Funciones de la Oficina de Gestión de Proyectos
La PMO es responsable de establecer estándares estandarizados de gestión de proyectos, resumir las mejores prácticas, resolver conflictos de recursos, formar un equipo de gerentes de proyectos, evaluar proyectos y construir un sistema de gestión de proyectos a nivel organizacional. La PMO suele tener las siguientes responsabilidades y funciones:
1. Proporcionar apoyo administrativo al director del proyecto y al equipo del proyecto, como generar varios informes para el proyecto;
2. Los expertos en gestión brindan servicios de consultoría y consultoría para la gestión de proyectos;
3. Organizar las prácticas de gestión de proyectos y el conocimiento experto de la empresa en un conjunto de metodologías adecuadas para la empresa y proporcionarlas para su difusión interna y reutilización dentro de la empresa. ;
4. Proporcionar capacitación sobre habilidades relacionadas con la gestión de proyectos dentro de la empresa;
5. La PMO puede configurar algunos gerentes de proyecto, quienes pueden participar directamente en proyectos específicos cuando sea necesario y brindar apoyo clave. para proyectos clave.
La PMO puede ser una organización temporal o una organización permanente. Las estructuras temporales se utilizan a menudo para gestionar proyectos específicos, como fusiones y adquisiciones. Una PMO permanente es adecuada para gestionar un conjunto de proyectos con un período de tiempo fijo o para respaldar el progreso continuo de los proyectos de la organización. Específicamente, el propósito de establecer una oficina de gestión de proyectos es satisfacer dos necesidades:
Primero, adaptarse a las necesidades de la competencia empresarial
Una razón importante para el establecimiento temprano de una PMO fue que los proyectos fallidos daban la sensación de dolor causado por la empresa. La cruel competencia en la sociedad empresarial moderna hace posible que cualquier empresa tenga problemas debido al fracaso de proyectos individuales. En la sociedad actual, el éxito o fracaso de un proyecto está estrechamente relacionado con el éxito o fracaso de una empresa, lo que ha llevado a la necesidad urgente de una PMO.
Una empresa mediana y grande exitosa inevitablemente tendrá muchos proyectos en progreso, y tener excelentes talentos técnicos en gestión de proyectos es la clave para satisfacer las necesidades de los clientes en un tiempo y costo limitados. Sin embargo, no importa cuán sobresaliente sea el talento, es inevitable que existan varias limitaciones. Además, el número de talentos destacados que puede tener una empresa es limitado. Durante la implementación de una gran cantidad de proyectos, las empresas necesitan una organización que brinde un fuerte apoyo al trabajo del proyecto, ayude a los gerentes de proyecto y a los equipos de proyecto de manera oportuna y efectiva a superar diversas dificultades y completar proyectos con alta calidad y alto rendimiento. Para que la tecnología y la experiencia en gestión de proyectos se conviertan en la riqueza organizacional de la empresa y, en última instancia, mejoren la productividad general del equipo del proyecto y la rentabilidad de la empresa, es inevitable y urgente establecer una PMO dentro de la empresa.
Una vez que se lanza un proyecto, la PMO continuará monitoreando los cambios en cada proyecto y brindará diversos apoyos y servicios requeridos por el gerente del proyecto y el equipo del proyecto. Un punto importante que quiero enfatizar aquí es que a medida que cambia la estrategia corporativa, la situación de cualquier proyecto también cambiará. Al modificar, acelerar, terminar o priorizar proyectos, la PMO ajusta los proyectos para adaptarse a los cambios estratégicos corporativos y satisfacer las necesidades de la competencia empresarial.
En segundo lugar, satisfacer la necesidad de una asignación razonable de recursos.
Para obtener los beneficios que aporta la PMO, la escala de la empresa primero debe alcanzar un cierto nivel. Si una empresa sólo tiene un proyecto por año, no desperdicie recursos limitados en la PMO. Para una empresa con muchos proyectos, encontrará que hay bastantes gerentes de proyectos, cada uno con diferentes habilidades y experiencia. Estos directores de proyectos a menudo desconocen el éxito de otros proyectos o incluso lo que otros están haciendo. Si surge una situación similar, se debe establecer una PMO. El funcionamiento de cualquier oficina de gestión de proyectos requiere inversión en capital y personal. Pero el tiempo y el dinero invertidos en una PMO valdrán la pena y permitirán a los directores de proyectos ejecutar el trabajo del proyecto mejor, más rápido y más rentable en la empresa. Debido a que la PMO se ubica al nivel de todas las operaciones de la empresa en lugar de al nivel de un solo proyecto, asigna racionalmente los recursos limitados de la empresa y brinda diversos apoyos a los gerentes y equipos del proyecto para garantizar que la implementación exitosa del proyecto esté en línea. con la estrategia de la empresa.
Una PMO centralizada puede garantizar que todos los directores de proyectos tengan habilidades básicas de gestión de proyectos, utilicen los mismos métodos, procesos y plantillas, y reciban apoyo desde la cima de la empresa. La simplicidad de la organización de una PMO permite que cualquiera pueda establecer una oficina de este tipo.
Sin embargo, la dotación de personal de la PMO es una tarea muy importante y compleja. Para tener la capacidad de brindar apoyo y asignar recursos en todos los aspectos, la PMO debe incluir las funciones de altos directivos, directores de proyectos, varios expertos especiales y coordinadores de proyectos.