Cómo gestionar documentos de manera eficiente
Primero, agregue comentarios a los documentos PDF
Con la nueva versión de Adobe Reader o Foxit Reader, puede agregar comentarios a los documentos PDF. Tomando Adobe Reader como ejemplo, haga clic en los íconos de herramientas amarillos "Agregar comentario" y "Resaltar texto" en la barra de herramientas. En la imagen a continuación, primero resalte un fragmento de texto, luego haga clic derecho en el texto resaltado con un fondo amarillo y seleccione "Abrir anotación emergente" en el menú contextual para agregar texto de anotación. Esta función le ayuda a dejar notas mientras lee documentos, que pueden rastrearse y organizarse fácilmente en el futuro. En el siguiente ejemplo, agregué definiciones chinas al título y al resumen del documento, respectivamente. Cuando haya completado todas las anotaciones, presione el botón Guardar en la barra de herramientas para guardarlas junto con todas las anotaciones en el documento PDF original.
En segundo lugar, utilice mapas mentales para organizar documentos.
1. Construya un gráfico de estructura de documentos.
Los mapas mentales son una herramienta para el pensamiento de imágenes y un método auxiliar para su uso. pensamiento de imagen significa una herramienta para expresar pensamientos. El uso de una palabra clave o idea central conduce a la construcción visual y clasificación de ideas; utiliza una palabra clave o idea central para conectar todas las palabras, ideas, tareas u otros elementos relacionados en una línea radial, expresados de diferentes maneras, ideas humanas como; como citación, visualización, sistemas de construcción, clasificación, etc., se utilizan ampliamente en la investigación, organización, resolución de problemas y formulación de políticas. Los mapas mentales tienen un tema central e íconos de subtemas que se extienden a lo largo de él. Al igual que un árbol, su estructura visual hace que el aprendizaje sea más eficiente para muchas personas.
Este artículo presenta Docear (pronunciación oficial: oreja de perro), una herramienta de mapas mentales especialmente diseñada para investigadores. Su predecesor fue SciPlore MindMapping. Docear es un software de código abierto y se puede descargar de forma gratuita. Es compatible con Windows, Linux y Mac OS para gestionar documentos visualmente de forma gráfica. Consulte la página del manual del usuario para obtener instrucciones de funcionamiento detalladas del software. Docear puede monitorear carpetas en busca de archivos nuevos. Con esta función, podemos enumerar todos los archivos PDF en el mapa mental. Cada vez que se descubre un nuevo PDF en Internet y se almacena en su disco duro, se muestra inmediatamente en el mapa mental existente.
Una vez completada la instalación, seleccione el elemento "Nuevo" en el menú "Archivo" para comenzar a crear un nuevo mapa mental. Haga clic en "Nuevo mapa mental" en el centro de la pantalla, seleccione "Monitor" - "Agregar carpeta de monitoreo" en el menú contextual del mouse y aparecerá la ventana "Guardar mapa". Después de configurar el nombre del archivo para el nuevo mapa mental y guardarlo, aparecerá el cuadro de diálogo "Seleccione un directorio que contenga archivos PDF" y podrá seleccionar una carpeta para almacenar el documento. La siguiente imagen muestra el mapa mental plegado (Alt Page Up) hasta la última rama, que corresponde directamente al nombre de mi subcarpeta.
Después de expandir todos los nodos (Alt Page Down), la imagen se mostrará como un gráfico grande. Como se puede ver en la figura siguiente, los nodos de segundo nivel corresponden al nombre del archivo del documento, mientras que los nodos de tercer nivel tienen diferentes estructuras internas (título, autor, párrafo, título, etc.) de algunos documentos PDF debido a diferentes estructuras de documentos PDF. ) también se puede ampliar. Tenga en cuenta que la parte china en la imagen a continuación son las notas en PDF que agregué arriba, lo que significa que todas las notas importantes que agregamos en el documento PDF al leer la literatura se pueden incluir en el mapa mental generado por Docear.
2. Reorganiza la estructura organizativa de la literatura
Haz clic en "Nuevo mapa mental" en el centro del mapa, presiona la tecla "Insertar" en el teclado e inserta un nuevo nodo. . En este ejemplo, el nuevo nodo se denomina "Alerta" y luego los documentos originalmente ubicados en otros nodos se mueven al nodo "Alerta" recién creado mediante las funciones de cortar, copiar, pegar y otras del menú contextual.
A través de esta operación, los investigadores pueden restablecer libremente la estructura organizativa del documento, y el mismo documento puede aparecer en dos nodos con diferentes métodos organizativos (o temas). Por ejemplo, podemos organizar nuestra propia estructura de documentos clasificando el contenido, tipo, importancia, leídos y no leídos del documento, lo que tiene ventajas incomparables respecto a la forma de organizar documentos en carpetas.
3. Otras funciones
Si agregas nuevas anotaciones a la lectura de la literatura, también puedes importarlas al mapa mental existente. Haga clic en el nodo correspondiente al documento en el mapa y seleccione "PDF" - "Importar nueva anotación" en el menú contextual para completar la operación.
Seleccione "Comentarios en el cuadro de diálogo Editar" en el menú contextual del nodo del documento para agregar comentarios al documento en la pequeña ventana que aparece. Los comentarios sólo se guardan en el mapa mental y no en el documento PDF, y los comentarios agregados tienen un efecto de desplazamiento sobre el mapa mental.
En tercer lugar, obtenga información de citas bibliográficas
Al escribir un artículo o una solicitud de proyecto, debe indicar la fuente de la literatura citada. Puede resultar frustrante si no realiza bien la indexación en su trabajo diario. El método presentado en este artículo es obtener y organizar automáticamente la información de citas de documentos mientras se recuperan los documentos descargados. Zotero es un software gratuito basado en el navegador Firefox. Como complemento de Firefox, ayuda a obtener automáticamente información sobre el autor, el resumen, la revista, la conferencia, el volumen, la página, la fecha y otra información al buscar documentos en línea. Zotero admite todas las bases de datos de literatura en línea de la lista. Además, la información sobre libros se puede obtener directamente en Amazon. Esta página enumera los puntos clave del funcionamiento de Zotero en forma de videoclips para ayudar a los usuarios a comprender rápidamente los puntos clave de su funcionamiento.
1. Instalación del software
Primero, debes descargar e instalar Firefox, ¡mi navegador web favorito! Una vez completado, ejecute Firefox, ingrese la dirección de descarga de Zotero en la barra de direcciones de Firefox, haga clic en "Zotero 3.0.3 para Firefox" en la página que se abre y Firefox realizará automáticamente el proceso de instalación. El icono de Zotero aparecerá en la esquina inferior derecha de Firefox después de la instalación.
2. Uso del software
Utilice Firefox para abrir la página de recuperación de documentos, como se muestra en la figura siguiente, que es IEEE Xplore. El trabajo de recuperación es el mismo que el funcionamiento general. Filtre los artículos de interés por palabra clave y luego abra la página de detalles del documento de destino para descargar el documento PDF. Tenga en cuenta que aparecerá un pequeño icono blanco similar a la entrada de un documento en el lado derecho de la barra de direcciones del navegador, como se muestra en la figura siguiente, ubicado en el centro de la estructura alámbrica roja y a la izquierda del pequeño icono de paraguas verde. Mueva el mouse sobre este pequeño ícono blanco y aparecerá el mensaje "Guardar en Zotero".
Haga clic en este icono blanco y, después de un momento, aparecerá un cuadro de diálogo "Guardar entrada..." en la esquina inferior derecha del navegador. Esto significa que se guarda la información relevante de este documento, incluido el resumen. , ha sido recogido en Zotero. Haga clic en el icono "Zotero" en la esquina inferior derecha del navegador Firefox y se abrirá la ventana de Zotero en la parte inferior del navegador, que enumera todos los elementos de información bibliográfica recopilados.
Como alternativa, puedes optar por descargar e instalar la versión independiente de Zotero, en cuyo caso Zotero se ejecutará independientemente de Firefox.
3. Exportar citas literarias
Esta es la mejor parte de Zotero. Utilice Ctrl + botón izquierdo del ratón para seleccionar varios documentos a exportar en la lista de la ventana principal de Zotero y seleccione "Generar directorio de documentos a partir de elementos seleccionados..." en el menú contextual. Aparecerá una pequeña ventana. Seleccione "IEEE" en el estilo de cita y "Copiar al portapapeles" en el formato de salida. ¿Cómo corresponder con "OK"? En este momento, copiamos el contenido del portapapeles a cualquier trabajo de edición de texto, incluido el Bloc de notas y Word. Después de una pequeña clasificación, podemos obtener información de citas de documentos estándar que cumple con los estándares de publicación IEEE.
4. Inadecuación
En la actualidad, Zotero no tiene un buen soporte para las bases de datos de literatura china nacionales, un soporte incompleto para la "Infraestructura Nacional de Conocimiento de China" y existe un problema de datos faltantes. .
Lo que es molesto es que "VIP" en sí no es compatible con Firefox, por lo que todo Zotero está fuera de discusión.
Cuarto, Zotero coopera con Docear
Importar la información del documento obtenida por Zotero a Docear, de modo que la información básica del documento se convierta en el atributo del nodo de documento en Docear, de modo que los investigadores solo necesitan Al abrir el mapa mental del documento, puede obtener información completa sobre el documento, incluido un resumen.
Primero, seleccione la lista de documentos que desea exportar a Docear en la ventana principal de Zotero, luego seleccione Archivo - Exportar biblioteca… para abrir la ventana Exportar…. Seleccione "BibTeX" en el cuadro desplegable de formato, marque "Exportar notas" y después de "Aceptar", debe ingresar la ruta para guardar el archivo BibTeX exportado. En este momento, se recomienda establecer la ruta en "Ruta de usuario \ Docear _ Workspace \ _ Data \ Profiles \ Default" (esta ruta es el directorio de datos configurado cuando el usuario instala Docear), y el nombre del archivo guardado es docear. bib En este momento, en el lado derecho de docear, la ventana "Referencia" mostrará "Archivo 'doc ear. 'Bib' ha sido modificado externamente". Haga clic en el botón "Auditar modificación" y haga clic en "Aceptar" en la ventana emergente. ventana emergente para completar la importación de información relacionada con la literatura.
Arrastre la información del documento en la ventana "Referencia" en el lado derecho de Docear al nodo del documento correspondiente en el mapa mental para lograr la asociación (como se muestra en la figura siguiente). La información relacionada con el documento existe como propiedades del nodo del documento y va seguida de todas las operaciones de cortar, copiar y pegar en el documento.