Necesidades de planificación de información de archivos del maestro Xiaolan
La reforma del sistema de gestión de archivos, la transformación del modelo de gestión de archivos y la innovación del mecanismo del servicio de archivos han planteado nuevas necesidades para la construcción de la informatización de archivos.
1. Requisitos empresariales para el archivo de documentos electrónicos
Con la aplicación generalizada de las computadoras en la gestión, la producción y la vida de las personas, el uso de computadoras para crear y procesar archivos se ha convertido en una tendencia inevitable y Es un fenómeno común que el archivado de grandes cantidades de documentos electrónicos también se haya convertido en una necesidad práctica. La Orden No. 6 de la Administración de Archivos del Estado exige claramente el archivo electrónico. La "Ley de Firma Electrónica" estipula el efecto legal de la firma electrónica; el Estado también formulará las leyes correspondientes para aclarar las credenciales y funciones legales de los documentos electrónicos que se convertirán en la nueva "verdadera memoria de la historia" y el archivo de documentos electrónicos. se convertirán en archivos. Nuevos contenidos de trabajo y tareas para la dirección y los archiveros.
2. Requisitos empresariales para la recopilación de archivos digitales
Los archivos portadores tradicionales son principalmente archivos en papel, que existen en forma de almacenamiento físico. Su singularidad garantiza la función de credencial de los archivos. Sin embargo, debido a las diferentes calidades del papel y otros soportes de archivo en diferentes épocas y bajo diferentes condiciones de conservación, así como a las limitaciones de la tecnología de protección de archivos, especialmente con el tiempo y el uso repetido, inevitablemente causará pérdidas a la colección de archivos y inevitablemente limitará la utilización de los archivos. El procesamiento digital de archivos bibliotecarios puede resolver los problemas de protección eficaz de archivos físicos y utilización plena de la información de archivo. Al mismo tiempo, para aquellos archivos físicos, archivos multimedia y archivos históricos gravemente dañados que se encuentran dispersos en instituciones de archivos y no pueden preservarse permanentemente mediante técnicas de protección tradicionales, la tecnología de la información moderna sólo puede usarse para procesarlos, al menos para preservar su contenido de la información.
En tercer lugar, la necesidad de desarrollar y utilizar recursos de información de archivo
El valor real de los archivos radica en la utilización de la información de archivo, y la dependencia de la sociedad de la información de la información de archivo se volverá cada vez más más obvio. La información de archivo es el recurso central de la sociedad de la información. Su desarrollo y utilización amplios y profundos desempeñarán un papel insustituible en el desarrollo de la sociedad de la información. Los recursos de información cambiarán la estructura industrial y el modo de crecimiento económico. El uso de la tecnología de redes informáticas para gestionar la información de los archivos puede lograr el desarrollo, el disfrute, la gestión del conocimiento y la socialización de la información de los archivos, y el valor de los archivos se reflejará más plenamente.
En cuarto lugar, la necesidad de una gestión moderna del trabajo de archivos
La modernización del trabajo de archivos es de gran y trascendental importancia y puede mejorar en gran medida la eficiencia y la calidad del trabajo de archivos. promover el desarrollo de los recursos de información de archivos y su utilización para promover el rápido desarrollo de la industria de archivos de mi país. Las razones para implementar una gestión moderna del trabajo de archivos son:
(1) Las necesidades de desarrollo social. El mundo actual ha entrado en una sociedad de la información, y el conocimiento y la información se han convertido en recursos cada vez más importantes que los activos físicos y la energía tradicional, desempeñando un papel cada vez más importante en el desarrollo de la productividad y el progreso social.
Para ello, la sociedad necesita departamentos de información especializados que proporcionen a la sociedad servicios de información de alta calidad con mayores capacidades de almacenamiento, procesamiento y control de la información. Como institución importante que domina los recursos de información, el departamento de archivos debe adoptar diversas tecnologías y equipos avanzados para modernizar el trabajo de archivos.
(2) Las necesidades del desarrollo económico. Los archivos son un recurso de información valioso que desempeña un papel especial en todos los ámbitos de la vida y son un recurso básico importante para el desarrollo futuro de la sociedad. En la sociedad actual, el requisito básico de las personas para obtener recursos de información es la velocidad y la precisión. La aplicación de tecnologías modernas, como las redes informáticas, en el trabajo de archivos mejorará en gran medida la capacidad del departamento de archivos para procesar información, proporcionando así servicios rápidos, oportunos, precisos e integrales a los usuarios de los archivos.
(3) Las necesidades del desarrollo de la industria archivística. Con el desarrollo de la sociedad, la naturaleza científica y cultural del trabajo de los archivos se ha vuelto cada vez más prominente, y el efecto del servicio social ha tenido un impacto cada vez más profundo en la existencia y el desarrollo del trabajo de los archivos. Si la industria de los archivos se queda atrás durante mucho tiempo y no puede servir eficazmente a la sociedad, estará en desventaja en la competencia futura en la industria de la información. Más importante aún, el desarrollo de recursos de información de archivos se verá gravemente afectado.
Por lo tanto, sólo mediante el uso de métodos y medios de gestión modernos para mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo de los archivos podrá la industria de los archivos alcanzar el estatus que le corresponde, desempeñar el papel que le corresponde en el desarrollo social y podrá tener un futuro brillante.
(4) Las necesidades para el desarrollo del trabajo archivístico. Con el continuo desarrollo y profundización de la ciencia y la tecnología, el trabajo archivístico también ha experimentado cambios trascendentales: en primer lugar, el número de archivos ha aumentado espectacularmente; en segundo lugar, siguen surgiendo nuevos medios de información y registros; Al mismo tiempo, con el paso del tiempo y el rápido crecimiento de los archivos, el impacto de factores naturales y artificiales, así como la falta y las condiciones inadecuadas de almacenamiento, el daño a los archivos se ha vuelto cada vez más grave. Por lo tanto, la modernización del trabajo archivístico se ha vuelto inevitable para adaptarse a los desarrollos y cambios antes mencionados.