Cómo identificar las necesidades, los objetivos y los riesgos del proyecto
La identificación de riesgos del proyecto es un trabajo de gestión de riesgos del proyecto durante todo el proceso de implementación del proyecto. No es un evento único, sino que debe ocurrir periódicamente durante todo el proyecto. La identificación de riesgos incluye la identificación de riesgos internos y externos. Los riesgos inherentes se refieren a riesgos que el equipo del proyecto puede controlar e influir, como nombramientos y destituciones de personal, estimaciones de costos, etc. Los riesgos externos se refieren a riesgos que escapan al control y la influencia del grupo de trabajo del proyecto, como cambios en el mercado o acciones gubernamentales. Estrictamente hablando, el riesgo sólo se refiere a la posibilidad de causar trauma y pérdida, pero para los proyectos, la identificación del riesgo también implica la selección de oportunidades (costos positivos) y factores y amenazas negativos (consecuencias negativas). Cualquier fuente de información que pueda identificar problemas potenciales se puede utilizar para la identificación de riesgos. Existen fuentes de información subjetiva y objetiva. Las fuentes de información objetiva incluyen experiencia documentada en proyectos anteriores y documentos que representan el progreso del proyecto actual, como documentos de ingeniería, análisis de planes, análisis de requisitos, evaluación del desempeño técnico, etc. Las fuentes de información subjetiva se basan en el juicio empírico de expertos experimentados.
Este es el objetivo principal de la identificación de riesgos del proyecto. Porque sólo determinando primero los riesgos que pueden surgir se podrá analizar más a fondo la naturaleza y las consecuencias de estos proyectos. Por lo tanto, en el trabajo de identificación de riesgos del proyecto, primero debemos analizar exhaustivamente varios factores que influyen en el proyecto, identificar posibles riesgos y resumirlos en una lista de riesgos del proyecto.
Identificar las principales fuentes de riesgos
Solo aclarando los principales factores que influyen en cada riesgo del proyecto podemos comprender el desarrollo y cambiar los patrones de los riesgos del proyecto, medir la posibilidad y las consecuencias del proyecto. riesgos, y luego Abordar y controlar los riesgos del proyecto.
Anticipar las posibles consecuencias de los riesgos.
El propósito fundamental de la identificación de riesgos del proyecto es reducir y eliminar las posibles consecuencias adversas de los riesgos del proyecto. Después de identificar los riesgos del proyecto y las principales fuentes de riesgos del proyecto, es necesario analizar exhaustivamente las posibles consecuencias y la gravedad de los riesgos del proyecto. Por supuesto, el análisis de identificación en esta etapa es principalmente un análisis cualitativo.
El alcance, tipo y gravedad de los riesgos a menudo se exageran fácilmente o se reducen subjetivamente, provocando desviaciones en la evaluación, análisis y manejo de riesgos del proyecto, provocando pérdidas innecesarias. Existen muchos métodos para la identificación de riesgos de un proyecto, y cualquier método que ayude a descubrir información sobre riesgos puede utilizarse como herramienta para la identificación de riesgos. Los siguientes son algunos métodos comunes:
Métodos basados en fuentes de información subjetiva
(1) La lluvia de ideas, también conocida como pensamiento colectivo, utiliza el pensamiento creativo de expertos para obtener información futura. método de predicción e identificación. Este método fue iniciado por el estadounidense Osborne en 1939 y se ha utilizado ampliamente desde la década de 1950. La lluvia de ideas suele realizarse en un grupo de expertos. Sobre la base de la "estructura macrointeligente", los expertos pueden obtener información futura a través de reuniones de expertos y dar rienda suelta a su pensamiento creativo. Esto requiere que la persona que preside la reunión de expertos pueda despertar la "inspiración" pensante de los expertos en su discurso al comienzo de la reunión, de modo que los expertos sientan la urgente necesidad de responder a las preguntas planteadas en la reunión. A través del intercambio de información y la inspiración mutua entre expertos, se induce a los expertos a producir "choques de pensamiento", complementando así las ventajas de cada uno y produciendo un "efecto combinado" para obtener más información futura, haciendo que los resultados de predicción e identificación sean más precisos. La lluvia de ideas comenzó a atraer gente en China a finales de los años 1970 y fue ampliamente valorada y adoptada.
(2) El método Delphi, también conocido como método de encuesta de expertos, fue propuesto por la Corporación RAND a principios de la década de 1950 cuando estudiaba el riesgo de un ataque nuclear contra Estados Unidos por parte de la antigua Unión Soviética. Union, y rápidamente se hizo popular en todo el mundo. Este es un método que se basa en la intuición experta para identificar riesgos. Ahora este método se ha aplicado en los campos económico, social, de ingeniería y otros. El proceso de identificación de riesgos del proyecto utilizando el método Delphi consiste en que el equipo de riesgos del proyecto selecciona expertos en campos relacionados con el proyecto y establece contacto directo con un número apropiado de estos expertos, recopila opiniones de expertos a través de cartas, consultas, etc., y luego las clasifica de manera integral. y luego, de forma anónima, da su opinión a los expertos a los que se les vuelve a pedir consejo. De esta forma, luego de cuatro o cinco rondas de iteración, las opiniones de los expertos convergieron gradualmente, lo que sirvió de base para la identificación final. Este método se introdujo en China en la década de 1970 y se ha aplicado en muchas actividades de gestión de proyectos y ha logrado resultados satisfactorios.
(3) El análisis de escenarios fue propuesto por Pierr Wark, investigador de la American SLR Company en 1972. Basado en la diversidad de tendencias de desarrollo, diseña una variedad de posibles perspectivas futuras a través del análisis sistemático de problemas relacionados dentro y fuera del sistema, y luego describe las tendencias de desarrollo del sistema de principio a fin de una manera similar a escribir un guión de película. . Cuando un proyecto dura mucho tiempo, a menudo es necesario considerar el impacto de diversos factores técnicos, económicos y sociales. El análisis de escenarios puede usarse para predecir e identificar sus factores de riesgo clave y sus niveles de impacto. El análisis de escenarios es particularmente útil en las siguientes situaciones: recordar a los tomadores de decisiones los riesgos o consecuencias de la crisis que una determinada medida o política puede causar; recomendar el alcance de los riesgos que deben monitorearse estudiando el impacto de algunos factores clave en procesos futuros; riesgos para las personas. El análisis de escenarios es una técnica sistemática adecuada para la predicción e identificación de riesgos de proyectos multivariables. Bajo el supuesto de que pueden ocurrir factores de influencia clave, se construyen múltiples escenarios para proponer varios resultados futuros posibles, de modo que se puedan tomar las medidas correspondientes para cortar los problemas de raíz.
El análisis de escenarios se ha utilizado ampliamente en el extranjero desde mediados de la década de 1970 y ha producido métodos de aplicación específicos, como el método de expansión de objetivos, el método de llenado de brechas y el método de análisis futuro. Algunas grandes empresas multinacionales han adoptado el análisis de escenarios en la predicción de riesgos y la identificación de algunos proyectos grandes. Debido al complejo proceso operativo, actualmente existen muy pocas aplicaciones específicas de este método en China.
Métodos a partir de fuentes de información objetiva
(1) Método de lista de verificación. La lista de verificación generalmente enumera los eventos y fuentes de riesgo experimentados en una lista de verificación basada en factores de riesgo como el entorno del proyecto, los datos técnicos o del producto, las habilidades o deficiencias de los miembros del equipo, etc. El contenido de la lista de verificación puede incluir: razones del éxito o fracaso de proyectos anteriores; alcance, costo, calidad, cronograma, adquisiciones y contratos, recursos humanos y comunicación, etc. ;Descripción de los productos o servicios del proyecto; habilidades de los miembros de gestión del proyecto, recursos disponibles para el proyecto, etc. Es relativamente sencillo para un director de proyecto asociar los riesgos potenciales de un proyecto con una lista de verificación. Este enfoque puede revelar un riesgo absoluto menor que otros enfoques, pero puede identificar algunos riesgos que otros enfoques no pueden identificar.
(2) Método del diagrama de flujo. El método del diagrama de flujo debe establecer primero el diagrama de flujo general y los subdiagramas de un proyecto de ingeniería. Los subdiagramas deben mostrar todas las actividades de la implementación del proyecto. Los diagramas de flujo pueden representarse mediante diagramas de red o WBS. Puede describir de manera uniforme los pasos de trabajo del proyecto; mostrar los enlaces clave del proyecto; comparar el proceso real con la situación imaginada y es muy conveniente verificar el progreso del trabajo; Este es un enfoque estructurado muy útil que puede ayudar a analizar y comprender los aspectos específicos de los riesgos del proyecto y los riesgos entre varios aspectos. Los resultados de la identificación de riesgos del proyecto completados por este método pueden proporcionar una base para el control de riesgos en la implementación del proyecto.
(3) Método de los estados financieros. Al analizar los balances, los estados comerciales y los registros financieros, los gerentes de riesgos de proyectos pueden identificar todos los riesgos de pérdida personales, de propiedad y de responsabilidad actuales para una empresa o proyecto. Al vincular estas declaraciones con pronósticos financieros y presupuestos, los administradores de riesgos pueden descubrir riesgos futuros. Esto se debe a que las actividades comerciales de un proyecto o empresa implican financiación o el proyecto en sí, que es la consideración más importante en la gestión de riesgos.