Te ruego que utilices una colección completa de Excel y todas sus funciones. .

Tal vez hayas completado cientos de estados financieros en Excel, tal vez hayas utilizado funciones de Excel para implementar miles de operaciones complejas, tal vez pienses que Excel es solo eso. Ni siquiera nada nuevo. Sin embargo, los prácticos métodos que hemos repetido innumerables veces en la vida diaria representan sólo el uno por ciento de todas las habilidades de Excel. Este tema comienza con algunas habilidades poco conocidas en Excel para apreciar el estilo único de Excel.

Primero, permita que se muestren diferentes tipos de datos en diferentes colores

En la tabla de salarios, si desea mostrar el salario total de más de 2000 yuanes en rojo, el salario total de más de 1.500 yuanes se mostrará en rojo. Se muestra en azul, el salario total por debajo de 1.000 yuanes se muestra en marrón y los demás se muestran en negro. Podemos configurarlo así.

1. Abra el libro de salario, seleccione la columna de salario total y ejecute el comando Formato → Formato condicional para abrir el cuadro de diálogo Formato condicional. Haga clic en el botón desplegable en el lado derecho del segundo cuadro, seleccione la opción "Mayor o igual que" e ingrese el valor "2000" en el cuadro siguiente. Haga clic en el botón Formato para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y establezca el color de fuente en rojo.

2. Presione el botón "Agregar" y establezca otras condiciones como se indicó anteriormente (por encima de 1500, la fuente se establece en "azul"; si es inferior a 1000, la fuente se establece en "marrón"). ).

3. Una vez completada la configuración, presione el botón "Aceptar".

Mira el recibo de sueldo. ¿Los datos del salario total se muestran en diferentes colores como usted solicitó?

En segundo lugar, cree una lista desplegable de categorías para completar los elementos.

A menudo necesitamos introducir el nombre de la empresa en el formulario. Para mantener la coherencia de los nombres, utilizamos la función Validación de datos para crear un menú desplegable de categorías para completar las entradas.

1. En la Hoja 2, complete el nombre de la empresa en diferentes columnas según las categorías (como "empresa industrial", "empresa comercial", "empresa individual", etc.). ) Establecer una base de datos de nombres comerciales.

2. Seleccione la columna A (la columna donde se encuentra el nombre de "Empresa Industrial"), ingrese los caracteres de "Empresa Industrial" en la columna "Nombre" y presione Enter para confirmar.

Imita la operación anterior y nombra las columnas B y C como "Empresas comerciales" y "Empresas individuales" respectivamente.

3. Cambie a la Hoja 1, seleccione la columna en la que se debe ingresar la categoría de empresa (como la columna C), ejecute el comando de validación de datos y abra el cuadro de diálogo de validación de datos. En la pestaña de configuración, haga clic en el botón desplegable a la derecha de Permitir, seleccione la opción "Pedido" y en el cuadro "Fuente" a continuación, ingrese el orden de "Empresa industrial", "Empresa comercial" y "Individual". Enterprise" (entre cada elemento separado por comas), confirme para salir.

Seleccione la columna en la que se debe ingresar el nombre de la empresa (como la columna D) y luego abra el cuadro de diálogo de validación de datos. Después de seleccionar la opción Serie, ingrese la fórmula =Indirecta(C1) en el cuadro Fuente y confirme para salir.

4. Seleccione cualquier celda en la columna C (como C4), haga clic en el botón desplegable a la derecha y seleccione la "Categoría empresarial" correspondiente para completar la celda. Luego seleccione la celda correspondiente a la celda en la columna D (como D4), haga clic en el botón desplegable, seleccione el nombre de la empresa requerido de la lista de nombres de empresas en la categoría correspondiente y complete la celda.

Consejo: Si no necesita imprimir la columna "Categoría empresarial" cuando imprima informes en el futuro, puede seleccionar la columna, hacer clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción "Ocultar" para ocultar. la columna.

En tercer lugar, cree un nuevo menú de "Documentos comunes"

Cree un nuevo menú de "Documentos comunes" en la barra de menú y agréguele documentos de libro de uso común para acceder fácilmente en cualquier momento. tiempo .

1. Haga clic derecho en el espacio en blanco de la barra de herramientas y seleccione la opción "Personalizar" para abrir el cuadro de diálogo "Personalizar". En la pestaña Comandos, seleccione el nuevo elemento de menú en Categorías y luego arrastre el nuevo elemento de menú en Comandos a la barra de menú.

Presione el botón "Cambiar selección" e ingrese un nombre (como "Documentos comunes") en el cuadro "Nombre" del menú emergente.

2. Seleccione un elemento debajo de la categoría (como la opción Insertar) y un elemento debajo del comando de la derecha (como la opción Hipervínculo), arrástrelo al nuevo menú (documentos comunes). y asígnele el nombre anterior (como tabla de salarios). Cree el primer nombre de la lista de documentos del libro de trabajo.

Repita las operaciones anteriores para agregar más nombres de lista de documentos.

3. Seleccione un elemento del menú (como una tabla de salarios) en el menú del documento común, haga clic con el botón derecho del mouse, seleccione la opción "Asignar hipervínculo → Abrir" en el menú contextual emergente y abra. el cuadro de diálogo "Asignar hipervínculo". Al presionar el botón desplegable en el lado derecho de "Buscar en", busque la carpeta del libro correspondiente (como "Salario".xls", etc.) y seleccione el documento del libro.

Repita el proceso operación anterior para cambiar el elemento del menú Hipervínculo a su documento de libro correspondiente

4. Cuando necesite abrir el documento del libro de trabajo en el menú de documentos comunes, simplemente expanda el menú de documentos comunes y haga clic en la opción correspondiente. /p>< Consejo: Aunque arrastramos la opción "Hipervínculo" al menú "Documentos comunes", esto no afecta el elemento del menú "Hipervínculo" en el menú "Insertar" ni "Insertar hipervínculo" en la barra de herramientas "Estándar". "Función del botón.

Cuarto, cree la barra de herramientas "Símbolos profesionales".

Al editar formularios profesionales, a menudo necesitamos ingresar algunos símbolos profesionales especiales. Para facilitar la entrada, nosotros Puede crear su propia barra de herramientas "Símbolo profesional".

1. Ejecute el comando "Herramientas → Macro → Grabar nueva macro", abra el cuadro de diálogo "Grabar nueva macro" e ingrese el nombre de la macro. Por ejemplo, "fuhao1" y guarde la macro en el libro de macros personal, luego haga clic en "Aceptar" para comenzar a grabar. Seleccione el botón "Referencia relativa" en la barra de herramientas "Grabar macro" y luego ingrese los símbolos especiales requeridos en el archivo. celda y haga clic en " Haga clic en el botón "Detener" en la barra de herramientas "Grabar macro" para completar la grabación de la macro.

Imite las operaciones anteriores y grabe la "macro" de entrada de otros símbolos especiales uno por uno.

2. Abra el cuadro de diálogo de personalización, haga clic en el botón Nuevo en la pestaña Barra de herramientas para abrir el cuadro de diálogo Nueva barra de herramientas. Ingrese el nombre-símbolo profesional y luego aparecerá una barra de herramientas en el espacio de trabajo. >

Cambie a la pestaña "Comandos" Seleccione "Macros" en "Categorías" y luego arrastre el elemento "Botones personalizados" en "Comandos" a la barra de símbolos profesional (arrastre cualquier número de botones de símbolos especiales)

3. Seleccione. Uno de los "botones personalizados" lleva el nombre de 1 punto de la segunda habilidad secreta.

4. Haga clic derecho en un botón con nombre y seleccione la opción "Especificar macro". el menú emergente de acceso directo para abrir el cuadro de diálogo "Especificar macro", seleccione la macro correspondiente (como fuhao1), confirme y salga.

Repita este paso para vincular el botón con la macro correspondiente.

5. Cierre el cuadro de diálogo "Personalizar", puede usar la barra de herramientas "Símbolos profesionales" para ingresar rápidamente símbolos profesionales en las celdas como una barra de herramientas normal.

5. para guardar varias páginas de impresión.

Algunas hojas de trabajo a menudo necesitan imprimir diferentes áreas, así que use el administrador de vistas

1. para arrastrar las filas (o columnas) que no necesitan imprimirse. Haga clic derecho después de seleccionar. En el menú contextual que aparece, seleccione la opción "Ocultar" para ocultar las filas (o columnas) que no necesitan imprimirse.

2. Ejecute el comando Ver → Administrador de vistas para abrir la vista. En el cuadro de diálogo Administrador, haga clic en Agregar para abrir el cuadro de diálogo Agregar vista, ingrese un nombre (como cargar informe) y haga clic. DE ACUERDO.

3. Muestre filas (o columnas) ocultas y repita la operación anterior para "agregar" otras vistas de impresión.

4. Cuando necesite imprimir una tabla en el futuro, abra el administrador de vistas, seleccione el nombre de la tabla que desea imprimir, haga clic en el botón "Mostrar" y la hoja de trabajo se mostrará inmediatamente de acuerdo. a la interfaz preestablecida. Simplemente configure el diseño, presione el botón "Imprimir" en la barra de herramientas y estará listo.

Sexto, ordene los datos según sea necesario

¿Qué sucede si desea ordenar los empleados por departamento, pero la información relacionada con los nombres de estos departamentos no está ordenada en orden pinyin ni en orden de trazos? Puede utilizar una secuencia personalizada para ordenar.

1. Ejecute el comando "Formato → Opciones", abra el cuadro de diálogo "Opciones", ingrese a la pestaña "Serie personalizada" e ingrese las series ordenadas por departamento (como "Agencia, Flota, Taller"). 1, Taller 2. Taller 3”, etc.). ) En el cuadro debajo de "Ingresar serie", haga clic en "Agregar" y "Aceptar" para salir.

2. Seleccione cualquier celda en la columna "Departamento", ejecute el comando "Datos → Ordenar", abra el cuadro de diálogo "Ordenar", haga clic en el botón "Opciones" y en el cuadro de diálogo "Opciones de orden". Aparecerá el cuadro emergente, presione el botón desplegable, seleccione la serie que acaba de definir, presione el botón "Aceptar" dos veces para regresar y todos los datos se ordenarán según sea necesario.

7. Ocultar completamente los datos.

El contenido de algunas celdas de la hoja de trabajo no quiere ser visto por los visitantes, por lo que debemos ocultarlos.

1. Seleccione la celda (rango) cuyo contenido debe ocultarse, ejecute el comando Formato → Celda, abra el cuadro de diálogo Formato de celda, seleccione la opción personalizada en la categoría en la pestaña Número y luego ingrese ";;;" (tres puntos y coma en inglés).

2. Cambie a la pestaña "Protección", seleccione la opción "Ocultar" y luego presione el botón "Aceptar" para salir.

3. Ejecute el comando "Herramientas → Protección → Orden de protección" para abrir el cuadro de diálogo "Orden de protección", establezca una contraseña y haga clic en "Aceptar" para regresar.

Después de configurar esto, el contenido de la celda anterior ya no se mostrará, e incluso la función de transparencia de Excel no puede hacerlo visible.

Consejo: En la pestaña "Protección", no desactive el signo "∨" en la casilla de verificación antes de "Bloquear" para evitar que otros eliminen sus datos ocultos.

8. Deje que los métodos de entrada en chino e inglés aparezcan de forma inteligente.

Al editar la tabla, algunas celdas requieren entrada en inglés y otras celdas requieren entrada en chino. Es realmente inconveniente cambiar el método de entrada repetidamente. ¿Por qué no configurarlo y dejar que el método de entrada se ajuste de forma inteligente?

Seleccione el rango de celdas donde se deben ingresar los caracteres chinos, ejecute el comando Datos → Validación, abra el cuadro de diálogo de validación de datos, cambie a la pestaña del modo de método de entrada, presione el botón desplegable en en el lado derecho del modo y seleccione la opción Abrir, haga clic en Aceptar para salir.

El método de entrada chino (método de entrada chino número 1 en la lista de métodos de entrada) se abrirá automáticamente cuando se seleccione cualquier celda del rango de celdas que requiera entrada china en el futuro, y se cerrará automáticamente cuando otras Se seleccionan las celdas.

9. Deje que Autocorrección ingrese un texto unificado.

¿Te preocupas a menudo al introducir algún texto fijo, como periódicos informáticos? Luego mira hacia abajo.

1. Ejecute el comando Herramientas→Autocorrección para abrir el cuadro de diálogo Autocorrección.

2. Ingrese "pcw" en el cuadro debajo de "Reemplazar" (también pueden ser otros caracteres, "pcw" está en minúscula), ingrese "periódico informático" en el cuadro debajo de "Reemplazar con", luego haga clic en los botones "Agregar" y "Aceptar".

3. Si necesita ingresar el texto anterior en el futuro, simplemente ingrese los caracteres "pcw". ¿Se puede ignorar el caso "pcw" en este momento? y luego simplemente confirme.

X.Personalizar funciones en Excel

Aunque Excel es rico en funciones, no puede cubrir todas nuestras necesidades. Podemos personalizar una función para realizar algunas operaciones específicas. A continuación, definiremos una función para calcular el área del trapezoide:

1. Ejecute el comando de menú "Herramientas→Macro→Visual Basic Editor" (o presione la tecla de acceso directo "Alt+F11" ) para abrir la ventana del editor de Visual Basic.

2. En la ventana, ejecute el comando de menú "Insertar → Módulo" para insertar un nuevo módulo: módulo 1.

3. Introduce el siguiente código en la ventana de códigos de la derecha:

Función V(a, b, h)V = h*(a+b)/2Fin de función

p>

4. Cierre la ventana y complete la función personalizada.

En el futuro podrás utilizar funciones personalizadas al igual que las funciones integradas.

Consejo: Las funciones personalizadas mediante el método anterior generalmente solo se pueden usar en el libro de trabajo correspondiente.

XI. Inserta una imagen debajo del encabezado.

Los fondos agregados a una hoja de trabajo se alinean debajo de toda la hoja de trabajo. ¿Solo se puede clasificar por debajo de la parte superior de la lista?

1. Ejecute el comando "Formato → Hoja de trabajo → Fondo" para abrir el cuadro de diálogo "Fondo de la hoja de trabajo". Después de seleccionar la imagen que desea usar como fondo, presione el botón "Insertar" para organizar las imágenes en toda la hoja de trabajo.

2. Mientras mantiene presionada la tecla Ctrl, use el mouse para arrastrar las celdas (regiones) que no necesitan estar alineadas con imágenes y seleccione estas celdas (regiones) al mismo tiempo.

3. Presione el botón desplegable a la derecha de "Color de relleno" en la barra de herramientas "Formato" y luego seleccione "Blanco" en la paleta que aparece. Después de esta configuración, la celda de la izquierda tendrá las líneas de la imagen, pero la celda (área) seleccionada no tendrá las líneas de la imagen (en realidad, la imagen está cubierta de "blanco").

¿Consejos? No se admite la impresión de imágenes debajo de las celdas.

12. Utilice el guión "&" para fusionar texto.

Si queremos fusionar el contenido de varias columnas en una sola, no necesitamos usar una función, solo un pequeño guión "&" puede hacerlo (suponiendo que las columnas B, C y D se fusionan en una columna).

1. Inserte dos columnas vacías (columna E y columna F) después de la columna D, y luego ingrese la fórmula en la celda D1: = b 1 & C1. D1.

2. Seleccione la celda D1 nuevamente y use el "controlador de relleno" para copiar la fórmula anterior en las celdas debajo de la columna D. El contenido de las columnas B, C y D se fusionará en la correspondiente. celdas de la columna E. en la celda...

3. Seleccione la columna E, realice la operación de copia, luego seleccione la columna F, ejecute el comando Editar → Pegado especial, abra el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione la opción numérica y presione OK Copie el contenido de la columna E (no la fórmula) a la columna F.

4.

Consejo: Después de completar los pasos 1 y 2, se habrá logrado el efecto de fusión. Pero si elimina las columnas B, C y D en este momento, la fórmula será incorrecta. Por tanto, es necesario un tercer paso para convertir la fórmula en un "valor" constante. Columna de puntuación del estudiante

Muchos amigos suelen hacer la pregunta "Cómo imprimir transcripciones". Muchas personas utilizan macros de grabación o VBA para lograrlo, lo cual es difícil para los principiantes. Con este fin, proporciono aquí un método simple implementado usando funciones.

Aquí se supone que las calificaciones de los estudiantes se almacenan en el rango de celdas de A1 a G64 de la Hoja1, donde la primera fila es el título y la segunda fila es el nombre de la materia.

1. Cambie a la Hoja 2, seleccione la celda A1 e ingrese la fórmula: =IF(MOD(ROW(),3)=0",",IF(0MOD?ROW(),3( = 1,hoja1!Índice(hoja1!$A:$G,INT((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())).

2. , use el "controlador de relleno" para copiar la fórmula anterior en las celdas B1 a G1, luego, seleccione las celdas A1 a G1 al mismo tiempo, use el controlador de relleno para copiar la fórmula anterior en las celdas A2 a G185

En este punto, la columna de puntuación está básicamente formada, hagamos algunas modificaciones simples

3 Después de ajustar la altura de la fila y el ancho de la columna, seleccione las celdas A1 a G2 (área de la columna de puntuación de 1 estudiante) al mismo tiempo. tiempo y use la herramienta de formato en la columna, presione el botón desplegable en el lado derecho del borde, seleccione todas las opciones de borde en la lista de bordes que aparece más adelante y agregue un borde al área seleccionada (si lo hace). no necesita un borde, no necesita realizar este paso ni el siguiente.

4. Seleccione las celdas A1 a G3 al mismo tiempo, haga clic en el botón Copiar formato en la barra de herramientas estándar y luego mantenga presionado el botón botón izquierdo del mouse y arrastre desde A4 a G186 para agregar bordes a todas las barras de partitura

Presione el botón "Imprimir" para imprimir la transcripción

14.Excel le ayuda a elegir funciones.

Cuando utilizamos funciones para procesar datos, a menudo no sabemos qué función de Excel es adecuada. La función "Función de búsqueda" puede ayudarle a limitar el alcance y seleccionar la función adecuada. p>Ejecute el comando "Insertar → Función" para abrir el cuadro de diálogo "Insertar función" e ingrese los requisitos en el cuadro debajo de "Función de búsqueda" (como "Contar") y luego haga clic en el botón "Ejecutar". Las funciones relacionadas con "Contar" se seleccionarán inmediatamente y se mostrarán en el cuadro de lista debajo de "Seleccionar funciones", y podrá determinar rápidamente las funciones requeridas

15. al mismo tiempo

A veces, cuando editamos una hoja de trabajo (Hoja 1), necesitamos verificar otras hojas de trabajo (Hoja 2, Hoja 3...), puedes usar la función "ventana de monitoreo" de Excel para lograr esto. .

Ejecute el comando Ver→Barra de herramientas→Ventana de monitoreo, abra la ventana de monitoreo, haga clic en el botón "Agregar monitoreo", expanda el cuadro de diálogo "Agregar punto de monitoreo", use el mouse para seleccionar la celda a ver y luego haga clic en el botón "Agregar" ". Repita la operación anterior para agregar otros "puntos de seguimiento".

En el futuro, no importa en qué hoja de trabajo se encuentre, siempre que abra la ventana de monitoreo, podrá ver los datos y la información relacionada en las celdas de todos los puntos de monitoreo.

16. Dibuja rápidamente un borde para la celda.

En versiones anteriores a Excel 2002, era problemático agregar bordes a las áreas de las celdas. Excel 2002 ha ampliado completamente esta función.

Haga clic en el botón desplegable en el lado derecho del borde en la barra de herramientas de formato, seleccione la opción dibujar borde en la lista desplegable emergente o ejecute el comando Ver → Barra de herramientas → Borde para expandir la barra de herramientas del borde.

Haga clic en el botón desplegable en el extremo izquierdo de la barra de herramientas, seleccione un estilo de borde y luego arrastre dentro del área de la celda donde desea agregar un borde para dibujar rápidamente un borde para el área de la celda correspondiente. .

Consejos: ① Si dibujas el borde incorrecto, no importa. Seleccione el botón Borrar borde en la barra de herramientas y arrástrelo sobre el borde incorrecto para borrarlo. ② Si necesita dibujar bordes de diferentes colores, puede presionar el botón "Color de línea" en el lado derecho de la barra de herramientas, seleccionar el color deseado en la paleta que aparece más adelante y luego dibujar el borde. ③Esta función también puede dibujar líneas diagonales en las celdas.

17. Controle la longitud del texto ingresado en celdas específicas.

¿Te imaginas que cuando completas un número de dos dígitos en una celda donde ingresas un número de cuatro dígitos, o ingresas un número en una celda donde ingresas una palabra, Excel puede juzgar automáticamente, ¿Analizar y mostrar una advertencia? No es difícil implementar esta función en Excel.

Por ejemplo, colocamos el cursor en la celda donde está registrado "Año". Para unificar la entrada y facilitar el cálculo, esperamos que "año" esté representado por un número de cuatro dígitos. Entonces, podemos hacer clic en la opción "Validez" en el menú "Datos". Seleccione "Longitud del texto" en el menú desplegable "Permitir" en las "Condiciones de validez" de la tarjeta "Configuración". Luego seleccione "Igual" en el menú desplegable de datos y la longitud es "4". Al mismo tiempo, volvemos a la tarjeta de advertencia de error, configuramos la advertencia de error que se muestra al ingresar datos no válidos en Detener y completamos las columnas "Título" y "Mensaje de error" con "Ingreso de texto ilegal" e "¡Ingrese!". un número de cuatro dígitos." texto.