Cómo resolver los problemas de división poco clara del trabajo entre departamentos, gestión poco clara y baja eficiencia de cooperación

Nuestros canales de comunicación existentes son principalmente reuniones de producción y reuniones especiales. En general, todo el mundo es cauteloso al asistir a estas reuniones. Algunos detalles son difíciles de precisar en este tipo de reuniones. Puede considerar el uso de periódicos, vallas publicitarias, fiestas de té, reuniones sociales internas, reuniones de capacitación, etc. para mejorar la comunicación cambiando constantemente los temas y entornos de discusión, de modo que varios departamentos puedan mejorar la comprensión y exponer plenamente diversos temas.

2. Sobre la solución del problema.

Aportar las soluciones correspondientes a los problemas planteados por los distintos departamentos. Estamos mejor ahora. Sin embargo, para algunos problemas sistémicos, los objetivos de gestión no se pueden lograr resolviendo uno o dos problemas. Se debe considerar de manera integral para evitar el desperdicio de esfuerzos o resolver un problema que lleve a otro. Deberíamos predecir completamente posibles problemas futuros.

3. Sobre métodos y datos estadísticos.

Algunos informes existentes en varios departamentos están desactualizados. Vale la pena investigar más a fondo si existe una correlación entre los informes y si hay un desperdicio de esfuerzo. Los problemas que suelen ocurrir en el proceso de estadísticas de datos incluyen:

Respuesta: El formato no es riguroso.

Algunos informes importantes solo contienen información relevante y no son revisados ​​ni firmados por el personal. Los datos anteriores pueden fabricarse subjetivamente según sea necesario.

b: Información estadística incompleta o excesiva.

La información estadística incompleta a menudo no puede satisfacer las necesidades reales de los directivos. Volver a recopilar datos cuando es necesario no sólo duplica fácilmente el trabajo y las estadísticas, sino que a menudo no es lo suficientemente detallado.

c: Estadísticas duplicadas.

Muchos datos son recopilados por diferentes personas de diferentes maneras. Uno de los propósitos es facilitar la revisión y supervisión mutuas, pero algunas tareas se pueden combinar en una sola. Por ejemplo, en el pasado, había muchas personas que abrían puestos en el departamento de marketing y la transmisión de larga distancia entre la sede y Changqing se perdía fácilmente. Después de la mejora, con la cooperación de Online Express, los dos no necesitaron volver a abrir un puesto. Este es sólo un pequeño ejemplo. Por lo tanto, algunos documentos se pueden vincular varias veces en un formulario para evitar la duplicación del trabajo de varias personas. Para datos transmitidos con frecuencia, intente utilizar la transmisión de red. Siempre que se tengan en cuenta los factores de seguridad, este método de operación es mucho más rápido y conveniente que el método tradicional.

d: Las estadísticas no son lo suficientemente detalladas.

Muchas veces, para descubrir patrones y formular métodos de gestión científica, es necesario perfeccionar las estadísticas de datos, pero actualmente algunos departamentos no han hecho lo suficiente en esta área.

e: Hay estadísticas, pero realmente no se utilizan.

Algunos departamentos han hecho un buen trabajo en el trabajo estadístico, pero son solo registros sin análisis ni utilización científica. Al igual que los estudiantes que estudian, no sirve de nada prepararse para los exámenes en lugar de hacerlo realmente propio, digerir y asimilar.

f: El método estadístico no es lo suficientemente científico.

Si este problema no se resuelve, no solo causará un enorme desperdicio de mano de obra y recursos materiales, sino que tampoco tendrá ningún significado rector y, a veces, incluso encubrirá muchos problemas.

Por ello, cada puesto debe prestar suficiente atención al tema de los datos estadísticos, y los profesionales deben revisar su carácter científico. El objetivo final de las estadísticas es proporcionar datos básicos para la producción y la operación, y es una ventana importante que refleja el nivel de gestión empresarial.

4. Mejorar las responsabilidades laborales y los sistemas de gestión de manera oportuna.

El propósito de formular responsabilidades laborales y sistemas de gestión es estandarizar los procesos de trabajo y mejorar la eficiencia del trabajo. Cuando se producen cambios de personal, se pueden evitar pérdidas innecesarias mediante procesos estandarizados y el trabajo diario puede realizarse de manera ordenada. Sin embargo, algunas responsabilidades laborales y sistemas de gestión existentes ya no cumplen con los requisitos actuales, o las regulaciones mismas exceden el alcance de implementación. Estas regulaciones obsoletas o inaplicables parecen ser ineficaces. Como gerente, una de las tareas diarias más importantes debe ser revisar constantemente los diversos documentos que lo rodean, descubrir sus deficiencias, llevar adelante el principio del centralismo democrático y realizar mejoras oportunas. Hacer los procesos internos más científicos y estandarizados. Ya sea producción o gestión, si el vínculo más importante en el medio no se hace bien, no importa cuán hermosa sea la decoración del piso de arriba, definitivamente no resistirá la prueba del tiempo. La construcción cultural de una empresa debe basarse en una gestión científica y estandarizada, de lo contrario sólo serán palabras vacías.

Tomemos ISO9001:2000 como ejemplo. Para pasar la auditoría, a menudo se crean documentos temporalmente. Aunque a veces es inevitable, para algunos departamentos y puestos no es aconsejable. Debido a que ISO9001 originalmente prueba si la empresa tiene un sistema de gestión científico y riguroso, aunque puede sobrevivir durante un período de tiempo mediante la elaboración de documentos, no es bueno para mejorar el nivel de gestión. De hecho, muchas personas también tienen la idea de realizar cambios en áreas que necesitan mejorar. Hay muchas razones subjetivas para no hacerlo, como la preocupación de que los cambios en un determinado programa o archivo provoquen ajustes en el trabajo de otros departamentos o personal, causando muchos problemas innecesarios. La idea de que “más de algo es peor que menos de algo” todavía existe. Por lo tanto, otro aspecto de nuestro trabajo diario de gestión es alentar a todos a "encontrar fallas" entre sí y promover y elogiar vigorosamente nuevas ideas y perspectivas.

5. Establecer interfaces efectivas entre departamentos.

El dominio vertical de la gestión empresarial es relativamente fácil, pero la coordinación horizontal es relativamente difícil. Según las estadísticas de la encuesta, el 70% de los conflictos internos en las empresas provienen de conflictos horizontales, principalmente debido a la falta de claridad de los derechos y responsabilidades de los departamentos, la falta de cooperación activa cuando se encuentran tareas transversales e incluso el establecimiento de obstáculos en todas partes para eludir la responsabilidad mutua. . En segundo lugar, las políticas de incentivos inadecuadas también pueden dar lugar a disputas y desacuerdos debido a la injusticia o el desequilibrio de los intereses públicos.

En nuestra empresa, hay mucho trabajo de interfaz, especialmente algunos trabajos de interfaz ocultos, que todos hacen voluntariamente. Pero este tipo de conciencia está dentro de un cierto rango y tolerancia, lo que tiene mucho que ver con la iniciativa subjetiva de las personas. Por lo tanto, como gerentes, debemos profundizar activamente en la situación real, descubrir el trabajo de interfaz entre los puestos dentro del departamento y entre departamentos, aclarar cómo lidiar con estas interfaces e incorporar el proceso de procesamiento en el trabajo diario para su revisión y supervisión.

6. Promover la mejora del nivel de gestión a través de diversas actividades.

Se puede crear una atmósfera de aprendizaje mutuo a través de "Seminarios de logros gerenciales", "Semana de resolución de problemas de interfaz", "Pequeños problemas a mi alrededor" y otras actividades. Para un evento como este, debería haber incentivos claros, no necesariamente dinero, no necesariamente mucho. El concepto de "zanahoria + palo" mencionado en la ciencia de la gestión, en el que la zanahoria juega un papel importante.

En resumen, la cooperación tácita entre departamentos está relacionada con el desarrollo a largo plazo de la empresa. Fortalecer la comunicación y la cooperación entre departamentos debe ser el foco del trabajo de todo gerente. La atención al detalle, la práctica y la innovación, la ciencia de la gestión debe ser el tema de nuestro trabajo diario.