Cómo realizar una consulta de compra
Cómo realizar una consulta de adquisiciones
La consulta es una etapa necesaria en el flujo de trabajo del personal de adquisiciones. Después de recibir la solicitud de compra, comprender la situación actual del inventario y el presupuesto de adquisiciones, la respuesta más directa suele ser contactar al proveedor de inmediato. Si se trata de una compra normal y el formulario de demanda es para piezas estándar, el proveedor no tendrá problema. Sin embargo, al desarrollar nuevos productos, para piezas que no son productos estándar, se debe prestar especial atención a si se proporciona suficiente información a los proveedores para facilitar su trabajo de cotización. Para evitar futuras diferencias en las percepciones de calidad entre compradores y proveedores, la preparación de la información que se proporcionará durante la investigación no puede ser descuidada. Porque unos documentos de consulta completos y correctos pueden ayudar a los proveedores a realizar cotizaciones correctas y efectivas en el menor tiempo posible. Un documento de consulta completo debe incluir al menos las siguientes partes principales.
Pasos de la consulta
Consultar el nombre y el artículo del proyecto
En primer lugar, el nombre y el número de material del artículo de la consulta son las cosas más básicas que debe prepararse en la información del formulario de consulta. El proveedor debe saber cómo llamar al producto cotizado, es decir, el llamado nombre del producto y el número de material que representa. Esto también es una base para una rápida investigación y recuperación por parte de compradores y vendedores en el futuro. Debido a que el número de material tiene su representación única en cada cliente, se debe prestar especial atención a su exactitud al usarlo. En algunas grandes empresas, la cantidad de información suele superar los diez dígitos, incluidos números y letras en inglés. Una diferencia de un dígito en un artículo podría ser una diferencia de versión o incluso un artículo de otro producto. Al escribir nombres de productos, trate de ser literal acerca de las características y tipos del producto.
2
Consultar la "Cantidad" del artículo
Por lo general, los proveedores deben comprender las necesidades del comprador al cotizar, porque la cantidad de compra afectará el cálculo del precio. . El suministro de información cuantitativa generalmente incluye cantidades de demanda anual, demanda trimestral o incluso demanda mensual en diferentes niveles, como 500K, 1M, 3M, etc. La cantidad aproximada de pedido para cada pedido; o la demanda total durante el ciclo de vida del producto. Además de permitir que los proveedores comprendan la demanda y los patrones de adquisición, también les permite analizar si su capacidad de producción puede satisfacer las necesidades de los compradores.
A la hora de realizar consultas, los compradores suelen tener un problema común, es decir, tienen miedo de no conseguir un buen precio por pequeñas cantidades, por lo que ampliarán su demanda o cantidad de compra. Aunque la adquisición puede obtener beneficios a corto plazo en este momento, incluso si se obtiene el precio de producción en masa, si no se puede lograr la cantidad de cotización esperada después de la adquisición real, el proveedor aumentará el precio, reducirá otros servicios a los clientes o suspenderá el suministro. , y finalmente La ganancia supera la pérdida. Por lo tanto, la información del lado de la demanda debe comunicarse verdaderamente a los proveedores. Al mismo tiempo, las adquisiciones también pueden utilizar pronósticos de mercado para convencer a los proveedores de que logren una cooperación a largo plazo y un suministro continuo.
Tres
"Especificaciones" de los artículos de consulta
Las especificaciones son una herramienta para describir la calidad de los productos comprados y deben incluir la última versión de los dibujos de ingeniería, pruebas especificaciones, especificaciones de materiales, muestras, muestras de color y otra información que puede ayudar a los proveedores a cotizar. Los dibujos de ingeniería deben ser la última versión y, si los dibujos solo se pueden utilizar para evaluación, esto debe indicarse en la consulta. Para adquisiciones internacionales, si los planos de ingeniería originales están en un idioma distinto del inglés, como alemán, francés, japonés, etc. , la traducción del inglés, el idioma común internacional, también debe adjuntarse y presentarse en forma bilingüe para facilitar la comunicación. Si los planos de ingeniería se pueden proporcionar mediante archivos electrónicos, es necesario preguntar al proveedor si los acepta. Al proporcionarlo, se debe prestar atención a los formatos de archivo aceptados internacionalmente, como DWG, IGES, DXF, PRO/E, etc. , para facilitar a los proveedores la conversión de dibujos. Pero es mejor proporcionar un dibujo claramente dibujado en papel mientras transfiere el archivo por correo electrónico para evitar una posible pérdida de datos al transferir el archivo.
Los requisitos de "calidad" del proyecto de investigación
Los requisitos de especificación de calidad del proyecto de investigación se pueden expresar de muchas maneras y, por lo general, se pueden presentar de las siguientes maneras. Es difícil para el personal de compras expresar de manera integral los requisitos de calidad de los productos o servicios de una sola manera. Se deben utilizar varios métodos de manera integral según las diferentes características de los productos o servicios.
A. Marca o nombre comercial: En términos generales, utilizar productos de marca es la forma más sencilla y fácil de comprar. No solo ahorra tiempo de compra y reduce los costos de compra, sino que también reduce los procedimientos de inspección de calidad, porque solo Just. Confirme la etiqueta del producto. Sin embargo, el precio de los productos de marca suele ser relativamente alto, por lo que es más ventajoso utilizar productos de marca cuando el volumen de compra es pequeño.
b o equivalente: su significado se refiere a productos que pueden cumplir la misma función.
Al decidir si se permite el uso de productos equivalentes alternativos, esto también debe indicarse en la consulta, confirmando que los productos equivalentes utilizados deben ser aceptables para el usuario.
C. Estándares comerciales: Los estándares comerciales tienen descripciones completas de las dimensiones del producto, materiales, composición química, métodos de fabricación, etc. Para piezas estándar comunes como tornillos, tuercas y componentes electrónicos, el uso de estándares comerciales puede evitar malentendidos sobre la calidad.
D. Especificaciones de materiales o métodos de fabricación: Cuando existan requisitos específicos de materiales o métodos de fabricación, se deberán señalar las normas aplicables. Si se requiere marcar las normas europeas DIN, también se deben marcar las especificaciones CNS o JIS correspondientes.
E. Especificaciones funcionales o de rendimiento: este tipo de especificación se utiliza a menudo en la adquisición de productos de alta tecnología y en la participación temprana del proveedor (ESI). Dígale al proveedor únicamente el desempeño o las funciones que el producto debe lograr y déjele los detalles de cómo hacer que cumpla con los requisitos.
F. Dibujos de ingeniería: los dibujos de ingeniería pueden describir mejor la calidad requerida del producto, su contenido debe ser claro y no se puede ignorar la precisión de las tolerancias dimensionales.
G. Nivel de mercado: generalmente se utiliza para requisitos de calidad de madera, productos agrícolas, tabaco, alimentos y otros productos básicos. Dado que la gente común no puede identificar claramente las líneas divisorias de los grados del mercado, generalmente se requiere que los compradores tengan la capacidad de identificar a qué grado formal pertenece el producto comprado.
H. Ejemplo: Este es un enfoque perezoso. El suministro de muestras es muy útil para que los proveedores comprendan las necesidades de los compradores, especialmente en cuanto a color, impresión y requisitos a nivel del mercado.
I Declaración de trabajo, SOW Se utiliza principalmente para servicios de adquisición, como seguridad central, limpieza de edificios, eliminación de residuos, contratación de proyectos, etc. Una descripción completa del puesto no sólo debe ser simple y clara, sino que también debe intentar estandarizar la evaluación del desempeño de la calidad del trabajo a lograr de manera cuantitativa. El contenido de la declaración de trabajo debe garantizar que el comprador recibirá un servicio satisfactorio, pero debe ser lo suficientemente flexible como para permitir que el proveedor utilice el valor agregado del trabajo creativo.
Requisitos de la "base de cotización" para artículos de consulta
La base de cotización generalmente incluye el valor de la moneda y los términos comerciales de la cotización. Las ventas nacionales son relativamente sencillas y generalmente se realizan en RMB. Los términos de intercambio son precio ex fábrica o precio ex fábrica (si se incluye el flete es otra cuestión). El comercio internacional es más complejo. En términos de cotización de monedas, la mayoría de los proveedores se basan en dólares estadounidenses. En cuanto a si fijar el precio en moneda local, depende de la estabilidad del tipo de cambio.
Los términos habituales para el comercio internacional son precio franco fábrica, precio FOB, precio FOB o precio CIF. En diferentes condiciones, los riesgos de responsabilidad asumidos por compradores y vendedores son diferentes. En condiciones FOB, la responsabilidad del vendedor es hasta el envío de la mercancía. Por lo tanto, el vendedor debe asumir el riesgo del envío, pero el comprador es responsable del transporte, el seguro marítimo y otros costos. En condiciones CIF, el vendedor no sólo asume el riesgo del envío, sino que también asume el flete y el seguro necesarios para transportar la mercancía hasta el puerto de destino designado. Por lo tanto, en la transacción de una misma mercancía, la cotización en condiciones CIF es naturalmente superior a la cotización en condiciones FOB, debiendo el comprador indicarlo claramente al realizar sus consultas.
"Condiciones de pago" del comprador
En cuanto al método de pago, aunque el comprador y el vendedor tienen sus propias políticas de empresa, el comprador espera que el tiempo de pago sea lo más tarde posible. Al contrario, el vendedor cree firmemente que cuanto antes, mejor. El comprador está obligado a informar al vendedor sobre las condiciones de pago estándar de su empresa (al comprar un molde, generalmente hay un pago a plazos, como 30% de depósito, 30% de molde de prueba de la primera pieza, 40% de aceptación), y el vendedor también puede Presentar requisitos diferentes al cotizar, las condiciones de pago finales deben determinarse mediante acuerdo entre el comprador y el vendedor. Cuando una situación es un mercado de compradores, donde la oferta excede la demanda en un mercado competitivo, los bienes y/o servicios están fácilmente disponibles y las fuerzas económicas comerciales tienden a hacer que los precios se acerquen al valor estimado de la compra. Los compradores normalmente pueden pedir a los vendedores que cooperen con mejores condiciones de pago, como en la factura (O/A), T/T a 60 días o incluso a 90 días. Pero en un mercado de vendedores, donde la demanda supera con creces la oferta, la situación es exactamente la opuesta. Generalmente, el vendedor elegirá un plazo de pago más corto para solicitar al comprador, como contra reembolso, contra reembolso (C.O.D) o transferencia bancaria por adelantado.
Además, para las condiciones de pago, es necesario indicar claramente la fecha de inicio del pago. En el comercio internacional, los proveedores nacionales suelen tener fechas de vencimiento de pago a partir de la fecha de envío, la fecha de la factura o la fecha de envío. En este momento, si el comprador extranjero utiliza la fecha de llegada o incluso la fecha de recepción como fecha de inicio, puede haber una diferencia de un mes en el medio. Ni el comprador ni el comprador deben ser descuidados.
Requisitos de "entrega" para artículos de consulta
Los requisitos de entrega incluyen el tiempo necesario para que el comprador compre el producto, el tiempo necesario para que el vendedor prepare las muestras y el tiempo necesario para el primer lote de producción en lotes pequeños, el tiempo normal requerido para la producción del pedido. Aunque el proveedor puede cumplir con los requisitos del comprador, la duración del tiempo de entrega está relacionada con el precio del producto comprado. El comprador debe formular los requisitos basándose en las necesidades reales en lugar de seguir ciegamente el justo a tiempo (JIT).
Requisitos de "embalaje" para los artículos solicitados
El método de embalaje juega un papel importante en la estimación del precio del proveedor. A excepción de los productos de forma especial o de gran volumen solicitados por los clientes, los proveedores tienen sus propios materiales de embalaje, como cajas de cartón, cartones y palés estándar. Si no existen otros requisitos de embalaje especiales, los proveedores serán evaluados según sus métodos de embalaje estándar. A veces, los métodos de embalaje estándar no se detallan en el presupuesto. Si no se da cuenta en el momento de la compra, en el futuro se agregarán requisitos de embalaje, lo que no solo retrasará el tiempo, sino que también tendrá un impacto negativo en las operaciones de comparación de precios. Además, una vez que el proveedor comprende los requisitos de embalaje del comprador, también puede ofrecer sugerencias sobre si se puede considerar el embalaje estándar o si se pueden reducir los costos de entrega ensamblando productos y contenedores.
, “lugar de entrega” y “método de entrega”
Se deberá informar claramente al proveedor el país, ciudad, dirección, número de contacto y fax del lugar de entrega. Los métodos de entrega para las ventas nacionales suelen estar dominados por el ferrocarril y las carreteras, mientras que en las adquisiciones internacionales el lugar y el método de entrega determinan el cálculo del precio. Si se solicita al vendedor una cotización CIF, los costos de transporte y seguro, por supuesto, correrán a cargo del vendedor, ya sea por mar o aire. Habrá diferentes métodos de cobro según la distancia de entrega, a menos que el comprador especifique el transporte aéreo, el proveedor suele cotizar en función del transporte marítimo, porque el transporte marítimo es el método de entrega más económico.
Requisitos de "servicio posventa" y "período de garantía" para proyectos de consulta
Al comprar cierta maquinaria y equipo, como punzones, máquinas de moldeo por inyección, instrumentos de prueba, equipos de embalaje de semiconductores , etc. , los proveedores generalmente brindan servicio posventa básico y períodos de garantía. Si existen requisitos especiales en este momento, como extender el período de garantía o cambiar el contenido del servicio posventa, el costo total de propiedad (TCO) está involucrado.
“Fecha de vencimiento de la cotización” del proveedor
Para facilitar el momento de las comparaciones de precios de adquisición, el proveedor debe conocer la fecha de vencimiento de la cotización. Para productos más complejos, el proveedor debe. Proporcionar tiempo suficiente para la evaluación.
, Documento firmado "Acuerdo de Confidencialidad".
En algunas consultas para el desarrollo de nuevos productos, debido a secretos comerciales, para evitar que los competidores conozcan las oportunidades comerciales, se requerirá además que el proveedor firme un documento de acuerdo de confidencialidad (NDA). exigir a los proveedores que no revelen al mundo exterior el nombre de los planes de nuevos productos, pronósticos de cantidades de compra, requisitos técnicos, especificaciones, dibujos y otra información al mundo exterior dentro de un período de tiempo específico.
Nombres y números de contacto del "personal de compras" y "personal técnico"
Decirle al proveedor los nombres y números de contacto del personal de compras y del personal técnico no significa que el proveedor tenga cualquier secreto necesita. Si el proyecto adquirido en ese momento es relativamente complejo y altamente técnico, es mejor adjuntar el nombre y el número de contacto de la empresa del técnico para consulta para aclarar los problemas en los requisitos de especificación.
El número de contacto debe ser el teléfono de la empresa. Trate de evitar dar su número de teléfono particular o privado al personal de compras o al personal técnico para evitar que los proveedores se den y reciban entre sí en privado, como sospecha Guatian Li Xia. Sin embargo, debido a los avances de la tecnología, el uso de teléfonos móviles y correo electrónico se ha vuelto cada vez más común. En situaciones en las que al personal de adquisiciones le resulta difícil evitar el contacto individual con los proveedores, la ética de las adquisiciones siempre debe ser autovigilante.