política informal en su empresa. Si intenta violar la política, eso significa que RR.HH. no puede brindarle ninguna ayuda.
3. Si sufre acoso en el trabajo, debe comunicarse con Recursos Humanos de inmediato. Si sufre algún acoso verbal o físico en el trabajo, siempre debe comunicarse con Recursos Humanos. Usted debe recibir la protección adecuada según la ley y el departamento de recursos humanos tiene la obligación de ayudarlo y protegerlo. Pero no espere que RR.HH. se comunique con usted en privado. Una vez que presente un informe, deben tomar medidas formales.
4. Si tu situación personal cambia, puedes contactar con el Departamento de Recursos Humanos. Pueden ayudarla a planificar cualquier cambio futuro en el trabajo, como prepararse para la licencia de maternidad. Ellos podrán asegurarse de que recibas todos los beneficios y garantías. También pueden ponerse en contacto con personas de la empresa que necesiten conocer sus cambios.
5. Si necesitas protección gubernamental, puedes contactar con el Departamento de Recursos Humanos. Puede haber situaciones en el trabajo en las que pueda recibir protección o compensación del gobierno. Por ejemplo, si se lesiona en el trabajo, el departamento de recursos humanos puede ayudar a coordinar la compensación médica. Es posible que deba completar formularios de Recursos Humanos, así que esté preparado.
6. Si quieres realizar una formación profesional, puedes contactar con el Departamento de Recursos Humanos. La empresa puede tener un programa de formación o coaching para ayudarle a mejorar continuamente. Recursos Humanos puede brindarle cualquier información sobre estas opciones para ayudarlo a inscribirse en estos programas. Esta podría ser una gran oportunidad para desarrollar su carrera subiendo un tramo de escaleras.
7. Solicitar la asistencia de adaptación necesaria del Departamento de Recursos Humanos. Recursos Humanos también está disponible para ayudarle con cualquier necesidad personal que pueda tener en el trabajo. La empresa debe brindarle las mismas oportunidades de éxito que a los demás empleados. Si cree que no hay fondos adecuados para la discapacidad disponibles, Recursos Humanos lo ayudará a resolver este problema. El departamento también puede trabajar con usted para asegurar un espacio especial para madres lactantes.
8. Si estás buscando trabajo, puedes contactar con el Departamento de Recursos Humanos. A veces, ponerse en contacto con el director de recursos humanos de una empresa específica puede brindarle información sobre las vacantes laborales actuales o una charla "informativa" informal con un empleado actual. También puede comunicarse con RR.HH. para agradecerles por su reciente entrevista con su empresa. Si no ha recibido respuesta después de una semana, puede enviar un correo electrónico de seguimiento. Si después de eso todavía no hay noticias, abandonas la empresa.
9. Evitar contactar con Recursos Humanos por insatisfacción personal. Recuerde, RR.HH. sirve primero a la empresa. Entonces, si solo quieres desahogarte, entonces no son ellos con quienes debes desahogarte. Si bien debes denunciar cualquier cosa que te haga sentir incómodo o discriminado, ten cuidado de diferenciar el tipo de problema, ya sea una molestia menor o un asunto legal más grave.
Consejo: Ya sea que envíes un correo electrónico a Recursos Humanos o te reúnas cara a cara, intenta mantener la calma. Esto ayuda a mantener una comunicación educada y profesional.