Cómo establecer un sistema de información de gestión de archivos eficaz
1. El papel de la construcción del sistema de información en la gestión de archivos
1. Construir un sistema de información de gestión de archivos, utilizar tecnología de la información moderna para clasificar, gestionar archivos por región, departamento y etapa, y aprovechar al máximo las ventajas de la tecnología de la información, lo que favorece el logro del objetivo de construir un sistema de información de gestión de archivos. En las empresas, el sistema de información de gestión de archivos, como nuevo método de gestión, ahorra recursos materiales y mano de obra, hace que la gestión sea más conveniente y mejora la eficiencia de la gestión de archivos.
2. Alcanzar los objetivos de informatización del almacenamiento y automatización de la gestión. En primer lugar, se ha realizado la automatización de la catalogación y clasificación, se han ordenado y clasificado los archivos y se ha optimizado el sistema de gestión de archivos. En segundo lugar, el archivado de información y las estadísticas de archivos están más automatizados. La tecnología informática puede contar con precisión y rapidez la cantidad de archivos y otros datos, y realizar estadísticas sobre diferentes tipos de datos, acelerando el progreso de las estadísticas de archivos. En tercer lugar, la búsqueda es más automatizada, completa y precisa.
El segundo son las deficiencias en la construcción del sistema de información de gestión de archivos
1. Afectados por los conocimientos, la capacidad técnica y la formación profesional de los archiveros, existen malentendidos sobre las funciones y necesidades de los usuarios de los sistemas de información informática durante el proceso de trabajo, lo que afecta el desarrollo en profundidad de la construcción del sistema de información y la incapacidad de analizar las necesidades de los usuarios. , lo que resulta en una baja participación de los usuarios. Las dos partes no pueden comunicarse y muchas necesidades de los usuarios no pueden satisfacerse durante la construcción del sistema. La aparición de este problema se debe principalmente a la falta de talentos en las unidades empresariales, la falta de talentos profesionales e integrales en las unidades empresariales y la falta de reeducación y capacitación de los talentos existentes, lo que afecta la construcción de información de los archivos en las empresas. y unidades.
2. Los archiveros tienen capacidades profesionales insuficientes. Los trabajadores de archivos en las empresas no pueden dominar ni aplicar bien las tecnologías modernas, como los métodos de escaneo de imágenes digitales, la tecnología de aplicación de fotocopiadoras, la tecnología de redes y discos ópticos, la tecnología multimedia, etc., lo que les impide adaptarse a la construcción de sistemas de información de archivos en su trabajo, afectando así el procesamiento de la información y el procesamiento de la información. Al mismo tiempo, los archiveros carecen de la capacidad de dominar la tecnología de recuperación y no pueden establecer contacto con varias bibliotecas, lo que afecta gravemente a la aplicación práctica del sistema.
3. Varias cuestiones a las que se debe prestar atención en la construcción de un sistema de información de gestión de archivos
1. Preste atención a la formación y construcción de talentos y reserve talentos para la construcción del sistema. La gestión de archivos es un puesto con estrictos requisitos profesionales que requiere que el personal ame su trabajo, aclare sus responsabilidades, sea leal a sus deberes y se dedique a su trabajo. También requiere que los administradores de archivos tengan sólidos conocimientos teóricos y científicos y operación práctica. capacidades y capacidades de gestión. Para aplicar mejor la tecnología de la información a la gestión de archivos y construir sistemas de información para la gestión de archivos, las empresas deben prestar atención al cultivo y construcción de talentos, aclarar los objetivos de la educación y la capacitación y capacitar a los empleados en conocimientos científicos, conocimientos profesionales, alfabetización moral y capacidades comerciales. , para mejorar los conocimientos y habilidades de los empleados, mejorarse constantemente y dedicarse mejor a la gestión de archivos. El propio personal también debe aumentar sus requisitos y seguir aprendiendo durante el trabajo, encontrar lagunas y ponerse al día. El personal debe ser bueno en observación y resumen, enriquecer constantemente su conocimiento cultural, dominar las tecnologías avanzadas necesarias para el trabajo lo antes posible y hacer que sus habilidades cumplan con los requisitos del trabajo.
2. Explorar y mejorar métodos de gestión de información de archivo. Los métodos de escaneo de imágenes digitales, la tecnología de aplicaciones de fotocopiadoras, la tecnología de redes y discos ópticos y la tecnología multimedia son aspectos que los administradores de archivos corporativos deben dominar. Sobre la base del dominio de estas diferentes tecnologías, los creadores de sistemas pueden explorar con valentía métodos de construcción de informatización de la gestión de archivos y nuevos modelos de gestión, dominar tecnologías avanzadas de difusión, procesamiento y recuperación de información de archivos, crear archivos electrónicos y archivos electrónicos, y definir un nuevo estándar de gestión de archivos electrónicos. Fortalecer el contacto y la comunicación con otros archivos, establecer relaciones de cooperación, cooperar entre sí y establecer una plataforma para compartir recursos para información de archivos y otros recursos con * * *.
3. Alcanzar los objetivos de estandarización y gestión estandarizada. La estandarización y estandarización de la gestión de archivos son los principales indicadores para medir el nivel de gestión y el desempeño de una unidad empresarial. Lograr la estandarización y normalización del trabajo con archivos es la base para garantizar la gestión y la integridad de los archivos.
Por lo tanto, en el proceso de informatización de la gestión de archivos, es necesario defender objetivos de gestión estandarizados y normalizados, archivar los archivos de información de manera oportuna después del archivado, aclarar los puntos clave del archivo y luego dividir el trabajo de manera razonable y seguir los principios. de gestión de archivos en función de la unidad para lograr El objetivo de estandarización y gestión estandarizada de documentos y materiales en esta unidad.