Seis pasos del proceso de compra
Los seis pasos del proceso de adquisición siguen el siguiente proceso: ¿Solicitud? ¿Consulta? Comparación de precios? ¿Precio del instrumento? ¿Hacer una orden de compra? ¿Gestión de entregas? ¿Almacenamiento? ¿reconciliación? ¿factura? Pago; 2. Para aquellos con proveedores fijos y contratos de pedido, puede omitir todo, como comparadores de precios; 3. Todos los requisitos (calidad técnica, fecha de entrega, etc.) deben especificar los materiales adquiridos;
Lo primero a lo que hay que prestar atención al diseñar el proceso de adquisición es que los enlaces en el proceso de adquisición deben coincidir con la cantidad, el tipo y el área de los bienes comprados. Demasiados enlaces del proceso aumentarán el valor. el contenido y el costo del trabajo y reducen la eficiencia del trabajo si el proceso es demasiado simple, el proceso de compra puede salirse de control;
En segundo lugar, el proceso de adquisiciones debe mantener su fluidez y coherencia para evitar diferentes métodos operativos para el mismo documento de adquisiciones en diferentes departamentos; evitar que demasiados departamentos firmen el mismo documento de adquisiciones, lo que afecta la eficiencia del trabajo.
El tercero es aclarar las tareas, derechos y responsabilidades de cada operación, y aclarar los métodos de verificación al mismo tiempo, debemos prestar atención al principio de flexibilidad para evitar que accidentes causen fricciones, duplicaciones; y confusión durante la operación, como por ejemplo? ¿Compra urgente? Sólo espera hasta que algo suceda.
En cuarto lugar, el diseño del proceso de adquisición debe reflejar la idea de la toma de decisiones democrática. El diseño del proceso de adquisición debe ser estudiado y decidido por personal relevante como planificación, diseño, tecnología y certificación. , pedidos y gestión de calidad. Un proceso de adquisiciones completo debe incluir lo siguiente: descubrir necesidades, formular planes de adquisiciones, seleccionar proveedores, formular órdenes de compra, rastrear bienes, aceptar bienes, pagar bienes y actualizar registros.
(1) Descubrimiento de la demanda
El punto de partida de la contratación es encontrar la demanda. Para las empresas en general, las adquisiciones provienen de las necesidades específicas de un determinado departamento de la empresa. Por ejemplo, la oficina necesita material de oficina; el laboratorio necesita equipo experimental; el departamento de producción necesita materias primas, etc. El responsable de las actividades comerciales de cada departamento debe comprender claramente las necesidades del departamento: qué se necesita, cuánto se necesita, cuándo se necesita, etc. Por lo tanto, cada departamento específico debe proponer su propio plan de demanda de adquisiciones y entregárselo al departamento de adquisiciones dentro del tiempo especificado, y el departamento de adquisiciones realizará adquisiciones centralizadas para satisfacer las necesidades del desarrollo empresarial. Para los centros de distribución, por un lado, las necesidades de compra provienen de las necesidades reales de varios departamentos dentro del centro, por otro lado, provienen de las necesidades de compra de los clientes; La tarea del centro de distribución es determinar el plan de adquisiciones revisando los requisitos de adquisición, como cuánto comprar, dónde comprar, cuándo comprar, etc.
(2) Preparación del plan de adquisiciones
El plan de adquisiciones se refiere a la preparación de la adquisición de materiales por parte de los gerentes de la empresa dentro del período de planificación sobre la base de comprender la situación de la oferta y la demanda del mercado y comprender las reglas de consumo de materiales de la empresa. Despliegue y organización de actividades. Incluye programa de certificación y programa de pedidos. La planificación de adquisiciones se puede dividir en sentido amplio y restringido. Los planes de adquisiciones en un sentido amplio se refieren al término general para varios planes de adquisiciones preparados para asegurar el suministro de materiales para diversas actividades de producción y operación. El plan de adquisiciones en sentido estricto se refiere al plan de adquisiciones anual, que es un acuerdo sobre la cantidad y el tiempo de diversos materiales que una empresa necesita comprar durante sus actividades de producción y operación dentro del año planificado. El plan de adquisiciones es parte del plan de producción de la empresa y una parte integral de los planes y objetivos anuales de la empresa. La preparación de un plan de adquisiciones completo incluye principalmente los siguientes ocho enlaces:
1. Preparar el plan de certificación
La certificación de compras es un proceso en el que el personal de adquisiciones corporativo inspecciona las unidades de compra y establece las compras. relaciones. Los planes de adquisiciones deberán desarrollarse en colaboración con el departamento de certificación. La preparación del plan de certificación es el punto de partida de todo el plan de adquisiciones y la base para formular un buen plan de adquisiciones. Incluye principalmente cuatro aspectos: recibir planes de demanda por lotes presentados por los clientes, recibir planes de exceso de demanda, familiarizarse con datos ambientales certificados y formular especificaciones del plan de certificación.
2. Evaluar las necesidades de certificación
Este es el segundo paso en la elaboración del plan de adquisiciones. Analiza principalmente la situación básica de los materiales adquiridos, como cantidad, especificaciones, estándares de calidad,. cantidad involucrada, etc. Debido a que el departamento de compras es el último departamento en ver las especificaciones específicas antes de entregárselas al proveedor, se realiza una inspección final. Si el personal del departamento de compras no está familiarizado con el producto o servicio que se solicita, la inspección será ineficaz. Por tanto, la evaluación del departamento de adquisiciones debe basarse en la profesionalidad para garantizar el carácter científico de las adquisiciones.
3. Calcular la capacidad de autenticación
Incluye principalmente cuatro aspectos.
(1) El análisis de los datos de certificación del proyecto, es decir, el análisis y la certificación de los artículos materiales que se comprarán, es una tarea importante para los planificadores de adquisiciones.
En términos generales, es posible analizar de manera competente los datos de certificación de varios materiales, pero es muy difícil o incluso imposible analizar miles de materiales. Esto requiere que el personal de compras no solo esté familiarizado con el negocio, sino que también aprenda a utilizar su fuerza profesional para analizar la situación de la compra de materiales.
(2) Calcular la capacidad de certificación general es determinar la cantidad total de productos o servicios adquiridos en el mercado de adquisiciones a través del análisis de la capacidad de pedido del proveedor.
(3) Calcule las capacidades de certificación y determine la cantidad de proveedores que el centro de distribución puede utilizar y la cantidad de productos y servicios que los proveedores pueden proporcionar para la compra en función de las capacidades generales de certificación.
(4) Determinar la capacidad de autenticación restante. La capacidad de certificación restante para un material específico es la suma de las capacidades de certificación restantes de todos los grupos de proveedores.
4. Certificación de desarrollo
Plan para desarrollar un plan de certificación, que incluye principalmente:
(1) Equilibrio integral mediante comparación de la demanda y la capacidad del mercado. A menudo, la capacidad de oferta del mercado para un material difiere de la demanda del centro de distribución. Una situación es que la oferta excede la demanda y la otra situación es que la oferta es menor que la demanda. En el último caso, el departamento de adquisiciones debe realizar un balance integral, determinar la capacidad de adquisiciones restante y luego encontrar nuevos proveedores y abrir nuevos canales de suministro.
(2) Desarrollar un plan de certificación. Después de la comparación y el equilibrio, el centro de distribución formulará un plan de certificación de demanda de materiales y formulará un plan de pedidos basado en este. La fórmula para la cantidad de material de certificación es la siguiente:
Cantidad de material de certificación = cantidad requerida para muestras de desarrollo + cantidad requerida para inspección y pruebas + cantidad de muestras + cantidad en movimiento.
5. Preparar el plan de pedido
Este es el primer paso del proceso de pedido, que incluye principalmente cuatro aspectos.
(1) Pronosticar la demanda del mercado. Para formular un plan de pedidos más preciso, debe dominar los pedidos de los clientes y los planes de demanda del mercado, y descomponerlos aún más para obtener un plan de demanda de producción.
(2) Determinar las necesidades de producción y determinar según el plan de producción. Los planificadores de adquisiciones deben profundizar en la producción real, aprender y dominar los conocimientos sobre la planificación y la tecnología de la producción, a fin de comprender la demanda de materiales de producción de la empresa y determinar las necesidades de producción de la empresa.
(3) Prepare información relevante sobre el entorno del pedido, incluida la información del proveedor de los materiales solicitados, la información de la proporción del pedido, la información del embalaje y el ciclo del pedido. Los centros de distribución suelen utilizar sistemas de información informáticos para gestionar la información ambiental de las órdenes de compra de materiales.
(4) Haga una descripción del plan de pedido, que incluya principalmente: descripción del plan de pedido (nombre del material, cantidad requerida, fecha de llegada, etc.) y apéndice (plan de demanda del mercado, plan de demanda de producción, información del entorno del pedido).
6. Evaluar la demanda de pedidos
Solo evaluando con precisión la demanda de pedidos de compra de materiales podemos proporcionar una referencia para calcular la capacidad de los pedidos y formular un buen plan de pedidos. Incluye principalmente tres aspectos: analizar la demanda del mercado, analizar la demanda de producción y determinar la demanda de pedidos.
7. Calcular la capacidad de pedido
Calcular la capacidad de pedido es una parte importante del plan de adquisiciones. Sólo calculando con precisión la capacidad de los pedidos podemos comparar la demanda y la capacidad de producción y, finalmente, formular un plan de pedidos correcto después de un equilibrio completo. El cálculo de la capacidad de los pedidos incluye cuatro aspectos: analizar los datos de suministro del proyecto, calcular la capacidad general de los pedidos, calcular el número de pedidos aceptados y determinar la capacidad restante de los pedidos.
8. Desarrollar un plan de pedidos
Este es el último eslabón del plan de adquisiciones y el más importante. Una vez completada la planificación del pedido, se pueden realizar compras según el plan. El contenido del pedido incluye dos aspectos: cantidad del pedido y tiempo del pedido.
Cantidad del pedido = demanda de producción - cantidad de almacenamiento planificada, inventario existente + stock de seguridad
Tiempo del pedido = tiempo de llegada requerido - ciclo de certificación - ciclo del pedido - tiempo de reserva
(3)Seleccionar proveedores
La selección de proveedores es un factor clave en el éxito de la gestión de compras. Un proveedor adecuado puede proporcionar materiales adecuados, de alta calidad, en cantidad suficiente, a precios razonables, con entrega a tiempo y con un buen servicio postventa. Se deben tomar decisiones fundamentales en la selección de proveedores. Primero, decidir si hacer o comprar; segundo, la elección de la subcontratación requiere una serie de evaluaciones para determinar el proveedor. Para realizar compras de manera efectiva, el departamento de compras del centro de distribución debe considerar los registros de los contratos de viajes de los proveedores y su propia lista de clasificación de suministros de compras. Después de seleccionar el proveedor del material, el personal de compras correspondiente en el centro de distribución emitirá una orden de compra.
(4) Redacción de órdenes de compra
En algunos casos, el centro de distribución logística y el proveedor firman un acuerdo de venta de un determinado producto y ambas partes suministran bienes de acuerdo con el acuerdo de venta. acuerdo. Si no hay acuerdo de venta, el centro de distribución redactará una orden de compra. La orden de compra debe constar por escrito, y aunque la orden de compra se envíe por teléfono, la orden escrita deberá complementarse posteriormente.
(5) Seguimiento de mercancías
Después de enviar la orden de compra al proveedor, el centro de distribución debe rastrear o supervisar el pedido de mercancías. Algunas empresas incluso cuentan con personal de seguimiento y expedición a tiempo completo. El seguimiento es el seguimiento rutinario de las órdenes de compra para garantizar que los proveedores puedan cumplir con sus compromisos de entrega. El seguimiento también es útil para la detección oportuna de problemas en las adquisiciones, como problemas de calidad del producto, problemas de entrega, etc. Una vez que el centro de distribución descubre un problema, puede comunicarse rápidamente con el proveedor y resolver el problema lo antes posible.
Agilizar es presionar a los proveedores para que cumplan mejor sus promesas de entrega. Si un proveedor no cumple bien su acuerdo de compra, los centros de distribución deben tomar las medidas adecuadas, incluida la amenaza de cancelar pedidos y transacciones futuras. En términos generales, los proveedores son seleccionados mediante un proceso riguroso para que su crédito por cumplir con el acuerdo de compra sea confiable, y la agilización solo aplica a una pequeña porción de la orden de compra. Pero cuando los suministros escasean o la competencia es feroz, acaparar suministros es de gran importancia.
(6) Aceptación de mercancías
Muchos centros de distribución han creado departamentos funcionales especializados para aceptar mercancías. El propósito básico de la aceptación de las mercancías es garantizar que las mercancías solicitadas hayan llegado efectivamente; verificar si la llegada está en buenas condiciones para garantizar que la cantidad llegada sea consistente con la cantidad solicitada y transportar las mercancías a un almacén designado para; almacenamiento o transbordo. Al aceptar mercancías, a veces puede haber escasez de mercancías. Esta situación puede deberse a pérdidas en el transporte; también puede deberse a una cantidad insuficiente al momento del envío; en todos estos casos, el departamento de aceptación deberá redactar un informe detallado al proveedor.
(7) Registros de pago y actualización.
Una vez aceptada la mercancía, el departamento de compras pagará al proveedor según el acuerdo de compra. Este enlace se centra principalmente en la revisión de facturas.