En lo que respecta a las empresas ordinarias, ¿cómo se clasifican los expedientes?
La organización de archivos es el proceso de clasificar, combinar, ordenar y catalogar archivos dispersos y organizados aún más para formar un sistema ordenado.
La organización de archivos es una parte relativamente independiente de la gestión de archivos empresariales. Su estructura de sistema y mecanismo operativo tienen ciertas características: por un lado, en términos de la generación y el proceso completo de cada complejo de archivos completo, la organización de archivos. es un sistema orgánico compuesto por varios enlaces (elementos) internos que pueden descomponerse e interconectarse, por otro lado, en lo que respecta a una empresa de gestión de archivos específica, debido al entorno y las condiciones específicas de los archivos, los proyectos de trabajo de organización son; diferente de. Los contenidos principales del trabajo de organización de archivos incluyen: distinguir todo el clan, clasificar los archivos dentro de todo el clan, compilar unidades de almacenamiento (generalmente archivos), organizar archivos y preparar catálogos de archivos.
En primer lugar, distinguir todo el clan
Los archivos corporativos son formados y acumulados por una empresa específica en el proceso histórico de producción, operación y otras actividades. Son un sistema orgánico indivisible compuesto por varios registros originales y sus componentes incluyen diversas categorías y diversas formas de materiales de archivo de una empresa específica. Para determinar si los archivos de una empresa constituyen un clan completo, se trata principalmente de estudiar si tiene un cierto grado de independencia en la administración, las finanzas y los recursos humanos organizativos. En otras palabras, deben cumplirse las siguientes condiciones:
(1) La institución puede ejercer independientemente sus poderes y escribir de forma independiente en su propio nombre.
(2) La organización es una organización de reunión de presupuesto o una organización de contabilidad económica independiente y puede preparar su propio presupuesto o plan financiero.
(3) La organización tiene una agencia de gestión de recursos humanos o personal y tiene ciertos derechos de nombramiento y remoción de recursos humanos.
Algunas instituciones de registro no cumplen plenamente estas tres condiciones, la más básica de las cuales es la primera condición. Por lo tanto, debemos tomar esto como núcleo, partir de la realidad, analizar en detalle los problemas específicos y utilizar sus condiciones constitutivas de manera flexible y dialéctica.
La clave para determinar a qué fondo pertenecen los archivos es determinar la institución de archivo, es decir, la empresa o individuo que formó los fondos de archivos. El concepto que es necesario aclarar es que la composición de todo el clan incluye archivos de diversas formas y orígenes en las instituciones de archivo. Es necesario tener una comprensión precisa de los productores de archivos y no equipararlos con los autores de archivos. Para ello, primero debemos dominar los tipos básicos de archivos en toda la composición del clan. La composición de todo el clan no es más que tres categorías: documentos internos, documentos emitidos (depósitos, manuscritos) y documentos recibidos. Principalmente debemos partir de estos tres aspectos para conocer a sus respectivos creadores. El autor de los documentos internos de la institución archivadora y de los documentos publicados es el creador del documento. Mientras se encuentre al autor del documento, se identificará a todo el clan. El destinatario real de un documento recibido por una agencia de archivo es el creador del documento, no el autor del documento. Siempre que se encuentre el destinatario real de la carta, también se determinará toda la colección a la que pertenece.
En segundo lugar, la clasificación de archivos en todo el clan
Para las empresas, la clasificación de archivos empresariales se refiere a los unificados. Según los principios y requisitos, se utilizan métodos científicos y aplicables para clasificar los archivos empresariales, de modo que todos los archivos empresariales se conviertan en un sistema de almacenamiento sistemático, subordinado y paralelo. La clasificación es el contenido central de la organización de archivos corporativos y el medio básico de gestión de archivos corporativos. Incluyendo contenidos específicos como seleccionar métodos de clasificación, formular planes de clasificación, clasificar materiales de archivo (clasificación de documentos) y organizar expedientes de casos.
Específicamente, el método de clasificación de archivos empresariales incluye principalmente la selección de estándares de clasificación, la combinación de estándares de clasificación y la determinación de niveles de clasificación.
1. Selección de estándares de clasificación de archivos corporativos
Los estándares de clasificación a veces se denominan directamente "métodos de clasificación". Debido a la complejidad de los archivos corporativos, existen muchos criterios de clasificación.
(1) Estándar de clasificación funcional, es decir, la clasificación de archivos empresariales se basa en la división de funciones de gestión reflejadas en el contenido del archivo. Es una parte importante de los "Principios de clasificación de archivos empresariales", por lo que todos los tipos de empresas aplican estándares de clasificación funcional para establecer categorías de primer nivel en la clasificación de archivos.
(2) El estándar de clasificación de problemas es clasificar los archivos empresariales según la naturaleza de los problemas reflejados en el contenido del archivo. Es útil para la gestión científica de archivos corporativos y el desarrollo y utilización de recursos de información de archivos corporativos.
(3) Estándares de clasificación organizacional, es decir, las organizaciones establecidas dentro de la empresa clasifican las categorías de archivos empresariales. Puede reflejar objetivamente la apariencia histórica de las actividades laborales de varias organizaciones dentro de la empresa y mantener la integridad de los materiales de archivo formados por la misma organización dentro de la empresa.
(4) Norma de clasificación anual, es decir, clasificar los expedientes corporativos según la etapa temporal de formación o procesamiento del documento. Puede reflejar el desarrollo y los cambios de la gestión empresarial y es fácil de dominar y operar.
(5) Estándar de clasificación de modelos, es decir, la categoría de los archivos de productos o archivos de equipos de una empresa se clasifica según el tipo y modelo del producto o equipo. Los materiales de archivo del mismo modelo de producto o equipo se pueden recopilar para reflejar la imagen general de un determinado modelo de producto o equipo y su afiliación a la estructura interna, a fin de facilitar el uso completo de los archivos relevantes por modelo.
(6) Estándar de clasificación de materias, es decir, las categorías de los archivos de investigación científica corporativa se clasifican según temas de investigación independientes. Puede reunir completamente materiales de archivo del mismo tema de investigación, reflejar de manera integral y sistemática todas las actividades y procesos históricos de un tema de investigación y facilitar la búsqueda y utilización de archivos relevantes por tema.
(7) Estándares de clasificación de proyectos de ingeniería, es decir, las categorías de archivos de infraestructura corporativa se clasifican según proyectos de infraestructura independientes. Puede reflejar la imagen general de un proyecto y es muy conveniente buscar y utilizar archivos relacionados según el proyecto.
(8) Norma de clasificación de carácter profesional, es decir, clasificar los archivos corporativos según el carácter profesional involucrado y reflejado en el contenido del archivo. Es de naturaleza profesional facilitar que las empresas encuentren y utilicen archivos relevantes.
(9) Estándar de clasificación de la forma de los archivos, es decir, clasificados según la forma, nombre y soporte de producción de los archivos corporativos. Reúne materiales de archivo con el mismo nombre, forma y soporte.
2. Combinación de estándares de clasificación de archivos corporativos
Cuando la clasificación de archivos corporativos tiene dos o más niveles, es necesario utilizar una combinación de estándares de clasificación para clasificar los archivos. , la aplicación de estas normas de clasificación es secuencial. Cuando se adopta por primera vez un estándar de clasificación, los materiales de archivo de la empresa inevitablemente se concentrarán de acuerdo con este estándar. Por lo tanto, la combinación de estándares de clasificación de archivos corporativos tiene como objetivo en realidad resolver el problema de qué estándares de clasificación utilizar para recopilar materiales de archivos corporativos, qué tipo de sistema de clasificación de archivos corporativos formar y qué tipo de métodos de recuperación proporcionar archivos corporativos.
El método específico para combinar estándares de clasificación de archivos empresariales es el siguiente:
(1) Método para establecer la categoría de primer nivel de archivos empresariales. La categoría de primer nivel es el primer nivel de clasificación de archivos empresariales. Según las "Reglas de prueba para la clasificación de archivos de empresas industriales", existen nueve categorías de primer nivel para la clasificación de archivos de empresas industriales: gestión administrativa, gestión empresarial, gestión de tecnología de producción, productos, investigación científica y tecnológica, construcción de capital, equipos e instrumentos, archivos contables y archivos del personal directivo. Pero esto no es absoluto y las empresas pueden hacer algunos ajustes en función de las condiciones reales. Por ejemplo, algunas empresas muy grandes o empresas industriales con procedimientos de producción especiales, como las empresas metalúrgicas, pueden agregar apropiadamente categorías relevantes de primer nivel según las particularidades de sus respectivos archivos, mientras que algunas empresas más pequeñas pueden agregar categorías relevantes de primer nivel según las particularidades de sus respectivos archivos; la naturaleza, el contenido y los archivos de la empresa, reducir o fusionar categorías relevantes de primer nivel para algunas empresas no productivas, como empresas comerciales, empresas financieras, etc., también se pueden agregar categorías relevantes de primer nivel; sus circunstancias especiales.
(2) Cómo configurar la segunda categoría e inferiores de archivos corporativos. La configuración de las categorías de segundo nivel e inferiores de archivos corporativos, al igual que las categorías de primer nivel, debe basarse en la división del trabajo en las funciones de gestión corporativa.
3. Determinar el nivel de confidencialidad de los archivos empresariales
El nivel de confidencialidad de los archivos empresariales debe determinarse en función de muchos factores, como la naturaleza de la empresa, el tipo y la cantidad de archivos. , y no existe un modelo absoluto.
(1) Métodos para determinar los niveles de clasificación de diferentes archivos empresariales. Las empresas más pequeñas tienen una administración simple, un contenido de trabajo sencillo y menos archivos. Por lo tanto, al clasificar, el nivel de clasificación se puede simplificar adecuadamente de acuerdo con las necesidades reales de la empresa y solo se puede establecer un nivel cuando sea necesario. Por el contrario, en las grandes empresas, el nivel de confidencialidad de los expedientes suele ser de tres o incluso cuatro.
(2) Métodos para determinar los niveles de confidencialidad de diferentes tipos de documentos dentro de una misma empresa. Este enfoque viene dictado por la naturaleza y las tareas del trabajo y el número y tamaño de los archivos. Por ejemplo, los archivos de gestión de las empresas comerciales reflejan las funciones básicas de dichas empresas. El trabajo es complejo y la cantidad de archivos es grande. Es posible que sea necesario dividirlos en tres niveles o más. Sin embargo, los archivos de equipo son solo funciones auxiliares. de la empresa, por lo que dos niveles son suficientes.
3. Unidad de preparación y almacenamiento (archivo)
El expediente se elabora en base a una temática determinada, características internas y características externas, y es una combinación de varios documentos estrechamente relacionados. No es sólo la unidad de almacenamiento de archivos, sino también una de las unidades básicas para las estadísticas de cantidad de archivos y la recuperación general. También es la unidad básica de todo el clan. En la actualidad, el trabajo de archivo de documentos de la empresa se lleva a cabo en el departamento administrativo y el departamento comercial, pero el departamento de archivos debe brindar asistencia y orientación en el trabajo de archivo.
4. Organización de archivos
Se refiere a determinar el orden y la ubicación de almacenamiento de cada tipo de archivos según un método determinado, y mantener la conexión entre archivos. Hay muchas formas de concertar:
(1) Organizar según los contactos laborales reflejados en el expediente del caso.
(2) Disponer según determinadas cuestiones reflejadas en el contenido del expediente.
(3) Muestra la fecha (hora) de inicio y finalización del archivo.
(4) Según el autor del documento, la unidad de envío y recepción y la región involucrada en el contenido del documento.
(5)Archivos de personal, supervisión, cartas y visitas, etc. También se puede ordenar según los trazos del apellido, el orden alfabético pinyin chino o los números de cuatro esquinas.
Los dos primeros métodos son los más utilizados y los mejores. Los métodos anteriores se pueden utilizar individualmente, pero en la práctica suelen utilizarse en combinación. Entre ellos, el primer, segundo y cuarto tipo se utilizan a menudo en combinación con el grado de importancia. La disposición de varios archivos dentro de todo el clan puede ser consistente o inconsistente. La organización de archivos en una clase solo se puede completar en un nivel mediante un método y luego combinarse con otros métodos a su vez. Es imposible organizar archivos en paralelo mediante varios métodos al mismo tiempo. Al organizar los documentos, se deben distinguir todos los casos de diferentes tipos y diferentes períodos de conservación.
5. Preparación del directorio de archivos
El directorio de archivos es la lista de archivos, que es una lista de los contenidos y componentes del archivo y está organizada en un orden determinado.
El principio de establecer un catálogo de archivos es que debe compilarse de acuerdo con todo el clan. Cada clan puede compilar uno o varios catálogos de archivos. Por lo tanto, existen básicamente dos tipos de catálogos de archivo: un catálogo completo compilado por todo el clan y un catálogo en volumen compilado por varias categorías de todo el clan;
Según las características de su categoría, los métodos de elaboración del catálogo se pueden dividir en las siguientes categorías:
(1) Clasificación y elaboración según la categoría de todo el documento.
(2)Basado en el período de almacenamiento.
(3) Combinar el esquema de clasificación según el periodo de almacenamiento. Este método se puede dividir en dos formas: se compilan uno o varios catálogos de documentos de acuerdo con los diferentes períodos de conservación de los documentos en todo el clan; se compilan uno o varios catálogos de expedientes de acuerdo con la clasificación de todo el caso.
(4) Según el nivel de confidencialidad del documento.
En términos generales, la cantidad de libros y archivos en el directorio de archivo no debe ser demasiado grande y la cantidad de archivos debe controlarse dentro de 1000.