¿Qué software de gestión de documentos es mejor?
01 Tres criterios de selección para sistemas de gestión de documentos electrónicos empresariales
Para muchos equipos pequeños y medianos, no se ha formado internamente un sistema de gestión del conocimiento completo, y solo el sistema de gestión de documentos debe cumplir con los requisitos básicos Requisitos, no demasiadas funciones sofisticadas. Los criterios de selección incluyen principalmente:
1. Debe ser cómodo y fácil de usar: el software está al servicio de las personas. Desde una perspectiva de uso, un sistema de gestión de documentos debe ser conveniente y fácil de usar para poder integrarse mejor con los negocios corporativos.
2. Ayudar al equipo a crecer: Ayudar al equipo a crear y disfrutar es de lo que se trata el trabajo en equipo. Sistemas de la empresa, planes de proyectos, información de productos, manuales de experiencia, evaluaciones de capacitación, actas de reuniones, informes diarios y semanales, etc. Todo debe acumularse para la posterior recopilación y aprendizaje de datos comerciales.
3. Adecuado para múltiples propósitos: Los escenarios laborales actuales son más flexibles y complejos que antes. Para satisfacer las necesidades de una oficina eficiente en cualquier momento, todos los sistemas, incluidos los sistemas de gestión de documentos, deben poder satisfacer las necesidades de ser aplicados en múltiples plataformas. Estas plataformas incluyen web, teléfonos móviles (incluidos Android e iOS) y programas móviles WeChat.
Huibotong también admite inicios de sesión multipuerto y multiplataforma, como web, teléfonos móviles (incluidos Android e iOS), programas manuales de WeChat, DingTalk y WeChat empresarial.
¿Cuáles son las funciones básicas de un sistema de gestión de documentos electrónicos empresarial?
El sistema de gestión de documentos electrónicos empresariales es un sistema que ayuda a la recopilación, el almacenamiento, la búsqueda y la utilización de documentos. En una empresa cada día se genera una gran cantidad de documentos. Después de su selección, acumulación y precipitación, estos documentos se convertirán en una poderosa herramienta para promover el crecimiento organizacional. Forman parte de un sistema de gestión de contenidos. En términos generales, los sistemas de gestión de documentos electrónicos empresariales incluyen las siguientes funciones:
Recopilación de documentos: el sistema de gestión de documentos debe escanear documentos en papel antes de poder utilizarlos. Esto puede llevar mucho tiempo y ser costoso para las empresas que necesitan llevar a cabo este proceso y tener una extensa documentación en papel.
Usar clasificación de metadatos: Los metadatos (datos sobre los datos) se utilizan para identificar archivos para su posterior recuperación. Puede incluir palabras clave, fechas, autores, etc. Normalmente se le pide al usuario que ingrese estos metadatos, o el sistema puede extraerlos del documento. El reconocimiento óptico de caracteres se puede utilizar para identificar texto en imágenes escaneadas.
Recuperación de archivos: La función de búsqueda de un sistema de gestión de archivos es uno de sus elementos más importantes. La funcionalidad de búsqueda puede ser más o menos sofisticada, permitiendo buscar por elementos de los metadatos del documento, o buscando palabras clave/frases en documentos reales y utilizando análisis semántico para determinar la relevancia.
Control de versiones de documentos: El almacenamiento y gestión de diferentes versiones de archivos es adecuado para archivos que necesitan actualizarse con frecuencia. Permitir a los usuarios autorizados volver a versiones anteriores.
Gestión y seguridad de documentos: cualquier sistema de tecnología de la información requiere supervisión, y los sistemas de gestión de documentos electrónicos empresariales no son una excepción. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos empresariales no sólo necesitan contar con una serie de garantías de seguridad, sino que también deben satisfacer necesidades de gestión automatizada e inteligente.
03 Sistema de gestión de documentos Huibotong
En comparación con los sistemas de gestión de documentos tradicionales, los sistemas de gestión de documentos electrónicos empresariales reducen los costos, mejoran la eficiencia y la velocidad de recuperación y tienen medidas de seguridad más exhaustivas que son una herramienta esencial. para la gestión empresarial moderna. Actualmente existen cientos de sistemas en el mercado, cada uno con sus ventajas y desventajas. Elegir un sistema de gestión de documentos adecuado requiere considerar de manera integral factores como el costo, la funcionalidad, la facilidad de uso, la capacitación y la iteración del producto.
Huibotong es un sistema de gestión de documentos flexible y fácil de usar que se puede implementar localmente o alquilar. Está orientado a SaaS y tiene un rendimiento de alto costo.
En términos de función, el sistema de gestión de documentos de Broadcom integra todo el ciclo de vida de recopilación, almacenamiento, búsqueda y utilización de documentos, y puede satisfacer plenamente las necesidades de su aplicación. En términos de experiencia de usuario, Broadcom brinda a los clientes un cierto grado de autonomía operativa sobre la base del cumplimiento de los estándares de gestión de documentos, lo que hace que su uso sea más flexible. En términos de productos y servicios, Broadcom brinda servicios de capacitación gratuitos a los clientes, para que usted pueda. comenzar fácilmente con el software.
El sistema de gestión de documentos electrónicos empresariales Huibotong es un producto clásico de Huibotong Technology Co., Ltd. Ha estado funcionando en el mercado durante más de 30 años y ha ganado elogios unánimes de muchas empresas e instituciones como Hitachi. Ascensor, Pearl River Piano y Congreso Popular de Foshan. En el futuro, Huibotong seguirá puliendo las aplicaciones de los productos y seguirá permitiendo que los documentos creen valor para las organizaciones.