Cómo compilar una herramienta de recuperación de archivos y crear un directorio de recuperación de archivos

Primero, el estado del trabajo de recuperación en todo el trabajo de recuperación de archivos

1 es el trabajo preliminar para su provisión y utilización.

El archivo (sala) se prepara directamente para su uso, y resuelve específicamente la búsqueda de cada expediente o de cada expediente mediante la búsqueda.

2. La búsqueda es un medio importante para mejorar el nivel de trabajo de los archivos (sala).

3. La búsqueda se ha convertido en un vínculo independiente e importante en el trabajo de archivo.

2. Los requisitos básicos para desarrollar herramientas de recuperación de documentos son

1, lo que se refiere al almacenamiento de información enriquecida.

2. Preciso significa recuperación precisa.

3. Kuai significa rápido.

4. Comodidad significa fácil recuperación.

3. Cuestiones a tener en cuenta:

Trabajar duro en documentos importantes y no utilizar la mano de obra y los recursos materiales por igual.

1. Los registros generales se pueden grabar a nivel de archivo y los archivos importantes se pueden grabar a nivel de archivo.

2. Enfatice que las herramientas de búsqueda están organizadas según un método determinado y se utilizan para buscar y consultar.

3. Métodos de inspección

(1) Clasificación: basada en la clasificación científica, combinada con el contenido y las características de los archivos, y utilizando el método de división conceptual para recopilar pistas de los archivos. la misma naturaleza. Juntos, forman un sistema de recuperación.

Ventajas: Las pistas de archivos para el mismo problema o la misma especialidad se reúnen para facilitar la búsqueda y el uso.

(2) Según el método de investigación del autor:

Ahora también llamado responsable

Reunir las pistas de la literatura formada por el mismo autor.

Este método se utiliza generalmente en los archivos de instituciones públicas.

(3) Método de inspección por cantidad:

Es decir, se ordenan por número de documento. Generalmente, existe un catálogo de números de documentos y una tabla comparativa de números de documentos. Este método también es popular en los archivos de instituciones públicas, pero no se utiliza mucho en los archivos. Sin embargo, es difícil verificar los números de documentos de documentos históricos o documentos con números de documento incompletos.

(4) Método para organizar las inspecciones según el orden de las palabras

La compilación de herramientas de búsqueda como nombres y nombres de lugares generalmente adopta los métodos de radicales, número de esquinas, número de trazos , forma del trazo y número de trazos.

1. Método radical radical: No se utiliza mucho porque es bastante difícil de organizar y muchos radicales son difíciles de dominar.

2. Método del número de trazos y de la forma de los trazos: La dificultad radica en los problemas tradicionales y simplificados.

3. Método de numeración de cuatro esquinas: este método se utiliza ampliamente en tarjetas de nombres de lugares en China. Sin embargo, esta regla no está muy extendida.

4. Método de secuencia fonética: organizar según el orden Pinyin chino. Se utiliza principalmente como herramienta de búsqueda según autor, nombre de archivo y región. Este método es simple pero inconveniente para las personas mayores.

(5) Método de verificación en secuencia

Ordenar según el área formada por el documento. Este método se utiliza ampliamente en herramientas de recuperación de archivos históricos y algunos archivos profesionales. Como el salón conmemorativo de la dinastía Qing, archivos geológicos, archivos agrícolas, etc.

(6) Método de tema

Las herramientas de búsqueda generalmente utilizan la clasificación por tema con palabras de asunto. Estrictamente hablando, este método es consistente con el cuarto método, ambos están ordenados de acuerdo con el orden de las palabras del tema. Para los archivos de idiomas extranjeros, generalmente están ordenados según el alfabeto del idioma extranjero.

En la actualidad, en el campo de la archivística, el método de clasificación y el método de la materia son muy respetados, y ambos tienen sus propias ventajas y desventajas.