¿Cómo organizar documentos y archivos? ¡urgente!

De hecho, el nuevo método de archivar documentos significa que los archivos se archivan a nivel de caja en lugar de al nivel de archivo original. Sin embargo, cualquiera que sea el método utilizado, los archivos nunca pueden desviarse de los principios de utilización, organización y protección.

Este método puede lograr mejores resultados, por lo que debes elegir qué método administrar.

El método tradicional de archivado de archivos (es decir, el método de archivado a nivel de archivo) se ha heredado de la antigua Unión Soviética desde la fundación de la República Popular China [1]. Al comienzo de la fundación de la Nueva China, la ex Unión Soviética, bajo el liderazgo de Lenin, formuló una serie de políticas y decretos sobre archivos, que sirvieron de referencia para el establecimiento del sistema de archivos de nuestra nueva China. Contratamos a un grupo de expertos en archivos soviéticos para que nos enseñaran conocimientos y experiencia en gestión de archivos. Muchos también fueron enviados a la ex Unión Soviética para adquirir conocimientos y experiencia en el trabajo de archivo. Mediante la combinación de teoría y práctica de varias generaciones de archiveros, se ha formado un método para configurar archivos a nivel de archivo. En ese contexto histórico, es loable que el uso de este método haya permitido a nuestro país preservar una gran cantidad de archivos. Sin embargo, con la aplicación generalizada de métodos modernos de gestión informática en el procesamiento de documentos oficiales y la gestión de archivos, la clasificación y composición tipográfica, la clasificación y encuadernación, la recuperación y la utilización de archivos se han vuelto evidentemente engorrosas. Las deficiencias de complejidad e ineficiencia han traído dificultades considerables a los archiveros y también es difícil para los departamentos comerciales dominarlas. Para gestionar documentos y archivos de manera más científica, la Administración de Archivos del Estado revisó las "Reglas de Archivado de Documentos" (DA/T22-2000) en 2000, y la Academia China de Ciencias publicó las "Reglas de Archivado de Documentos y Archivos" (ZKY/B002). -4) en abril de 2006. -2006).

Desde 2003, nuestro instituto ha utilizado nuevas formas de organizar documentos y archivos. Permítanme hablarles sobre mi propio proceso de organización de documentos y archivos utilizando nuevos métodos y discutirlo con ustedes.

Después del archivado preliminar por parte del departamento de archivo, los documentos y archivos se trasladarán a la sala de archivos integrales antes de junio del año siguiente.

Auto-ejecución de documentos y archivos

Tras la norma se deberá restablecer la numeración de los documentos. Los números de expediente de nuestro hospital son los siguientes:

Número de expediente = código de expediente + año + periodo de retención + (número de clasificación + número de serie)

Por ejemplo:

Primero, Clasificación y ajuste de volumen

El esquema de clasificación de los documentos y archivos de nuestro hospital se clasifica según temas, a saber, gestión integral, estadísticas integrales, normas y reglamentos, inspección disciplinaria del partido y de masas, educación del personal, La gestión de la investigación científica, la gestión de asuntos exteriores, la gestión de la logística de la infraestructura técnica, la seguridad, la confidencialidad y la gestión de la empresa pueden cubrir todas las actividades comerciales de nuestro hospital. Algunas unidades se clasifican según departamentos. La consecuencia es que si se ajustan los departamentos, la naturaleza del trabajo se superpondrá, lo que no favorece la clasificación de expedientes.

Revise cuidadosamente los archivos archivados por el archivero a tiempo parcial, haga comparaciones y ajustes de acuerdo con el esquema de clasificación y luego ajuste el período de almacenamiento de archivos de cada categoría de acuerdo con el cronograma del período de almacenamiento de archivos de nuestro hospital.

Segundo, encuadernación

Generalmente, un documento se encuaderna en una sola hoja, y las respuestas y solicitudes se pueden encuadernar en una sola hoja. Si queda muy espesa también se puede dividir en dos trozos. Del mismo modo, el texto principal y los anexos, el texto original y los borradores, los mensajes y las respuestas también podrán encuadernarse por separado según la situación. Pero al organizar archivos, estos deben estar relativamente concentrados en un solo lugar. Si el archivo se devuelve después de haber sido archivado, también se puede colocar al final sin cambiar el número de archivo anterior.

En cuanto al método de encuadernación, se pueden utilizar grapas de acero inoxidable para la encuadernación. Si es demasiado grueso, use encuadernación con tres agujas.

En tercer lugar, selle el número de archivo y el número de página

Selle el número de documento y el número de archivo en la esquina superior derecha de cada elemento y complete el contenido, incluido el número completo del paquete. , año y número de departamento, institución o emisión (número de clasificación), período de almacenamiento, número de departamento, etc. Lo que se enfatiza aquí es que los números de pieza de las habitaciones deben completarse comenzando desde "1" y numerarse en el orden más bajo para diferentes períodos de almacenamiento, como la gestión integral del almacenamiento permanente. Luego, "001" se compila en "010". Hay 10 archivos en la categoría de gestión integral de almacenamiento a largo plazo y luego "001" se compila en "010". La ventaja de esta compilación es que se pueden agregar nuevos archivos a partir de la última secuencia sin afectar otros archivos antes y después.

Numerar las páginas una por una comenzando desde "1".

Cuarto, ingrese

Ingrese el directorio de archivos en la computadora en forma de "archivo" para facilitar la consulta.

Cuadro de archivo de verbo (abreviatura de verbo)

Seleccione el cuadro de archivo correspondiente según el grosor de los archivos de diferentes categorías y diferentes períodos de almacenamiento. El principio es que los archivos de la misma categoría y con el mismo período de almacenamiento se empaquetan en una caja. Sin embargo, cuando hay muy pocos archivos de una determinada categoría, se pueden colocar varias categorías de archivos en la misma caja y se activa el "mecanismo". La columna "en el lomo del cuadro (problema)" está marcada con varios números de clasificación en consecuencia.

6. Formulario de preparación del examen

Rellena el formulario de preparación y colócalo en la última página de cada cuadro.

Después de los cinco pasos anteriores, se clasificarán los documentos correspondientes a un año. Evidentemente, el nuevo método de clasificación de archivos tiene las siguientes ventajas:

1. Es cómodo y rápido de organizar. A cada volumen se le estampó un número de archivo y se grapó en mucho menos tiempo que el que llevó ensamblar cada volumen del archivo original. Está previsto escribir el título del documento en 50 palabras y utilizar el tiempo de encuadernación para mejorar la eficiencia de la organización del documento.

2. Favorece la confidencialidad. Los archivos organizados según el nuevo método se pueden tomar prestados y utilizar de manera específica, y un volumen no se tomará prestado solo porque se usa un archivo, lo que favorece la confidencialidad de los archivos.

3. Aprovecha al máximo el espacio de almacenamiento de los archivos. Se cancelan las portadas y contraportadas de los expedientes del caso y se pueden colocar varios archivos confidenciales en el mismo buzón, aprovechando al máximo el espacio del buzón y ahorrando espacio de almacenamiento en la sala de archivos. En el futuro, a medida que aumente el número de archivos, esta ventaja será más evidente.

4. Fácil de ajustar el volumen. Cuando ocurre un error de clasificación o se coloca un archivo en la base de datos, existe un problema al ajustar el volumen. La forma de generar volúmenes a nivel de archivos es particularmente problemática en este sentido y puede dañar archivos fácilmente. Al ajustar el volumen al nivel de la caja, cambiar el número de permutaciones es relativamente fácil.

5. Fácil de abordar. Ingrese palabras clave en la computadora para buscar, que es más rápido e intuitivo.

Desventajas: el nuevo método requiere que el número de archivo esté estampado directamente en el archivo, lo cual creo que es un poco inapropiado y digno de discusión.

Materiales de referencia:

(1) Xing Peihua, Meng Xianxia. Análisis de la innovación en archivos de China,

/ReadNews.asp NewsID=425

¿W2005? Permanente-0201

El número de serie indica la tabla estadística completa número 1 con un período de almacenamiento permanente de 2005.

Número de clasificación, que indica categoría estadística completa.

Periodo de conservación

2005

Código del archivo del documento