Auditoría especial de gestión de contratos importantes: contenido, proceso, hallazgos y revelaciones (recopilación)

El alcance de la auditoría cubre la sede de la empresa del grupo y las unidades secundarias relacionadas, incluyendo principalmente contratos económicos importantes en ingeniería de sistemas, adquisición de materiales, cooperación de inversión extranjera, financiación, etc. Mediante auditorías in situ, se identificaron 12 unidades, sucursales y subsidiarias de la empresa del grupo, incluido el Departamento XX, para realizar una auditoría aleatoria.

El contenido de la auditoría incluye el sistema de gestión de contratos económicos, procedimientos de firma de contratos, términos y contenido del contrato, ejecución del contrato, gestión de expedientes del contrato, etc. Para evaluar integralmente el proceso de establecimiento, ejecución, gestión y archivo de contratos económicos, proponemos sugerencias racionales para mejorar aún más la gestión de contratos y prevenir riesgos legales en los procesos anteriores.

2. Proceso de auditoría

Según el cronograma, los seis miembros del departamento de auditoría se dividieron en dos equipos de auditoría, que dedicaron un total de

a hacerlo. En preparación, se compiló un formulario de prueba de contenido de auditoría más detallado y unificado (ver Tabla 1, Tabla 2 y Tabla 3) y se realizó una división específica del trabajo basada en la comprensión del auditor sobre la gestión de contratos. Durante la auditoría, se adoptaron las pruebas de cumplimiento correspondientes y los métodos de prueba sustantivos, se revisaron los sistemas relevantes, los principales contratos económicos y los materiales relacionados proporcionados por la unidad auditada, se intercambiaron contratos de inspección puntual específicos con el personal relevante y el contrato también se inspeccionó en- sitio en el proyecto del contrato Ejecución y ejecución. En términos de proyectos contractuales, las auditorías y controles aleatorios se centran en contratos relacionados con grandes proyectos de ingeniería, contratos de adquisición, proyectos de inversión y contratos de financiación. Los resultados de la revisión de auditoría muestran que el contenido del trabajo de auditoría [Varias plantillas de informes de casos de métodos de auditoría, preste atención a la disponibilidad de la red de auditoría interna de la cuenta oficial de WeChat, notas de la red de auditoría interna] es básicamente completo y no se encontraron omisiones. Después de la auditoría in situ, el auditor jefe del proyecto de auditoría resumió los asuntos de la auditoría y se comunicó plenamente con los departamentos pertinentes y el personal clave de la empresa sobre los problemas descubiertos durante la auditoría antes de emitir el informe de auditoría.

En tercer lugar, evaluación general

En términos generales, todas las unidades de negocio, sucursales y subsidiarias relevantes del grupo han establecido departamentos funcionales de gestión de contratos con personal dedicado a gestionar los archivos de contratos de la empresa del grupo; Nosotros y algunas subsidiarias hemos formulado sus propias medidas de gestión de contratos basadas en las condiciones reales de su propia gestión. Para las empresas que no han establecido medidas de gestión de contratos, su gestión de contratos debe seguir o hacer referencia a las medidas de gestión de contratos de la empresa del grupo. La celebración de contratos importantes, excepto los contratos estándar, otros contratos no recurrentes han pasado por procedimientos como licitación, revisión conjunta de contratos importantes, revisión por parte de asesores legales y se han negociado la firma y aprobación de todos los contratos particularmente importantes; que antes de firmar el contrato principios de legalidad, prudencia, igualdad y justicia.

Todas las empresas han establecido libros de contabilidad de contratos archivados, y las empresas individuales han establecido medios de gestión de información para guardar y revisar libros de contabilidad de contratos y textos de contratos.

Cada unidad que posee el sello de contrato del grupo puede gestionar el uso del sello de contrato de acuerdo con el "Reglamento sobre el uso del sello de contrato" del grupo, y no se ha encontrado ningún uso no autorizado.

A través de la auditoría, excepto por el hecho de que algunas empresas no pagaron el pago por avance del proyecto a tiempo según lo estipulado en el contrato, lo que puede generar riesgos legales, y el contrato de adquisición firmado fue rescindido debido a quejas. de otros licitadores, dentro del alcance de esta auditoría, no se producen terminaciones de la ejecución del contrato, quejas, litigios, etc. En los contratos vigentes para cada unidad de negocio del Grupo.

Cuatro. Resultados de la auditoría

En vista de los requisitos de las "Normas Básicas para el Control Interno Empresarial" y las "Tres Directrices de Apoyo", de conformidad con las disposiciones pertinentes de las "Directrices para la Aplicación del Control Interno Empresarial N° 16 - Gestión de contratos", la gestión de contratos del Grupo. Algunos contenidos y disposiciones del sistema deben mejorarse y mejorarse.

La auditoría encontró que algunos archivos de contratos de la empresa del grupo y las empresas secundarias carecían de los materiales de certificación de persona jurídica o los materiales de certificación de cliente autorizado proporcionados por la otra parte, y los materiales de certificación de persona jurídica o los materiales de certificación de cliente autorizados eran no guardado ni obtenido de la unidad contratante de la otra parte, el recibo de pago de los materiales crea peligros ocultos para la legalidad y validez del contrato.

Existen discrepancias entre los documentos de licitación y los contratos firmados, y existen lagunas de control. La auditoría verificó aleatoriamente el contrato del proyecto y la situación de la licitación y encontró dos problemas: primero, algunos de los términos del "método de valoración del precio unitario del proyecto" y la "liquidación final" en los documentos de licitación no estaban incluidos en el contrato. En segundo lugar, el contenido de "garantía del proyecto" que figuraba en los documentos de licitación no estaba reflejado en el contrato.

El departamento de gestión de XX Group Company realiza un archivo y gestión irregular de los pliegos de licitación.

No existe un libro de contabilidad ni un número de contrato asociado para los documentos de licitación, lo que dificulta su consulta; los documentos recientemente archivados carecen de un lugar de almacenamiento temporal seguro y razonable, y su almacenamiento en la oficina no favorece la búsqueda y utilización de los documentos; la persona a cargo de la gestión de licitaciones del proyecto resumirá los documentos de licitación (en formato electrónico) en una versión anual) y los enviará al personal de gestión de archivos del Departamento XX para su archivo unificado. no se puede garantizar.

Antes de firmar el contrato del proyecto, el establecimiento, la evaluación, la toma de decisiones y la aprobación del proyecto por parte de la sociedad de inversión son incompatibles con las "Disposiciones provisionales sobre gestión de inversiones", lo que no favorece la gestión de riesgos y el control de la firma del contrato.

El contenido archivado de los proyectos del departamento Xx no está estandarizado. El catálogo de archivos no está organizado de acuerdo con el contenido de todos los documentos y materiales, como el establecimiento, evaluación y demostración, toma de decisiones y aprobación de proyectos de inversión. , lo que llevó a descubrir durante la auditoría que algunos materiales no estaban archivados y estaban esparcidos en la oficina del gerente u otros lugares. Además, después de la investigación, se descubrió que el acuerdo de asesoramiento legal firmado por XX Company se conservaba en el expediente como una copia. El administrador no sabía dónde estaba almacenado el original y no explicó ni explicó de otra manera la ubicación de almacenamiento del mismo. original.

Es arriesgado adoptar el contrato principal más un acuerdo complementario (en realidad, un subcontrato) para algunas secciones de licitación del proyecto de la Sucursal XX. En principio, el contrato principal del proyecto y el contrato complementario constituyen el monto total del contrato del proyecto. El contrato principal y el acuerdo complementario del contrato antes mencionado son contratos formales y válidos firmados por personas jurídicas de ambas partes, y tienen eficacia para su cumplimiento. Si la gestión no es buena y el control no es estricto, fácilmente pueden aparecer lagunas que causen pérdidas.

Existe una diferencia entre el número de contratos estampados en el formulario de registro del sello oficial y el número de contratos registrados en el formulario de estadísticas de contratos. Después de la revisión, el sello oficial de la empresa XXX son los contratos XXX con el sello oficial registrado en el formulario de registro, y los contratos XXX registrados en la tabla de estadísticas de contratos son los contratos de ×× mes con el sello oficial registrados en el registro; form y los ×× contratos registrados en la tabla de estadísticas de contratos son bastante diferentes. La razón principal de la discrepancia es que los propios departamentos comerciales mantienen los contratos de la Compañía XX y los datos estadísticos presentados por cada departamento están incompletos, lo que genera datos incompletos en la tabla de estadísticas de contratos del Departamento XX.

Algunas cláusulas del contrato de compraventa de XX Company son dignas de discusión. En primer lugar, la responsabilidad del vendedor por incumplimiento del contrato de compra de vivienda no está especificada en el contrato. En los contratos de adquisiciones auditados y controlados al azar, existen disposiciones detalladas sobre nuestra responsabilidad por incumplimiento de contrato, pero no existe ninguna responsabilidad por el incumplimiento de contrato por parte del proveedor en los términos del contrato. En segundo lugar, según el contrato actual entre las dos partes, la forma de resolver disputas es solicitar arbitraje en Londres de acuerdo con las leyes de la Cámara de Comercio Internacional, y de acuerdo con los requisitos de las Medidas de Gestión de Contratos de la Empresa del Grupo, allí debería ser "O puede solicitar arbitraje según los términos de la Comisión de Arbitraje Económico y Comercial Internacional de China".

Algunos contratos de empresas secundarias no tienen fecha de firma, por lo que existen peligros ocultos en la puntualidad del contrato.

Verbo (abreviatura de verbo) opiniones y sugerencias de auditoría

Primero, mejorar el sistema de gestión de contratos. Las empresas del grupo pueden consultar la "Guía de aplicación de control interno empresarial No. 16 - Gestión de contratos" y otras regulaciones relevantes para mejorar el sistema de gestión de contratos, mejorar las cláusulas relevantes, aclarar las responsabilidades de gestión de contratos y formular mecanismos de recompensa y castigo de responsabilidad de gestión para hacer contratos. La gerencia cumple con las "Tres Directrices de Apoyo" de 2012 a enero de las "Normas Básicas para el Control Interno Empresarial".

El segundo es implementar estrictamente el sistema de revisión conjunta de los contratos importantes estipulado en las "Medidas de Gestión de Contratos de las Empresas del Grupo". Para los contratos importantes firmados por sucursales y subsidiarias que cumplan con los estándares estipulados en las "Medidas de gestión de contratos", se debe implementar un sistema de revisión conjunta en estricta conformidad con las regulaciones para adquisiciones, contratos de suministro, etc. Si el monto del contrato no se puede definir debido a la incertidumbre del precio, el monto del contrato se puede estimar en función del volumen de compra del contrato y los precios históricos. Si cumple con los principales estándares del contrato, el proceso de revisión conjunta se implementará de acuerdo con las regulaciones, y el contrato se firmará de acuerdo con la autoridad de aprobación.

En tercer lugar, se recomienda que la agencia de gestión de contratos de la empresa del grupo fortalezca el trabajo estadístico de los informes de contratos y aproveche al máximo la información contenida en los informes. Como el análisis estadístico, el control de gestión y la evaluación de riesgos de los contratos, especialmente la celebración y ejecución de contratos importantes, la prevención de riesgos de desempeño y la mejora y mejora continua de la gestión de contratos.

El cuarto es fortalecer la gestión de registro de los certificados de calificación de los firmantes de contratos para prevenir riesgos legales. Los departamentos pertinentes de la empresa del grupo y los departamentos funcionales de gestión de contratos de las empresas secundarias deben fortalecer la recopilación y el archivo de los certificados de calificación de los firmantes del contrato, en ausencia de certificación notarial de terceros, también deben obtener nuestro certificado de persona jurídica (o; certificado de principal autorizado) de la otra unidad contratante), y archivarlos juntos para evitar riesgos legales.

En quinto lugar, los términos pertinentes del documento de oferta ganador deben ser coherentes con los términos del contrato.

La celebración de un contrato de proyecto determinado mediante licitación deberá reflejar plenamente el contenido de las cláusulas de compromiso en el documento ganador de la licitación, garantizar que el contenido del contrato cumpla con las condiciones de la licitación, garantizar que los resultados de la ejecución del contrato sean consistentes con el acuerdo ganador de la licitación. , evitar disputas contractuales y protegerse contra los riesgos relacionados.

En sexto lugar, se recomienda que el departamento de gestión de la empresa del grupo establezca un libro de contabilidad para los proyectos de licitación y registre las unidades firmantes y los números de contrato de los contratos relevantes; la ubicación de almacenamiento de los documentos y materiales de licitación archivados temporalmente debe cumplir; con los requisitos de gestión de archivos y ser integral, completo, de alta ordenada, fácil de encontrar y seguro en su lugar.

En séptimo lugar, el proceso de toma de decisiones del grupo para proyectos de inversión externos debe implementarse estrictamente de acuerdo con el "Reglamento provisional sobre gestión de inversiones". Los procedimientos de establecimiento, evaluación, toma de decisiones y aprobación de proyectos para los proyectos de inversión externos de Xx Company, así como los documentos del plan, actas de reuniones, registros, firmas de los participantes y otros asuntos relacionados deben ser integrales y completos para reducir omisiones y puntos ciegos en la decisión. -elaboración; los documentos del programa mencionados anteriormente y otros registros deben realizarse de acuerdo con los procedimientos estándar. Los catálogos de documentos se recopilan, organizan, organizan y archivan para garantizar su integridad.

En octavo lugar, se recomienda que XX Company preste atención a los riesgos de adoptar un contrato principal más un acuerdo complementario (en realidad, se deben presentar ante el proyecto contratos de subcontratación con un monto mayor en el acuerdo complementario); Agencia de gestión de costes lo antes posible para garantizar la exactitud de las cuentas finales del proyecto. Realizado con éxito. Para los proyectos que adoptan un contrato principal más un acuerdo complementario, se debe fortalecer la revisión de pagos para evitar el pago repetido de los pagos por avance del contrato y, al mismo tiempo, es necesario evitar que los contratos repetidos sean explotados ilegalmente y causen pérdidas de activos.

En noveno lugar, se recomienda que la Compañía XX fortalezca la comunicación entre el departamento comercial de custodia del contrato y los estadísticos del contrato específico. Los estadísticos del contrato específico deben fortalecer la verificación e inspección diaria de la información en el registro oficial de uso del sello. formulario para garantizar la gestión efectiva del sello oficial.

Décimo, el requisito previo para firmar un contrato es la equidad, la igualdad y la reciprocidad. Se recomienda que los contratos de adquisiciones relacionados con el extranjero de la Compañía XX reflejen plenamente una asociación igualitaria y traten de proteger los derechos e intereses de la compañía.

Artículo 11 El momento de la celebración de un contrato es uno de los elementos del contrato y una condición de validez del mismo. Se recomienda que el departamento de gestión de contratos y el firmante otorguen gran importancia a mejorar los elementos del tiempo de firma para garantizar el tiempo legal y el tiempo efectivo del contrato.

Análisis e iluminación de casos

La auditoría especial de la gestión de contratos económicos importantes no es una auditoría de proceso general. Aunque incluye la auditoría del establecimiento, desempeño, cambio y otros procesos del contrato, vale la pena. prestar más atención al mecanismo del proceso de establecimiento del contrato, si está completo, si el contenido del contrato ha sido revisado estrictamente, si los términos celebrados cumplen con las leyes pertinentes y si la redacción clave del contrato es precisa. Un pequeño paso en falso puede traer riesgos legales y pérdidas económicas importantes al grupo. Esta es un área de alto riesgo en la gestión y control de riesgos. Con una actitud de trabajo cautelosa y rigurosa, el equipo de auditoría hizo preparativos detallados antes de la auditoría, llevó a cabo muchas discusiones sobre el contenido de la auditoría y los puntos clave, y formuló un borrador de prueba unificado y detallado del contenido de la auditoría, también entendió la empresa donde se encontraba la principal; se ubican los contratos y el departamento donde se ubican los contratos clave. Después de determinar la proporción, se formulará el alcance de la auditoría y se inspeccionarán unidades de auditoría específicas al azar.

Los resultados de la auditoría muestran que la gestión de contratos de XX Company está básicamente estandarizada y los sistemas de gestión relevantes son relativamente sólidos. Los principales problemas incluyen: desviaciones en la implementación de algunos requisitos de gestión, desviaciones en la implementación específica de algunos contratos, falta de conocimiento legal por parte de algunos gerentes relevantes de algunas empresas, algunos contratos se ven obstaculizados por factores objetivos externos y algunos contratos se ven afectados por El mercado internacional. Los términos de estos contratos son desiguales. El equipo de auditoría para los problemas específicos anteriores [Varias plantillas de informes de casos de métodos de auditoría, preste atención a la presencia de la red de auditoría interna de la cuenta oficial de WeChat, notas de la red de auditoría interna] proporcionará conclusiones de la auditoría después de obtener evidencia concluyente.

En lo que respecta a los riesgos operativos del grupo, el informe de auditoría ha recibido gran atención por parte de los líderes del grupo y las unidades relevantes con problemas han recibido instrucciones de realizar rectificaciones oportunas. En la actualidad, se han emitido e implementado medidas de gestión de contratos del grupo, que involucran cuestiones de auditoría de varios departamentos funcionales y unidades de negocios. Excepto por algunas cuestiones que necesitan mejoras por razones objetivas, otras cuestiones de auditoría se han rectificado e implementado de manera efectiva. Esta auditoría especial jugó un papel determinado en que XX Company estandarizara aún más la gestión de contratos y redujera los riesgos operativos y legales.

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