El significado del archivo
En primer lugar, el significado de documento es un término general, que se refiere a materiales escritos que registran información y expresan intenciones. A lo largo de los siglos, las personas han registrado información escribiendo y produciendo documentos, comunicando información entre sí mediante la entrega de documentos y divulgando información al público mediante la publicación de documentos. Se puede ver que los archivos son herramientas utilizadas por las personas para registrar información, intercambiar información y publicar información. Los documentos incluyen documentos privados y oficiales. Los llamados documentos privados se refieren a cartas privadas, diarios, autobiografías, testamentos, genealogías, manuscritos, escrituras, títulos, etc. Formado y utilizado por individuos o familias en sus propias actividades o interacciones privadas. Los documentos privados no son el tema central de este libro. Entonces, ¿qué es un documento oficial? En cuanto a los documentos oficiales, existe una definición en la "Ley de Tramitación de Documentos Oficiales de los Organismos Administrativos del Estado", que se refiere a la labor de transmitir e implementar los principios y políticas del partido y del estado, expedir reglamentos y normas administrativas, implementar medidas administrativas, solicitar instrucciones y responder preguntas, instrucciones, implementación y consulta herramienta importante para informar, informar e intercambiar experiencias. Los documentos oficiales constituyen la mayor parte de este libro.
En segundo lugar, en las agencias y unidades gubernamentales, los documentos, los documentos oficiales y los documentos oficiales a menudo se utilizan al mismo tiempo. Ahora, analicemos brevemente estos tres conceptos.
Los documentos, en términos generales, son materiales escritos formados de acuerdo con ciertos estilos y requisitos por agencias, grupos, empresas, instituciones e individuos para ciertas necesidades en actividades sociales. En otras palabras, todos los materiales escritos pueden denominarse documentos. Se puede observar que el alcance de este instrumento es muy amplio. El término "Enciclopedia de redacción de documentos de oficina modernos" se describe en "Historia del derecho penal de la dinastía Han" como "hay demasiados documentos, pero el canon no puede ser completo". En el poema "Wang Xiyi" escrito por Yuan Zhen de la dinastía Tang, hay una frase: "Tengo tanto sueño que mis ojos están llenos de documentos y no puedo dormir por un tiempo". "Documentos" aquí se refiere a documentos oficiales. Además, están Fu Bie y Shu Qi, también conocidos como "documentos". A menudo se dice que "no hay evidencia que temer, y este documento es la evidencia". Por tanto, existen dos tipos de documentos antiguos: públicos y privados. Se puede ver que el concepto de documentos antiguos es básicamente similar al de los documentos modernos.
Los documentos oficiales se refieren a documentos formados y utilizados en actividades oficiales, o los documentos utilizados para manejar asuntos oficiales se denominan documentos oficiales. La palabra "documento oficial" apareció a finales de la dinastía Han del Este y durante el período de los Tres Reinos. "Libro de la dinastía Han posterior: Biografía de Liu Tao" dice: "Los estados y condados son tabú y no quieren oír hablar del asunto, pero a menudo se lo cuentan entre sí y no quieren escribir documentos" Tres Reinos ". : Biografía de Wei Zheng y Zhao Yan" también tiene "Cao Gongbai, los documentos oficiales se envían al condado y el aprendizaje sobre la seda se devuelve a la gente". Desde entonces, los documentos oficiales se han convertido en el nombre colectivo de los documentos oficiales.
Los documentos oficiales se refieren a documentos oficiales con un formato unificado y relación de escritura que se ejecutan formalmente entre agencias, grupos, empresas e instituciones. Es parte del documento oficial, o la parte principal del documento oficial. La palabra "documento" apareció relativamente tarde. Según la investigación, no se utilizó oficialmente hasta finales de la dinastía Qing. En los documentos diplomáticos de la dinastía Qing de esa época, a menudo se mencionaban "documentos de negociación", "documentos de correspondencia" y "documentos de anuncio". En la época de la República de China, el término documento se usaba de manera más amplia y común. En resumen, los significados de estas tres palabras son básicamente los mismos. Pero estrictamente hablando, existen diferencias significativas y nombres habituales entre ellos. La diferencia entre los tres no radica en la connotación, sino en la denotación. Según el nombre convencional, se basan en documentos, documentos oficiales o documentos en diferentes lugares. Estamos acostumbrados a decir "papeleo" en lugar de "papeleo" o "trabajo de documentos", a "procedimientos de procesamiento de documentos" en lugar de "procedimientos de procesamiento de documentos", a "archivos centrales" en lugar de "archivos centrales". Los modismos son convenciones. En este libro, también respetamos los modismos y utilizamos palabras como "documentos oficiales", "documentos" y "documentos" en diferentes lugares.
3. Características de los documentos oficiales
(1) Los documentos oficiales son elaborados y publicados por autores legales. Nadie puede escribir nada a la ligera, pero todo es producido y publicado por autores legales. El llamado "autor legal" se refiere principalmente a una organización constituida de conformidad con la ley y capaz de ejercer poderes y asumir obligaciones en nombre propio. Los organismos administrativos, las organizaciones de masas, las empresas y las instituciones existen todos sobre la base de leyes, reglamentos, estatutos, decisiones y resoluciones, y todos ellos son autores de leyes. En lo que respecta a los órganos estatales, según el artículo 89 de la Constitución, el Consejo de Estado puede "formular medidas administrativas, formular reglamentos administrativos y dictar decisiones y órdenes de conformidad con la Constitución y las leyes según los" Congresos Populares Locales ". en todos los niveles de la República Popular China y la población local El artículo 35 de la Ley Orgánica de Gobiernos Populares a nivel de condado y superiores estipula que los gobiernos populares locales a nivel de condado o superior pueden "prescribir medidas administrativas y emitir resoluciones y órdenes". En otras palabras, el Consejo de Estado y los gobiernos populares locales de todos los niveles tienen el poder de prescribir medidas administrativas y emitir resoluciones y órdenes de conformidad con las disposiciones correspondientes de las dos leyes. El autor del documento se refiere principalmente al nombre del documento. Entre los documentos oficiales actuales, algunos se expiden a nombre del organismo, como los documentos del Consejo de Estado, los documentos del gobierno popular provincial, etc., otros se expiden a nombre de un departamento del organismo, como los documentos; de la Oficina General del Comité Central del Partido Comunista de China, la Oficina General de un comité provincial del Partido, etc. Algunos documentos se emiten a nombre de líderes nacionales o jefes de agencias gubernamentales, como órdenes y certificados emitidos por; el Presidente del Comité Permanente del Congreso Nacional del Pueblo y los jefes de unidades militares, los avisos de nombramiento y despido emitidos por los directores de escuelas, etc. Lo que es necesario señalar aquí es que publicar en nombre de un líder nacional o jefe de agencia es una manifestación del ejercicio del poder por parte del líder. El cargo de líder es aprobado por los superiores luego de un proceso de nombramiento o elección. Por lo tanto, también son autores legales y no aparecen a título personal.
En cuanto a quienes se dedican a redactar documentos oficiales según la división interna del trabajo, no pueden ser considerados autores legales de los documentos oficiales. Además, los autores no estatutarios no tienen autoridad para emitir documentos oficiales. Cualquier persona que falsifique documentos oficiales con falsos pretextos será procesada y castigada por la ley.
(2) El documento oficial cueva tiene autoridad y eficacia jurídica. Como portavoz de la agencia, los documentos oficiales pueden hablar en nombre de la agencia, representar la autoridad legal de la agencia que emitió el documento y pueden usarse como base para el trabajo. Por ejemplo, los documentos centrales representan las opiniones del Comité Central del Partido. La línea, los principios y las políticas del partido formulados y transmitidos en documentos centrales son la base y el estándar para el trabajo de todos los frentes. Por poner otro ejemplo, los documentos emitidos por los principales órganos administrativos nacionales representan la autoridad y las intenciones del gobierno popular y tienen la autoridad de liderazgo administrativo y mando administrativo. Se producen mediante determinados procedimientos legislativos y los infractores serán castigados por la ley. Ésta es la autoridad de la ley, es decir, la fuerza coercitiva de las leyes y reglamentos. Los documentos oficiales tienen un propósito específico. En otras palabras, siempre se hace para un trabajo específico en la realidad, o para completar una tarea específica en la realidad. Esta utilidad específica también se denomina utilidad de ejecución real, denominada utilidad actual o prescripción. Se puede observar que la vigencia de los documentos oficiales tiene cierta puntualidad. Se puede decir que ningún documento oficial es válido para siempre. Aunque algunos documentos oficiales tienen el valor de documentos históricos, en términos generales siguen siendo principalmente prácticos. Se forman y utilizan en el trabajo actual para facilitar el trabajo actual. Una vez que se completa un trabajo existente, la documentación formal producida y utilizada en ese trabajo finaliza y se archiva. La validez actual de un documento varía de un documento a otro y no existe un período fijo uniforme. Algunos tienen restricciones que duran décadas, como documentos legales y planes a largo plazo; otros tienen límites de tiempo muy cortos, como notificaciones de asuntos específicos, algunos períodos de prescripción no son claros o inciertos, como algunas instrucciones de política, documentos normativos, etc.
Documentos en sentido estricto
Sin embargo, cuando la gente habla de "documentos" en su trabajo diario, no incluye materiales escritos privados. Un ejemplo es el "nombre general de varios documentos oficiales" en "Cihai" (edición de 1979, página 1533), que es el concepto de documentos oficiales en un sentido estricto.
La palabra "documento" en "Cihai" tiene un sentido estricto, mientras que la palabra "documentos oficiales, cartas, contratos, etc." En el "Diccionario de chino moderno", tiene básicamente un sentido amplio, pero es más pequeño que la categoría de "documentos oficiales + documentos privados". Para los lectores comunes, esto solo causará confusión ideológica, pero no ayudará a popularizar el conocimiento secretarial ni a profundizar la investigación en esta área.