¿Cómo trabajar de manera eficiente?
Déjame compartir contigo mi consejo.
01. Planificar con antelación.
Tengo la costumbre de dedicar 10 minutos antes de acostarme por la noche para hacer una lista de cosas que hacer al día siguiente. Estoy acostumbrado a usar aplicaciones móviles para hacer listas de cosas y no necesito demasiadas. Simplemente escriba lo que cree que es lo más importante que se debe hacer mañana.
La imagen de arriba es mi plan para el 26 de marzo. Como es domingo, lo que enumeré es mi plan de estudio, no mi trabajo, siempre y cuando entiendas el significado. Luego distribuiré mi tiempo de acuerdo con este plan el día 26. Aunque a veces suceden cosas inesperadas, si sigo esta lista, definitivamente iré en la dirección correcta.
A algunas personas les gusta dedicar tiempo a organizar su trabajo para el día cuando van a trabajar por la mañana, y eso ciertamente está bien. Mientras tenga este tipo de pensamiento, la eficiencia de su trabajo no será tan mala.
02. Priorizar
Distinguir prioridades, esto no debería ser difícil de entender. Es lo que la gente suele llamar la "matriz de emergencia importante". Divida las cosas en cuatro categorías a través de la matriz: importante y urgente, importante y no urgente, poco importante y urgente, poco importante o no urgente, y luego trátelas en orden.
Estos asuntos son importantes y urgentes y deben tratarse de inmediato y con la máxima prioridad.
Sea importante o no, este tipo de cosas se pueden tratar más adelante, pero no olvides que debes hacerlo después de terminar las cosas más urgentes.
No es importante ni urgente. Si tienes subordinados, déjalos hacer esto. Si no, debes hacerlo inmediatamente (pero debe ser después de cosas importantes y urgentes). Pero recuerde, si este tipo de cosas siempre sucede repetidamente, demuestra que hay algún problema con sus métodos de trabajo y debe ajustarlo a tiempo.
No es importante ni urgente. Coloque este tipo de cosas al final de su lista de prioridades y podrá pensar en ello después de que se hayan solucionado otras cosas.
03. Concéntrate en una cosa a la vez.
No somos dioses y nuestra capacidad de atención es limitada, así que si es posible, haz una cosa a la vez y concéntrate en hacerla bien.
Por ejemplo, cuando estoy pensando en algo muy importante, suelo configurar mi teléfono para que vibre o se silencie. Si llega una llamada en un momento crítico, no la contestaré a menos que sea una persona muy importante. Habitualmente pienso en una cosa o un nodo y luego lo interrumpo, de modo que mi eficiencia de pensamiento aumentará y la calidad de los planes que elaboré será muy buena. Por supuesto, atenderé las llamadas que perdí inmediatamente después.
Equilibra el trabajo con el descanso y realiza un descanso adecuado.
Después de comer, habitualmente me tumbo en la mesa y descanso media hora. Aunque siento molestias en el cuello y los brazos cada vez que me despierto, la calidad de mi trabajo por la tarde después del descanso sigue garantizada. Después de trabajar durante una hora, normalmente salgo de la oficina para tomar un vaso de agua o ir al baño. De esta manera, mi cerebro altamente estresado puede descansar eficazmente. Después del descanso, volveré al trabajo, lo que siempre tendrá efectos inesperados.
Tal vez fueron los cinco minutos que tomé un descanso entre el trabajo los que permitieron a mi cerebro idear un plan particularmente creativo.
05. Hacer las cosas inmediatamente.
El desperdicio más grave es el desperdicio de retrabajo.
Se dice que Huawei tiene una cultura llamada "Forever v1.0". El origen de esta cultura es el siguiente: un año, un nuevo empleado llegó a Huawei y se le asignó el desarrollo de un módulo de software después de unirse a la empresa. El tiempo normal de desarrollo para un módulo de software similar es de aproximadamente un mes, pero al empleado le llevó casi medio año completarlo. Como puedes imaginar, el desempeño del empleado a final de año no fue muy bueno, lo que finalmente lo llevó a dejar Huawei. Más tarde, Huawei descubrió que módulos de software similares básicamente deben actualizarse cada pocos meses, pero el módulo desarrollado por ese empleado no se ha actualizado en dos años y todavía no hay ningún problema en usarlo. Finalmente, todos los módulos desarrollados durante el mismo período se actualizaron a la versión 10.0, y este módulo es la versión 1.0.
Para alentar a las personas que pueden hacer las cosas en una sola actuación, Huawei ha agregado el concepto cultural de "Siempre v1.0" a su cultura corporativa.
06 Resumen del Instituto
Cuando termine nuestro trabajo del día, debemos resumir conscientemente los logros del día.
¿Hay algo que quieras hacer pero que aún no hayas hecho? ¿Por qué?
¿Qué cosas son menos eficientes? ¿Por qué?
¿Qué otras cosas puedes solucionar tú mismo de manera eficiente? ¿Qué causa esto?
Mientras sigamos resumiendo y actualizando nuestros métodos de trabajo e ideas, podremos pasar a formar parte de las filas de personas eficientes.