¿Cómo manejar los documentos oficiales de la Jefatura de Ingeniería de Construcción?
Capítulo 1 Disposiciones Generales Artículo 1 Con el fin de estandarizar, institucionalizar y procesar científicamente los documentos oficiales, estas medidas se formulan con base en la construcción real del proyecto. El procesamiento de documentos secundarios debe ser oportuno, preciso, seguro y confidencial. La oficina recibe y distribuye, entrega, imprime, archiva y archiva documentos oficiales.
Capítulo 2 Reglas de escritura Artículo 3 La escritura debe centrarse en resultados prácticos, ser menos pero más precisa. No envíe documentos que puedan o no enviarse y conserve documentos que puedan ser largos o cortos. Artículo 4 Al presentar documentos a la agencia de nivel superior, el documento oficial presentado se enviará a la agencia de nivel superior y otros departamentos pertinentes de nivel superior podrán enviar una copia si necesitan verlo; No solicite instrucciones a una autoridad de nivel superior, especialmente no solicite instrucciones a una autoridad de nivel superior si necesita saltar a un nivel superior debido a circunstancias especiales, también debe enviar una copia a la autoridad de nivel superior; siendo superado. Documentos como informes, materiales resumidos, descripciones de situaciones, cartas especiales, etc. deben ser aprobados por los principales líderes del departamento antes de que puedan enviarse a agencias de nivel superior o líderes superiores. Artículo 5: La solicitud de instrucciones a autoridades superiores debe realizarse caso por caso y las instrucciones no deben incluirse en documentos que no sean instructivos. Si el asunto solicitado involucra el ámbito de negocio de otros departamentos, se informará después de alcanzar el consenso.
Capítulo 3 Procedimientos de procesamiento de documentos oficiales Artículo 6 El procesamiento de documentos oficiales se divide en procesamiento de recepción de documentos y procesamiento de emisión de documentos. El procesamiento de recolección de documentos generalmente incluye procedimientos tales como recolección, registro, distribución, planificación, aprobación, realización, supervisión, investigación, archivo, archivo y destrucción de documentos en general, el proceso de emisión de documentos incluye redacción, revisión, emisión, registro, impresión; revisión, impresión, distribución, transmisión, archivo, archivo y destrucción. Artículo 7 Manejo de recibos de devolución (1) Firma de recibo. El acuse de recibo deberá ser firmado por el personal de secretaría de la oficina y manejado de acuerdo con los procedimientos. Excepto en el caso de asuntos asignados directamente por los camaradas dirigentes, los documentos oficiales no se presentarán directamente a los camaradas dirigentes. Los camaradas líderes no aceptarán documentos oficiales que no hayan sido firmados por el personal de secretaría. Los documentos oficiales recibidos por los líderes relevantes y el personal del departamento a través de reuniones y otros canales deben enviarse al personal de secretaría de la oficina para su firma de manera oportuna después de regresar a la unidad. (2) Regístrate. Los documentos oficiales firmados serán desembalados e inspeccionados uno por uno por la secretaria y registrados en categorías. Al registrarse, debe prestar atención a distinguir los elementos urgentes de los ordinarios, y distinguir entre elementos de procesamiento, elementos de lectura e informes para evitar perder elementos. (3) Distribución. Para materiales de lectura y presentaciones que no requieren procesamiento. Según su contenido, envíelo a los líderes y departamentos comerciales relevantes para que lo lean. (4) Por hacer. Los documentos oficiales que deban tramitarse serán presentados por el responsable de la oficina de acuerdo con la división de responsabilidades del líder o departamento. Las opiniones presentadas deben ser precisas y factibles. Para los documentos oficiales urgentes, una vez que sean copiados por la oficina, se enviarán directamente a los departamentos correspondientes para su procesamiento y se propondrá un límite de tiempo para su procesamiento. El documento original se presenta al líder para su lectura. Para los documentos que deben ser manejados por varios departamentos, es necesario especificar un departamento para que tome la iniciativa. Para documentos más grandes, se puede recomendar pedir a los departamentos pertinentes que extraigan el resumen y lo envíen a los líderes pertinentes para su aprobación. (5) Aprobación. La oficina distribuirá rápidamente documentos oficiales a los líderes relevantes basados en las opiniones propuestas. Para los documentos que deben implementarse, se deben dar planes y opiniones específicos para la implementación. Si se requiere tramitación y respuesta, se deberá indicar el departamento de tramitación y el plazo. Los documentos oficiales aprobados por los camaradas líderes deben marcarse en el libro de recibos como enviados a un departamento o departamento, y deben enviarse al departamento o departamento comercial correspondiente para su procesamiento de manera oportuna. (6) Carta de compromiso. Los departamentos o departamentos comerciales pertinentes deben procesar con prontitud los documentos oficiales que les asignen e implementar el principio de tratar asuntos urgentes de manera especial. La documentación urgente deberá cumplimentarse en los plazos especificados en las instrucciones. Los documentos oficiales generales sin límite de tiempo deben completarse dentro de los 7 días sin demora ni elusión. Si no entra dentro del ámbito de competencia del departamento o no es adecuado para el departamento, deberá devolverse a la oficina el mismo día y explicarse los motivos. (7) Recordatorio. Debería establecerse un sistema de supervisión e inspección para el procesamiento de documentos oficiales. Los documentos oficiales emitidos por la oficina para registro o enviados a los líderes para su aprobación son supervisados por el director o secretario de la oficina. Los documentos generales serán supervisados por la oficina una vez cada medio mes, los documentos de emergencia serán rastreados y supervisados, los documentos importantes y los documentos que deben procesarse dentro de un límite de tiempo siguiendo las instrucciones del liderazgo serán supervisados y supervisados de manera oportuna, y el estado del procesamiento. serán retroalimentados de manera oportuna. La situación urgente debe registrarse de manera oportuna y el procesamiento de documentos oficiales debe informarse mensualmente en función de la situación urgente. (8) Investigación y tratamiento. La investigación es la continuación y profundización de los recordatorios. Para las unidades o departamentos que retrasan el procesamiento de documentos, no implementan las instrucciones de liderazgo, tardan en brindar retroalimentación o no cumplen con solicitudes repetidas, el director de la oficina o la secretaria pueden venir directamente a investigar e informar los resultados de la investigación. Artículo 8 Tratamiento de los documentos emitidos: (1) Letra de cambio. De acuerdo con las instrucciones del líder o instrucciones verbales, el departamento o unidad de la empresa es responsable de redactar el manuscrito. Los documentos importantes deben ser redactados personalmente por el jefe de departamento o el líder del departamento, o el esquema y los argumentos deben ser enumerados y escritos por un empresario de pompas fúnebres que esté familiarizado con la situación para reducir errores y ganar tiempo.
La redacción de documentos oficiales debe: 1. Cumplir con las leyes, reglamentos, directrices, políticas y regulaciones nacionales pertinentes. 2. La situación es verdadera, el punto de vista es claro, claro, conciso, la letra es clara, la puntuación es precisa y lo más concisa posible. 3. Los nombres de personas, lugares, números y citas son exactos. Al citar un documento oficial, se debe citar primero el título y luego se debe activar el número del documento. La fecha debe escribirse en el año, mes y día específicos. 4. El número ordinal del nivel estructural, el primer nivel es "uno", el segundo nivel es "(uno)", el tercer nivel es "1" y el cuarto nivel es "(1)". 5. Se deben utilizar unidades de medida legales nacionales. 6. Utilice palabras precisas y estandarizadas. Cuando se utilicen abreviaturas en el texto, se deberá utilizar primero el nombre completo y se deberá anotar la abreviatura. (2) Revisión. El responsable del departamento propuesto es responsable de la revisión preliminar, y el responsable del trabajo de secretaría o el secretario de la oficina es responsable de la revisión final y la envía a los líderes correspondientes para su firma. Los manuscritos deberán ser presentados por el propio autor y explicar las razones, fundamento y propósito del artículo propuesto. Durante el proceso de procesamiento, los documentos deben mantenerse confidenciales y no deben entregarse al personal de otras unidades, como la unidad de construcción, para su presentación y circulación.
El enfoque de la revisión es: si es necesario escribirlo, si existe una base para escribirlo, si el documento de aprobación se devuelve, si cumple con las leyes, regulaciones, pautas, políticas y regulaciones relevantes nacionales, si se negocia y refrendado con los departamentos pertinentes, y si la expresión escrita, el uso del lenguaje y el formato del documento oficial cumplen con la normativa. Durante el envío del manuscrito para revisión, el redactor debe mantenerse en contacto con los revisores para explicar la situación de manera oportuna. Si el contenido es relativamente simple y no hay muchas modificaciones de texto, el personal de secretaría puede modificarlo. Si es necesario revisar alguna cuestión importante, urgente o importante, se debe revisar junto con el redactor. Si el contenido es inmaduro y requiere muchas modificaciones en el manuscrito enviado para revisión, se puede fusionar o si es necesario escribirlo por separado, el personal de secretaría brindará opiniones y se podrá devolver al departamento de redacción. Después de la revisión final del manuscrito, si el contenido cambia significativamente, la jerarquía es confusa, es difícil de identificar y no cumple con los requisitos de presentación, será aprobado por la oficina de redacción (con el manuscrito adjunto) y luego enviado al líder para su firma. (3) El manuscrito firmado y aprobado deberá estar firmado por el camarada principal responsable o el líder autorizado. Al revisar y aprobar documentos oficiales, el aprobador principal debe firmar un dictamen claro e indicar su nombre y el año, mes y día de aprobación. Si otros aprobadores leen este documento, se considerará que existe un acuerdo. A menos que existan circunstancias especiales, los líderes generalmente no aceptan ni firman documentos oficiales que no hayan sido revisados por la oficina. (4) Regístrate. Una vez que el líder firma el manuscrito, el personal de secretaría de la oficina preparará de manera uniforme el número del documento, determinará el número de copias impresas, realizará el procesamiento técnico de los manuscritos que no cumplan con los requisitos de formato del documento oficial e indicará los títulos de tema. (5) Impresión. Correrá a cargo del personal de impresión de la oficina y la impresión se organizará en orden de prioridad, generalmente no más de 2 días. Los artículos urgentes deben imprimirse inmediatamente. (6) Corrección de pruebas. La revisión la realizan dibujantes y los documentos importantes deben revisarse en tres pruebas e imprimirse en una copia. No se podrán realizar cambios en el contenido de un documento oficial sin el consentimiento del emisor o del juez final. (7) Vinculación. El departamento de empresa proporcionará copias de los anexos y se encuadernarán en la oficina. Los archivos adjuntos deben estar hechos de papel de 16 pulgadas y los archivos adjuntos de tipo A3, como los dibujos, deben doblarse y alinearse en el borde inferior derecho. (8) Impresión. El personal de secretaría de la oficina es responsable de la impresión. (9) Distribución y transmisión. La oficina es responsable del embalaje, envío por correo y distribución de los documentos oficiales a la estación de cambio. Los documentos confidenciales no deben intercambiarse a través de estaciones de intercambio de documentos oficiales y los documentos oficiales deben entregarse de manera oportuna, precisa, segura y confidencial. Artículo 9 Presentación. De acuerdo con las disposiciones pertinentes de la Ley de Archivos de la República Popular China, los documentos oficiales, materiales e instrucciones de liderazgo con valor de referencia y conservación se clasifican y archivan. Una vez finalizado el proyecto, se enviará a los archivos de la oficina central para su archivo. Artículo 10 Destrucción. El exceso de documentos que no tienen valor para el archivo y la inspección deben gestionarse de forma centralizada y destruirse periódicamente después de que el personal de secretaría los identifique y haga un inventario. La destrucción de documentos confidenciales debe registrarse en un registro y realizarse por dos personas para garantizar que no se pierdan ni se omitan. Artículo 11 Al redactar, revisar y firmar documentos oficiales se deberá utilizar bolígrafo. Utilice tinta negra, carbón o negra azul compatible con archivos. Está estrictamente prohibido el uso de lápices, bolígrafos, bolígrafos de tinta de colores, tinta azul pura o tinta roja de varios colores. No se permiten signos ni modificaciones fuera de la línea de encuadernación en el lado izquierdo del manuscrito. Artículo 12 Con la aprobación del líder, los faxes pueden usarse, transmitirse y procesarse como documentos oficiales. Dado que los faxes no pueden almacenarse durante mucho tiempo, si realmente necesitan ser archivados, se debe enviar una copia de las instrucciones del líder. Artículo 13 El personal gubernamental debe obtener el consentimiento del personal de secretaría de la agencia y registrarse. El personal de otras agencias que necesite consultar los archivos oficiales de la agencia deberá presentar una carta de presentación. El acceso a los documentos oficiales generales puede ser designado por el departamento de secretaría, especificando el número de documentos y páginas a revisar el acceso a los archivos oficiales confidenciales debe ser aprobado y registrado por el líder del departamento; Está prohibido el préstamo de documentos y archivos oficiales.
Capítulo 4 Disposiciones complementarias Artículo 14 La oficina es responsable de la interpretación del presente reglamento. Artículo 15 Estas Medidas entrarán en vigor a partir de la fecha de su emisión.
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