¿Cómo llevar a cabo una comunicación horizontal efectiva?
Soluciones a las barreras de la comunicación horizontal
La comunicación a lo largo de la línea horizontal en la organización es comunicación horizontal, incluida la comunicación entre departamentos entre gerentes del mismo nivel y la comunicación oblicua entre gerentes y empleados. en diferentes niveles en diferentes departamentos. La mala comunicación horizontal se debe principalmente a los siguientes obstáculos: primero, el "individualismo" del departamento y la tendencia miope de los empleados; segundo, "hacer la vista gorda" es un prejuicio contra la estructura organizativa de la empresa; tercero, el conflicto de personalidad; ; cuarto, sospecha, amenazas y miedo.
Las principales razones de los conflictos internos en Evergrande son el "individualismo" de varios departamentos y la miopía de los empleados, así como la sospecha mutua entre varios departamentos. Desde el departamento de producción hasta el departamento de marketing y el departamento de ventas, cada departamento elude ciegamente sus responsabilidades, no puede encontrar deficiencias en sí mismo y no confía en el trabajo de sus departamentos hermanos. Ante los problemas y obstáculos existentes en la comunicación horizontal, podemos eliminar los problemas que enfrenta Evergrande ajustando las ideas de comunicación:
Primero, establecer el concepto de "clientes internos". Este concepto sostiene que cada paso siguiente en el trabajo es un cliente del trabajo. Debemos servir a nuestros clientes internos con la misma actitud, ideas y entusiasmo que tenemos para nuestros clientes externos.
En segundo lugar, escuche, en lugar de narrar, y póngase en el lugar de los demás. En las charlas de comunicación horizontal, los participantes de cada departamento son mejores para describir las dificultades y problemas de su propio departamento, mientras culpan a otros departamentos por no estar coordinados y poco cooperativos, y rara vez se toman el tiempo para escuchar. Cuando ambas partes en la comunicación solo prestan atención a cómo organizar sus propios discursos y explicar los obstáculos encontrados en sus departamentos y puestos, no escucharán cuando otros hablen.
En tercer lugar, elegir la forma correcta de comunicación y prescribir el medicamento adecuado. Las reuniones de toma de decisiones deben tener un número reducido de participantes y ser concisas, mientras que las reuniones de consulta deben incluir una lluvia de ideas.
En cuarto lugar, establecer responsables de comunicación para crear una presión de poder lineal. En respuesta al fenómeno del rechazo mutuo y la discusión en la comunicación horizontal, se deben establecer departamentos o funcionarios especiales para convocar y coordinar las funciones de comunicación de los departamentos o empleados.
Métodos eficaces de comunicación horizontal: Siete principios de la comunicación horizontal
Principio 1: Preparación antes de la comunicación.
Antes de discutir algo con tus colegas, piensa en algunas preguntas básicas. No entres sin estar preparado o es posible que no obtengas lo que deseas. Debes pensar en las siguientes preguntas de antemano:
¿Qué quieres que la otra persona haga por ti?
¿Qué crees que te pedirá que hagas?
Si la otra parte no está de acuerdo con tu propuesta, ¿hay otras opciones?
¿Qué harías si las dos partes no se conocieran? ¿Qué pasará con la otra parte?
Principio 2: Comprender el lenguaje de otros departamentos.
La mala comunicación entre departamentos a menudo se debe a la "barrera del idioma". Por ejemplo, los especialistas en marketing suelen hablar el mismo idioma y conocen muy bien las reglas, objetivos y expectativas de su departamento. Asimismo, departamentos como el de finanzas, producción y recursos humanos también tienen sus propios lenguajes y perspectivas. Por tanto, si quieres comunicarte fluidamente, la premisa es "comprender el idioma de la otra parte". Un enfoque importante para el Principio 2 es ponerse en el lugar de los demás:
“¿Ayudará esto al desempeño de la unidad de negocio?”
“Si yo fuera él, aceptaría este enfoque ”
“¿Este enfoque realmente funciona? ”
La empatía entre departamentos puede minimizar la posibilidad de malentendidos o discrepancias en la frecuencia de la comunicación. Además, las interacciones frecuentes ayudan a desarrollar una familiaridad mutua, lo que le facilita ponerse en el lugar de la otra persona. Así que comer y charlar con compañeros de otros departamentos de vez en cuando es algo bueno o malo.
Principio 3: La apertura es la mejor política.
Estás tratando con compañeros que tienen que trabajar durante mucho tiempo. Por lo tanto, la honestidad es la mejor política en todo y se debe evitar el engaño, el ocultamiento de hechos y el abuso de confianza. Una vez que haya falta de confianza entre departamentos, se volverán más cautelosos entre sí, tendrán reservas en la comunicación e incluso retendrán alguna información importante. Por el contrario, la confianza mutua hará que ambas partes abran sus corazones al comunicarse. Expresarán claramente sus necesidades y consideraciones, aumentarán su disposición a cooperar y resolverán problemas juntos. Hay tres elementos para una comunicación honesta:
No explique lo que está mal;
Asegúrese de no discutir.
No interrumpas a la otra persona;
Sonríe y luego sonríe.
La interacción frecuente ayuda a generar familiaridad mutua y te facilita ponerte en el lugar. los zapatos de otra persona. Así que comer y charlar con compañeros de otros departamentos de vez en cuando es algo bueno o malo.
Principio 4: No tengas miedo al conflicto.
En las reuniones entre departamentos, cada supervisor inevitablemente tendrá algunas fricciones para salvaguardar los intereses de su propio departamento. Algunos supervisores, especialmente los novatos, tienden a guardar silencio para mantener una apariencia de armonía por temor a sofocar la atmósfera.
Catherine es profesora de estrategia y organización en la Universidad de Stanford. Ellinghart señala en su libro "Comunicación efectiva" que "si un equipo directivo discute temas sin conflicto, la calidad de las decisiones será baja". Ellinghart advierte que "no conflicto" nunca debe confundirse con "consenso".
A veces, demasiada armonía no resaltará tu enfoque en el problema, y el problema no se resolverá verdaderamente. Por eso, Ellinghardt aconseja a los gerentes que sean amables pero firmes y que "no renuncien demasiado rápido o fácilmente". Recuerde, usted es el jefe del departamento.
Aunque desea mantener buenas relaciones con otros departamentos, su misión ineludible es defender los derechos e intereses del departamento y de sus subordinados.
Principio 5: Exponer los hechos y centrarse en el tema central
La mejor manera de centrar la comunicación es presentar hechos específicos, guiar a las personas para que se centren rápidamente en el tema central y reducir especulación inapropiada.
Bourgeois III, profesor de administración de empresas en la Escuela de Negocios Darden de Estados Unidos, señaló en el "Harvard Business Review" que los hechos (como las ventas actuales, la cuota de mercado, los gastos en I+D, el comportamiento de la competencia) , etc.) pueden maximizar Minimizar el factor "humano" en el proceso de comunicación. En ausencia de hechos, los motivos personales pueden ser sospechosos, pero "los hechos son hechos" y no provienen de fantasías humanas ni de deseos egoístas. Por lo tanto, presentar hechos "puede crear una atmósfera que enfatice el tema en lugar del ataque personal", dijo Bourgeois III.
Principio 6: Mantenga más opciones y sea flexible.
Cuando negocie entre departamentos, no se ciña a un solo método, sino desarrolle una variedad de planes, como proponer de 3 a 5 planes a la vez, para que otros gerentes tengan más opciones.
Según el análisis de expertos, múltiples opciones pueden hacer que la elección ya no sea "blanco o negro". Los gerentes tienen una mayor flexibilidad para ajustar su apoyo y pueden cambiar fácilmente su postura sin perder la cara y, por lo tanto, reducir el conflicto interpersonal en la comunicación. .
Principio 7: Crear * * * y trabajar con objetivos.
No hace falta decir que debe haber cooperación y competencia entre departamentos. Si los departamentos quieren comunicarse de manera constructiva, deben enfatizar sus relaciones de cooperación y cuanto más débil sea la competencia, mejor. La clave de la colaboración es la alineación de objetivos.
Por lo tanto, intente crear un objetivo común en todos los departamentos y luego trabajen juntos, incluso si hay discusiones. Porque, como dijo el fundador de Apple Computer, Steve Jobs, "si todos quisieran ir a San Francisco, no sería un problema pasar mucho tiempo discutiendo sobre qué camino tomar. Pero si algunas personas quieren ir a San Francisco y algunas personas quieren ir a San Diego, es como si discutir fuera una pérdida de tiempo. En la comunicación entre departamentos, es necesario aclarar cuatro preguntas para lograr un objetivo coherente:
Cuáles son los objetivos comunes. de ambas partes?
¿Cuáles son los obstáculos para la cooperación entre las dos partes?
¿Cuáles son los recursos para crear el mismo objetivo?
¿Cuál es el valor? de cooperación?
Cómo hacer comunicación horizontal
(1) Enumera las situaciones y personas con las que interactúas
Este paso es muy sencillo. y piense en las situaciones en las que interactúa con las personas, como la escuela, la familia, el trabajo, las fiestas y todo tipo de interacciones diarias con las personas. Piense nuevamente en con quién necesita comunicarse, como amigos, padres, compañeros de clase. cónyuge, familiares, líderes, vecinos, extraños, etc. El propósito de hacer una lista es dejar claro el alcance y los objetos de su comunicación, para mejorarse integralmente.
(2) Evalúe su comunicación.
En este paso, plantéate las siguientes preguntas:
¿Con qué situaciones estás satisfecho? /p>
¿En qué situaciones sientes presión psicológica para comunicarte? /p>
¿Con quién te gusta más estar en contacto?
¿Con quién te gusta menos comunicarte? >
¿Siempre te comunicas felizmente con la mayoría de las personas?
¿Sientes a menudo que tu significado no está claro?
¿A menudo malinterpretas a los demás y te das cuenta después del hecho? ¿Crees que estás equivocado? ¿Tienes contacto con tus amigos?
¿A menudo te da pereza escribir o llamar a la gente?
¿Sea objetivo? Responder cuidadosamente a las preguntas anteriores le ayudará a comprender en qué circunstancias se comunica mejor y con quién. y en qué circunstancias es necesario mejorar tu comunicación.
(3) Evalúa tu propio estilo de comunicación.
En este paso me planteo principalmente las siguientes tres preguntas:
¿Sueles comunicarte con los demás de forma proactiva o pasiva?
¿Estás concentrado al expresar tus intenciones?
Las situaciones de comunicación de los comunicadores activos y de los comunicadores pasivos suelen ser significativamente diferentes. Los comunicadores que tienen más probabilidades de establecer y mantener relaciones interpersonales extensas con los demás también tienen más probabilidades de tener éxito en la comunicación interpersonal.
Mantener un alto grado de atención durante la comunicación ayuda a comprender la psicología de la otra parte. estado, puede ajustar mejor su proceso de comunicación basándose en la retroalimentación. A nadie le gusta hablar con alguien que siempre está mirando a su alrededor y distraído.
Asegúrese de hacerse entender completamente al expresar sus intenciones. la información como palabras y acciones en la comunicación es insuficiente, no se expresará claramente si la cantidad de información es demasiado grande y hay demasiada redundancia, también causará malestar al destinatario de la información. El ejemplo más común es que accidentalmente pisaste los dedos de los pies de otra persona, ¿y qué? "Lo siento" es suficiente para expresar tu disculpa. Si continúas diciendo "Realmente no fue mi intención, alguien me apretó y de alguna manera perdí el equilibrio..." Este tipo de verbosidad es repugnante. Por tanto, la información completa y sin redundancias es la mejor forma de comunicarse.
(4) Desarrolla e implementa un plan de comunicación
A través de los primeros pasos, definitivamente podrás descubrir dónde tienes deficiencias y determinar dónde enfocarte en las mejoras.
Por ejemplo, si el alcance de la comunicación es limitado, es necesario ampliar el alcance de la comunicación; si descuida el contacto con amigos, debe escribir cartas y hacer llamadas telefónicas; si no es lo suficientemente proactivo en la comunicación, debe tomar medidas; la iniciativa de comunicarse con los demás, etc. Conviértalos en un plan de comunicación paso a paso y luego ponga su plan en acción y reflejelo en pequeñas cosas específicas de la vida. Por ejemplo, si cree que su rango de comunicación es limitado y no es lo suficientemente proactivo, puede configurarlo para saludar a dos extraños cada semana, como preguntar direcciones y charlar sobre el clima. No seas tímido, nadie se burlará de tu iniciativa, al contrario, ¡puede que aprecien tu valentía!
A la hora de formular y ejecutar planes, debemos prestar atención al principio de progreso gradual y ordenado, es decir, no debemos exigirnos excesivamente a nosotros mismos, para no dejar de alcanzar nuestros objetivos y amortiguar nuestros entusiasmo. Después de que las pequeñas exigencias se realicen y consoliden, uno mismo se impondrá exigencias mayores.
(5) Supervisar el plan
Este paso es crucial. Una vez que la supervisión es inadecuada, el éxito puede ser insuficiente. Lo mejor es controlarse a sí mismo, utilizando diarios y gráficos para registrar su desarrollo y evaluar y analizar sus sentimientos.
Cuando completas un plan, como saludar al sexo opuesto que has tenido miedo de decir, puedes recompensarte con una deliciosa comida o ver una película para relajarte. Esto ayudará a consolidar los resultados graduales. Si no completa el plan, debe tomar algunas medidas punitivas, como hacer flexiones o realizar algún trabajo físico que le resulte demasiado vago.
En resumen, la implementación del plan requiere confianza y la creencia de que se puede tener éxito. Recuerda: Lo que una persona puede hacer es mucho más de lo que ha hecho y cree que puede hacer.