Cómo establecer un sistema de gestión de archivos de información electrónica empresarial
1. El entorno suave de la informatización de la gestión de archivos empresariales
Con el rápido desarrollo de la tecnología y las aplicaciones de Internet, el modelo de aplicación de la informatización empresarial se ha separado durante mucho tiempo de la etapa de aplicación aislada de un único sistema empresarial ha entrado en la etapa de aplicación de los sistemas de colaboración estratégica empresarial, de los cuales ERP (Enterprise Resource Planning) es el más representativo. El sistema ERP toma la optimización de los recursos comerciales como punto de partida e integra de manera integral los negocios principales de la empresa, como suministro, marketing, inventario, finanzas, planificación, calidad y fabricación, para maximizar la eficiencia de la aplicación de los diversos recursos comerciales de la empresa. Para lograr la gestión de plataformas de red unificadas y la integración de sistemas, el contenido principal es integrar sistemas de aplicaciones y datos para establecer una arquitectura de gestión de datos unificada y accesible. Establecer especificaciones y estándares de datos consistentes y establecer reglas de aplicación y administración de datos unificadas son las principales formas de lograr la integración de datos y sistemas de aplicaciones. Cómo construir una gestión unificada de archivos electrónicos que coincida con el entorno de información mencionado anteriormente, el mejor mecanismo y modelo, y la construcción y operación de archivos en un entorno de red son cuestiones que deben discutirse en profundidad.
2. Características de la gestión de archivos electrónicos
Las condiciones de informatización proporcionan una plataforma cómoda y rápida para que la gestión de archivos desempeñe plenamente su función. Los usuarios pueden buscar directamente información de archivos en sus terminales de computadora, verificar rápidamente los registros de préstamo y los niveles de seguridad de los archivos relevantes, y completar el préstamo y la navegación en línea. Los administradores de archivos pueden clasificar y administrar archivos más fácilmente. Por ejemplo, la State Grid Corporation de China divide el módulo de archivo en varios módulos, como archivos de documentos, archivos contables, archivos de tecnología, archivos de audio y vídeo, etc. Cada módulo está organizado en un orden de búsqueda diferente y los diferentes permisos de administración se dividen según las necesidades de administración, de modo que la información del archivo se divulga de acuerdo con los permisos de lectura, lo que mejora la eficiencia de utilización de los recursos del archivo y proporciona una base más oportuna y precisa para el liderazgo. Toma de decisiones. Mediante la gestión de archivos de información se ahorra una gran cantidad de mano de obra, recursos materiales y financieros, lo que está en consonancia con la actual política nacional de "tres ahorros".
3. ¿A qué cuestiones se debe prestar atención en la gestión de archivos electrónicos?
La gente se refiere a los documentos grabados digitalmente como documentos electrónicos. La diferencia de naturaleza y forma entre los documentos electrónicos y los documentos en papel es, sin duda, el cambio y el impacto provocado por la informatización que la industria de los archivos es la primera en sentir y prestar atención. Hay tres problemas principales en la transición de la grabación analógica a la digital: primero, la conservación a largo plazo de los archivos electrónicos, los complejos y diversos formatos de codificación, los métodos de lectura y escritura y los materiales portadores de la información digital dificultan la grabación a largo plazo. conservación a plazo de archivos electrónicos. El segundo es el efecto probatorio y jurídico de los documentos electrónicos, incluida la autenticidad de la información registrada por medios digitales y la viabilidad y credibilidad de los métodos para obtener y mantener la autenticidad de la información. En tercer lugar, la dependencia de la información digital de los operadores. La información digital se basa en metadatos, formatos de datos, sistemas de software y sistemas de hardware para su procesamiento, almacenamiento y visualización. La complejidad, variabilidad y diversidad de los documentos electrónicos no están disponibles en soportes de papel.
4. Formas de solucionar el problema de la informatización de la gestión de archivos.
En la actualidad, existen varias formas de resolver los problemas de autenticidad, preservación a largo plazo y disponibilidad a largo plazo de los archivos electrónicos: primero, las leyes y regulaciones restringen los tipos de formatos de archivos electrónicos, como mi "Estándares de gestión y archivo de documentos electrónicos" del país "El modelo de gestión estipulado en el documento es seleccionar la menor cantidad posible de formatos de archivo de uso común para aumentar la confiabilidad y controlabilidad del almacenamiento a largo plazo de archivos electrónicos al reducir la complejidad de los formatos de archivos electrónicos". . El segundo es garantizar la autenticidad y confiabilidad de los documentos electrónicos estandarizando el diseño y el control de procesos de los elementos relacionados con el sistema existentes en los documentos electrónicos, incluido el sistema que registra los datos de antecedentes y la estandarización y control de los enlaces del flujo de información. Muchos países, incluido el mío, han promulgado sucesivamente la "Ley de Firma Electrónica" o leyes relacionadas, esforzándose por confirmar el estatus legal de la información digital en las interacciones sociales y actividades económicas y sus condiciones de evidencia a través de formas legales, de modo que los documentos electrónicos tengan las mismas características como documentos en papel. El tercero es mejorar la vida útil de los materiales de soporte o realizar copias de seguridad del entorno de software y hardware para el procesamiento, almacenamiento, transmisión y aplicación de archivos electrónicos. Cuarto, separar la representación semántica y la representación de formato de la información digital para formar una forma de existencia que no dependa de información general específica. No habrá ninguna situación en la que los archivos electrónicos no puedan usarse debido a cambios en los formatos de datos y los entornos de software y hardware. como el uso de XML como método de especificación de notación, etc.
Como archiveros, en las circunstancias actuales, no podemos adoptar métodos simples de "reemplazo" o "sobrescritura", sino que debemos aprender las ventajas de los dos modelos de gestión de la informatización y los archivos en papel.