Cómo realizar una auditoría interna del departamento de compras
Procedimientos, contenidos y pasos específicos de la auditoría:
1. Seleccionar proveedores y firmar contratos
Contenido de la auditoría (puntos de riesgo)
1. La selección de proveedores no cumple con los requisitos y sistemas de la empresa, y no ha sido revisada y aprobada por el supervisor.
2. La lista de proveedores y proveedores preseleccionados es única y no se actualiza oportunamente.
3. Negociar solo con proveedores y no se registra el contenido de las negociaciones.
4. Los artículos y especificaciones enumerados en el contrato o pedido son inconsistentes con los enumerados por el departamento solicitante, incluidas cantidades y precios.
5. Los términos del contrato o pedido firmado son incompatibles con el contenido de la negociación.
6. Al solicitar la adquisición de materiales, las partidas presupuestarias y los materiales del inventario no se verificaron y los procedimientos de firma estaban incompletos.
7. La base para determinar el precio de compra del material es insuficiente e irrazonable, y es significativamente diferente del precio de mercado en ese momento.
8. Las condiciones del contrato de adquisición son abusivas y la empresa se encuentra en una posición pasiva.
9. El contrato no se firmó de acuerdo con las disposiciones de la autoridad, y hubo una situación en la que el contrato se firmó fuera de la autoridad.
10. La compra de suministros urgentes y artículos esporádicos excede el alcance de autocompra aprobado y el monto de la compra viola la autoridad del responsable.
11. Después de comprar y utilizar suministros de emergencia (artículos de emergencia) o suministros agregados fuera del presupuesto del proyecto (con el consentimiento verbal del líder), no se completan los procedimientos pertinentes.
12. Los materiales no se compran directamente al fabricante.
Procedimientos y pasos de auditoría correspondientes:
(1) Revisar y recopilar el sistema de la empresa y los procedimientos operativos relacionados para la selección de proveedores (compras) y verificar aleatoriamente los registros archivados por el departamento de compras. Todas las listas de proveedores para determinar si han sido aprobadas por el liderazgo o el comité correspondiente; luego verifique aleatoriamente 30 listas de proveedores de diversos materiales del sistema y verifique con la lista de proveedores verificada para asegurarse de que la lista esté dentro del rango aprobado.
(2) Consultar el listado de proveedores de materiales diversos, materiales, obra civil, instalación, etc. , compare los cambios en la lista de proveedores a lo largo de los años y determine si la lista de proveedores es pequeña y única, si hay una evaluación y valoración anual, si la introducción de nuevos proveedores no es oportuna y la lista no se actualiza en un manera oportuna.
(3) Verifique 50 materiales de negociación relevantes del departamento de compras para ver si hay registros de negociación, si el comprador negocia solo con el proveedor y si las firmas de los negociadores están completas, etc.
④ Verifique 40 contratos o pedidos del sistema ERP con base en los nombres, especificaciones y cantidades de materiales detallados en el "Formulario de solicitud de adquisición de materiales" completado por el departamento de aplicaciones, verifique el contrato o solicitud de compra. Si el nombre, las especificaciones y la cantidad de los materiales son consistentes. En caso contrario, proporcione pruebas y documentación pertinentes de la inconsistencia.
⑤Comprenda el proceso de negociación y los registros de negociación relacionados, verifique 50 fechas de contratos o pedidos y registros de negociación relacionados, compare el contenido y los términos del contrato o pedido de compra y asegúrese de que el contenido de la negociación sea coherente con el contrato. contenido; si el supervisor es apropiado participó en las negociaciones.
⑥ Verifique aleatoriamente 10 proyectos de adquisiciones a gran escala, verifique sus partidas presupuestarias y verifique las partidas detalladas adjuntas a los contratos correspondientes para determinar si exceden las partidas presupuestarias. Si los artículos exceden el presupuesto, haga un seguimiento de los procedimientos operativos y solicite los documentos de aprobación pertinentes. Y comprobar si los procedimientos de verificación del almacén están completos y si los dictámenes han sido firmados.
⑦ Verifique aleatoriamente 30 contratos de compra con precios más altos para determinar si el precio y los términos de suministro han sido aprobados, verifique la información original de la cotización del proveedor y las cotizaciones de otros proveedores, verifique el formulario de aprobación de comparación de precios y confirmar el precio Fuentes identificadas o documentos relevantes aprobados por el grupo de liderazgo de adquisiciones verificar la universalidad y precisión de las fuentes de datos de precios de mercado del departamento de adquisiciones; Y realizar estudios de información de mercado mediante muestreo, comparar con los precios de mercado de materiales similares en el mismo período y analizar la racionalidad de las cotizaciones de los proveedores.
⑧ Verifique aleatoriamente 30 contratos de adquisiciones y rastree los registros detallados de las negociaciones contractuales con los proveedores para comprender el proceso de redacción del contrato y si los términos enumerados han sido investigados, aprobados o consultados con el asesor legal de la empresa. De conformidad con la Ley de Contratos, analizar la racionalidad, equidad e imparcialidad de cada cláusula específica.
⑨De acuerdo con la tabla de autoridad relevante de la empresa, verifique aleatoriamente 20 contratos de cada tipo para verificar si el aprobador del contrato está dentro del alcance de la autorización. Si se excede la autoridad de aprobación, rastree el motivo y solicite el poder correspondiente. de abogado.
⑩ Verifique si la orden de compra de compra propia es consistente con el nombre de los materiales en el "Formulario de solicitud de material de emergencia", si se han comprado equipos distintos de los materiales de necesidad urgente en nombre de la necesidad urgente, y verificar si la autoridad de aprobación funciona de acuerdo con el proceso de adquisición y se hacen cumplir los estándares de permisos relacionados.
⑾ Verifique si la firma y aprobación del "Formulario de Solicitud de Material de Emergencia" cumple con la autoridad, si las opiniones firmadas por el departamento de compras y los líderes del departamento de compras están de acuerdo con "comprar primero, pasar por los trámites más tarde", y volver a presentar según la fecha de firma y aprobación. La fecha de la orden de compra determina la oportunidad de los trámites.
⑿ Verifique aleatoriamente 50 contratos (más de 10.000 yuanes) comprados a través de intermediarios, pregunte los motivos para no comprar directamente al fabricante y solicite prueba de contacto directo con el fabricante. Si es posible, pregunte directamente al fabricante los precios de compra y contrato.
Plan de auditoría de adquisiciones de la empresa del grupo (2)
"Sólo las adquisiciones y las ventas pueden producir beneficios" es un poco excesivo, pero también ilustra plenamente la importancia de las adquisiciones y las ventas en la gestión de la empresa. . Aquí, basándome en mi propia experiencia laboral y en combinación con los puntos de riesgo de la auditoría interna moderna, elaboré un plan de auditoría para el abastecimiento centralizado de las empresas del grupo. Espero que ayude.
Debido a que el plan de auditoría contiene mucho contenido, se carga en dos partes. Esta es la segunda parte, el contenido escrito es mi propio resumen y no representa (incluye) todo el contenido de adquisiciones y los riesgos de adquisiciones. .
Procedimientos, contenidos y pasos específicos de la auditoría:
Segundo, ejecución de órdenes de compra (contratos)
Contenido de la auditoría (puntos de riesgo)
1. Si el contrato de compra o la orden de compra se imprime y firma repetidamente, existe el riesgo de que se repitan las compras y los pagos.
2. El proveedor no entrega la mercancía en el plazo especificado en el contrato o la entrega es incompleta.
3. El proveedor no proporciona los bienes de acuerdo con la marca, el fabricante o los términos de no subcontratación especificados en el contrato.
4. No existe un sistema de informes sobre el progreso de la ejecución del contrato ni informes al gerente de adquisiciones.
5. No existe fundamento para cambiar los términos durante la ejecución del pedido o contrato.
6. El contrato o pedido no se ejecuta a tiempo y se comprueba el pago.
7. El plazo de ejecución (entrega o finalización) del contrato o pedido es incompatible con el tiempo acordado.
8. La gestión de los contratos de adquisiciones o expedientes de pedidos no está estandarizada y no se implementa el sistema de rotación de compradores.
Procedimientos y pasos de auditoría correspondientes:
(1) Conocer los procedimientos de ingreso, cambio, aprobación, envío e impresión de órdenes de compra, y analizar posibles riesgos en cada enlace. los 50 pedidos principales del sistema cada mes, totalizando 600 pedidos, para determinar si existen pedidos de compra duplicados y hacer sugerencias de mejora de control al departamento de informática.
(2) Verifique 30 pedidos cada mes, verifique el tiempo de entrega del contrato y la cantidad de entrega durante el período, verifique el recibo de almacén y el tiempo y la cantidad de almacenamiento del sistema, y compárelos con el tiempo aprobado, para juzgar la puntualidad y exactitud de la entrega.
③De acuerdo con el contrato de verificación puntual del punto ② anterior, verifique el formulario de aceptación correspondiente, verifique si los bienes adquiridos son el fabricante, variedad y marca del contrato, y analice y comprenda las razones de su falla y proceso.
(4) Verifique si el departamento de adquisiciones ha establecido un sistema de ejecución de contratos y un sistema de retroalimentación, si el comprador informa el progreso de la ejecución del contrato al supervisor de adquisiciones dentro del tiempo especificado y si el supervisor firma opiniones de gestión relevantes. .
⑤ Verifique aleatoriamente todos los pedidos o contratos complementarios de materiales comprados en el sistema para ver si existe alguna base para cambios o contratos complementarios correspondientes. Si la base está completa, si las razones son suficientes y si existen procedimientos de aprobación del liderazgo. Verifique y confirme los cambios de cantidad y precio durante la ejecución de pedidos (contratos) y luego rastree y verifique evidencia válida, como documentos de aprobación relevantes o contratos complementarios para cambios.
⑥ Verifique tres meses de pedidos de materiales desde el módulo de adquisiciones del sistema ERP, verifique el estado de ejecución de cada pedido y el registro de almacenamiento de la cuenta detallada del almacén, y asegúrese de que solo después del pedido anterior. ejecutado Se ejecutarán nuevas órdenes. No está permitido cancelar la ejecución de la orden anterior sin realizar el pago y luego completar y ejecutar la nueva orden nuevamente.
⑦ Extraiga 100 informes de aceptación u órdenes de aceptación de finalización del departamento de aceptación e inspección de calidad y compárelos con los informes de aceptación u órdenes de aceptación de finalización de acuerdo con el tiempo de entrega especificado en el contrato correspondiente a los artículos de aceptación a determinar la fecha de firma del contrato Si el tiempo de finalización es consistente con el tiempo de entrega especificado en el contrato.
En la inspección aleatoria de hoy, se retuvieron 20 contratos de construcción y decoración civil y 50 contratos de adquisición de materiales, y se determinó si se presentaron de acuerdo con las regulaciones de la empresa y si los materiales presentados estaban completos. Verifique las responsabilidades laborales y la división del trabajo de los empleados del departamento de adquisiciones en los últimos dos años para comprender si el alcance del trabajo ha cambiado y si se ha implementado un sistema de rotación laboral entre los empleados.
3. Aceptación y pago del almacén
Contenido de la auditoría (puntos de riesgo)
1.
2. Los materiales se entregan directamente al departamento de uso sin inspección ni almacenamiento.
3. Estos materiales no han sido sometidos a una inspección de muestreo por parte del departamento de inspección de calidad antes de ser almacenados.
4. Una vez ejecutada la orden o contrato, el pago de conciliación y liquidación no es oportuno.
5. El pago anticipado no se gestiona de acuerdo con los términos del contrato y no existe un seguimiento efectivo.
6. La información del registro comercial y contable de adquisición de materiales no es consistente.
Procedimientos y pasos de auditoría correspondientes:
(1) recopilar y revisar los sistemas y procesos de aceptación relevantes para comprender los procedimientos operativos del almacén y luego observar el proceso de trabajo de aceptación real desde el almacén para comparar; las diferencias reales entre las operaciones y las regulaciones del sistema; la atención se centra en observar la exactitud de los procedimientos de aceptación de cantidad y calidad durante la aceptación.
② Verifique los pedidos de todos los materiales del 1 al 5 de cada mes durante todo el año, cuente la cantidad del pedido y verifique la cantidad de almacenamiento. Si la cantidad del pedido es mayor que la cantidad entrante después de que se complete el límite de tiempo especificado en el pedido, verifique el uso acumulado de materiales auxiliares en el informe de producción. Si el monto de uso es mayor que el monto de compra, vaya al taller donde se utilizan los materiales auxiliares para una mayor investigación, verifique los registros de uso originales y confirme que la adquisición de material auxiliar no cumple con el proceso, es decir, verifique y guárdalo.
(3) Verifique los registros de inspección de materiales del departamento de supervisión de calidad e inspeccione aleatoriamente 100 copias en orden por número de pedido de categoría, verifique los resultados de la inspección por muestreo y determine si hay inspecciones omitidas o inspecciones omitidas. .
(4) Verifique aleatoriamente 50 clientes y 20 clientes con saldos de "cuentas por pagar" de más de 6,5438 millones de yuanes, verifique el tiempo de cumplimiento y el tiempo de finalización de los pedidos (contratos) y el estado de pago para garantizar el estado de pago. de cada pedido (contrato) es claro.
⑤ Verifique el número del comprobante de pago de los materiales prepagos en las cuentas subsidiarias "Cuentas por pagar" y "Cuentas prepago", verifique la base de pago del comprobante de pago y juzgue la exactitud del pago en función del ejecución del pedido (contrato), evite pagar por adelantado los bienes después de solicitar la aprobación, completar pedidos y repetir pagos por adelantado.
⑥ Determinar la base y proceso de los registros contables. Verifique aleatoriamente el libro mayor de materiales del almacén, verifique aleatoriamente la cantidad acumulada y el precio de varios materiales comprados al final del período actual (año) 1-11, y verifique los datos registrados en los libros contables para comprender si el almacén no ha llegado a tiempo. recibos enviados, informes de aceptación y facturas entregados al personal de contabilidad u otros motivos.