Cómo organizar los documentos archivados de forma estandarizadaCapítulo 1 Principios generales de la Ley de Gestión de Archivos Empresariales Artículo 1 Con el fin de fortalecer aún más el trabajo de los archivos empresariales y servir mejor a las empresas para mejorar los beneficios económicos, de acuerdo con Aviso del Consejo de Estado sobre el fortalecimiento Estos reglamentos están formulados para cumplir con los requisitos de la gestión empresarial y mejorar el trabajo de los archivos. Artículo 2 Los archivos de empresa son la suma de todos los archivos formados por una empresa en el marco de diversas actividades. Su composición se basa en archivos científicos y tecnológicos, que incluyen planificación y estadísticas, ventas comerciales, suministro de materiales, gestión financiera, salarios laborales, educación y salud, trabajo de partido, gobierno, industria y liga, etc. Artículo 3 El trabajo de los archivos empresariales es parte integrante del trabajo básico de la gestión empresarial y es una tarea para salvaguardar los intereses económicos, los derechos e intereses legítimos y la verdadera apariencia histórica de la empresa. Artículo 4 El trabajo de los archivos empresariales debe respetar el principio de gestión centralizada y unificada. Capítulo 2 Formación y archivo de documentos y materiales Artículo 5 Las empresas formularán sistemas para la formación, acumulación, disposición y archivo de documentos y materiales de conformidad con las leyes y reglamentos nacionales y las disposiciones de los departamentos pertinentes. La operación de documentos y materiales debe seguir los procedimientos de planificación, producción (construcción), tecnología, gestión y otros trabajos (en adelante, actividades de producción) y procesamiento de documentos. Artículo 6 Documentos y materiales científicos y técnicos (incluidos microfilmes, fotografías, audio, vídeo y cintas informáticas, etc.). ) se forma en las actividades de producción (construcción) de la empresa y es acumulado, organizado y archivado por el responsable de la producción de pruebas de productos, proyectos de investigación científica y proyectos de ingeniería. Los documentos y materiales generados durante diversas tareas de gestión serán acumulados, organizados y archivados de acuerdo con el alcance del negocio por el personal designado de cada departamento funcional. Artículo 7 Los requisitos básicos para el archivo de documentos y materiales corporativos son 1. La documentación presentada debe estar completa. 2. Los documentos y materiales archivados deben reflejar con precisión el verdadero contenido y el proceso histórico de producción, investigación científica, construcción de infraestructura, operación y gestión de la empresa y otras actividades. 3. Los documentos y materiales archivados deberán estar organizados y cumplir con las normas de su formación. Artículo 8 Las empresas deben preparar el alcance de la presentación de documentos y materiales. El alcance de presentación del documento empresarial 1 incluye principalmente los siguientes aspectos: 1. Producción del producto. Hay dibujos y documentos técnicos del diseño, proceso y herramientas del producto, así como diversos documentos e información formados durante la inspección de la materia prima, el proceso de producción del producto y la programación de la producción. 2. Negocios y ventas. Existen diversos registros, documentos, contratos, convenios y otros documentos y materiales para la toma de decisiones comerciales corporativas y gestión de distribución, información económica de mercado, documentos y materiales formados en trabajos de publicidad y atención al cliente, etc. 3. Equipos e instrumentos. Existen planos y documentos técnicos de equipos e instrumentos, documentos técnicos e información durante el proceso de instalación, puesta en servicio y aceptación de equipos e instrumentos, registros de operación y mantenimiento de equipos e instrumentos, documentos e información sobre mejora, transformación y desguace de equipos, etc. 4. Gestión técnica. Diversos documentos y materiales formados en el trabajo de gestión como gestión de calidad, introducción de tecnología, transformación y estándares tecnológicos, medición, energía, protección ambiental, información científica y tecnológica, archivos científicos y tecnológicos, etc. 5. Estadísticas de planificación. Diversos planes, informes estadísticos y diversos documentos y materiales formados durante las actividades de gestión de planes y análisis estadístico. 6. Suministro de materiales. Diversos documentos e información formada en la adquisición, almacenamiento, suministro y gestión de herramientas de materiales y materias primas. 7. Salarios laborales. Diversos documentos y materiales formados en el trabajo de cuota de personal, cuota y asignación laboral, salarios laborales, protección laboral, etc. 8. Gestión financiera. Existen varios libros de cuentas, extractos, comprobantes y documentos en la gestión financiera. 9. Educación y formación. Existen documentos y materiales didácticos para la educación y formación técnica de cuadros y empleados. 10. Trabajo del partido, del gobierno y de los sindicatos. Hay diversos documentos y materiales para asuntos corporativos del partido, organización, publicidad, trabajo de personal y seguridad, trabajo administrativo corporativo, trabajo de la Liga de la Juventud Comunista y trabajo sindical. 11. La investigación científica y tecnológica y la construcción de ingeniería se llevarán a cabo de conformidad con las normas pertinentes. 12. Otros aspectos. Artículo 9 1. El tiempo de archivo para la producción de pruebas de productos, investigación científica, proyectos de infraestructura u otros proyectos técnicos una vez completada o terminada la tarea, los documentos y materiales que deben archivarse deben formar una unidad de almacenamiento y archivarse en el. departamento de archivos después de la revisión y aprobación por parte del líder del proyecto. 2. Los documentos y materiales generados durante los trabajos de gestión se archivarán en el primer semestre del segundo año. Los documentos y materiales que deban archivarse se organizarán en una unidad de almacenamiento previa revisión y aprobación por los responsables de cada departamento funcional. , serán archivados en el departamento de archivos. Artículo 10. Las empresas generalmente archivan una copia de todo tipo de documentos y materiales. Para los documentos y materiales más importantes y de uso común, el número de archivos debe aumentarse adecuadamente. Artículo 11 La formación, acumulación, organización y archivo de documentos y materiales de la empresa se incluirán en las actividades de producción, tecnología, operación y otros procedimientos de gestión incluidos en las actividades de producción, investigación científica, infraestructura y gestión incluidas en el plan de trabajo; de los departamentos relevantes de la empresa Alcance y responsabilidades laborales del personal relevante. Artículo 12 El departamento de archivos debe participar en la producción de prueba y finalización de productos empresariales, la evaluación de los resultados de la investigación científica y la aceptación final de los proyectos de infraestructura. Los documentos y la información están incompletos, son inexactos, no sistemáticos y no pueden identificarse ni aceptarse. Artículo 13 Los premios a la excelencia en ingeniería y productos empresariales y a los logros en investigación científica tendrán como contenido de evaluación la integridad, exactitud y sistematización de los documentos y materiales archivados. El departamento de archivos no declarará los resultados sin firmar el dictamen. Artículo 14 Una vez que lleguen los equipos e instrumentos importantes recién adquiridos por la empresa y los documentos y materiales para el proyecto importado, los departamentos profesionales pertinentes trabajarán con el departamento de archivos para inspeccionar y aceptar los documentos y materiales y archivarlos de manera oportuna. Artículo 15 Cuando los empleados de la empresa realizan visitas de negocios, estudian, inspeccionan y participan en diversas reuniones, los documentos y materiales recopilados deben archivarse oportunamente en el departamento de archivos de acuerdo con el alcance de archivo prescrito. Artículo 16 El departamento de archivos de la empresa orientará, supervisará e inspeccionará la formación, acumulación, disposición y archivo de los documentos y materiales de la empresa. Capítulo 3 Gestión de Archivos Artículo 17 Las empresas deben establecer y mejorar diversos sistemas de gestión de archivos, incorporarlos al sistema de responsabilidad económica de la empresa y formular métodos estrictos de evaluación, recompensa y castigo. Artículo 18 Clasificación de Archivos 1. De acuerdo con las regulaciones del estado y los departamentos pertinentes sobre la clasificación y numeración de archivos, se formulará el método de clasificación y numeración de los archivos empresariales.
2. Los números de clasificación deben seguir la formación de la documentación y ser fáciles de almacenar y utilizar. 3. La producción empresarial, la tecnología y otros documentos de gestión deben dividirse en producción, investigación científica, infraestructura, equipos y otras categorías según su contenido. 4. Los métodos de clasificación comúnmente utilizados son: (1) Clasificación por modelo de producto; (2) Clasificación por modelo de equipo; (3) Clasificación por tema de investigación científica; (5) Clasificación por naturaleza profesional; ) Clasificados por organización; (7) Clasificados por tiempo. Artículo 19 La herramienta 1 de recuperación de investigación de compilación y catalogación de archivos se utiliza para compilar e investigar el directorio general de archivos, el directorio de clasificación de archivos, el directorio de mapas base y el directorio de unidades de almacenamiento. 2. Prepare las herramientas de recuperación de archivos según sea necesario y realice la descripción del archivo. El método de descripción se implementará de acuerdo con la norma nacional GB3792.5-85 "Reglas para la descripción de archivos". Artículo 20 Almacenamiento de archivos 1. Los expedientes de recepción deben inspeccionarse y aceptarse cuidadosamente y deben completarse los procedimientos de entrega. 2. Debe haber gabinetes y estantes especiales para almacenar archivos. El método de almacenamiento de archivos debe ser científico y fácil de encontrar. 3. No se permite tomar prestado el mapa base excepto para modificarlo y secarlo. El mapa base revisado se almacena en la base de datos y sus modificaciones y adiciones se verifican cuidadosamente. Los mapas base deben almacenarse en forma plana. 4. Conservación de microfilmes, fotografías, cintas, etc. :(1) Las películas, fotografías y cintas deben almacenarse en cajas especiales selladas, carpetas de películas y álbumes de fotografías, y dispuestos en orden numérico en el armario de películas o en el armario contra incendios. Los microfilmes y las copias deben almacenarse por separado; (2) El almacén de películas debe estar ubicado en un lugar libre de gases nocivos y contaminación física como ozono, óxidos de nitrógeno, sulfuro de hidrógeno y dióxido de azufre. Los almacenes deben estar equipados con instalaciones de protección contra incendios y aire acondicionado, y la temperatura y la humedad deben cumplir requisitos específicos. 5. Limpiar y verificar periódicamente los documentos archivados para garantizar que las cuentas sean coherentes. Los documentos dañados o deteriorados deben repararse y copiarse rápidamente. Cuando los ficheros archivados sean cancelados por transferencia, invalidación, pérdida, etc. , es necesario averiguar los motivos y guardar la base. 6. Requisitos generales para los almacenes de archivos: (1) Los archivos deben almacenarse en un almacén exclusivo con un buen ambiente sanitario y contar con medidas de seguridad como antirrobo, prevención de incendios, protección contra la luz, a prueba de humedad, a prueba de polvo, a prueba de insectos. (2) La construcción de almacenes de archivos debe incluirse en el plan de construcción de capital de la empresa y el diseño del edificio de almacenes debe implementarse de acuerdo con el "Código de diseño arquitectónico para archivos". Artículo 21 Modificaciones y complementos de planos 1. Las modificaciones de planos archivados requerirán una notificación de modificación y complemento de plano aprobada por el responsable. 2. Cuando el contenido de la modificación es pequeño, puede cambiar la imagen directamente mediante "stick" o "scratch", o enviar una "notificación de cambio". Cuando se utiliza "kong" o "scrape", se debe marcar una "marca de modificación" en el lugar modificado. 3. Si hay demasiadas modificaciones, el dibujo debe reemplazarse y el dibujo original quedará invalidado. Los nuevos dibujos deben enumerarse en el catálogo de dibujos originales y se debe anotar el número del dibujo original que se reemplaza. Los dibujos no válidos deben marcarse con el número de los dibujos nuevos y conservarse por separado según sea necesario. 4. Si los dibujos de toda la unidad de almacenamiento no son válidos y se reemplazan por dibujos nuevos, se debe reprogramar la unidad de almacenamiento y se debe anotar el número de la unidad de almacenamiento original. Después de marcar la unidad de almacenamiento original con el nuevo número de unidad de almacenamiento, guárdela por separado según sea necesario. Artículo 22 Tasación de Archivo 1. Las empresas deben preparar cronogramas de períodos de retención de archivos de acuerdo con las regulaciones de los departamentos nacionales pertinentes. Los cronogramas de períodos de retención de archivos se dividen en tres tipos: permanente, a largo plazo y a corto plazo. Los principios básicos para determinar el período de almacenamiento son: (1) Los archivos con valor de uso a largo plazo para la empresa deben conservarse permanentemente (2) Los archivos con valor de uso a largo plazo para la empresa deben conservarse durante un período determinado; largo plazo o corto plazo respectivamente (3) Todos los archivos entre dos períodos de retención deben tener el período de retención más largo. 2. Los trabajos de tasación deberán organizar un equipo de tasación compuesto por directivos de empresa, técnicos profesionales y personal de archivos para tasar directamente los expedientes. Para cada tasación se deberá redactar un informe de tasación, se anotarán los dictámenes de tasación en el formulario de referencia de la unidad de almacenamiento, firmado por el líder del equipo, y se anotará la fecha de tasación. 3. El trabajo de evaluación debe realizarse periódicamente y la empresa determinará los detalles de acuerdo con las necesidades reales. 4. Cuando los archivos pasan la evaluación, el período de almacenamiento especificado debe ser exacto y la calidad de la unidad de almacenamiento debe cumplir con los estándares. Si durante la evaluación se determina que el expediente es inexacto o está incompleto, la empresa debe instruir de inmediato a los departamentos y al personal pertinentes para que lo modifiquen y complementen. 5. La destrucción de archivos debe controlarse estrictamente y realizarse con precaución antes de la destrucción, se debe realizar un inventario, se debe presentar un informe de destrucción, aprobado por el líder de la empresa y reportado a la agencia de gestión de archivos correspondiente para su archivo. Al destruir archivos, se deben hacer cumplir estrictamente las reglas de confidencialidad. Artículo 23 Estadísticas de archivos 1. La gestión de archivos empresariales debe establecer y mejorar el trabajo estadístico. Los datos estadísticos deben basarse en registros originales y deben ser precisos y fiables. 2. Las estadísticas de archivos incluyen principalmente estadísticas sobre la situación básica de la gestión de archivos, estadísticas sobre el número de archivos, estadísticas sobre el suministro y utilización de archivos y sus efectos. Artículo 24: Modernización de la gestión de archivos. La modernización de la gestión de archivos empresariales es una parte integral de la gestión de la modernización empresarial y debe incluirse en la planificación general de la gestión de la modernización empresarial para su consideración general. 2. Los departamentos de archivos empresariales deben aplicar la ciencia de gestión moderna. Las empresas grandes y medianas que tengan las condiciones deberían utilizar gradualmente computadoras, incluida la tecnología de microfilmes, dispositivos de monitoreo avanzados, instalaciones de comunicación, automatización pública y otros métodos de gestión modernos. Artículo 25 Los fondos de gestión de archivos se implementarán de conformidad con el "Reglamento sobre la asignación de gastos para la construcción y la compra de equipos de archivos empresariales" emitido por el Ministerio de Finanzas y la Administración de Archivos del Estado (1980) Cai Qi Zi No. 629. Artículo 26 Las empresas entregarán los archivos o copias pertinentes a los archivos pertinentes de conformidad con las regulaciones nacionales pertinentes. Artículo 27 Después de la quiebra de una empresa, además de la transferencia física de los archivos de equipos, archivos de infraestructura y otros objetos físicos, los demás archivos se transferirán a los archivos correspondientes. Capítulo 4 Desarrollo y utilización de la información de archivo Artículo 28 El desarrollo y la utilización de la información de archivo empresarial es una parte importante de la gestión de archivos empresariales. El desarrollo se refiere principalmente al desarrollo de la información de archivo en la gestión de producción, tecnología y operaciones.