Cómo gestionar archivos de contrato
La necesidad de establecer expedientes de contratos empresariales
El contrato empresarial se refiere al departamento de contratación de la empresa que representa ciertos fines económicos de acuerdo con la Ley de Contratos y sus disposiciones legales pertinentes. disposiciones Un acuerdo escrito firmado entre una empresa y un sujeto civil igual para establecer, cambiar o terminar la relación de derechos y obligaciones civiles. Los archivos de contratos empresariales son documentos y materiales formados por empresas para la firma, ejecución y terminación de contratos en actividades económicas, y se guardan como registros originales para referencia futura. Mejorar el nivel de gestión de los expedientes de contratos empresariales y garantizar la integridad y confidencialidad de los expedientes de contratos contribuye a salvaguardar los derechos e intereses legítimos de las empresas y prevenir riesgos legales.
Para salvaguardar sus propios intereses, las empresas firman numerosos contratos y acuerdos a la hora de producir, operar y prestar servicios técnicos. Es necesario guardar muchos textos de contrato e inevitablemente se generarán documentos de contrato. Por lo tanto, las empresas necesitan establecer y mejorar mecanismos de gestión de expedientes de contratos científicos.
Toda actividad económica de una empresa es inseparable de la celebración de un contrato. Un contrato es un contrato celebrado por dos o más partes contratantes de conformidad con las leyes y reglamentos administrativos nacionales, siguiendo los principios de igualdad, beneficio mutuo y consenso mediante consultas, para lograr ciertos objetivos económicos y aclarar los derechos y obligaciones de ambas partes. Solo es aplicable a las partes del contrato y no es vinculante para ninguna unidad o individuo que no sea las partes del contrato y no está sujeto a ninguna restricción.
Problemas en la gestión de archivos de contratos empresariales
La recopilación y el archivo de contratos no son oportunos.
Actualmente, los contratos de servicios técnicos en los contratos empresariales son gestionados por el departamento responsable de las actividades empresariales, mientras que los contratos de adquisiciones son gestionados por el departamento de requisitos empresariales. El proceso de aprobación del contrato es básicamente responsabilidad del contratista y se requieren una serie de vínculos complejos durante la redacción, revisión, aprobación y ejecución del contrato. De esta manera, la gestión de los documentos del contrato está relativamente dispersa, el tiempo dedicado al proceso es incierto y la duración del ciclo varía. Es fácil que los documentos se pierdan o no se conserven por completo, lo que dificulta la recopilación y el archivo de los documentos del contrato. en el período posterior. La presentación de los contratos empresariales se transfiere del departamento de gestión de contratos al departamento de archivos anualmente, pero a menudo no se transfiere a tiempo, o incluso después de dos años.
La gestión de expedientes de contratos no está estandarizada.
En la actualidad, el país no ha formulado normas y métodos especiales de gestión de archivos de contratos. En otras palabras, la gestión de archivos de contratos empresariales carece de los correspondientes documentos macro y directrices de trabajo. No existen reglas y regulaciones claras para el alcance de la gestión, el contenido, los requisitos, el desarrollo y la utilización de los expedientes de contratos. En la actualidad, las empresas sólo gestionan los textos de los contratos y existen varios textos de los contratos archivados, incluidos originales, copias, sellos, etc. No hay una declaración clara sobre qué textos deben archivarse. Documentos de negociación precontractual, documentos de aprobación de contrato, cartas de oferta, cartas de intención, cartas de compromiso, cartas de garantía, cartas de hipoteca (compromiso), certificados de calificación, poderes de persona jurídica, cartas contractuales, certificados de certificación, escrituras notariales, cambios de contrato, transferencias, y documentos de terminación, documentos de mediación de contratos, sentencias, cartas de ejecución, actas de reuniones, cartas, memorandos y otros documentos relacionados. , no se recopilan ni archivan.
Es necesario mejorar la calidad de los expedientes de contratos.
Actualmente, no existe ninguna organización dedicada en la empresa al control de la gestión de documentos. Aunque la empresa ha establecido una organización de gestión de calidad, su responsabilidad no es la plantilla, el formato y el contenido de los documentos dentro de la empresa. El puesto de ingeniero de calidad creado por el departamento es a tiempo parcial y la empresa no ha indicado claramente su alcance de responsabilidades y requisitos laborales. Por lo tanto, algunos documentos generados dentro del departamento no están estandarizados por escrito, tienen un formato incompleto y tienen números de contrato duplicados, lo que también reduce en gran medida la calidad de la generación del texto del contrato.