¿Cómo realizar una consulta de certificación del sistema de gestión de calidad para lograr mejores resultados?

es necesario contar con un posicionamiento de consultor correcto y adecuado.

¿Qué tipo de consultor eres? Uno es un consultor forense y el sistema establecido es un SGC forense. Una vez que pase la certificación QMS, ya no será posible. Uno es un consultor de gestión que ayuda a las empresas a establecer un sistema de gestión de calidad verdaderamente eficaz y aplicable. Los estilos, la profundidad y los métodos de consultoría de los dos tipos de consultores son completamente diferentes. El primero es un "acuerdo único", mientras que el segundo puede establecer una relación de orientación a largo plazo con la empresa y convertirse en su cliente leal.

2 La consulta no puede limitarse al alcance de las normas ISO9001.

Como consultor de normas ISO9001, no puedes consultar las normas. En la mayoría de los casos, tendrá que realizar algunas tareas de consultoría de gestión interna. Por lo tanto, un consultor competente debe ser un talento en forma de T con una rica experiencia y conocimientos en gestión empresarial, así como una profunda experiencia y experiencia en gestión de calidad.

Domina las tres artes de la consultoría y conviértete en mentor de tu jefe.

El primero es "El arte de hacer feliz al jefe". El "jefe" es a la vez un inversor y un cliente. Es muy importante comprender, comprender y realizar plenamente las intenciones de consultoría del jefe. Si el jefe está insatisfecho e infeliz, la negociación definitivamente fracasará. Hacer feliz al jefe no se trata de atender y complacer ciegamente, sino de orientación y comunicación racionales y moderadas. Ganar el apoyo de tu “jefe” te ayudará a obtener el doble de resultado con la mitad de esfuerzo. ¿Cómo ganarse el apoyo de su “jefe”? Capte los problemas que le interesan al "jefe" y presente sugerencias de mejora y soluciones que sean aceptables para el "jefe", para que el jefe pueda promover personalmente su trabajo de consultoría;

El segundo es el arte de "enseñar a la gente a pescar". La consultoría no puede simplemente proporcionar capacitación, documentos y programas e impartir algunos conocimientos, experiencia y habilidades. La clave para una consultoría exitosa es la capacidad de ayudar a la organización a desarrollar un equipo de talentos dentro del alcance del proyecto. Incluso si el maestro no está presente, pueden operar de forma independiente y mejorar. Por lo tanto, en el proceso de promoción de la construcción de QMS, es crucial mejorar la capacidad de los clientes para pensar, analizar y resolver problemas;

El tercero es el "arte de tallar raíces". Debe haber una planificación cuidadosa durante el proceso de consulta. El proceso de planificación consiste en comprender y comprender la situación y los problemas actuales del cliente. Al igual que con el tallado de raíces, considere las raíces con atención. Si parece un tigre, debes seguir su veta y tallarlo más como un tigre realista. Si se convirtiera en una serpiente, no se llamaría talla de raíz, sino "talla de madera". La consultoría debe prestar servicios basados ​​en la situación real y las necesidades de gestión del cliente. De lo contrario, se acabará si rompes los huesos y empiezas de nuevo.

4 Hacer hincapié en la gestión de objetivos y enderezar las dos líneas principales.

Cualquier consultoría y gestión está enfocada a objetivos. La consultoría y la gestión sólo pueden agregar valor y ser efectivas si las actividades se centran en objetivos. La realización de cualquier objetivo debe implementarse y garantizarse a través de puestos y procesos de negocio. Por lo tanto, para garantizar la realización de nuestros objetivos, debemos trazar dos líneas principales. Uno es la estructura organizacional y el otro es el proceso de negocio. Si no se aclaran estas dos grandes líneas, no será necesario hablar de mejora de la gestión.

La estructura organizativa es la portadora de las actividades de gestión empresarial. Este cuchillo corta pan y dedos. Por lo tanto, se debe dar prioridad al diseño y mejora de la estructura organizacional en las operaciones de la empresa. Al igual que construir una casa, el diseño de la estructura es el más crítico. Una vez determinado el marco, la construcción y decoración posteriores son inseparables de este marco.

El diseño y mejora de la estructura organizativa debe llegar a la posición, así como la estructura de un edificio se realiza mediante la disposición de vigas y columnas. Todos los objetivos, requisitos de gestión y actividades comerciales deben implementarse a través de puestos. La calidad y el entusiasmo del personal de la empresa son la clave para el establecimiento e implementación de sistemas empresariales modernos. Por lo tanto, los puestos son una piedra angular indispensable de una empresa y la gestión de los puestos debe perfeccionarse, cuantificarse y estandarizarse. Especialmente con la creciente rotación de empleados. Por ejemplo, McDonald's y KFC utilizan una gran cantidad de trabajadores temporales y estudiantes, y dependen de un manual detallado de posición de los empleados. En otras palabras, se deben establecer especificaciones laborales para todo tipo de personal en todos los niveles, que se convertirán en la base principal para el reclutamiento, la capacitación, la compensación, la gestión del desempeño y la capacitación del talento de los empleados, y se convertirán en el código de conducta y los requisitos para cada empleado. para realizar su trabajo. Sólo cuando cada empleado cumpla con los requisitos básicos de las especificaciones de trabajo podrá ser calificado, ascendido y desarrollado.

Todo trabajo se basa en procesos, y la realización de todos los objetivos siempre se basa en procesos, por lo que la gestión de procesos es la base de toda gestión y trabajo.

Los empleos son simplemente puntos distribuidos en el lugar de trabajo de una organización. Para que varios puestos trabajen juntos y formen un equipo, deben estar vinculados a través de procesos bajo la guía de objetivos.

La forma básica de adoptar un enfoque de procesos es la gestión de procesos de negocio.

Sobre la base de ordenar, clasificar y analizar diversas actividades comerciales, diseñar, optimizar y estandarizar un conjunto completo de procesos comerciales eficientes y de valor agregado, establecer un sistema de gestión estandarizado basado en procesos comerciales e implementar activamente , mantener y sostener Mejorar y mejorar la eficacia, eficiencia, adaptabilidad y capacidades de respuesta rápida de diversas actividades comerciales, mejorar la satisfacción del cliente y mejorar la imagen corporativa.

El proceso de negocio es una piedra angular indispensable de la gestión empresarial. La gestión de procesos de negocio puede garantizar la gestión ordenada y estandarizada de todas las actividades comerciales de la empresa. Bajo la guía de objetivos, puede conectarse de forma orgánica y fluida con las especificaciones del trabajo, sentando las bases para la adopción y gestión de la tecnología de la información. La gestión de procesos de negocio puede hacer que la gestión empresarial sea más concisa, aplicable, intuitiva, con valor agregado y eficiente. Está centrada en los procesos, rompe las barreras departamentales y logra una gestión sin fronteras.

5. La consulta debe respetar las "tres barreras".

El primer nivel: formación. A través de la capacitación, podemos establecer una buena imagen de los expertos y autoridades; a través de la capacitación, podemos penetrar efectivamente los buenos conceptos, ideas y prácticas de los consultores en los corazones de los clientes, especialmente los del "jefe". Si tu jefe está presente, tu formación es para él. Cabe señalar:

(1) Intente combinarlo con la situación real del cliente, estar cerca de la situación real del cliente y brindar capacitación específica;

②El la capacitación debe estar completamente preparada, comenzar y finalizar a tiempo, y no retrasarse ni retrasarse, no ser prolija ni rígida, el contenido es animado y las explicaciones simples;

(3) Crear una atmósfera para la movilidad de los empleados. , participación y formación interactiva;

El segundo nivel: documentos y procedimientos. Los documentos y planes presentados deben garantizar la calidad y ser altamente operables, eficaces y coordinados. Los documentos y planos son una de las señales para juzgar si la consulta se ha realizado. Si se garantiza la calidad de los documentos y procedimientos, la promoción y la implementación futuras serán más efectivas. Al preparar los documentos organizacionales, se debe prestar atención a:

(1) Enderezar la configuración organizacional, la configuración de puestos y las funciones; asignación;

(2) Orientación "uno a uno" para que los clientes preparen documentos, en lugar de preparar documentos en nombre de los clientes, enfatizando el principio de "quien está a cargo prepara";

(3) Las modificaciones del documento deben realizarse en el sitio, deben estar implementadas;

El tercer nivel: nivel de guía de implementación del sistema.

Durante la fase de operación de prueba del sistema, los consultores deben desempeñar bien dos roles y prestar atención a la transición oportuna entre los dos roles, es decir, la transición de roles entre auditor e instructor. Descubra problemas desde una perspectiva de auditoría y proporcione sugerencias de mejora desde una perspectiva de orientación.

Después de que el sistema entra en la etapa de operación formal, los consultores siempre deben enfatizar dos palabras: lo que está escrito debe hacerse y lo que se hace debe ser efectivo. La premisa es que la calidad de los documentos del SGC debe estar presente, no sólo para cumplir con los requisitos de la norma ISO9001, sino más importante aún, su operatividad y eficacia.

La implementación del sistema generalmente se puede dividir en cuatro etapas, cada etapa tiene su enfoque de consultoría específico:

① La etapa de inicio de la implementación del sistema generalmente está marcada por la promulgación formal de los documentos del sistema. . Es recomendable realizar una reunión de movilización para todos los miembros del sistema para formular un plan de implementación y crear una atmósfera para la implementación estándar

② Etapa temprana de implementación del sistema. El tono principal es implementar elementos uno por uno e implementar documentos. El trabajo general debe ser: organización del estudio de documentos, distribución de registros, producción de tasaciones, etc. Después de la implementación, realizar un diagnóstico in situ una vez al mes y presentar un informe de diagnóstico

③ Implementación del sistema a medio plazo. Basado en auditoría interna y rectificación. Organizar la formación de auditores internos y contar con al menos un auditor interno en cada departamento. Lo que generalmente se debe hacer es realizar un diagnóstico in situ luego de la auditoría interna y presentar un informe de diagnóstico. La auditoría interna debe ser realizada de forma independiente por la propia organización y la presencia de consultores puede ser un obstáculo o convertirse en una dependencia. A través del diagnóstico in situ después de la auditoría interna, por un lado, se pueden descubrir más problemas y, por otro lado, se puede descubrir la propia auditoría interna para ayudar a mejorar el nivel de auditoría interna;

④Orientación antes certificación del sistema. Después de la revisión por la dirección. Generalmente se realiza un diagnóstico in situ previo a la certificación y se realiza una reunión de movilización previa a la certificación. Cree una atmósfera tensa, promueva el efecto de operación del sistema a través del sprint final de "cinco metros" y estandarice "pasar al siguiente nivel". La auditoría/diagnóstico in situ es una herramienta eficaz durante la orientación de la implementación del sistema. Descubra tantos problemas de gestión de clientes como sea posible a través de auditorías/diagnósticos in situ. Promover la implementación y mejora de documentos y planes presionando a los clientes para que rectifiquen los problemas descubiertos. La auditoría/diagnóstico in situ debe ser exhaustivo para lograr el efecto "de una vez por todas".

Los consultores deben ser buenos en comunicación y diligentes en la comunicación.

El proceso de consultoría es en realidad un proceso de venta de conceptos, conocimientos y experiencia de gestión.

La clave de este producto de servicio es que los clientes lo comprendan, lo acepten y lo utilicen. Depende de las habilidades de comunicación y la frecuencia del consultor. Los consultores deberían hablar más con el “jefe” y comunicarse más con las personas clave. En el proceso de comunicación, los orientadores deben tener un papel activo y protagonista. Cuando los clientes expresan sus opiniones, deben ser buenos para guardar silencio y escuchar, y ser buenos para plantear temas que les interesen y discutirlos libremente. Los consejeros deberían ser más visibles para los clientes, especialmente cuando hablan en reuniones. Deben estar completamente preparados y sus discursos deben ser contundentes y profesionales, de modo que todos puedan conocer, admirar y respetar a los consultores, a fin de obtener su máximo apoyo laboral y cooperación durante el proceso de consulta. Por tanto, un buen consultor debe convertirse primero en un excelente comunicador.