Secuencia del proceso de la conferencia de prensa
1. Determinar la fecha, lugar y novedades de la rueda de prensa. Nota: Coordine con la fecha de lanzamiento del evento, promueva su propia publicidad externa, explore puntos de noticias, cree efectos de noticias y tenga cuidado de evitar colisiones con eventos noticiosos importantes. Este paso debe completarse 20 días antes de la conferencia de prensa oficial y 15 días como máximo. Se debe reservar el lugar antes de enviar la carta de invitación, de lo contrario afectará el siguiente paso.
2. Determinar los organizadores y participantes, incluidos líderes, reporteros de medios, etc. , coordine la escala con el organizador de la conferencia de prensa y formule una lista detallada de invitaciones, agenda de la reunión, horario, distribución del lugar, etc. Nota: Este paso lo solicita principalmente el organizador y es responsabilidad del organizador.
3. Envíe cartas de invitación y tarjetas de invitación de acuerdo con la lista de invitados para garantizar que el personal importante no se pierda la reunión debido a malos arreglos por parte del organizador. Restaure la información de confirmación y desarrolle una lista detallada de participantes para los próximos pasos. Nota: Este paso debe estar bien planificado, se deben realizar relaciones públicas y seguimiento de figuras importantes, y se deben hacer planes de respaldo para asegurar el número y la calidad de la conferencia.
4. Reclutar anfitriones y recepcionistas, y realizar capacitaciones y ensayos. Diseñe el tablero, organice el lugar y considere plenamente cada detalle, como equipos de audio y proyección, discursos de liderazgo, comunicados de prensa, selección de música en vivo, arreglos de intervalos de reuniones, etc.
5. Antes de la conferencia de prensa oficial, verifique si todos los preparativos están listos con una o dos horas de anticipación, haga que la agenda sea precisa al minuto y formule medidas correctivas para emergencias.
6. Iniciar la rueda de prensa según lo previsto. El procedimiento de una conferencia de prensa generalmente implica que los invitados firmen, el anfitrión anuncie el inicio de la conferencia de prensa y la agenda de la reunión, y se proceda de acuerdo con la agenda.
7. Recopile comunicados de prensa de los medios, organice materiales audiovisuales de la conferencia, recopile recortes de la conferencia y cree un conjunto de datos de resultados de la conferencia de prensa (incluida la lista de invitados, la disposición de la información de contacto, el conjunto de datos del informe de los medios de la conferencia de prensa, la prensa). informe resumido de la conferencia, etc.), estos se guardarán como información para el departamento de marketing corporativo y se podrán elaborar los materiales promocionales correspondientes sobre esta base.
8. Evaluar la efectividad de la conferencia de prensa, recopilar información de retroalimentación y resumir la experiencia.