Redacción del libro de planificación de exposiciones.
(1) Concepto de "Propuesta de proyecto de convención y exposición":
La denominada planificación de proyectos de convención y exposición consiste en planificar los próximos eventos en función de diversa información Realizar la planificación preliminar de la exposición, diseñar el marco básico de la exposición y proponer el contenido de la planificación preliminar de la exposición propuesta, que incluye principalmente: nombre y ubicación de la exposición, organización de la exposición, alcance de la exposición, exposición. tiempo, escala de exposición, posicionamiento de exposición, plan de invitación a exposición, planes de publicidad y promoción de inversiones, planes de progreso de exposición, planes de gestión in situ, planes de actividades relacionadas, etc. Una propuesta de proyecto de exposición es un conjunto de planificación, estrategias y métodos de exposición para planificar y realizar una nueva exposición. Es un resumen del contenido anterior.
(2) Estructura de contenido de la propuesta de proyecto de exposición:
En términos generales, la propuesta de proyecto de exposición incluye principalmente los siguientes contenidos: 1. Análisis del entorno de mercado para albergar la exposición: incluido el análisis de la industria y el mercado donde se ubica el tema de la exposición, el análisis de las leyes y políticas nacionales relevantes, el análisis de las exposiciones relevantes y el análisis del mercado del lugar donde se lleva a cabo la exposición. 2. Proponer el marco básico de la exposición, incluido el nombre y el lugar de la exposición, la composición de la organización de la exposición, el alcance de las exposiciones, el tiempo de exposición, la frecuencia de la exposición, la escala de la exposición y el posicionamiento de la exposición. 3. Precio de la exposición y anteproyecto presupuestario. 4. Plan de división del trabajo del personal de exposición. 5. Plan de invitación a exposición 6. Programa de invitación a exposiciones. 7. Plan de promoción de exposiciones. 8. Calendario de preparación de la exposición. 9. Plan de concertación del proveedor de servicios de exhibición. 10. Inauguración de la exposición y plan de gestión in situ. 11. Planificar actividades relacionadas durante la exposición. 12. Plan de liquidación de exposiciones.
(3) Requisitos para redactar propuestas de proyectos de exposición:
1. Nombre de la exposición
El nombre de una exposición generalmente incluye tres aspectos: parte básica, partes de calificación. y logotipos de la industria. Por ejemplo, para la 93.ª Feria de Exportaciones de Productos Básicos de China, si se registra de acuerdo con los tres contenidos anteriores, es la parte básica de la feria comercial. La parte limitada es China y la 93.ª Feria de Productos Básicos de Exportación de China, y el logotipo de la industria es exportación. productos básicos. A continuación se dan algunas explicaciones de estos tres contenidos: Parte básica: se utiliza para indicar la naturaleza y características de la exposición. Las palabras de uso común son: exposición, exposición, feria, feria y "festival". Parte calificada: utilizada para describir el tiempo, lugar y naturaleza de la exposición. Hay tres formas de expresar el tiempo de exposición: una es expresarlo por "período de exposición". El segundo está representado por "año" y el tercero por "trimestre". Como el 3er Festival Internacional de la Moda de Dalian, la Exposición de Guangzhou de 2003, la Feria de Bienes de Consumo de Primavera de Frankfurt, etc. Entre estas tres expresiones, "sesión" es la más común, que enfatiza la continuidad de la exposición. Las exposiciones que acaban de realizarse generalmente se expresan como "años". La ubicación de la exposición también debe reflejarse en el nombre de la exposición, como "Dalian" para el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian. Las palabras que reflejan la naturaleza de la exposición en el nombre de la exposición incluyen principalmente "internacional", "cosmopolita", "nacional", "regional", etc. Por ejemplo, la palabra "internacional" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian indica que esta exposición es una exposición internacional. Logotipo de la industria: se utiliza para indicar el tema de la exposición y el alcance de las exhibiciones. Por ejemplo, la palabra "ropa" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian indica que esta exposición es una exposición para la industria de la confección. La identidad de una industria suele ser el nombre de una industria o una categoría de producto dentro de una industria.
2. Ubicación de la exposición
La planificación y selección del lugar de la exposición incluye dos aspectos: uno es dónde se llevará a cabo la exposición y el otro es en qué sala se llevará a cabo la exposición. . La planificación y selección de una ubicación de exposición es determinar en qué país, provincia y ciudad se llevará a cabo la exposición. Planificar y seleccionar una sala de exposiciones significa elegir la ubicación específica de la exposición. La elección específica de qué sala de exposición albergar una exposición depende del tema y el posicionamiento de la exposición. Además, al elegir una sala de exposiciones, también debe considerar el costo de uso de la sala de exposiciones, si la disposición de la exposición cumple con sus propios requisitos y las instalaciones y servicios de la propia sala de exposiciones.
3. Organización de exposiciones
La organización de exposiciones se refiere a las unidades pertinentes responsables de la organización, planificación, contratación de exposiciones y promoción de inversiones de exposiciones. Las organizaciones de exhibición pueden ser empresas, asociaciones industriales, departamentos gubernamentales y medios de comunicación. De acuerdo con los diferentes roles de cada unidad en la organización de la exposición, una exposición generalmente tiene los siguientes tipos de formas de organización de exposición: organizador, organizador, coorganizador y unidad de apoyo. Patrocinador: El organizador de la exposición que es propietario de la exposición y asume la principal responsabilidad legal de la exposición. Los organizadores son propietarios legales de la exposición. Patrocinador: El organizador de la exposición es directamente responsable de la planificación, organización, operación y gestión de la exposición, y asume la principal responsabilidad económica de la exposición. Coorganizador: Un organizador de exposición que ayuda al organizador u organizador en la planificación, organización, operación y gestión de la exposición, y es parcialmente responsable del reclutamiento de la exposición, la promoción de inversiones y el trabajo de promoción. Unidad de apoyo: Una unidad de organización de exposiciones que apoya la planificación, organización, operación, gestión o contratación de exposiciones, promoción de inversiones, publicidad y otros trabajos del organizador o organizador de exposiciones.
4. Hora de exposición
La hora de exposición se refiere a la hora en la que está previsto realizar la exposición. El tiempo de exposición tiene tres significados: primero, se refiere a la fecha específica de lanzamiento de la exposición. El segundo se refiere a la fecha de preparación y desmontaje. El tercero se refiere a la fecha en que la exposición está abierta al público. No existe un estándar unificado para la duración de la exposición, depende de las diferentes exposiciones. El tiempo de exhibición de algunas exposiciones puede ser muy largo, como la Exposición Universal, que se pospone durante varios meses o incluso medio año, mientras que las ferias profesionales, que representan la gran mayoría de las exposiciones, generalmente duran de 3 a 5 días; .
5. Alcance de las exhibiciones
El alcance de las exhibiciones en la exposición debe determinarse en función de factores como el posicionamiento de la exposición y la calidad de la organización de la exposición.
Dependiendo del posicionamiento de la exposición, el alcance de las exhibiciones puede incluir una o varias industrias, o una o varias categorías de productos en una industria. Por ejemplo, las "exposiciones" y las "ferias comerciales" tienen una amplia gama de exhibiciones. Por ejemplo, la "Feria de Cantón" tiene más de 65,438 exhibiciones, lo que incluye casi todo el alcance de la exposición de Frankfurt International Auto. La feria en Alemania cubre muy pocas industrias, sólo la industria automotriz.
6. Frecuencia de exposición
La frecuencia de exposición se refiere a si se realiza varias veces al año, una vez cada pocos años o de forma irregular. Según la situación actual de la industria de exposiciones, el mayor número de exposiciones se celebra una vez al año, lo que representa aproximadamente el 80% del número total de exposiciones. También hay muchas exposiciones bianuales y bienales, y las exposiciones irregulares son cada vez menos. La determinación de la frecuencia de exhibición está restringida por las características de la industria donde se ubica el tema de la exhibición. Sabemos que los productos en casi todas las industrias tienen un ciclo de vida, y el ciclo de vida de los productos tiene un impacto significativo en la frecuencia de las exhibiciones. El período de inversión y el período de crecimiento de los productos son los períodos dorados para que las empresas participen en exposiciones, y la frecuencia de las exposiciones debe comprenderse firmemente durante estos dos períodos.
7. Escala de exposición
La escala de exposición incluye tres significados: primero, el área de exposición, segundo, el número de expositores y tercero, el número de visitantes a la exposición. A la hora de planificar una exposición es necesario prever y planificar estos tres aspectos. Al planificar la escala de la exposición, se deben considerar plenamente las características de la industria. El tamaño de una exposición también estará limitado por el número y la calidad de los visitantes.
8. Dirección de la exposición
En términos generales, el posicionamiento de la exposición consiste en indicar claramente a los expositores y visitantes qué es la exposición y qué tiene. Específicamente, el posicionamiento de exposiciones es un proceso en el que las organizaciones de exposiciones establecen y desarrollan ventajas competitivas diferenciadas para las exposiciones en función de sus propias condiciones de recursos y condiciones de competencia del mercado, de modo que sus exposiciones puedan formar una impresión distinta y única en la mente de los expositores y visitantes. El posicionamiento de la exposición debe definir claramente los expositores y visitantes objetivo, los objetivos de la exposición y los temas de la exposición.
9. Precio de exposición y presupuesto preliminar de exposición
El precio de exposición consiste en fijar un precio adecuado para el alquiler del stand de exposición. Los precios de los stands a menudo incluyen los precios de las exposiciones interiores y los precios de las exposiciones exteriores. Los precios de las exposiciones interiores se dividen en precios de espacios abiertos y precios mínimos estándar. Al formular los precios de las exposiciones, generalmente se sigue el principio de "buena ubicación, buen precio", es decir, los stands que son convenientes para la exhibición y tienen un gran número de visitantes tienden a tener precios más altos. El presupuesto preliminar de una exposición es un presupuesto preliminar de los diversos gastos necesarios para realizar la exposición y los ingresos esperados de la exposición. Al planificar una exposición, es muy importante determinar un precio adecuado para la exposición en función de las condiciones del mercado para atraer a los expositores objetivo.
10. La división del trabajo del personal, el plan de promoción por invitación, el plan de división del trabajo por invitación y el plan de promoción por invitación son los planes de implementación específicos de la exposición. Estos cuatro planes se afectarán entre sí en lo específico. implementación.
El plan de división del personal del trabajo es hacer arreglos generales para el trabajo del personal de exhibición. La planificación de exposiciones se refiere principalmente a diversas estrategias, medidas y métodos formulados para atraer empresas a participar en exposiciones. Los planes de inversión son principalmente diversas estrategias, medidas y métodos desarrollados para atraer visitantes a la exposición. El plan de publicidad y promoción es establecer la marca y la imagen de la exposición y, al mismo tiempo, servir a la exposición y la promoción de inversiones de la exposición.
11. Plan del calendario de exposiciones, plan de gestión in situ y plan de actividades relacionadas.
El plan del calendario de exposiciones es la disposición temporal general del reclutamiento, la promoción de inversiones, la publicidad y el stand de la exposición. división. Estipula qué se debe hacer en qué etapa del proceso de preparación de la exposición hasta que la exposición se lleve a cabo con éxito. Si el calendario de la exposición está bien organizado, los preparativos de la exposición se pueden llevar a cabo de manera ordenada. Los planes de gestión del lugar son varios planes para la gestión eficaz del lugar de exposición después de la inauguración de la exposición. Generalmente incluyen planes de apertura de la exposición, planes de gestión del lugar de exposición, planes de registro de visitantes, planes de desmantelamiento de la exposición, etc. Si el plan de gestión del sitio está bien organizado, el sitio de exposición estará en orden y la exposición estará en orden. Los planes de actividades relacionadas con la exposición se refieren a planes para diversas actividades relacionadas que se llevan a cabo durante la exposición. Las actividades relacionadas más comunes que se llevan a cabo simultáneamente con la exposición son intercambios técnicos, seminarios y diversas actuaciones, que son complementos útiles de la exposición.
En segundo lugar, escriba un informe de estudio de viabilidad sobre la creación de un proyecto de convención y exposición.
(1) El concepto de "informe de estudio de viabilidad sobre la creación de un proyecto de convención y exposición"
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"Proyecto de Exposición La cumplimentación del "Libro de Planificación" no implica que se pueda realizar la exposición del proyecto. El establecimiento del proyecto consiste simplemente en presentar opiniones preliminares sobre el tema de la exposición y cómo realizarla, y formular un plan preliminar. En cuanto a si la exposición realmente se puede realizar y si el plan es realmente viable, se requiere un análisis de viabilidad de los proyectos y planes de la exposición. La conclusión del análisis de viabilidad y otros factores que deben tenerse en cuenta son la base final para decidir si la exposición finalmente podrá celebrarse. El informe del estudio de viabilidad del proyecto expositivo es un informe de investigación basado en el análisis de viabilidad del proyecto expositivo. El análisis de viabilidad del establecimiento de proyectos de convenciones y exposiciones es una continuación de la planificación del establecimiento de proyectos de convenciones y exposiciones. La planificación de proyectos de exposición se basa principalmente en el dominio de diversa información para proponer "cómo" será la exposición planificada. El análisis de viabilidad de los proyectos de exposición se basa en un estudio cuidadoso de diversa información y un análisis en profundidad de las propuestas de planificación de proyectos de exposición. de realizar "ese tipo de exposición" puede proporcionar una base científica para la toma de decisiones sobre si al final se debe realizar una exposición. Si el análisis de viabilidad demuestra que se cumplen las condiciones planificadas del mercado de exhibición, que el proyecto es viable, que varios planes de implementación son razonables, que el proyecto es económicamente viable, tiene bajos riesgos y tiene ciertos beneficios sociales, entonces la decisión de realizar la exhibición puede ser decidido a través de la planificación del proyecto.
(2) La estructura del contenido del informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento de un proyecto de convención y exposición.
El informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento de un proyecto de convención y exposición debe realizar una evaluación y explicación sistemáticas. de si el proyecto de convención y exposición es factible, y Proporcionar bases de mejora y sugerencias para la mejora final del plan de implementación específico de la planificación del proyecto de exposición. Por lo tanto, el informe del estudio de viabilidad del proyecto de exposición incluye principalmente los siguientes contenidos: 1. Análisis del entorno del mercado (1) Entorno macro del mercado: incluido el entorno demográfico, el entorno económico, el entorno tecnológico, el entorno político y legal, el entorno social y cultural, etc. (2) Entorno del micromercado: incluido el entorno interno de la organización de la exposición, los clientes objetivo, los competidores, los agentes de marketing, los proveedores de servicios y el público. (3) Evaluación del entorno del mercado: análisis FODA, es decir, análisis de fortalezas internas, debilidades internas, oportunidades externas y amenazas externas. 2. Análisis de la vitalidad de los proyectos expositivos (1) Espacio de desarrollo de proyectos: es decir, analizar si existe espacio industrial, espacio de mercado, espacio regional y espacio político para realizar exposiciones. (2) Competitividad del proyecto: incluido el atractivo del posicionamiento de la exposición, la influencia de la marca de la organización de la exposición, la composición de expositores y visitantes, los precios de la exposición, los servicios de la exposición, etc. (3) Análisis de las ventajas y desventajas de las organizaciones expositivas.
3. Análisis del plan de implementación de la exposición
1) Evaluar el marco básico para la planificación de la exposición, que incluye: (1) Si existe algún conflicto en el nombre y el alcance de la exposición. y posicionamiento de exposiciones. (2) Si el tiempo y la frecuencia de exhibición son consistentes con las características de la industria en la que se ubican las exhibiciones. (3) Si el lugar de exhibición es adecuado para realizar exhibiciones en la industria donde se encuentran las exhibiciones. (4) Si la industria en la que se ubican las exhibiciones puede realizar una exhibición de tal escala y posicionamiento. (5) Si el organizador de la exposición puede realizar una exposición de tal escala y ubicación dentro del tiempo de exposición planificado. (6) Si la organización de la exposición está familiarizada con la industria en la que se exhiben los objetos expuestos. (7) Si existe algún conflicto entre el posicionamiento y la escala de la exposición.
2) Evaluación del plan de promoción y promoción de inversiones.
(1) Evaluación del plan de invitación a exposiciones (2) Evaluación del plan de inversiones (3) Evaluación del plan de promoción
4. Análisis financiero de los proyectos expositivos
(1) Posicionamiento de precios
(2) Previsión de costos
El costo de realizar una exposición generalmente incluye:
1) Tasa del lugar de exposición. Es decir, el alquiler del recinto ferial y los diversos gastos que se derivan del mismo. Estos gastos incluyen: alquiler del lugar de exposición, tarifas de aire acondicionado de la sala de exposiciones, tarifas de instalación de pisos especiales, tarifas de construcción de pisos estándar, tarifas de colocación de alfombras en la sala de exposiciones, tarifas de horas extras por instalación de stands, etc.
2) Honorarios de promoción de exposiciones. Incluyendo honorarios de publicidad, honorarios de diseño e impresión de materiales de exposición, honorarios de envío de materiales, honorarios de conferencias de prensa, etc.
3) Honorarios de expositor y de inversión.
4) Costes relacionados. Incluyendo reuniones de intercambio técnico, seminarios y ceremonias de inauguración de exposiciones, recepciones de invitados, cócteles, distribución del recinto ferial, obsequios, costes de personal temporal, etc.
5) Gastos de oficina y gastos de personal.
6) Fiscalidad
7) Otros gastos imprevistos
(3) Previsión de ingresos
Los ingresos por exposiciones incluyen generalmente:
1) Ingresos por concepto de puestos
2) Ingresos por entradas
3) Ingresos por publicidad y patrocinio corporativo
4) Otros ingresos relacionados
5) Análisis de equilibrio
6) Análisis de flujo de efectivo
7) Análisis de valor actual neto
8) Análisis de ratio de caja neto
>9) Índice de beneficios
10) Tasa interna de retorno
11) Previsión de riesgo
1, riesgo de mercado 2, riesgo operativo 3, Financiero riesgo 4, riesgo de cooperación
(3) Requisitos para redactar un informe de estudio de viabilidad para la creación de un proyecto de convención y exposición
El informe del estudio de viabilidad para la creación de un proyecto de convención y exposición es una base importante para que las organizaciones de convenciones y exposiciones decidan si celebrar una convención o exposición. Por lo tanto, la redacción del informe del estudio de viabilidad del proyecto expositivo debe garantizar que los materiales sean auténticos y suficientes, que el análisis sea objetivo y científico y que el juicio sea preciso y razonable.
1. Análisis del entorno del mercado
El análisis del entorno del mercado es el primer paso en el análisis de viabilidad de los proyectos expositivos. Se basa en el plan de exposición propuesto por la planificación del proyecto de exposición y, sobre la base de diversa información ya dominada, analiza y demuestra más a fondo si existen diversas condiciones de mercado para realizar la exposición y si existen diversas políticas y fundamentos sociales. necesarios para realizar la exposición. El análisis del entorno del mercado no sólo debe estudiar las diversas condiciones existentes del mercado, sino también predecir sus cambios futuros y tendencias de desarrollo, a fin de que las conclusiones extraídas del análisis de viabilidad del proyecto sean más científicas y razonables.
2. Análisis de la vitalidad del proyecto expositivo
El análisis del entorno de mercado se basa en los factores externos del proyecto expositivo planificado para analizar si tiene las condiciones para realizar la exposición; El análisis de la vitalidad del proyecto expositivo se basa en el proyecto expositivo planificado. Analicemos si la exposición tiene perspectivas de desarrollo por sí sola. Al analizar la vitalidad de un proyecto expositivo, no solo debemos analizar la vitalidad de una o dos exposiciones, sino también la vitalidad a largo plazo de la exposición, es decir, si la exposición tiene futuro después de haber estado más tiempo en funcionamiento. de cinco sesiones.
3. Análisis del plan de ejecución de la exposición
El análisis del plan de ejecución de la exposición se basa en el propio proyecto expositivo planificado, analizando si los distintos planes de ejecución se implementarán en el plan de inicio del proyecto de la exposición. El proyecto es completo, si puede garantizar la realización de los objetivos de planificación de la exposición. El objeto del análisis del plan de implementación de exposiciones son varios planes de implementación para exposiciones, y el enfoque del análisis es si los diversos planes de implementación son razonables, completos y factibles.
Es necesario enfatizar que la evaluación del marco básico de la exposición no se centra en si la planificación de un determinado factor que constituye el marco básico de la exposición es razonable y factible, sino en si El marco básico de la exposición en su conjunto es razonable y factible. Porque, si bien la disposición urbanística de cada elemento que constituye el marco básico de la exposición puede ser razonable y factible, el marco básico de la exposición compuesto por estos elementos puede resultar irrazonable e inviable en su conjunto. Por tanto, para evitar el fenómeno del "conflicto entre la racionalidad individual y la grupal", es muy importante evaluar el marco básico de la exposición.
4. Análisis financiero de proyectos expositivos
El análisis financiero de proyectos expositivos consiste en analizar y calcular los costes y beneficios de la realización de exposiciones desde la perspectiva financiera de la organización expositiva. El objetivo principal del análisis financiero de los proyectos de exposición es analizar si la exposición planificada es económicamente viable y aclarar el plan de uso de fondos para la próxima exposición.
5. Predicción de riesgos
Desde la perspectiva del análisis de viabilidad de los proyectos expositivos, los riesgos son factores impredecibles e incontrolables que conducen al fracaso del plan de la organización expositiva durante el proceso expositivo. los ingresos reales se desvían de las expectativas, lo que hace que el plan de la organización de la exposición fracase o incluso si la exposición se lleva a cabo según lo previsto, la organización de la exposición puede sufrir ciertas pérdidas económicas;
6. Problemas existentes
Incluyendo diversos problemas encontrados en el proyecto expositivo a través del análisis de viabilidad anterior, así como posibles problemas descubiertos por investigadores fuera del análisis de viabilidad que puedan tener un impacto en él. la exposición Otros temas que tienen impacto.
7. Sugerencias de mejora
En respuesta a los problemas anteriores, se plantean sugerencias para mejorar la planificación del proyecto expositivo, señalando la dirección en la que se deben realizar los esfuerzos para realizar la exposición con éxito. .
8. Dirección de los esfuerzos
Según el propósito y objetivos de la exposición, con base en el análisis anterior, y en vista de los problemas existentes, otras condiciones y direcciones de los esfuerzos para su ejecución. se propone la exposición.
En tercer lugar, la redacción de la "Descripción de la exposición"
(1) El concepto de "Descripción de la exposición"
Determinar los arreglos de fecha relevantes para la exposición, designar El contratista de la exposición. Después de reunir al transportista de la exposición y al operador turístico de la exposición, el organizador de la exposición puede comenzar a preparar el manual de la exposición.
El "Manual del Expositor" es un folleto escrito por el organizador de la exposición para la preparación e inauguración de la exposición y otros temas a los que los expositores deben prestar atención al participar en la exposición, a fin de facilitar la preparación de los expositores. para la exposición. Escribir un manual del expositor es una tarea básica en la preparación de una exposición.
(2) El contenido principal y los requisitos de redacción de las "Instrucciones para el expositor"
En cierto sentido, el manual de exposición es un documento programático que ayuda a los expositores a prepararse para la exposición. para que las organizaciones de exposiciones gestionen eficazmente el montaje, la exposición en curso y el desmontaje de la exposición. El Manual del Expositor contiene información que cubre todos los aspectos de la organización de una exposición. En términos generales, los folletos de exposición incluyen principalmente los siguientes aspectos:
(1) Prefacio. Principalmente da la bienvenida a los expositores a participar en esta exposición, explica los principios y propósitos de la redacción de este manual y les recuerda que respeten conscientemente las disposiciones pertinentes de este manual durante la preparación, diseño, mudanza y desmantelamiento de la exposición. Los prefacios son generalmente breves.
(2) Situación básica del recinto expositivo. Incluyendo el plano de la sala de exposiciones y el área de exposición, el mapa de tráfico que conduce a la sala de exposiciones, datos técnicos básicos del lugar de exposición, etc. Al dibujar el plano de la sala de exposiciones y el área de exposición, preste atención a la ubicación de varias instalaciones de servicio en la sala de exposiciones, los detalles de división del área de exposición y los stands, los pasillos internos y la población de la sala de exposiciones, etc. Al dibujar el mapa de transporte de la sala de exposiciones, se debe prestar atención a la ubicación específica de la sala de exposiciones en la ciudad, los principales medios de transporte y rutas de tráfico disponibles para la sala de exposiciones, y la ubicación específica del hotel de recepción designado en la ciudad. Para obtener información técnica básica en el sitio de exposición, es necesario enumerar de forma clara y precisa la carga del suelo, las condiciones de ventilación en la sala de exposiciones, el volumen del montacargas, la altura del espacio interior de la sala de exposiciones, la altura y el ancho de la entrada a la sala de exposiciones, la sala de exposiciones. estado del suministro de agua y electricidad, etc. La introducción de la situación básica del lugar de exposición es una buena guía para ayudar a los expositores a encontrar con precisión la sala de exposición y su propio stand, y luego configurar y diseñar el stand.
(3) Información básica de la exposición. Incluyendo el nombre de la exposición, el lugar, la hora de la exposición, la organización de la exposición, el organizador designado de la exposición, el transportista designado, la agencia de viajes designada, el hotel de recepción designado, etc. Respecto al horario de exposición, es necesario aclarar el horario de exposición, horario de apertura, horario de atención a visitantes profesionales y público en general, hora de salida, tiempo de espera de salida, etc. y tratar de ser precisos en la hora; para las organizaciones de exhibición, es necesario aclarar los organizadores, organizadores, unidades de apoyo y coorganizadores de la exhibición, además, todas las organizaciones de exhibición, organizadores de exhibición designados, transportistas designados, viajes designados; agencias, hoteles designados de recepción, etc. Dirección de contacto detallada, número de teléfono, fax y persona de contacto. Debe especificarse en detalle. Si hay un sitio web y un centro comercial electrónico, es mejor publicarlo para que los expositores puedan comunicarse fácilmente con las unidades relevantes cuando sea necesario.
(4)Normas de exposición. Solo requiere que los expositores y visitantes cumplan con algunas reglas y regulaciones al participar en la exposición, que incluyen: regulaciones de gestión sobre el uso de certificados, regulaciones de seguridad y seguros en el sitio de exposición, regulaciones de limpieza de visión, regulaciones de almacenamiento de artículos, agua en el sitio. y precauciones sobre electricidad, regulaciones de ventas en exhibiciones en el sitio, regulaciones de protección contra incendios, regulaciones de protección de propiedad intelectual, precauciones de exhibición en exhibiciones en el sitio, etc. Las reglas de exposición son algunas reglas que todos los expositores deben cumplir y son muy importantes para la gestión y mantenimiento del orden en el sitio de exposición.
(5) Guía de construcción de stand. Se trata de algunos requisitos e instrucciones básicos para la instalación de stands, que incluyen principalmente instrucciones para stands estándar e instrucciones para stands de espacios abiertos.
Dado que la estructura básica y la configuración de todos los stands estándar son las mismas, la "Descripción del stand estándar" describe principalmente la configuración estándar del stand, enumera las precauciones para que los expositores utilicen stands estándar y propone si los expositores necesitan agregar configuraciones no estándar. Otros métodos de configuración. Las "Instrucciones de instalación de stands al aire libre" se refieren principalmente a algunas regulaciones y requisitos para que los expositores instalen stands al aire libre, como requisitos para los materiales utilizados, requisitos para trabajos en caliente, requisitos de seguridad contra incendios, requisitos de tendido de cables, etc. La "Guía de instalación de capas" es de gran ayuda para guiar a los expositores a instalar los stands sin problemas y de forma segura y organizar los arreglos de la exposición.
(6) Guía de transporte de la exposición. Se trata de algunas instrucciones y explicaciones para que los expositores transporten exhibiciones y otros artículos al sitio de la exposición, incluidas principalmente pautas de transporte en el extranjero y pautas de transporte nacional. Ya sea guía de transporte nacional o extranjero, métodos y rutas de transporte para exhibiciones, plazos de entrega de diversos bienes y documentos, preparación y entrega de documentos de flete, estándares de cobro, embalaje, declaración de aduana, transporte de devolución, servicios opcionales, etc. debe especificarse. Las guías de envío de exposiciones desempeñan un papel importante a la hora de ayudar a los expositores a organizar el transporte oportuno de las exposiciones y otros artículos.
(7) Exposición e información turística. Es una explicación para que los expositores y visitantes resuelvan sus necesidades de transporte, alimentación, alojamiento, transporte durante la exposición y necesidades de viaje antes y después de la exposición. La información turística de exposiciones debe indicar detalladamente el nivel, precio preferencial negociado, dirección, número y fax de contacto, persona de contacto, distancia desde la sala de exposiciones, etc. También se deben enumerar los métodos de visa de entrada para visitantes y expositores extranjeros, así como las rutas y arreglos para inspecciones comerciales opcionales, visitas turísticas y viajes de placer durante y después de la exposición. La información sobre turismo de convenciones y exposiciones sirve principalmente para facilitar el día a día de expositores y visitantes.
(8)Formularios relacionados. Es una variedad de formas que los expositores deben utilizar en el proceso de preparación y organización de exposiciones, incluidas principalmente formas de exposición y formas de instalación de horizontes. Los formularios de exposición incluyen principalmente el formulario de servicio al comprador VIP, el formulario de solicitud de personal de servicio temporal, el formulario de solicitud de permiso de trabajo adicional y tarjeta de invitación, el formulario de solicitud de seminario e intercambio técnico, el formulario de solicitud de publicidad en revistas, etc. Una vez que el manual de la exposición se haya compilado con éxito, se puede imprimir en un libro y enviarlo a los expositores en el momento adecuado antes de la inauguración de la exposición. También se puede publicar en el sitio web especial de la exposición para que los expositores lo lean y lo descarguen. Si hay expositores extranjeros en la exposición, el manual del expositor debe estar traducido al idioma extranjero.
(3) El papel de las "instrucciones de exposición"
El manual de exposición se utiliza principalmente para facilitar y guiar a los expositores en la preparación, disposición, exhibición y desmontaje sin problemas de la exposición. No solo juega un papel muy importante a la hora de guiar a los expositores en la preparación de la exposición, sino que también tiene una gran ayuda e influencia en la organización eficaz de la exposición en el lugar, la gestión de la exposición y el desmontaje por parte del organizador de la exposición.
1. La descripción de la exposición sirve de guía para los expositores. El manual del expositor tiene una descripción detallada del sitio de exposición, información básica de la exposición, reglas de exposición, arreglos jerárquicos, transporte de exposición, viajes de exposición, etc. Después de recibir el manual de la exposición, los expositores pueden prepararse para la exposición de acuerdo con las instrucciones, como organizar el transporte de la exposición, preparar los materiales, diseñar el stand, etc. En el sitio de exposición, los expositores instalarán y organizarán sus stands de acuerdo con los requisitos pertinentes del manual para evitar ceguera e irregularidades durante la exposición, los expositores pueden organizar las exhibiciones para su exhibición de acuerdo con los requisitos de este manual; desmontaje, expositores Los expositores pueden mudarse de manera ordenada de acuerdo con las instrucciones después de la exposición, los expositores también pueden elegir recorridos por la exposición que se adapten a sus necesidades de acuerdo con las instrucciones. Bajo la guía del manual de exhibición, los expositores pueden preparar y completar diversos asuntos de la exhibición de manera más efectiva.
2. El papel de los manuales expositivos en la gestión del recinto ferial. Las normas del manual de exposición relativas a la preparación, disposición, instalación y desmontaje de la exposición no sólo son útiles para guiar a los expositores a actuar de acuerdo con las normas, sino también para que la organización de la exposición supervise diversos asuntos en el sitio de la exposición. de acuerdo a lo establecido en el manual, y brindar a los expositores información de acuerdo a lo establecido en el manual Servicios varios. El "Manual del Expositor" es una de las bases importantes para que la organización de la exposición lleve a cabo la gestión in situ de la preparación, organización, apertura y desmontaje de la exposición. Establece un código de conducta para todas las etapas de la exposición, que facilita la gestión in situ de todos los aspectos de la exposición por parte de la organización de la exposición de acuerdo con este código.
3. El papel del folleto expositivo sobre el público. Además de guiar a los expositores y gestionar el lugar de exposición, los manuales de exposición también pueden desempeñar un papel determinado entre los visitantes de la exposición. Por ejemplo, el manual explica el plano de la sala de exposiciones, el mapa de distribución de las instalaciones de servicios, las rutas de transporte, los hoteles de recepción designados, los horarios de apertura de la exposición, etc., lo que resulta de gran ayuda para los visitantes que visitan la exposición.
Bajo la guía del mapa de rutas de transporte de la sala de exposiciones, los visitantes pueden llegar a la sala de exposiciones de forma más cómoda, encontrar los proveedores de servicios que necesitan siguiendo la guía del mapa de distribución de las instalaciones de servicios de la sala de exposiciones y disfrutar de los beneficios. del hotel de recepción designado para la exposición. Tratamiento de precio preferencial. Bajo la guía del horario de apertura de la exposición, pueden organizar razonablemente su tiempo de visita. En general, una gran parte de los visitantes de la exposición son invitados por los propios expositores, y los expositores generalmente informarán a los visitantes invitados de la información anterior, de modo que el folleto de la exposición tendrá un mayor efecto en los visitantes.
Cuatro. Los principios básicos de la redacción de un manual de exposición se pueden ver en el papel del manual de exposición. El manual de exposición es un documento importante en la preparación de la exposición. Para que el manual del expositor desempeñe el papel anterior en la preparación de la exposición, debemos lograr los siguientes puntos al escribir el manual del expositor:
Primero, que sea práctico.
El contenido de las instrucciones del expositor debe tener un papel rector importante en la preparación, disposición, exhibición y desmontaje del expositor, o ser de gran ayuda para el organizador de la exposición en la gestión de todos los aspectos de la preparación, disposición, exhibición y desmontaje de la exposición. o ser de gran ayuda para el organizador de la exposición. Es de gran ayuda para los expositores invitar a sus clientes habituales a visitar la feria. De lo contrario, estos contenidos no podrán incluirse en el Manual del Expositor.
En segundo lugar, sé conciso y claro. La descripción y narración de todos los aspectos en el manual de exhibición debe ser concisa, no demasiadas palabras, no demasiado larga, siempre que pueda explicar el problema; la descripción y narración de todos los aspectos en el manual de exhibición debe ser precisa y específica; para que la gente pueda ver con claridad y no pueda entenderlo, y mucho menos ser ambiguo. De lo contrario, se generarán disputas en la implementación específica de los preparativos previos a la exposición, los arreglos dentro de la exposición y el desmantelamiento dentro de la exposición, lo que no favorece la participación de los expositores y la gestión del sitio de exposición por parte de la organización de la exposición.
En tercer lugar, detallada y completa. El contenido mencionado en el manual de la exposición debe ser lo más detallado posible. Por ejemplo, el tiempo extra para la organización y el desmontaje de la exposición se puede especificar en horas y minutos, y los plazos de devolución de diversas formas se pueden especificar en un determinado día del mes. , que sea más propicio para el funcionamiento y funcionamiento específico de la exposición. Por ejemplo, en la descripción de las condiciones básicas del sitio de exposición, se deben enumerar uno por uno la altura y el ancho de la sala de exposiciones, la capacidad de carga del suelo de la sala de exposiciones, las precauciones de protección contra incendios, etc. De lo contrario, habrá problemas en la operación en el sitio. Por ejemplo, independientemente de la altura y el ancho de la entrada de la sala de exposiciones, es posible que algunos artículos más grandes y largos no puedan ingresar a la sala de exposiciones.
Cuarto, preciosa. El diseño y la producción de la descripción de la exposición deben ser bellos y elegantes, y la impresión debe ser exquisita, con el menor número posible de errores tipográficos. La producción y el papel utilizados en el manual de la exposición deben ser coherentes con la calidad de la exposición y la marca; y reputación de la organización de la exposición, y no debe dar lugar a asociaciones negativas.
Quinto, profesional. La redacción y las oraciones utilizadas en el manual de exhibición deben ajustarse a los hábitos y normas de la industria, utilizar un lenguaje familiar para la industria y la terminología involucrada debe estar estandarizada, y algunas palabras desconocidas para la industria no pueden usarse por sentado, la disposición del contenido debe cumplir; con los procedimientos de preparación del expositor y no debe resultar confuso. Buscan una y otra vez lo que necesitan saber.
Sexto, la internacionalización. Si la exposición es una exposición internacional, o la exposición tiene la intención de desarrollarse en una dirección internacional, la disposición del contenido y la producción del manual de la exposición también deben tratar de satisfacer las necesidades de los expositores internacionales. Por ejemplo, además del texto en chino, debe incluirse. también ser texto en idioma extranjero. La traducción de la versión en idioma extranjero del manual de la exposición debe ser precisa porque los expositores extranjeros preparan diversos asuntos de la exposición de acuerdo con el manual, si la traducción es inexacta, les causará grandes inconvenientes;