Cómo diseñar la distribución de una sala de exposiciones
Generalmente existen dos posibilidades para la construcción de stands: carga y descarga. La primera es la carga y descarga directa, es decir, el camión se dirige directamente a la sala de exposiciones según la fecha de construcción, y el transportista de la exposición es responsable de la descarga y el almacenamiento intermedio. Como los expositores no tienen que preocuparse por este vínculo, pueden ahorrar algunos de los costes correspondientes. Además, los artículos frágiles, como losas de vidrio o mármol, solo se pueden enviar una vez.
De este modo, debemos prestar atención al presupuesto de tiempo a relajar y tener en cuenta la posibilidad de que se produzcan diversos retrasos, como atascos o accidentes. Si la cantidad es pequeña o se envía con anticipación, es mejor transportarla juntos. Antes de que comience la construcción, los productos deben entregarse a los encargados de la exposición, quienes los almacenarán temporalmente y los entregarán en la ubicación del stand de acuerdo con el tiempo especificado. Cabe señalar que los artículos que sean de gran tamaño y área deben transportarse primero al sitio. Generalmente no hay grúas para automóviles en la sala de exposiciones para levantar estos materiales, pero si el stand está construido a más de la mitad, dicha máquina será difícil de usar. Por supuesto, los organizadores de exposiciones profesionales ciertamente pueden hacer todo lo posible para llevar todas las exhibiciones a la sala de exposiciones y, a veces, montar un drama "por los pelos". Imagínese si la distancia entre la grúa y los puestos a ambos lados fuera de sólo una docena de centímetros. En comparación con el enorme cuerpo, esta brecha es casi equivalente a "llegar bien".
Cuando las cosas no se pueden transportar por la puerta, el "equipo de transporte a largo plazo" resulta útil. Tienen que sacar los artículos que van a descargar del coche, luego ponerles ruedas y finalmente empujarlos a mano hasta la sala de exposición. Otra situación es que el expositor descargue la mercancía por sí mismo sin encomendarlo. En este momento, generalmente hay 11 tipos de equipos fijos para alquilar en el sitio de construcción, incluidas carretillas elevadoras y grúas manuales. En las horas punta, se utilizan una tras otra varias máquinas, incluso algunas especiales, como carretillas elevadoras de 12 toneladas. A veces 50 máquinas trabajan continuamente al mismo tiempo. A primera vista, las máquinas y vehículos de la obra están dispersos de forma aleatoria, dando la impresión de que se trata de somieres superpuestos. En este caso, es mejor que los expositores reserven el tiempo de envío con antelación, con 6-8 semanas de antelación. El manual de servicio de la exposición va acompañado de un formulario de reserva que enumera los requisitos de tiempo, equipo y personal.
Los expositores deberán prestar especial atención a cumplimentar con precisión los siguientes puntos;
¿Dónde se enviarán los materiales? (Número de salas de exposición y stands)
¿Cuándo se enviarán los materiales?
¿Qué instrumentos se necesitan?
¿Cuándo necesitas estos instrumentos?
¿Cuánto tiempo tarda?
¿Cuánta mano de obra se necesita?
Comparando estos dos métodos, cada uno tiene sus propios méritos. Sin duda, contratar porteadores para exposiciones es caro y los expositores, especialmente las pequeñas y medianas empresas, deben tener cuidado. Por otro lado, los operadores tienen sus propios motivos. Consideran que es una póliza de seguro para los expositores confiar un paquete de envío a un transportista. Porque como equipo de profesionales, pueden cubrirlo todo. Por ejemplo, pueden almacenar adecuadamente contenedores de transporte que, según las exigencias profesionales, no pueden almacenarse en el recinto ferial por razones de seguridad. A cada expositor correspondiente se le entregará una etiqueta informática con el nombre, el pabellón y el número de stand. Colocan estas etiquetas en los contenedores vacíos y se los entregan al transportista para que los guarde. El transportista también puede proporcionar otros servicios como levantamiento, transporte, almacenamiento y fechas de desmantelamiento provisional.
“No existe un banquete que dure para siempre” es una descripción apropiada para esta exposición. Después de unos días de emoción, el stand de Gan Xin, ganado con tanto esfuerzo, estaba a punto de quedar "indefenso". Las devoluciones y cambios a veces se planifican antes del espectáculo, pero también es normal decidir durante el espectáculo. Porque a los expositores les resulta difícil decidir al principio qué llevarse. Se han distribuido folletos y muchas de las exhibiciones estarán a la venta. Si se firma el contrato de encomienda de paquetería antes mencionado, el transportista también será responsable de transportar estos artículos al nuevo propietario de la carga y de negociar con la aduana para determinar los asuntos relacionados con la importación de la mercancía.
Aunque el último trabajo requiere experiencia, ni siquiera los porteadores más experimentados se atreven a presumir de ser "pasajeros" en las aduanas de varios países.
Después de todo, las condiciones nacionales son diferentes. Por lo tanto, los expositores pueden confiar la tarea de construir stands, pero si creen que pueden sentarse y relajarse, obviamente son demasiado optimistas y no tendrán éxito si no hacen bien este paso.