¿Cómo lograr un control presupuestario y un reembolso de gastos razonables?
Si tiene un negocio, definitivamente incurrirá en gastos de desarrollo empresarial; sin embargo, los gastos de desarrollo empresarial no necesariamente conducen a un aumento de los ingresos; Esto genera un problema: al formular presupuestos o indicadores relacionados con el desempeño, la cantidad de gastos de desarrollo empresarial se vuelve difícil de controlar. Demasiado alto o demasiado bajo tendrá un impacto negativo en el desarrollo empresarial.
A menudo nos enfrentamos a una situación en la que se gastan todos los gastos de desarrollo empresarial, pero el rendimiento no se completa. Si acude a la persona a cargo del departamento de ventas y le pregunta por qué, le obtendrá diversas razones. Pero no importa qué razón "legítima" se utilice para explicarlo, se ha incurrido en gastos y las ganancias de la empresa inevitablemente se verán afectadas.
Por lo tanto, desde la perspectiva de la gestión financiera y el control interno, debemos encontrar formas de evitar que los gastos de desarrollo empresarial se salgan de control, garantizar que los gastos sean suficientes para respaldar el desarrollo empresarial y evitar la extravagancia y el despilfarro. de tener un impacto negativo en las ganancias.
Determinar el departamento de reembolso y el nivel de empleado
Determinar el departamento de reembolso es en realidad confirmar el departamento responsable de los indicadores operativos de la empresa. La aparición de gastos de desarrollo empresarial está relacionada con los ingresos de la empresa, por lo que el departamento responsable de los indicadores de ingresos debe ser el principal departamento de generación y reembolso de gastos. Otros departamentos también incurrirán en algunos gastos, pero la cantidad generalmente no es muy grande.
Para dar un ejemplo simple, en el proceso de desarrollo comercial, los departamentos comerciales incurrirán en gastos de entretenimiento comercial cuando se comuniquen con los clientes, y otros departamentos también tendrán ciertas necesidades comerciales, como el departamento financiero que entretiene a los auditores. etc. , pero estos gastos son esporádicos y ciertamente no excederán el monto total reembolsado por el departamento comercial. Algunos departamentos, como el departamento técnico, rara vez tienen contacto y comunicación externos y, por lo general, no reembolsan los gastos de entretenimiento comercial.
Por lo tanto, determinar el departamento de reembolso no es solo la división de las responsabilidades del departamento, sino también el proceso de asignación de los recursos limitados de la empresa. A los departamentos responsables de los indicadores comerciales se les asignan más recursos, mientras que a algunos departamentos se les asignan menos recursos o incluso ningún recurso. Si la división de responsabilidades entre departamentos no está clara, es probable que el reembolso de gastos se salga de control, lo que provocará un desperdicio de recursos y comprimirá las ganancias corporativas.
A continuación, es necesario calificar a los empleados. La complejidad de la calificación variará según el tamaño y las circunstancias del empleado.
Las pequeñas y medianas empresas solo podrán dividirse en jefes de departamento, supervisores, especialistas, etc., mientras que las grandes empresas se dividirán en secuencias de gestión y secuencias profesionales según rutas de desarrollo, y se dividirán diferentes secuencias. Además, se dividen en rangos según las diferentes situaciones.
Los diferentes rangos conllevan diferentes contenidos y alcances de trabajo. En el departamento comercial, cuanto más alto es el nivel, más importantes son los clientes de los que es responsable el personal comercial. Cuanto más tiempo han acumulado en la industria, más recursos de clientes pueden expandir y mayor es la cantidad de gastos de desarrollo comercial requeridos. El personal empresarial de nivel inferior puede asumir proyectos o pequeños clientes en la etapa final, y la cantidad de gastos de desarrollo empresarial necesarios es limitada.
La división de rangos puede ayudarnos aún más a asignar recursos y garantizar que los recursos se inclinen hacia áreas que pueden generar más ingresos y ganancias para la empresa.
Desarrollar estándares y procedimientos de reembolso
La división clara de las responsabilidades del departamento puede ayudarnos a desarrollar un proceso de reembolso claro. ¿Quién puede reembolsar? ¿Quién lo aprobará? Descubra cómo fluye el formulario de reembolso entre departamentos antes de la confirmación final.
Al determinar qué departamentos y personal requieren el proceso de aprobación, también es necesario aclarar qué proyectos aprueba específicamente cada departamento. El departamento comercial revisa la necesidad y autenticidad del reembolso, y el departamento financiero verifica la integridad de los documentos y la exactitud de los datos para evaluar si exceden el estándar. Si las responsabilidades de cada departamento durante el proceso de aprobación no están claras, el proceso se convierte en una formalidad y no hay garantía de que el resultado final esté basado en un negocio real.
Los estándares de reembolso se pueden determinar en función de las condiciones comerciales y los rangos de los empleados. Por ejemplo, el límite mensual de gastos de transporte se puede determinar según los diferentes departamentos y rangos. Por ejemplo, el límite de reembolso de gastos de transporte mensual para un director de negocios es de 1000 yuanes, el límite de reembolso de ventas senior es de 800 yuanes y el límite de reembolso de ventas junior es de 500 yuanes. Los gastos de entretenimiento empresarial se pueden controlar en función de los límites mensuales. Por ejemplo, el límite de reembolso mensual de gastos de entretenimiento empresarial para ventas avanzadas es de 4000 yuanes. Si un solo gasto de entretenimiento empresarial supera los 2000 yuanes, se requieren aprobadores adicionales. Los costos de viaje se pueden controlar según el tamaño de la ciudad a la que viaja. El costo del alojamiento turístico en las ciudades de primer y segundo nivel es bastante diferente al de las ciudades de tercer y cuarto nivel, y el límite superior de reembolso puede determinarse en función del nivel de consumo promedio de la ciudad.
Al mismo tiempo, las normas de reembolso también transmitirán una cultura corporativa y guiarán el trabajo diario de los empleados, pero la premisa es que la dirección debe predicar con el ejemplo. Si la dirección mantiene un estilo sencillo, no desperdicia demasiado en viajes de negocios y no elige hoteles caros ni billetes de avión caros, esto se transmitirá a varios departamentos como una regla tácita, formando una atmósfera sencilla dentro de la empresa. , lo que evitará en gran medida la extravagancia y el desperdicio hasta cierto punto.
Evaluar la razonabilidad de los costes totales.
El monto total de los gastos de desarrollo empresarial generalmente está controlado por el presupuesto, y los resultados de la ejecución del presupuesto estarán directamente vinculados a los indicadores de evaluación del desempeño. La ventaja de esto es conectar los intereses de la empresa con los intereses personales. Los malos resultados de la ejecución presupuestaria significan que no se pueden alcanzar los objetivos de desempeño, lo que afecta las bonificaciones personales y llama la atención de todos sobre la gestión presupuestaria y la evaluación del desempeño.
Para implementar el presupuesto sin problemas, es necesario evaluar si la cuota presupuestaria es razonable, especialmente los gastos de desarrollo empresarial. Los presupuestos son demasiado flexibles, los montos de los gastos de desarrollo empresarial son demasiado altos y los montos restantes a menudo no se trasladan al año siguiente. Por lo tanto, varios departamentos harán todo lo posible para agotar la cantidad durante este año, lo que fácilmente puede generar extravagancia y despilfarro, y también puede conducir a fraude. Si el presupuesto es demasiado ajustado, el departamento comercial quedará atado detrás de escena en las actividades comerciales, lo que afectará el desarrollo del negocio y al mismo tiempo enviará un mensaje negativo.
La razonabilidad de la cuota depende de la proporción de los distintos gastos en los ingresos. Esta proporción no será fija. Un aumento en los ingresos del 65,438+05% no significa que los gastos de desarrollo comercial también aumentarán en un 65,438+05%, pero la proporción debe controlarse dentro de un cierto rango. Este cálculo proporcional también puede dividir la estructura de ingresos, como los ingresos existentes y los ingresos incrementales. En circunstancias normales, la tarifa de desarrollo empresarial utilizada para mantener el inventario será menor que el costo de desarrollar nuevos clientes, por lo que la proporción se puede establecer por separado para controlarla. También se puede dividir según diferentes líneas de negocio, confirmar la proporción de cada línea de negocio en función de las condiciones históricas y finalmente obtener la tarifa total de desarrollo empresarial.
También se puede confirmar en base a la media. Por ejemplo, si hay 10 vendedores senior, la tarifa promedio de desarrollo comercial es de 3.000 yuanes/mes, y hay 5 vendedores junior, la tarifa promedio de desarrollo comercial es de 1.000 yuanes/mes, por un total de 35.000 yuanes/mes. Este simple cálculo se aplica a nuevas empresas o nuevas empresas que recién están despegando. Debido a que el negocio aún no se ha desarrollado completamente y hay relativamente poca gente, se puede utilizar este método simple. Pero cuando el negocio comienza a madurar, los resultados calculados con este método son demasiado aproximados y difíciles de controlar.
Fortalecer la aprobación del reembolso de gastos
A partir de determinar el proceso de reembolso de gastos y aclarar las responsabilidades y puntos de aprobación de cada departamento, el departamento financiero debe prestar más atención a la racionalidad de gastos y coordinación de departamentos y proyectos.
Lo más básico para el reembolso de gastos es verificar la autenticidad e integridad de la nota adjunta. Los conceptos que se muestran en la factura deben ser consistentes con los conceptos de reembolso. Es posible que haya notas sustitutas disponibles en circunstancias especiales. Por ejemplo, algunos gastos esporádicos no tienen factura y otras facturas se utilizarán en su lugar al reembolsar. Esta situación debe evitarse en la medida de lo posible. Si no se puede evitar, se debe controlar la cantidad, no demasiado grande, y se debe especificar la gama de billetes que se pueden utilizar para las votaciones por poder. Los documentos que deben presentarse como archivos adjuntos para el reembolso se pueden anunciar claramente directamente en el sistema de reembolso de gastos para facilitar las consultas de varios departamentos.
Si se requiere que el solicitante indique el gasto realizado durante el proceso y claramente pertenece al proyecto o cliente, y si implica asignación entre dos departamentos, lo mejor es indicarlo directamente en el proceso de reembolso a evitar disputas posteriores entre departamentos Disputas sobre montos de prorrateo. Estos elementos afectarán la precisión y sofisticación de la contabilidad financiera, afectando así la implementación del control presupuestario y la realización del análisis financiero.
Habrá algunas excepciones en el desarrollo empresarial real, que no podemos evitar ni prohibir. Podemos estipular el proceso de aprobación de excepciones en el sistema, adoptar un enfoque caso por caso y realizar aprobaciones por separado para confirmar si se puede realizar el reembolso.
Algunos gastos se gestionan de forma centralizada.
En términos de control presupuestario, podemos considerar el uso de la gestión centralizada para descentralizar el poder de los departamentos y formar supervisión y controles y equilibrios entre departamentos. Por ejemplo, algunos gastos de entretenimiento empresarial son obsequios que se dan a clientes importantes durante las vacaciones. En comparación con la contratación descentralizada entre varios departamentos, la contratación unificada por parte de departamentos administrativos obtendrá precios más favorables debido a los efectos de escala. Al mismo tiempo, el departamento administrativo puede revisar y controlar la cantidad y el precio unitario de los obsequios, lo que puede minimizar los riesgos y los costos de adquisición.
Además, también existen algunas plataformas donde puedes abrir cuentas corporativas y lograr el control asignando cuotas a diferentes departamentos y personal. Por ejemplo, en la empresa Didi, el departamento administrativo configura y asigna cuentas y cuotas. Los empleados utilizan la empresa Didi para reservar taxis. El departamento administrativo solicita facturas todos los meses y exporta órdenes de uso detalladas para facilitar la contabilidad financiera. Esto no sólo facilita el departamento comercial, sino que también fortalece el control y gestión de los costos de transporte.
Liberación por lotes de cuotas de gastos
El peor de los casos causado por gastos fuera de control es que en un determinado mes a mitad de año, todos los gastos se hayan consumido, pero el rendimiento está lejos de cumplir con los estándares. Esta situación provoca pérdidas al negocio y supone un fallo en la gestión financiera.
Para evitar esto, considere liberar sus tarifas en lotes. Por ejemplo, algunos gastos se redujeron del control anual original al control trimestral. Por ejemplo, el presupuesto anual para gastos de viaje es de 500.000 yuanes, que originalmente se controlaba anualmente. Siempre que no supere el presupuesto, se podrá reembolsar. Sin embargo, para evitar situaciones extremas, se puede controlar trimestralmente. El monto del presupuesto para cada trimestre es el monto acumulado actual para evitar la situación en la que la cuota del siguiente trimestre se adelanta a este trimestre.
También puedes considerar liberar gradualmente el límite de presupuesto según la finalización del desempeño. Cuando se completen los resultados trimestrales, se publicará en su totalidad el presupuesto de gastos de desarrollo empresarial para el próximo trimestre. Si no se completa en el trimestre actual, la cuota solo se podrá liberar de acuerdo con el índice de finalización, lo que también puede evitar situaciones extremas.
El modelo específico de gestión y control se puede ordenar según el modelo de negocio y las condiciones operativas de la empresa. El requisito previo para la liberación de cuotas por lotes es realizar un seguimiento y comunicar el estado de ejecución del presupuesto. El departamento financiero necesita sincronizar la información de ejecución del presupuesto actual con los departamentos correspondientes para que cada departamento conozca sus problemas actuales para que puedan mejorar. Al mismo tiempo, es necesaria una revisión de mitad de año para considerar si es necesario ajustar la estrategia presupuestaria general en función de la situación actual.
El control de los departamentos comerciales no puede ser demasiado laxo.
Un entorno de gestión demasiado flexible generará comportamientos negativos y afectará las operaciones comerciales, mientras que un entorno de gestión demasiado estricto provocará un flujo de información lento, burocracia y comunicación deficiente, lo que afectará el desarrollo empresarial.
La rigurosidad de la gestión debe determinarse en función de la etapa de desarrollo actual de la empresa, las características de la industria y el modelo de negocio. Sin embargo, desde una perspectiva financiera, no importa si la gestión es flexible o estricta, el fondo financiero. línea, es decir, los datos financieros, deben garantizarse la veracidad, exactitud, oportunidad, integridad y cumplimiento legal de las operaciones comerciales.
Tweet después del final: Al hacer un presupuesto cada año, siempre trato con el departamento comercial sobre viajes, transporte, negocios y entretenimiento, etc. Estos gastos son básicamente reembolsados por los empleados, a diferencia de los pagos corporativos. Esta parte también es la que tiene más probabilidades de salirse de control. Por lo tanto, en términos de gestión, las finanzas deben controlar los riesgos clave y al mismo tiempo garantizar el buen desarrollo del negocio. De esta manera, no se puede utilizar un método único, un enfoque simple y tosco que sirva para todos, y se deben realizar ajustes más flexibles en función de la situación real.