Cómo mejorar el proceso de trabajo
Cómo mejorar el proceso de trabajo
Cómo mejorar el proceso de trabajo, a menudo es necesario formular los procesos correspondientes en el trabajo. Un proceso de trabajo perfecto y razonable no sólo puede liberar a los empleados de un trabajo tedioso, sino también mejorar enormemente su eficiencia laboral. Entonces, ¿cómo mejorar tu flujo de trabajo? Cómo mejorar el proceso de trabajo 1
1. Establecer un proceso de trabajo
El proceso de finalización de cada trabajo tiene un patrón fijo, que puede guiar al ejecutor para completar mejor el trabajo.
Por ejemplo, a la hora de cocinar un plato, mucha gente pensará en comprar y cocinar verduras. Comprar alimentos es esencial, pero este paso y otros procesos de reposición de materias primas son sólo preparativos preliminares. El paso más crucial es sofreír. Si quieres hacer un plato con buen color, sabor y gusto, debes seguir ciertos procedimientos paso a paso. Una vez que algún vínculo sale mal, todo el plato se arruinará. Si primero blanqueas las verduras en agua hirviendo y luego las salteas en una olla, es probable que obtengas un plato perfecto, pero si las blanqueas primero y luego las blanqueas, es posible que no sepan bien; Lo mismo ocurre cuando un equipo completa una tarea. Si no sigues un orden determinado, causarás muchos problemas.
El llamado flujo de trabajo se refiere a la secuencia del flujo de asuntos para completar las tareas laborales. El proceso de trabajo incluye muchos contenidos, como enlaces, pasos y procedimientos en el proceso de trabajo. En términos sencillos, el flujo de trabajo consiste en aclarar qué se debe hacer, cómo hacerlo y en qué orden completar la tarea. En otras palabras, en prácticas laborales específicas, los líderes deben tener una "flecha" en la mente. La llamada "flecha" significa que cuando nos enfrentamos a contenidos de trabajo complicados, debemos analizar los detalles y determinar con precisión qué paso se debe realizar primero y qué paso se debe realizar a continuación, estableciendo así un flujo de trabajo que pueda reducir el estrés laboral y mejorar la eficiencia del trabajo.
2. Simplifique los procesos de trabajo
El ex director ejecutivo de General Electric, Jack Welch, dijo una vez: "La eficiencia de la gestión proviene de la simplicidad". Muchos equipos se han dado cuenta de la importancia de simplificar el trabajo. para que los empleados se sientan motivados cuando se enfrentan a un montón de hojas de trabajo desorientadas y muy complicadas. Por lo tanto, ya sea en términos de mejorar la eficiencia del trabajo o de una gestión “humana” de los empleados, los líderes deberían intentar simplificar los procesos de trabajo.
La gestión sencilla es un buen modelo de gestión en la gestión de equipos. La gestión sencilla no es sólo un requisito laboral para los líderes, sino también un requisito para la calidad de los empleados, porque simplificar el trabajo también es una cualidad necesaria para los empleados excelentes.
Procter & Gamble tiene un eslogan: Memo de una página. Se trata de una importante experiencia de gestión acumulada por P&G a lo largo de los años. Cualquier sugerencia o solución en tu empresa que supere una página es un desperdicio. La "nota de una página" también es un requisito estricto para los empleados, porque los empleados primero deben "comprender" el contenido del trabajo y luego resumirlo en un contenido de texto que no exceda una página.
Un proceso de trabajo sólido no solo reducirá la presión laboral de los empleados, sino que también ayudará a los líderes a gestionar el equipo desde una perspectiva global. Un proceso de trabajo claro puede darle a cada departamento del equipo instrucciones claras de las tareas, y hay una división clara de qué paso han alcanzado y a qué paso se dirigen, de modo que la ejecución y la eficiencia del trabajo de los empleados serán mayores.
3. Revisar el proceso de trabajo
Una vez establecido y simplificado el proceso de trabajo, se debe revisar o incluso reorganizar el proceso de trabajo. Reorganizar el proceso de trabajo es reorganizar todos los enlaces de trabajo en un orden razonable, o reorganizar el orden y los pasos de cada enlace de trabajo después de cambiar el orden de otros elementos, es decir, ajustando el orden de trabajo en cada enlace, el trabajo. Se hace más organizado y el trabajo más eficiente.
Entonces, ¿cómo podemos asegurar la racionalidad del proceso?
(1) Mida la razonabilidad de cada vínculo.
Los empleados hacen tres preguntas: "quién, dónde y cuándo" para comprobar si las disposiciones de cada eslabón del proceso son razonables. Una vez que se descubra cualquier irregularidad, reordene inmediatamente para mantener todos los enlaces en el mejor orden, garantizando así el orden de los enlaces de trabajo. Para medir la razonabilidad de cada vínculo, podemos partir de los siguientes tres aspectos.
①Quién: ¿Quién opera este enlace? ¿Las habilidades operativas son competentes? ¿Es esta parte del trabajo en el que el empleado es mejor? ¿Existe un desajuste entre los puestos y las capacidades de los empleados?
② Dónde: ¿La distancia entre los lugares de operación de cada enlace es adecuada y conveniente para la transferencia de trabajo? Si se cambia la ubicación operativa de este enlace, ¿se puede acortar el tiempo de entrega del trabajo? ¿Será más cómodo para el operador utilizar el equipo después de ajustar su ubicación?
③ Cuánto tiempo usar: cuándo comenzar, cuándo finalizar, el tiempo de movimiento, el tiempo de espera, el tiempo de procesamiento entre cada enlace y el tiempo de retraso causado por fallas de la máquina, piezas que no están en su lugar y otros problemas, respectivamente ¿Cuánto? ¿El horario es demasiado ajustado y hace que los empleados se sientan nerviosos y cansados? Si el cronograma es demasiado flexible, ¿será difícil completar la tarea antes de la fecha límite?
(2) Clarificar la secuencia lógica.
Es posible que solo haya unos pocos enlaces en el flujo de trabajo o que haya cientos de enlaces de trabajo.
Si los distintos enlaces no están secuenciados correctamente, la orden de trabajo se verá interrumpida y el tiempo de trabajo se ampliará. Si la secuencia de enlaces está dispuesta de forma lógica y clara se puede evaluar a partir de los dos aspectos siguientes.
① Si se debe esperar: después de completar un enlace, ¿los empleados deben esperar a que finalicen otros enlaces antes de poder ingresar simultáneamente al siguiente enlace?
② Es confuso: ¿el desarrollo de un enlace necesita los resultados de finalización del siguiente enlace como ayuda? Una vez que se produce un estado de espera o confusión, se deben adoptar los siguientes métodos para ajustarlo.
③ Reduzca la espera: comprenda el tiempo necesario para completar cada enlace de trabajo, maneje los enlaces en espera con anticipación y asegúrese de que cada enlace pueda ingresar al siguiente enlace con otros enlaces sin esperar.
④Evite confusiones: comprenda la conexión entre cada enlace, distinga qué enlace debe estar al frente y cuál debe estar detrás. El trabajo del siguiente enlace solo se puede realizar después de que se complete el enlace anterior. para garantizar que el trabajo de cada enlace se complete con orden entre ellos. Cómo mejorar el proceso de trabajo 2
Cómo escribir el proceso de trabajo
La formulación del proceso de trabajo debe basarse en tareas específicas, tomemos nuestra empresa como ejemplo. Después de un largo período de pruebas y revisiones, finalmente determinamos el núcleo de nuestro flujo de trabajo en tres direcciones. Planificar, registrar, resumir.
Para los empleados, esta es una oportunidad de crecimiento personal, y también mejora la eficiencia en el trabajo; para los directivos de empresa, es conveniente captar la saturación laboral de los empleados, y al mismo tiempo, pueden aprender sobre ella; los problemas encontrados por los empleados en el trabajo en cualquier momento y proporcionar ayuda lo antes posible.
Haz planes. El propósito de redactar un plan es permitir que los empleados desarrollen el hábito de tener metas. Utilizamos el software de planificación diaria para dividir la planificación en dos pasos, recopilación y organización. Coleccionar significa agregar todas las cosas a la caja de almacenamiento diaria y organizar significa clasificar los planos de la caja de almacenamiento en tablas de cuatro cuadrantes. Esto evita los problemas de falta de atención y pensamiento excesivo entre los jóvenes.
Mantener registros. La capacidad de memoria de todas las personas es limitada y el contenido del trabajo al que nos enfrentamos todos los días es diferente, por lo que grabar sirve para reducir la presión de la memoria y comprender los detalles de la tarea en cualquier momento. El software Rishiqing nos proporciona la función Kanban en este aspecto, que no solo facilita el registro de tareas, sino que también tiene un área de discusión separada para cada tarea en la comunicación del equipo, lo que permite una comunicación instantánea en línea y reduce los costos de tiempo.
Escribe un resumen. Escribir un resumen permite a las personas realizar revisiones periódicas, lo cual es muy necesario para el crecimiento personal de los empleados. Para las empresas, es conveniente que los gerentes comprendan la saturación laboral de los empleados y los problemas que enfrentan en el trabajo, y brinden ayuda oportuna. Pero pocas personas tienen la costumbre de escribir resúmenes desde el principio y, aunque lo hagan, no pueden mantenerlo por mucho tiempo. Rishiqing proporciona la función de generar resúmenes de trabajo automáticamente. Sobre esta base, se realizan ligeras modificaciones para cultivar el hábito de escribir resúmenes paso a paso.
Al igual que producir un producto, no importa cuán elevada sea la visión y el diseño, debe partir de las materias primas más humildes en la operación real. Lo mismo ocurre con la gestión del proceso de trabajo. No importa cuán hermosa sea una casa construida con tofu, no es práctica. Los cimientos son los más importantes. Y los cimientos de una empresa no se pueden construir basándose en los sueños, sino que deben ser adecuados para los suyos. prendas. Cómo mejorar el proceso de trabajo 3
Cómo desarrollar un proceso de trabajo
Comprender la tarea
Debes estar familiarizado con todos los contenidos de esta tarea de trabajo, de principio a fin, y nunca dejar de lado cada detalle y problema.
Descomposición de la tarea
Descomponer la tarea según nodos de tiempo, personal involucrado, materiales, métodos, avance sincrónico, avance secuencial, etc., y luego refinar la presentación, discusión y supervisión. , auditoría, responsabilidad y otros módulos.
Comunicación relevante
Los departamentos y el personal involucrados en el proceso deben comunicarse plenamente con ellos, discutir los problemas de enlace y determinar los problemas de responsabilidad relevantes dentro del alcance del proceso para garantizar que Se pueden conectar personas y enlaces.
Elementos del proceso
Los elementos cubren el contenido de la tarea, el volumen de la tarea, los nodos de la tarea clasificados, el personal involucrado, los indicadores de resultados, los requisitos de tiempo, los supervisores, los revisores, la determinación. , responsabilidad, comentarios, etc.
Interpretación del proceso
Una vez clasificado el proceso, es necesario interpretar e interpretar el proceso, descubrir los problemas, ver si hay una manera de simplificarlo y luego mejorarlo. y luego interpretarlo hasta que pueda entenderse bien. Describir todos los aspectos de un trabajo.
Convocar una discusión
Organizar una reunión, invitar al responsable del enlace a asistir, interpretar y analizar cada ítem uno a uno, y registrar preguntas para responder, modificar y mejorar.
Copia de seguridad CC
Para el proceso establecido se deben copiar todos los participantes. Al mismo tiempo, haga una copia de seguridad del archivo.