Planificar el nivel de utilización de los archivos comerciales
Propósito: Establecer procedimientos para el archivo, clasificación, utilización y destrucción de archivos de la empresa para garantizar que los archivos de la empresa estén completos, completos y se utilicen de manera efectiva.
1. Definición de archivos y autoridad de aprobación:
1.1 Archivos: Los archivos se refieren a varios archivos que se forman durante las operaciones y el trabajo de gestión de la empresa y son valiosos para el uso y preservación del empresa y sociedad. Registros históricos en diferentes formas y soportes como texto, gráficos, audiovisuales y objetos físicos.
1.2 Préstamo: El préstamo al que se hace referencia en este proceso es el préstamo en un sentido amplio, que incluye consulta, préstamo, copia y otros métodos de utilización.
1.3 Departamento de gestión de archivos: se refiere al departamento administrativo de recursos humanos, oficina de la empresa de proyectos.
1.4 Definición de clasificación de archivos:
1.4.1 Archivos de primer nivel: El nivel de confidencialidad es aquel archivo de Nivel 2 que tiene un impacto significativo en las operaciones o el valor de riesgo de la empresa
1.4.2 Archivos de Nivel 2: Archivos de Nivel 2 que tienen un mayor impacto en las operaciones o el valor de riesgo de la empresa
1.4.3 Archivos de nivel 3: Archivos con un nivel de confidencialidad de nivel 3 y un impacto general en las operaciones de la empresa o valor de riesgo
1.5 Autoridad de aprobación de uso de archivos:
1.5.1 Gerente General: Aprobación de solicitudes de uso de expedientes de primer nivel.
1.5.2 Departamento Administrativo de Recursos Humanos: El líder a cargo examinará y aprobará la solicitud para el uso de archivos secundarios y el uso interdepartamental de archivos.
Responsable de la empresa del proyecto: Aprobación de solicitudes de uso de archivos primarios y secundarios mantenidos por la empresa del proyecto y uso interdepartamental de archivos.
1.5.3 Responsable del departamento solicitante: Aprobación de la solicitud de utilización de expedientes de tercer nivel.
1.6 Departamento Administrativo de Recursos Humanos: Responsable de la elaboración del “Catálogo de Clasificación y Gestión Jerárquica de Archivos de la Empresa” y de los requisitos de gestión de archivos; responsable de la clasificación, archivo, identificación y almacenamiento, endeudamiento, confidencialidad, estadísticas, destrucción y otra gestión de materiales de archivos, incluidos diversos documentos enviados y recibidos por la empresa, actas de reuniones importantes de la empresa, etc., supervisar e inspeccionar la gestión de varios archivos y proporcionar orientación sobre la gestión de archivos de varios departamentos;
2.1 Clasificación y clasificación de archivos
2.1.1 El Departamento Administrativo y de Recursos Humanos propone los requisitos de clasificación y gestión archivística de los archivos, aclarando la clasificación, métodos de almacenamiento, plazos, traslado a departamentos responsables y niveles de confidencialidad de los archivos, etc. Elaborar el "Catálogo de Gestión Clasificada y Jerárquica de Archivos de la Empresa" y, previa aprobación de los líderes del Departamento Administrativo de Recursos Humanos, enviarlo a todos los departamentos y empresas del proyecto para su implementación.
2.1.2 Los tipos de archivos incluyen, entre otros:
2.1.2.1 Documentos institucionales: diversas normas y reglamentos, medidas de gestión, etc.
2.1.2.3 Documentos de planificación: plan o plan general de la empresa, plan de desarrollo, plan de proyecto, plan de marketing, plan financiero, etc.;
2.1.2.4 Documentos documentales: licencia comercial de persona jurídica, licencia de terreno, certificado de calificación de desarrollo, construcción licencia, licencia de planificación, licencias de preventa, empresas y productos han obtenido diversas placas y certificados honoríficos, certificados y certificaciones de cumplimiento, etc.;
2.1.2.5 Documentos de informes: documentos y cuadros estadísticos relevantes presentados por el empresa ante las autoridades competentes en todos los niveles, y Discursos y materiales informativos relevantes de los líderes de la empresa;
2.1.2.6 Materiales de audio y video: diversos materiales grabados en formato de audio y video, como fotografías y grabaciones de audio proporcionadas por estudios, inspecciones o departamentos externos fuera de la ciudad, materiales de imagen, etc.;
2.1.2.7 Materiales de inscripción: inscripciones, caligrafía y pinturas, artesanías, etc. proporcionados por líderes superiores, unidades amigas o individuos.
2.1.2.8 Datos técnicos: diversos planos de ingeniería, datos de terminación, datos de aceptación, etc.
2.1.3 El personal de gestión de archivos de la empresa es responsable de numerar los archivos que conserva.
2.1.4 Período de almacenamiento: Según el "Reglamento sobre el Período de Almacenamiento de Archivos Institucionales" emitido por la Administración de Archivos del Estado, se divide en tres tipos: permanente, a largo plazo y a corto plazo. Permanente es más de 50 años, a largo plazo es de 15 a 50 años y a corto plazo es menos de 15 años.
2.1.4.1 Permanencia: Se clasifican como almacenamiento permanente todos los archivos que reflejan las principales actividades funcionales de la empresa y características históricas básicas y tienen valor a largo plazo para la empresa.
2.1.4.2 De largo plazo: Se clasifican como almacenamiento de largo plazo todos los documentos y materiales que reflejan las actividades laborales generales de la empresa y tienen valor de referencia en el trabajo de la empresa durante un largo período de tiempo.
2.1.4.3 Corto plazo: Se clasifican como almacenamiento de corto plazo todos los documentos y materiales que tienen valor de referencia para la empresa en un período de tiempo relativamente corto.
2.2 Archivos
2.2.1 Cada departamento y cada empresa del proyecto es responsable de recopilar y gestionar los archivos generados en el trabajo diario del departamento de acuerdo con la “Clasificación y Jerarquía de Archivos”. Catálogo de gestión". Y compilar el "Catálogo de registros de gestión de archivos departamentales (documentos/contratos)" del departamento.
2.2.2 Para la información que debe transferirse al departamento de gestión de archivos, cada departamento debe organizarla según sea necesario, preparar un "Catálogo de transferencia de archivos" y enviarlo al personal administrativo de manera oportuna. de acuerdo con lo establecido en el “Catálogo de Clasificación y Gestión Jerárquica de Archivos” Traslado a archivos del departamento/oficina de proyectos. El Departamento Administrativo de Recursos Humanos/Oficina de Proyectos revisará y firmará los expedientes, y los clasificará, numerará y archivará según sea necesario. Cada departamento y oficina de la empresa del proyecto debe realizar una copia de seguridad del directorio de archivos al Departamento de Administración y Recursos Humanos al final de cada mes.
2.2.3 Antes de que se disuelva la empresa del proyecto, la oficina del proyecto debe transferir todos los archivos del proyecto al departamento administrativo y de recursos humanos de la empresa.
2.2.4 Requisitos de transferencia de archivos:
2.2.4.1 Para transferir archivos se debe completar una lista de transferencia. La lista de transferencia se debe realizar por duplicado, y cada parte conservará una copia después de la firma;
2.2.4.2 Los documentos archivados deben ser completos, verdaderos y exactos, y las solicitudes de instrucciones y aprobaciones, copias impresas y manuscritos, textos y archivos adjuntos deben mantenerse juntos;
2.2.4.3 La presentación debe ser resumida y concisa Escriba cuidadosamente el título del expediente, recopile el índice del expediente y encuadernelo cuidadosamente;
2.2.4.4 Utilice negro de carbón Bolígrafo de agua o pincel para rellenar el expediente. Está prohibido bolígrafo o lápiz. La letra deberá ser clara y exacta.
2.2.4.5 Todo tipo de expedientes físicos (premios, trofeos, estandartes, medallas, certificados, placas, obsequios, etc.) deben archivarse con originales y mantenerse intactos;
2.2. 4.6 La grabación de archivos de audio y video debe registrar la causa, hora, lugar, personajes principales, antecedentes y camarógrafo en detalle. Los datos de audio y video archivados deben ser originales, originales, claros y completos.
2.2.5 El departamento de gestión de archivos deberá realizar inspecciones y supervisión diarias de la gestión de archivos de cada departamento.
2.3 Gestión diaria de archivos e información
2.3.1 El personal de gestión de archivos de la empresa debe establecer, etiquetar y almacenar archivos de acuerdo con la normativa nacional de gestión de archivos.
2.3.2 Se debe registrar información detallada para los archivos del departamento y se debe compilar un "Catálogo de registros de gestión de archivos del departamento (documentos/contratos)" para facilitar su recuperación y utilización.
2.3.3 Los documentos y contratos deben estar ordenados científicamente, almacenados en archivadores en orden numérico, etiquetados y ordenados cuidadosamente en archivadores.
2.3.4 El Departamento Administrativo de Recursos Humanos o la Oficina de Proyectos es responsable de la formación y archivo, clasificación, identificación y almacenamiento, préstamo, confidencialidad, estadísticas, destrucción y otros manejos de diversos tipos de materiales de archivo, excepto financiero.
2.3.5 El departamento financiero es responsable de archivar y mantener los archivos financieros.
2.3.6 Otros departamentos son responsables del almacenamiento temporal de archivos y materiales relevantes y los transfieren al departamento administrativo de recursos humanos o a la oficina de la empresa del proyecto de manera oportuna.
2.4 Uso y confidencialidad de los ficheros
2.4.1 Los ficheros originales sólo se podrán prestar en la sala de archivos y no se podrán sacar en principio sólo copias para archivo. Préstamo El departamento de solicitud de uso de archivos Se debe completar el "Formulario de aprobación de préstamo de archivos". Después de completar el proceso de aprobación según la autoridad, el personal de administración de archivos del departamento de administración de archivos completa el "Formulario de registro de préstamo de archivos".
2.4.2 Cuando se devuelvan archivos prestados, deberán ser entregados claramente en persona. Si se descubren perdidos o dañados, se deberá comunicarlo inmediatamente a su superior directo.
2.4.3 Una vez agotados los archivos prestados, deben devolverse oportunamente. Si el tiempo de préstamo excede, los trámites deben completarse nuevamente.
2.4.4 Los prestatarios deben cuidar bien los archivos y no se les permite alterarlos, desfigurarlos, delinearlos, cortarlos, extraerlos, desmontarlos, reemplazarlos, extraerlos, reproducirlos, fotocopiarlos, fotografiarlos, prestarlos o dañarlos. sin autorización.
2.4.5 Para tomar prestados archivos de otras unidades, debe presentar una carta de presentación de la unidad y obtener la aprobación del liderazgo correspondiente de acuerdo con el nivel de confidencialidad del archivo antes de poder tomar prestados los archivos, pero no puede Saque los archivos de la sala de archivos.
2.4.6 Si unidades externas extraen archivos (no se permite copiar o extraer archivos de nivel 1-2), deben ser aprobados por los líderes pertinentes y los materiales extraídos deben ser revisados y firmados.
2.4.7 Si unidades externas extraen archivos (no se permite copiar o extraer archivos de nivel 1-2), deben ser aprobados por los líderes pertinentes y los materiales extraídos deben ser revisados y firmados.
2.4.8 Los administradores de archivos y el personal de préstamo deben ser responsables de mantener la confidencialidad de los archivos.
2.4.9 Para los expedientes que hayan alcanzado el período de confidencialidad, serán desclasificados con el consentimiento del gerente del departamento administrativo de recursos humanos o del director de la oficina de proyectos, y los expedientes desclasificados estarán sujetos a la gestión general de archivos.
2.4.10 Cuando un empleado renuncia, se le deben entregar los materiales del expediente que se hayan formado o los expedientes prestados, y sólo podrán salir después de haber sido revisados y firmados por el gerente administrativo de recursos humanos o del proyecto. oficina.
2.5 Destrucción de archivos
2.5.1 La oficina de la empresa del proyecto limpiará sistemáticamente los registros y archivos guardados después de la disolución de la empresa del proyecto y los transferirá a los recursos administrativos y humanos de la empresa. departamento de archivo.
2.5.2 El Departamento Administrativo de Recursos Humanos solicita la destrucción de archivos que han perdido su valor de uso. Al destruirlos, el Departamento Administrativo de Recursos Humanos debe redactar un informe de solicitud de destrucción y preparar una "Lista de aprobación de destrucción de documentos de archivo". ", el cual será revisado por el jefe de departamento, aprobado por el líder del departamento administrativo de recursos humanos, y los expedientes de primer nivel deberán ser presentados al gerente general para su aprobación. Los documentos aprobados para su destrucción deben conservarse durante medio año y destruirse sólo cuando se considere que no tienen valor de conservación.
2.5.3 Al realizar la tarea de destrucción, la destrucción debe ser supervisada por los supervisores de destrucción compuestos por el departamento administrativo de recursos humanos, el director jurídico y representantes de los departamentos pertinentes. tres personas que deberán firmar el catálogo de destrucción. Finalmente, archive el catálogo de destrucción y los documentos del procedimiento de aprobación para referencia futura.