Normativa de gestión de reembolsos financieros y proceso de reembolso

Artículo 1 Este sistema está especialmente formulado para fortalecer la gestión interna de la empresa, estandarizar el comportamiento de reembolso financiero de la empresa, defender todas las ideologías rectoras orientadas al negocio y controlar razonablemente los gastos.

Segundo

Este sistema divide el reembolso financiero en gastos diarios de oficina, salarios, beneficios y gastos relacionados, impuestos y tasas, gastos relacionados con proyectos, gastos especiales, etc. A continuación se describe el proceso de préstamo relacionado con el reembolso, así como el sistema de reembolso financiero específico y el proceso de reembolso para cada gasto.

Artículo 3 Este sistema se aplica a todos los empleados de la empresa.

Parte 2 Reglamento de gestión de préstamos y proceso de endeudamiento

Artículo 4 Reglamento de gestión de préstamos

(1) Préstamo para viaje de negocios: los viajeros de negocios deben presentar la solicitud de viaje de negocios aprobada formulario, solicitar un préstamo de acuerdo con el monto aprobado y gestionar los procedimientos de reembolso y reembolso dentro de los 5 días hábiles posteriores al regreso del viaje de negocios.

(2) Otros préstamos temporales, como gastos comerciales, capital de trabajo, etc. , el prestatario debe reembolsarlo a tiempo. Excepto el capital de trabajo, en principio no se permiten otros préstamos de otros meses.

(3) Si el monto del préstamo excede los 5.000 yuanes, se debe notificar al Departamento de Finanzas con un día de anticipación.

(4) Regulaciones de cancelación de préstamos: (1)

Al cancelar un préstamo, el formulario de solicitud de préstamo se utilizará como base y el reembolso se basará en el hechos. Si se utiliza más allá del alcance del formulario de solicitud, debe ser aprobado por el supervisor; de lo contrario, el personal financiero tiene derecho a negarse a cancelar el préstamo. (2) En principio, el prestatario debe seguir los procedimientos de cancelación dentro del plazo; 5 días hábiles.

(5) En principio, aquellos que no paguen no podrán volver a pedir prestado. Aquellos que no paguen después de la fecha de vencimiento se convertirán en préstamos personales y se deducirán de sus salarios.

Primer proceso de préstamo

(1) El prestatario debe completar el formulario de préstamo según se le requiere, indicando el motivo del préstamo y el monto del préstamo (las palabras y los números deben ser completamente consistente y no debe ser alterado), cheque o efectivo.

(2) Proceso de aprobación: Aprobación y firma del director del departamento responsable → revisión del director financiero → aprobación del director general.

(3) Pago financiero: El préstamo deberá presentarse ante el Departamento de Finanzas para los trámites de cobro con la orden de préstamo aprobada.

Parte Tres Sistema y proceso de reembolso de gastos diarios

Segunda

Los gastos diarios incluyen principalmente gastos de viaje, gastos telefónicos, gastos de transporte, gastos de oficina y gastos de bajo valor. transacciones consumibles y repuestos, gastos de entretenimiento comercial, honorarios de capacitación, honorarios de información, etc. En principio, el gasto acumulado de diversos gastos dentro de un período presupuestario no excederá el presupuesto.

Artículo 3 Disposiciones generales para el reembolso de gastos

(1) El reembolsador deberá obtener el recibo legal correspondiente (consulte el sistema de gestión de facturas para conocer las disposiciones pertinentes), y el reverso de la factura deberá ser firmado por el responsable.

(2) Tenga en cuenta al completar el formulario de reembolso: complete los documentos correspondientes de acuerdo con la naturaleza del gasto, escriba cuidadosamente todo el contenido en estricto cumplimiento de los requisitos del documento e indique el número de anexos; ; el texto y los montos numéricos deben ser completamente consistentes (no se permite alteración) ); describir brevemente el contenido o motivo de la tarifa.

(3) Presentar para aprobación de acuerdo con los procedimientos de aprobación prescritos.

(3) Para reembolsos de más de 5.000 yuanes, se debe notificar al Departamento de Finanzas con un día de anticipación para que se prepare.

Artículo 4: El proceso general de reembolso de gastos: El reembolsador organiza el formulario de reembolso y completa el formulario de reembolso de gastos correspondiente→

Si necesita realizar los trámites de solicitud o almacenamiento , debe adjuntar el formulario de Solicitud o formulario de almacenamiento aprobado → Revisión y firma del gerente del departamento → Revisión del Departamento de Finanzas → Aprobación del Gerente General → Reembolso por el cajero.

Artículo 5: Sistema y proceso de reembolso de gastos de viaje.

(1) Estándares de cobro:

Estándares de alojamiento de vehículos profesionales, estándares de alimentación y otros costos de transporte local y urbano.

La litera del Tren del Estado Mayor cuesta 120 yuanes/día, 30 yuanes/día y 30 yuanes/día.

Jefe de departamento: el tren en cama dura cuesta 150 yuanes/día, 40 yuanes/día y 40 yuanes/día.

Gerente general asistente de aeronaves: 200 yuanes/día, 50 yuanes/día, 50 yuanes/día

Responsabilidad del gerente general y superiores de aeronaves Responsabilidad de la rendición de cuentas

(2) Explicación complementaria de los estándares de gastos:

1. Se deben proporcionar facturas de alojamiento al reembolsar los gastos de alojamiento. Si el monto real no alcanza el monto estándar de alojamiento, no se otorgará ninguna compensación; el monto que exceda el estándar de alojamiento correrá a cargo del empleado.

2.

Los días hábiles reales se calculan en función de la hora de salida del vehículo y la hora de regreso a Beijing después de las 12:00 (o llegada antes de las 12:00) durante media hora. día, 12:00 Salida un día antes de la salida (o llegada después de las 12:00).

3. Los gastos de alimentación y transporte se subcontratan y se liquidan en función del número real de viajes de negocios. En principio, se adopta el reembolso dentro del límite. En circunstancias especiales, si no hay un recibo correspondiente, el subsidio se puede recibir de acuerdo con la norma.

4. Los gastos de entretenimiento sólo podrán reembolsarse previa aprobación del gerente general, y el subsidio de alimentación para el día del viaje de negocios se deducirá proporcionalmente (20% para el desayuno, 40% para el almuerzo o la cena). ).

5. No se reembolsarán las comidas, el alojamiento y el transporte proporcionados por la unidad anfitriona durante el viaje de negocios.

Proceso de reembolso

1. Solicitud de viaje: Las personas que planean viajar deben primero completar el formulario de solicitud de viaje, detallando la ubicación, propósito, itinerario, medio de transporte y gastos estimados de viaje. . El formulario de solicitud de viaje será aprobado por el Gerente General.

2. Gastos de viaje de negocios en préstamo: el viajero de negocios presentará el formulario de solicitud de viaje de negocios aprobado al Departamento de Finanzas, seguirá los procedimientos de préstamo de acuerdo con las normas de gestión de préstamos y el cajero pagará el préstamo. importe de acuerdo con la normativa.

3. Compra de billetes:

Los viajeros de negocios deben acudir al departamento administrativo para reservar los billetes de avión con una copia de la solicitud de viaje de negocios aprobada (en principio, todos los billetes de avión se pagan mediante cheque, circunstancias especiales requieren escribir con anticipación Explique la situación y envíela al Departamento de Finanzas para su registro después de ser firmada por el aprobador).

4.

Reembolso de devolución: los viajeros de negocios deben solicitar el reembolso dentro de los cinco días hábiles posteriores a su regreso a la empresa y completar el formulario de reembolso de gastos de viaje de acuerdo con las normas de gastos de viaje. el cual será revisado y firmado por el gerente del departamento revisión y firma del departamento, aprobación del gerente general, los no mencionados en el párrafo anterior, en principio, no podrán solicitar nuevos préstamos;

Artículo 6 Sistema y proceso de reembolso telefónico

(1) Costo estándar

1.

Tarifa de comunicación móvil: a efectos de Equilibrar la eficiencia De acuerdo con el principio de equidad, el reembolso de las tarifas de telefonía móvil de los empleados adopta un sistema relacionado con el puesto, es decir, se formulan diferentes estándares de reembolso según los diferentes puestos de los empleados, diferentes naturalezas de trabajo y puestos. Para conocer normas específicas, consulte los sistemas de gestión pertinentes del Departamento de Administración.

2. Tarifas de telefonía fija: La empresa proporciona a los empleados los teléfonos fijos necesarios para el trabajo, y las tarifas telefónicas corren a cargo de la empresa. Se desaconseja a los empleados hacer llamadas telefónicas personales mientras están en el trabajo.

Proceso de reembolso

1. Al inicio de cada mes (antes del 10 de octubre), el Departamento de Recursos Humanos de la empresa presentará las normas de implementación de las tarifas de telefonía móvil de los empleados para este mes (incluidas). normas especiales de implementación de aprobación) al Departamento de Finanzas.

2. El Departamento de Finanzas notifica a los empleados que presenten facturas al Departamento de Finanzas de acuerdo con los estándares de facturas telefónicas a mediados de cada mes (antes del día 20) para los procedimientos de reembolso centralizados.

3. El Departamento de Finanzas debe designar una persona dedicada a manejar centralmente los procedimientos de aprobación de los gastos de telefonía móvil de los empleados de acuerdo con los procedimientos de aprobación de los gastos diarios.

4. Los empleados deberán registrarse en la caja del Departamento de Finanzas para recibir el pago (antes del día 25 de cada mes).

5. El Departamento de Administración deberá designar una persona dedicada a manejar los trámites de reembolso de cargos de telefonía fija de acuerdo con los procedimientos de aprobación de gastos diarios y procedimientos de reembolso. Si hay un cambio anormal en la factura telefónica, debe acudir a la oficina de telecomunicaciones para averiguar el motivo y reportarlo al gerente general para recibir instrucciones en circunstancias especiales.

Artículo 11 Sistema y proceso de reembolso de transporte

(1)

Estándares de gastos: (1) Los empleados que necesiten utilizar automóviles para negocios pueden reembolsarse a sí mismos de acuerdo con las regulaciones pertinentes de la empresa Se estipula que si solicita un automóvil enviado por la empresa, si no tiene automóvil, puede tomar un taxi con la aprobación del personal de gestión de vehículos del departamento administrativo (2) local; Se deberían ahorrar los billetes de autobús y reembolsar los billetes correspondientes.

Proceso de reembolso

1. Los empleados organizan los boletos de transporte (incluidos los boletos de autobús para viajes de negocios), firman el nombre de la persona a cargo en el reverso del boleto y lo firman. confirmado por el despachador de autobuses del departamento administrativo, y Complete el formulario de reembolso de gastos de transporte según sea necesario.

2. Aprobación: Siga los procedimientos de aprobación de gastos diarios.

3. Los empleados acuden al Departamento de Finanzas para solicitar el reembolso con el formulario de reembolso aprobado.

Artículo 12 Sistemas y procedimientos de reembolso de gastos de oficina, consumibles de escaso valor, etc.

(1) Normas de gestión: para controlar razonablemente los costos, dichos costos son administrados por el departamento administrativo de la empresa, adquisiciones centralizadas y una persona designada es responsable.

Proceso de reembolso

1. Solicitud de adquisiciones: el departamento administrativo de la empresa prepara el presupuesto de adquisiciones de acuerdo con el método de gestión presupuestaria cada trimestre en función de la demanda y las condiciones del inventario, y completa la adquisición. presupuesto de acuerdo con el método de gestión de activos durante la adquisición real. El formulario de solicitud se revisa y aprueba.

2. Proceso de reembolso: El reembolsador primero completa el formulario de reembolso de gastos (adjunto con recibos y documentos de entrega) y lo aprueba de acuerdo con el proceso de aprobación de gastos diario.

El formulario de reembolso aprobado y los comprobantes originales (incluidos los comprobantes de liquidación) deben enviarse al Departamento de Finanzas para el pago o el préstamo de compensación de acuerdo con el proceso de reembolso de gastos diario.

3. Recaudación de gastos: El Departamento de Finanzas recauda y contabiliza los gastos relevantes de cada departamento mensualmente con base en las estadísticas de los montos de recaudación de cada departamento proporcionadas por el Departamento de Administración. Los artículos del inventario se tratan como gastos públicos y se prorratearán en el momento de la recaudación real.

Artículo 13 Sistemas y procedimientos de reembolso de gastos de entretenimiento, gastos de formación, gastos de materiales, etc.

(1) Estándares de costos

1. Gastos de entretenimiento: para regular el gasto de los gastos de entretenimiento, el gerente general debe aprobar con anticipación los grandes gastos de entretenimiento.

2.

Tarifa de formación: Para facilitar la organización global de la empresa según las necesidades, esta tarifa es gestionada por el departamento de recursos humanos de la empresa, debiendo tener en cuenta las necesidades de formación de cada departamento. ser presentado oportunamente al departamento de recursos humanos. El Departamento de Recursos Humanos formula planes de formación basados ​​en las necesidades reales y los presenta al Director General para su aprobación.

3.

Tarifas de datos: Bajo la premisa de satisfacer necesidades, intentar ahorrar costes y centrarse en el disfrute de los recursos. Cada departamento debe completar un formulario de solicitud de datos antes de comprar datos y registrarse con el personal de gestión de datos del Departamento de Administración antes del reembolso (el personal de gestión de datos firma en el reverso de la factura de datos).

4. Otros gastos: pagar según las necesidades reales.

(ii) Procedimientos de reembolso:

1. Los gastos de entretenimiento deben ser reembolsados ​​por el gerente de acuerdo con las normas y procedimientos generales para el reembolso de gastos diarios.

2. Los honorarios de formación serán reembolsados ​​por el personal del Departamento de Recursos Humanos de acuerdo con los procedimientos de aprobación y reembolso.

3. El registro debe realizarse antes del reembolso de las tarifas de datos, y el formulario de reembolso y el formulario de solicitud aprobados de acuerdo con los procedimientos de aprobación deben enviarse al Departamento de Finanzas para su reembolso.

4. El reembolso de otros gastos se gestionará de acuerdo con el sistema y proceso de reembolso de gastos diarios.

La cuarta parte es el sistema y proceso de salarios, beneficios y gastos relacionados.

Artículo 14 Los salarios, beneficios y otros gastos incluyen salarios, salarios temporales, seguros sociales y beneficios diversos. Dichos gastos se implementarán de acuerdo con las disposiciones pertinentes del sistema de gastos de capital.

Artículo 15 Proceso de Pago de Salarios y Previsión

(1)

Proceso de pago de salarios: (1) El día 20 de cada mes, el gerente general de la empresa El las normas de pago de salarios aprobadas por el gerente (incluidos cambios de personal, cambios de cuotas, deducciones, seguro social, fondo de previsión de vivienda y otra información) se envían al departamento de finanzas (2) el gerente general proporciona tablas de distribución de bonificaciones mensuales a los empleados (3); ) el departamento de finanzas calcula las bonificaciones en función de Preparar un calendario salarial estándar y estándares de pago; (4) Aprobación de acuerdo con los procedimientos de aprobación de salarios (5) El día 25 de cada mes, el Departamento de Finanzas distribuye los salarios a través del banco; Al final de cada mes, los empleados van al Departamento de Finanzas para recibir las nóminas y verificar los fondos en la tarjeta de nómina.

(2) El proceso de pago de salario temporal es el mismo que el proceso de pago de salario.

(3) Proceso de pago del seguro social y del fondo de previsión de vivienda: (1) El estándar de pago aprobado por el gerente general de la empresa será presentado por el Departamento de Recursos Humanos al Departamento de Finanzas para el procesamiento financiero correspondiente; (2) El fondo de previsión de vivienda será pagado por el Departamento de Recursos Humanos Solicitar el pago de cheques de transferencia de acuerdo con los procedimientos de aprobación de salarios; el Departamento de Finanzas ayuda al Departamento de Recursos Humanos en el manejo de los procedimientos de cobro bancario de las primas del seguro social. Una vez que el Departamento de Finanzas reciba el recibo de cobro bancario, se enviará al Departamento de Recursos Humanos para su firma y confirmación. Si hay diferencias, se deben identificar las razones y se deben hacer ajustes de acuerdo con la situación real.

(4) Otras tarifas de asistencia social serán completadas por el departamento de recursos humanos de la empresa de acuerdo con los estándares de pago aprobados → firmados y confirmados por el gerente del departamento → revisión financiera por parte del gerente financiero → informado al gerente general para su aprobación, y se informará el formulario de reembolso aprobado y las normas de pago. El Departamento de Finanzas se encarga de los procedimientos de reembolso.

Parte 5: Sistema y proceso de reembolso financiero para gastos especiales

Artículo 16 Los gastos especiales incluyen principalmente honorarios de compra de software y activos fijos, honorarios de consultoría, honorarios de actividades publicitarias y otros gastos especiales.

Artículo 17 Sistemas y procedimientos financieros para la adquisición y reembolso de software y activos fijos.

(1) Complete la solicitud de compra: de acuerdo con las disposiciones pertinentes del sistema de gestión de activos de la empresa, complete el formulario de solicitud de compra de activos y envíelo para su aprobación.

(2) Estándares de reembolso: acuerdos contractuales relevantes y solicitudes de compra aprobadas y válidas.

(3)

Liquidación y reembolso: (1) Una vez correcta la aceptación del activo (el software debe instalarse y depurarse), el responsable se encargará de la entrada y salida. procedimientos con facturas y otra información, y completar según sea necesario el formulario de reembolso (la persona a cargo firma el reverso de la factura y adjunta un recibo); (2) Aprobación de acuerdo con los procedimientos de aprobación de gastos de fondos prescritos; (3) El Departamento de Finanzas; paga con cheque según el formulario de reembolso aprobado (4) Si necesita pedir dinero prestado por adelantado, debe seguir los procedimientos del préstamo de acuerdo con las regulaciones del préstamo y realizar los procedimientos de pago dentro de los 5 días hábiles.

Artículo 18 Otros sistemas y procedimientos especiales de reembolso de gastos.

(1) Alcance del costo: Otros gastos especiales incluyen todos los demás gastos especiales (incluidos consultores, actividades de publicidad, actividades de los empleados de la empresa, decoración de oficinas y otros gastos especiales).

(2)

Estándares de gastos: generalmente, dichos gastos son relativamente grandes y el gerente del departamento a cargo deberá presentar un informe de solicitud (incluido el análisis de viabilidad del proyecto, el presupuesto de costos y tabla de previsión de ingresos relacionada, etc.) se propone al gerente general en función de las necesidades reales, y luego de ser firmada por el gerente general, se informa al presidente de la junta y a su persona autorizada para su aprobación.

(3) Procedimientos de reembolso financiero

1. Los documentos del informe aprobado deben enviarse al departamento de finanzas para su preparación financiera.

2. Firmar un contrato: El departamento directamente responsable firma un contrato formal de cooperación con el socio (antes de firmar el contrato, debe ser revisado por el asesor legal de la empresa, y el contrato debe indicar el método de pago). , etc.).

3. Proceso de pago: (1) El responsable organiza las facturas y otra información y completa el formulario de reembolso de gastos (para completar las especificaciones, consulte las "Disposiciones Generales para el Diario"). Reembolso de gastos"); (2) Aprobación según el procedimiento de aprobación: el responsable del departamento competente revisa y firma → revisión financiera.

→Aprobado por el gerente general; (3) El Departamento de Finanzas pagará de acuerdo con el monto de reembolso aprobado; (4) Si necesita pedir dinero prestado por adelantado, debe seguir los procedimientos del préstamo de conformidad; con las regulaciones del préstamo y gestionarlo dentro de los procedimientos de reembolso de 5 días hábiles.

Parte 6 Disposiciones específicas sobre el tiempo de reembolso

Artículo 19 Con el fin de coordinar los arreglos comerciales internos y externos de la empresa y facilitar el reembolso de los gastos de los empleados, el Departamento de Finanzas organizará el tiempo de reembolso de la siguiente manera :

1. Reembolso financiero: El departamento financiero de la empresa utiliza el jueves como día de reembolso financiero. Si la última fecha de reembolso del mes es posterior al día 28 del mes, el reembolso financiero se detendrá en esa fecha de reembolso para que el departamento de finanzas pueda concentrarse en la liquidación de fin de mes.

2. Los préstamos y otros servicios no están sujetos al límite de tiempo anterior y pueden procesarse en cualquier momento.

Parte 7 Disposiciones complementarias

Artículo 20 El derecho de interpretación de este sistema corresponde al Departamento Financiero de la empresa.

Artículo 21 Este sistema entrará en vigor luego de ser discutido y aprobado por la asamblea de gerente general y firmado por el presidente del directorio o su persona autorizada.