Sistema de gestión financiera para pequeñas empresas

El Departamento de Finanzas es la agencia de gestión y ejecución de todas las actividades financieras y de capital de la empresa y es responsable de la gestión financiera diaria, la gestión de la recaudación de fondos y el análisis financiero de la empresa. . Su ámbito de trabajo y responsabilidades incluyen principalmente:

1. Responsable de la gestión financiera de la empresa. Preparar el plan de ingresos y gastos financieros de la empresa; revisar el uso de fondos y gastos; cobrar pagos, limpiar y cobrar cuentas por cobrar; manejar el cobro y pago diario de efectivo, reembolso de gastos, pago de impuestos, liquidación de facturas bancarias y mantener efectivo en existencias y billetes bancarios en blanco, preparar extractos de fondos diarios; hacer un buen trabajo en la financiación de la empresa; manejar y coordinar las relaciones con los departamentos industrial y comercial, fiscal, financiero y otros, y pagar impuestos de acuerdo con la ley;

2. Responsable del trabajo contable de la empresa. Cumplir con las normas contables y los reglamentos financieros promulgados por el Estado, llevar la contabilidad de acuerdo con el sistema contable; preparar estados contables anuales, trimestrales y mensuales, establecer cuentas detalladas, libros mayores y cuentas auxiliares de acuerdo con las normas. disposiciones del sistema contable, y registrar y cerrar cuentas oportunamente. Asegúrese de que las cuentas sean consistentes, las cuentas sean consistentes, las cuentas sean consistentes, las cuentas sean consistentes y los archivos contables estén bien administrados;

3. Responsable de la contabilidad de costos y gestión de costos de la empresa. Establecer procedimientos de agregación de costos y cuentas de contabilidad de costos, realizar contabilidad de costos, controlar los gastos de costos, recopilar y registrar diversos datos de costos y proporcionar información para la previsión, control y análisis de costos de manera oportuna y precisa para pagar diversos equipos de acuerdo con contratos y presupuestos; y revisa materiales, mejora la configuración de varias cuentas auxiliares de costos y mejora diversos datos estadísticos.

4. Establecer un sistema de contabilidad económica, utilizar datos contables, datos estadísticos y otra información relevante para analizar periódicamente las actividades económicas, juzgar y evaluar los resultados de producción y operación y el estado financiero de la empresa, y proporcionar una base para la liderazgo de la empresa para tomar decisiones.

5. Cooperar con la auditoría interna de la empresa. Con base en el alcance del trabajo y las responsabilidades anteriores, este sistema está especialmente formulado para fortalecer la gestión financiera.

Capítulo 1 Sistema de Aprobación de Fondos

1. Disposiciones Generales

(1) Todos los pagos deben ser aprobados por el supervisor de la empresa. Si el líder a cargo no está en la empresa, comuníquese con él por teléfono o fax para confirmar si el pago está aprobado y luego pídale que firme el formulario de gastos

⑵ El sello financiero, oficial; El sello y el control deben conservarse por separado. El sello de la empresa lo guarda el director de la oficina, y el sello financiero y los cheques, el cajero. En ausencia del director de la oficina o del cajero, el sello será conservado por una persona designada por el representante legal. La custodia del sello debe pasar por procedimientos de entrega y el personal de custodia debe registrar el uso del sello;

(3) En principio, el departamento financiero no puede conservar cheques sellados con el sello financiero especial y el Sello oficial de la empresa en la empresa. Si es necesario para el trabajo, el límite debe ser completado primero y aprobado por el supervisor de la empresa;

(4) El cheque emitido debe indicar el nombre completo del beneficiario aprobado, y la factura recibida debe ser consistente con el pago. Si el beneficiario necesita que la empresa coopere con el pago a un tercero debido a circunstancias especiales, debe recibir una notificación por escrito del beneficiario y ser aprobado por el supervisor de la empresa

⑸ Corrección de cuentas corrientes (; refiriéndose a negocios anormales) requiere la aprobación de la empresa por parte del supervisor;

[6] Las transferencias de fondos para negocios anormales deben ser aprobadas por el supervisor de la empresa;

Una vez que se utilizan los comprobantes originales para pagar diversas cantidades, los originales deben conservarse y copiarse. Los documentos no se utilizarán como documentos originales. En caso de circunstancias especiales, se deberá obtener la aprobación del supervisor de la empresa.

2. Sistema de gestión de gastos de gestión

(1) El reembolso de gastos de los gerentes de la empresa debe ser aprobado por el supervisor de la empresa antes de que el departamento financiero pueda realizar el reembolso;

( 2) Los gastos extraordinarios como entretenimiento deben ser aprobados por el supervisor de la empresa.

3. Sistema de gastos de viaje de la empresa

(1) Los empleados de la empresa pueden disfrutar de subsidios para gastos de viaje cuando realizan tareas oficiales fuera de la ciudad;

(2) Los gerentes de departamento La elección del transporte se determina en función de las necesidades de viaje de negocios de los empleados de la empresa;

(3) Durante el viaje de negocios de los empleados de la empresa, las tarifas de alojamiento y los subsidios se implementan de acuerdo con las siguientes regulaciones: ①Estándar de alquiler: a. Para los empleados por encima del gerente de departamento, el alquiler estándar es de 120 yuanes por día; b. Para el personal general, el alquiler estándar es de 100 yuanes por día.

(2) Subsidio de alimentos y subsidio de transporte local El subsidio de alimentos estándar es de 20 yuanes por día por persona; el subsidio de transporte local es de 6 yuanes por día por persona.

(4) Si el monto de reembolso real excede el estándar de subsidio de la empresa, el gerente de departamento o el gerente principal explicará los motivos e informará al supervisor de la empresa para su aprobación antes del pago.

4. Sistema de gestión de tarifas de mantenimiento de vehículos y tarifas de gasolina

(1) El mantenimiento de los vehículos de la empresa es gestionado de manera uniforme por la oficina y se deben designar puntos de mantenimiento. Los costes de mantenimiento se liquidan generalmente mediante transferencia bancaria;

⑵ La oficina gestiona la compra de repuestos vulnerables para vehículos y paga con cheque. Cuando sea necesario, se deben completar los procedimientos de recolección y uso, y la oficina debe abrir una cuenta para la cancelación;

(3) Los boletos de gasolina de la compañía se conservan y registran para su uso en la oficina.

5. Sistema de gestión de gastos de oficina, gastos de reuniones y otros gastos

(1) El material de oficina de la empresa es comprado y gestionado por la oficina;

( 2) Se deben establecer libros de contabilidad de oficina para registrar la compra y el uso de los suministros de oficina de la empresa;

(3) El libro de contabilidad de propiedad de la oficina debe estar adjunto al departamento de contabilidad;

( 4) La oficina debe recopilar la información de la oficina recopilada por cada departamento. Los suministros se registran, registran y reportan periódicamente;

5] Si varios departamentos de la empresa necesitan invitar al personal de las unidades relevantes a celebrar reuniones debido al trabajo. necesidades, el gerente del departamento hará sugerencias y las presentará al gerente general para su aprobación. El trabajo de la reunión será organizado por la oficina;

[6] Las normas de pago de salarios, bonificaciones, cuotas sociales. otras provisiones serán formuladas por el Departamento de Recursos Humanos y Gestión Laboral de la empresa, y serán reportadas al Departamento de Finanzas para su archivo previa aprobación del Gerente General.

6. Sistema de reembolso de gastos administrativos

(1) El alcance de los gastos en efectivo para gastos administrativos de la empresa incluye: salarios, bonificaciones, asignaciones, gastos de viaje pagados a los empleados y otros pagos a individuos y gastos esporádicos por debajo del punto de partida del control de RMB 65,438,000;

(2) Los empleados de la empresa completan el "Formulario de reembolso de gastos administrativos", que debe ser completado por la persona a cargo, firmado por. supervisor de la empresa, y presentado de conformidad con las disposiciones pertinentes de este sistema. El Departamento de Finanzas revisará y luego aprobará y liberará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1 de este capítulo;

(3) Gastos de entretenimiento y los gastos de obsequio estarán sujetos al sistema "un voto, una forma, declaración previa" y solo podrán implementarse después de la aprobación;

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(4) Si no cumple con las condiciones para reembolso (como el recibo de pago de la otra compañía) y necesita recibir un cheque o efectivo, debe completar el formulario de préstamo. El departamento de finanzas conserva el comprobante de préstamo, y el departamento de finanzas emite un recibo de cancelación al gerente cuando se paga el préstamo;

⑸ El formulario de solicitud de cheque y el comprobante de préstamo deben ser completados por el gerente, firmado por el líder de la empresa y revisado por el departamento de finanzas después de la revisión financiera Pago directo;

[6] Si se pierde un cheque bancario, la persona responsable debe informarlo al Departamento de Finanzas y al banco de manera oportuna. Si un cheque en blanco causa pérdidas, la persona que lo perdió será responsable de una compensación;

(7) Otros procedimientos relacionados con honorarios y costos se manejarán de acuerdo con las regulaciones de la empresa.

Capítulo 2 Sistema de Gestión de Costos del Proyecto

1. Todos los contratos económicos del proyecto de la empresa y todos los indicadores, garantías, compromisos y otras visas económicas relacionadas con el costo del proyecto deben ser firmados por el gerente general. O autorizado por el director general.

2. El departamento de ingeniería de la empresa es el principal responsable de la predicción y revisión de los costos del proyecto, la preparación de los documentos de licitación del proyecto y la aprobación de las cuentas finales del proyecto.

3. El Departamento de Ingeniería también es responsable de organizar la adquisición y el suministro de equipos y materiales de ingeniería y la negociación de contratos económicos, comprando equipos y materiales seleccionados y finalizados, asegurando el suministro oportuno de equipos y materiales. y realizar activamente investigaciones de mercado para realizar trabajos de fijación de precios, establecer un registro de consultas de precios de mercado y registrar datos históricos sobre los cambios de precios materiales.

4. El Departamento de Finanzas es el principal responsable del control general de los costes del proyecto.

(1) Participar en la negociación de los contratos económicos del proyecto y comprender con prontitud y precisión la composición de los diversos costos del proyecto y los planes de uso de fondos de la empresa.

(2) Responsable del revisión de los pagos de avance del proyecto, Participar en la determinación de los costos del proyecto y la aprobación de las cuentas finales.

5. Procedimientos de liquidación intermedia del proyecto.

(1) Antes del día 25 de cada mes, la unidad de construcción deberá presentar el acuerdo de avance del proyecto al Departamento de Ingeniería para su revisión. El Departamento de Ingeniería deberá proporcionar opiniones de revisión basadas en los planos de construcción del proyecto y el plan de avance de la construcción. y otros documentos, y enviarlos al Departamento de Finanzas para su refrendo dentro de los 5 días;

⑵ El Departamento de Finanzas propondrá opiniones de pago basadas en los documentos relevantes, la cantidad de materiales suministrados por la unidad de construcción y otros aspectos económicos. transacciones con la unidad constructora, y con referencia a la situación financiera de la empresa, y presentarlas al supervisor de la empresa para su aprobación.

6. Procedimientos contables finales del proyecto.

(1) La unidad de construcción presentará las cuentas finales del proyecto y toda la información de la visa económica al departamento de ingeniería para su revisión de acuerdo con los mismos procedimientos que la liquidación intermedia del proyecto, y el departamento de finanzas firmar la visa económica, el contrato, las cuentas finales del proyecto y la liquidación de materiales, deducir la cantidad pagada del proyecto y varios gastos prepagos, liquidar el monto final del proyecto a pagar, proponer un plan de pago y presentarlo al supervisor de la empresa para su aprobación; p>

(3) Al manejar las cuentas finales de grandes proyectos, el líder del proyecto de la empresa tomará la iniciativa y el equipo de cuentas finales del proyecto estará compuesto por personal del departamento de ingeniería, el departamento de diseño, el departamento de finanzas y otros departamentos relevantes. departamentos llevarán a cabo conjuntamente las cuentas finales del proyecto especial de acuerdo con el alcance de las responsabilidades especificadas en el sistema anterior;

(4) Una vez completados, aceptados y entregados para su uso, todos los proyectos de vivienda, el Departamento de Ingeniería y. El Departamento de Ventas se encargará de los procedimientos de entrega, aceptación y almacenamiento de las casas terminadas, y el Departamento de Finanzas se encargará de la liquidación de costos de las casas terminadas en función de los procedimientos de entrega y almacenamiento.

Capítulo 3 Sistema de gestión de propiedades

1. Alcance de la propiedad de la empresa

(1) La propiedad de la empresa incluye activos fijos y consumibles de bajo valor;

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(2) Toda maquinaria y equipo, equipo eléctrico, equipo de transporte, herramientas e instrumentos, herramientas de gestión, edificios, etc. Cualquier artículo comprado o fabricado por la empresa con un valor de más de 2000 yuanes y una vida útil de más de 1 año se clasifica como activo fijo;

(3) Cualquier artículo con un valor de menos de 2000 yuanes o un valor superior a 2000 yuanes. Sin embargo, los artículos y electrodomésticos con una vida útil inferior a 1 año son consumibles de bajo valor.

2. El departamento financiero de la empresa es responsable de la contabilidad de todas las propiedades de la empresa.

(1) Todos los activos fijos utilizados por la sede de la empresa y todos los suministros y aparatos de oficina de la empresa son administrados centralmente por la oficina.

(2) Los equipos mecánicos y eléctricos utilizados; en el sitio de construcción de la empresa, las herramientas e instrumentos están bajo la gestión centralizada del Departamento de Ingeniería;

(3) La oficina y el Departamento de Ingeniería deben designar a una persona dedicada a ser responsable de la contabilidad de la propiedad de la empresa. , establecer un libro de contabilidad para registrar la compra, uso e inventario de la propiedad de la empresa, y ser responsable de organizar la empresa La custodia y mantenimiento de la propiedad y el desarrollo de las medidas y métodos correspondientes.

3. Compra y asignación de propiedades

(1) En función de las necesidades de desarrollo de la empresa, la oficina prepara un plan de compra de propiedades y realiza investigaciones de mercado después de ser refrendado por el. Departamento de Finanzas y aprobado por los líderes de la empresa, Compra;

(2) Después de recomprar el inmueble, complete el "Formulario de aceptación de ingresos inmobiliarios". Los recibos de renta de la propiedad deben realizarse por duplicado y el departamento financiero se encargará de los procedimientos de reembolso en función de los recibos de renta de la propiedad, las facturas de la propiedad y los planes de compra. El departamento de administración de propiedades registrará el libro mayor con el formulario de aceptación;

(3) Cuando cada departamento necesite utilizar activos fijos, deberá completar el formulario de uso, que será revisado por el gerente del departamento, informado a la oficina para su aprobación y aprobado por el líder de la empresa

(4) El formulario de solicitud de compra de activos fijos es emitido por el departamento usuario por triplicado. El departamento de cobranza conserva una copia, una copia se envía al departamento de administración de propiedades como comprobante de emisión de propiedad y el departamento de administración de propiedades resume periódicamente la otra copia y la envía al departamento de finanzas para su reembolso;

⑸ Las transferencias de propiedad dentro de la empresa las realiza La propiedad será manejada por el departamento de administración centralizada y reportada al Departamento de Finanzas para su archivo.

4. Inventario e inventario de propiedades

(1) El departamento de administración de propiedades de la empresa debe realizar un inventario e inventario de propiedades con regularidad, y se debe realizar un inventario completo al final del año. ;

(2) El personal financiero debe participar en el inventario de propiedad de fin de año de cada departamento.

(3) Si se encuentra una ganancia, pérdida o daño después del inventario de propiedad; , se debe completar un formulario de informe de pérdidas y ganancias y una explicación escrita de los motivos de la pérdida y el daño del disco.

Si la negligencia de un individuo causa pérdidas de propiedad, el responsable y el responsable deben rendir cuentas;

(4) Si los activos fijos alcanzan las condiciones para el desguace natural, el departamento de gestión de activos organizará un evaluación junto con el departamento financiero, y se informarán los resultados de la evaluación. El líder de la empresa decidirá las opiniones de manejo

⑸ Para los activos fijos que no han alcanzado las condiciones naturales de desguace pero ya no se pueden utilizar; normalmente, el departamento de usuario deberá averiguar los motivos e informarlos verazmente si ocurre un accidente de responsabilidad personal, la parte responsable será responsable de la compensación por las pérdidas si las pérdidas son causadas por desastres naturales u otras razones de fuerza mayor; debe ser reportado al gerente general para que tome una decisión.