¿Cómo evitar problemas como retrasos en la comunicación en el trabajo?
Si alguna vez no ha podido solucionar una situación en el trabajo porque lo citaron mal o lo malinterpretaron, sabe con qué facilidad se pueden malinterpretar las acciones y las palabras. Janel Anderson, propietaria de la firma de consultoría en comunicaciones Working Conversations y autora de Head-on: How to Address Difficult Conversations Head-on, dice que los malentendidos surgen de la comunicación, que a menudo se descarrila porque estamos demasiado ocupados para aclararlos.
Dijo: "Queremos que los demás se identifiquen con nosotros y con nuestra cultura actual, que es que hacemos demasiadas cosas y no tenemos suficiente tiempo para hacerlas". No hacer suficientes preguntas y hacerles saber efectivamente si están de acuerdo o no cuando tendemos a llegar a una conclusión.
Aquí hay cinco situaciones comunes que conducen a malentendidos y cómo hacer que todos vuelvan a estar en la misma página.
1. División del trabajo
Cuando las personas trabajan juntas en un equipo, el papel de cada uno debe estar claro. Cualquier ambigüedad puede dar lugar a malentendidos. Escriba las responsabilidades y expectativas por escrito al comienzo del proyecto y verifique periódicamente para asegurarse de que todos conozcan su función.
El vicepresidente Brian Kelly dijo: “Todos deben ver que sus colegas están contribuyendo, que todos están trabajando para alcanzar sus objetivos y asegurarse de que el papel de cada uno esté claro para poder evitar la confusión o la insatisfacción porque otros no lo hacen. compártelo de manera justa”. Relaciones públicas y participación de los empleados para la empresa de marketing y relaciones públicas Sage Communications. "¿Qué es una parte justa? Asegúrate de definirlo desde el principio para que no haya problemas".
2 Al comunicar los objetivos de la empresa
La mayoría de los líderes piensan que lo que comunican es información holística, como por ejemplo. metas, estrategias, problemas y proyectos. Es posible que se estén comunicando, pero a menudo no con todo el equipo, dijo Heidi Pozzo, fundadora de la firma de consultoría estratégica Pozzo Consulting.
“Por lo general, hay mucha discusión dentro del equipo de liderazgo, así que siento que todos deberían entender”, dijo. "El desafío es que el grupo que necesita ser escuchado puede que solo escuche al líder una o dos veces".
CEO de la consultora de liderazgo Deutser y autor de "Leadership Clarity: Breakthrough Strategies for Unleashing Talent and Profit" Leaders Es necesario tener claro no sólo el punto de partida, sino también el camino hacia el estado deseado y los puntos de contacto clave, dice Brad Druser, autor del libro. y rendimiento. "Determinar el camino es fundamental para lograr el estado final deseado", dijo. "Un líder decidido trabaja para definir cuidadosamente el camino, eliminar posibles desvíos y garantizar la claridad".
3 Cuando se comunica por correo electrónico
Anderson, el correo electrónico a menudo genera malentendidos porque. elimina señales sociales como el tono de voz, el contacto visual o las expresiones faciales que nos ayudan a comprender el mensaje.
“Cuando ocurren malentendidos por correo electrónico, la gente se siente amenazada y se pone a la defensiva”, dice. “Para evitar este malentendido, recomiendo seguir tres reglas: Si se han intercambiado tres correos electrónicos, envíe un correo electrónico y no los comprenda. persona, levante el teléfono y hable con ella en persona”. 4. Cuando se habla de objetivos profesionales, durante el proceso de retroalimentación o revisión del desempeño, a menudo hay una desconexión. "Es fácil enviar un mensaje negativo cuando en realidad estás pidiendo algo completamente diferente", dijo.
Por ejemplo, si alguien dice "Trabajo demasiado y dedico demasiado tiempo a este salario", puede querer decir que se siente infravalorado o que algo salió mal en su equilibrio entre vida personal y laboral.
"No generalices, siempre asume que la otra persona tiene una posición de intención positiva", dice Kelly. Es importante saber lo que sabes sobre los empleados y leerlos de manera diferente, añade. "Asegúrese de recibir y responder adecuadamente a sus mensajes con esta intención positiva, y enséñelos sobre cómo comunicar sus malentendidos de manera más efectiva en el futuro". De McNamara agrega que es importante identificar los objetivos personales y profesionales a largo plazo de los empleados.
"Algunos empleados son muy buenos pidiendo de forma proactiva lo que quieren; otros pueden esperar a que se los pidan, pero eso no significa que quieran menos", afirma.
5. Mensaje personal.
Como dice el refrán, demasiados cocineros cometen un error y demasiadas voces estropean el mensaje, dijo Jessica Schaeffer, directora de marketing y comunicaciones de la empresa de personal LaSalle Network: “Muchos malentendidos. Puede ocurrir en el trabajo cuando las personas se pasan información entre sí. "Alguien dice algo y luego le dice a otra persona que está hablando contigo", dijo. "Esto puede tener algo que ver con negocios o política corporativa, pero a menudo conduce a malentendidos".
Es importante no sacar conclusiones precipitadas y ponerse a la defensiva, dijo Schaefer. “Vuelva con la persona original y pídale una aclaración”, dijo. "Elimine al intermediario y obtenga la información clara. A veces, el intermediario malinterpreta la emoción como frustración o enojo, o peor aún, no tiene una buena idea de si la persona es receptiva a señales contextuales o no verbales importantes y las transmite incorrectamente. Información."
¿Por qué son comunes los malentendidos?
El cerebro humano es una máquina que genera sensaciones, dijo Anderson. Quiere saber por qué alguien hizo algo o no pudo hacer algo. "Sin información creamos motivaciones y normalmente nos equivocamos", afirmó.
En todas estas situaciones, cuando crees que alguien te ha hecho daño intencionalmente, la mejor manera de mitigarlo es detenerte y comprobarlo contigo mismo. "Pregúntese cuántas pruebas sólidas tiene para respaldar su conclusión de que la otra persona actuó con intenciones maliciosas", dijo Anderson. "Si no tiene mucha o ninguna evidencia, tenga curiosidad y pregunte por qué hizo lo que hizo... Asume que tienes las intenciones correctas hasta que tengas pruebas concluyentes de lo contrario."