Comunicación eficaz para los directivos empresariales modernos
Comunicación eficaz para los directivos de empresas modernas 1 Características de la comunicación eficaz
(1) Precisa y clara.
La comunicación es el proceso de intercambio de información. En este proceso, la exactitud y claridad de la información afectan directamente la efectividad de la comunicación. Todos los empleados quieren recibir instrucciones precisas y sencillas. Una vez que la información está distorsionada o es demasiado trivial y los empleados no pueden comprender con precisión las tareas laborales y los requisitos laborales de manera oportuna, dicha comunicación se volverá ineficaz y afectará la eficiencia laboral de los empleados.
(2) Comunicación bidireccional y multinivel.
Parece que la mayoría de los gerentes de negocios encontrarán este problema: cada vez que se comunican con sus subordinados, necesitan desperdiciar algo de energía y dar órdenes minuciosamente a sus subordinados, pero el resultado sigue siendo una baja eficiencia. ¿Por qué? En este caso, a menudo se debe a que los gerentes ignoran las opiniones y comentarios de los subordinados sobre la información o las tareas laborales. Este método de comunicación unidireccional no sólo no favorece la comunicación entre superiores y subordinados en la empresa, sino que también reduce gravemente el entusiasmo de los empleados. La comunicación eficaz debe ser bidireccional y multifacética. La comunicación entre superiores y subordinados y entre departamentos debe promoverse dentro de la empresa, de modo que cada empleado tenga voz en la gestión de la empresa y los empleados puedan sentir el apoyo de la dirección hacia los empleados. Prestarle atención, promoviendo así el entendimiento y la comunicación entre superiores, subordinados y pares, y eliminando obstáculos a la comunicación de información para el buen desarrollo de la empresa.
(3) Comunicación eficiente.
La comunicación es una herramienta importante para manejar diversos conflictos en el proceso de gestión. Si la eficiencia de la comunicación es demasiado baja, los conflictos internos no se pueden manejar de manera oportuna y razonable. La clave para mejorar la eficiencia de la comunicación es aclarar las principales contradicciones en la gestión, es decir, comprender la dirección y los objetivos de la comunicación, prescribir el medicamento adecuado para evitar la ceguera y la ineficiencia de la comunicación. También se puede mejorar la eficiencia de la comunicación a través de la comunicación abierta; La llamada comunicación abierta se refiere a la comunicación que no tiene un modo fijo y puede ser de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba. Con la llegada de la era de Internet, cada vez más empresas utilizan los medios de Internet en sus procesos de gestión. La dirección puede publicar las últimas políticas de la empresa a todos los empleados a través de Internet y también puede comunicarse con los empleados a través de Internet sobre los problemas existentes en la gestión corporativa. Cuando la red funciona a alta velocidad, puede mejorar la eficiencia de la comunicación, ahorrar el tiempo necesario para que la comunicación resuelva los problemas y aprovechar al máximo el papel de la comunicación.
2 El papel de la comunicación
(1) El propósito de la comunicación determina el papel principal de la comunicación: la transmisión de información y la resolución de conflictos en el proceso de gestión. Los procesos comerciales de una empresa requieren una variedad de medios y soportes, y la comunicación es uno de los medios más importantes necesarios para la transmisión de información y la resolución de conflictos.
(2) La comunicación permite a los empleados aclarar sus tareas y objetivos laborales. Drucker dio la definición de gestión: La gestión consiste en determinar el propósito y la misión de una organización y motivar a los empleados para lograrlos. Se puede ver que para lograr los objetivos de la empresa, primero debemos informar a los empleados sobre la misión y los objetivos de la empresa, de modo que la comprensión de los empleados sobre el propósito de la empresa sea coherente con la de los gerentes. Esto requiere una comunicación eficaz para servir como. un puente para el intercambio de información entre superiores y subordinados.
(3) Fomentar una estrecha cooperación entre empleados y departamentos. Esto es fácil de ver en la definición de gestión de Drucker. Como organización empresarial en su conjunto, el grado de armonía entre los distintos departamentos y empleados de la organización afecta en gran medida las condiciones operativas de toda la empresa. Cómo comunicarse y cooperar estrechamente entre departamentos y empleados es una de las cuestiones que la dirección corporativa necesita comunicar y gestionar. Una forma eficaz de resolver este problema es asignar objetivos laborales claros a todos los empleados, desglosar los objetivos generales de la empresa capa por capa y refinarlos para cada empleado, de modo que los objetivos de los empleados estén estrechamente vinculados con los objetivos de sus propios departamentos. Deje que los empleados se den cuenta de que el trabajo que están a punto de completar es una parte indispensable de los objetivos generales de la empresa. Los empleados pueden darse cuenta de su propio valor en este proceso, motivándolos así a cooperar y trabajar duro para lograr su propio valor y los objetivos de la empresa. la empresa.
(4) La comunicación puede mejorar la cohesión de una empresa. Un equipo que enfatiza la unidad y la cohesión es un equipo viable. Como empresa, la cohesión entre los empleados internos es un recurso importante e indispensable en sus operaciones.
Una empresa cohesiva puede hacer que los empleados estén dispuestos a hacer la mayor contribución a la empresa y también puede atraer y retener fácilmente talentos destacados para la empresa. Entonces, ¿por dónde deberíamos empezar a mejorar la cohesión de una empresa? Primero, anime a los empleados a comunicarse entre sí. A menudo surgen conflictos entre empleados debido a desacuerdos o a una gestión inadecuada del liderazgo. La forma más eficaz de abordar estos problemas es alentar a los empleados a comunicarse activamente y comunicar los conflictos en el trabajo basándose en el principio de tomar las cosas en consideración, lo que favorece el entendimiento mutuo y la unidad entre los empleados. En segundo lugar, se puede adoptar un modelo de toma de decisiones de esfuerzo colectivo. A la hora de tomar decisiones, la empresa escucha en la mayor medida las diferentes opiniones de los empleados, les anima a hablar libremente y puede hacer sugerencias sobre los problemas existentes en la gestión y el desarrollo empresarial, e incluso sobre las deficiencias de los directivos, para que los empleados puedan realmente sentir las responsabilidades y derechos de los propietarios de empresas, motivando a los empleados a amar la fábrica como su hogar, mejorando así la cohesión de la empresa.
3 Habilidades de comunicación
Sin comunicación, los directivos de las empresas modernas no pueden realizar una gestión eficaz y estimular el entusiasmo de los empleados por el trabajo. Cómo utilizar diversos métodos y técnicas de comunicación para comunicarse con los empleados con el mayor cuidado posible se ha convertido en una cuestión importante en la gestión interna corporativa. Para lograr el mejor efecto de comunicación con los empleados, los gerentes deben dominar algunas habilidades de comunicación.
(1) Clarificar la importancia de la comunicación y tratar la comunicación correctamente.
Los gerentes primero deben darse cuenta plenamente de la importancia de la comunicación y comprender profundamente el papel de la comunicación en las actividades de gestión. No pueden centrarse únicamente en otras funciones de los líderes, lo que ayudará a los gerentes a tener más métodos para resolver conflictos. No se perderá al utilizar la comunicación para resolver problemas.
(2) La comunicación debe tener un propósito claro y unas ideas claras.
La comunicación eficaz debe tener como objetivo lo mejor es buscar primero la opinión de la otra parte para que ambas partes sepan lo que se debe comunicar. Durante el proceso de comunicación, trate de mantener la mente clara, no proporcione información ambigua a la otra parte, utilice el estilo y el tono de conversación de forma adecuada, haga que las palabras sean claras e inequívocas y preste atención a algunos matices emocionales. Por ejemplo, al organizar el trabajo, los requisitos y el contenido del trabajo deben presentarse en detalle para que los empleados puedan comprender verdaderamente la intención de esta comunicación.
(3) Respetarse unos a otros y ganarse la confianza.
El efecto de la comunicación depende no sólo del contenido de la comunicación, sino también de la relación interpersonal entre las dos partes. Los gerentes que respetan a sus empleados pueden ganarse la confianza de estos y permitirles expresar sus ideas. Una vez que los gerentes no puedan ganarse la confianza de los empleados, la comunicación entre las dos partes se reducirá considerablemente. Por lo tanto, en el proceso de comunicación, los gerentes deben poner a los empleados en pie de igualdad consigo mismos, ponerse en su lugar y respetar a los empleados tanto como ellos se respetan a sí mismos. Esto no sólo puede ganarse el respeto de los empleados, sino también estimular el entusiasmo de empleados y gerentes para compartir alegrías y tristezas, y favorece el logro de una comunicación efectiva entre ambas partes.
(4) ¿Cultivo? Escuchar. arte.
¿Centrarse en la comunicación? Escuchar. A través de la escucha activa, se puede comprender la verdadera intención del hablante y obtener la información que la otra parte quiere transmitir. Escuchar con paciencia puede estimular el deseo de la otra parte de hablar, ayudar a encontrar la clave para persuadir a la otra parte de la conversación de la otra parte y aumentar la eficacia de la comunicación. Los gerentes que saben escuchar deben mostrar interés en la conversación de la otra parte y concentrarse en actividades no relacionadas con la conversación, como leer periódicos, consultar la hora, distraerse, etc. Esto fácilmente hará que la otra parte piense que usted no preocúpese por su conversación, destruyendo así el entusiasmo de la otra parte por la comunicación; Trate de no interrumpir a la otra parte durante la conversación y no juzgue demasiado rápido ni saque conclusiones apresuradas. Esto no sólo puede mostrar su respeto por el hablante, sino también dejar una impresión estable y sutil en la otra parte, aumentar la confianza en usted y mejorar la eficiencia de la comunicación.
(5) Aprender a comunicar desde la insatisfacción de los empleados.
La insatisfacción de los empleados con la empresa solo muestra que los empleados están empezando a preocuparse por la gestión de la empresa y también muestra que la empresa tiene muchos problemas. Como directivo de empresa, cómo ver y afrontar la insatisfacción de los empleados es la clave de la gestión interna de la empresa. Lo correcto es estar dispuesto a aceptar las quejas de los empleados. Las quejas y la insatisfacción de los empleados no son más que un desahogo, y el desahogo necesita una audiencia, y estas audiencias son las personas en las que los empleados más confían. Estar dispuesto a aceptar quejas de los empleados significa estar dispuesto a aceptar su confianza. Partiendo de la premisa de que los empleados confían en los directivos, la comunicación entre las dos partes se vuelve más sencilla.
(6) Respetar las diferentes opiniones de los subordinados.
Muchos directivos están descontentos con los empleados que se atreven a expresar opiniones, especialmente aquellas que son contrarias a las suyas. Esto les da a los subordinados la sensación de que el líder es un dictador e inútil, y hace que tengan miedo de hacer sugerencias. Con el tiempo, ya no les importan los problemas de la empresa.
Sin embargo, para ser un gerente calificado, debes abandonar este modo de pensar y aprender a tolerar las opiniones de tus subordinados. Independientemente de si estas opiniones son correctas, los gerentes deben alentar a los empleados a tener coraje y sentido de responsabilidad hacia la empresa. Según la teoría de la jerarquía de necesidades de Maslow, las personas no sólo necesitan satisfacer necesidades fisiológicas y de seguridad, sino también desarrollar su autoestima. Los gerentes deben escuchar y aceptar las opiniones de los empleados con una mente abierta, de modo que los empleados puedan sentir el reconocimiento de la empresa por sus contribuciones y los empleados puedan encontrar un sentimiento de satisfacción y orgullo que conduzca a estimular su entusiasmo. Por lo tanto, los gerentes deben permitir que los empleados discutan y expresen plenamente sus opiniones antes de tomar decisiones para obtener el mayor conocimiento posible de los empleados, reduciendo así la resistencia en la ejecución y mejorando la eficiencia del trabajo.
(7) Dominar la habilidad de hablar.
Drucker dijo:? Una habilidad esencial es organizar y expresar sus ideas en forma escrita u oral. Su éxito depende de qué tan bien influya en los demás a través de sus palabras habladas o escritas. Esta capacidad de expresar los pensamientos con claridad es probablemente la habilidad más importante que una persona debe poseer. ? En la mayoría de las comunicaciones, hablar es el método más importante. Al comunicarte con los demás, no sólo debes escuchar, sino también hablar y expresar tus opiniones. Como gerente, no sea mandón cuando hable con sus subordinados y no exprese deliberadamente la desigualdad de estatus cuando se comunique con los demás. No es apropiado expresar sus puntos de vista en un tono imponente, de lo contrario hará que la otra parte se sienta disgustada. incluso si sus puntos de vista son correctos; hable tanto como sea posible. Sea conciso y exprese sus ideas en un lenguaje sencillo y claro. Ya sabes, hacer perder el tiempo a otras personas es matar gente por dinero, ¿verdad? ; Al hablar, si encuentra que la otra parte tiene una expresión impaciente, debe detenerse o cambiar de tema para mejorar el ambiente de comunicación. No hables demasiado e ignores a la otra persona. Debe hacer una pausa adecuada después de transmitir su mensaje para solicitar las opiniones de otras personas, evitando así la vergüenza de que la otra parte tenga opiniones pero no esté dispuesta a interrumpir, y muestre su propia calidad respetando a los demás. El uso hábil del lenguaje corporal apropiado, como ojos, gestos, etc., también es muy importante para una comunicación eficaz.
(8) Aprovechar la oportunidad y la ocasión para comunicarse.
El efecto de la comunicación no sólo se ve afectado por los factores anteriores, sino que también está restringido por las condiciones ambientales durante el proceso de comunicación. Hay muchos factores ambientales que afectan la comunicación, como los patrones de comunicación establecidos, la relación entre las dos partes, la atmósfera social y el estado de ánimo de la otra parte durante la comunicación. La comunicación debe aprovechar el momento más apropiado. No se apresure cuando no sea el momento adecuado, ya que eso hará que la comunicación pierda sentido. Al comunicarse, debe considerar el estado de ánimo, la actitud y el lugar de la conversación de la otra parte, y hacer un uso razonable de estos. Ocasiones para eliminar obstáculos en la mente de la otra parte, como cócteles, campos de golf, reuniones de amigos, etc. , puede lograr buenos resultados.
4 Conclusión
La esencia de la gestión no radica en el conocimiento sino en la acción, por lo que la realización de los objetivos de la gestión corporativa requiere gerentes que sean buenos en comunicación y se atrevan a comunicar. En definitiva, en todo proceso de gestión empresarial la importancia de la comunicación es evidente. Para cada gerente, dominar diversas habilidades de comunicación le permitirá comunicarse fácilmente con todos los empleados y motivarlos de manera efectiva a trabajar duro para la empresa.