Sistema de gestión de archivos de empresas de valoresCITIC Securities Rating Co., Ltd. Sistema de gestión de archivos comerciales de calificación de valores 1. Principios Generales 1.1 Con el fin de fortalecer la gestión científica de los expedientes comerciales de calificación de valores de la empresa, unificar el sistema de gestión de archivos comerciales y combinarlo con el trabajo real, se formulan estas medidas y se solicita a todos los departamentos de la empresa que las cumplan conjuntamente. e implementarlos. 1.2 Los archivos comerciales de calificación de valores son registros verdaderos de las actividades comerciales de calificación de valores de la empresa y son archivos profesionales originales importantes con un importante valor de referencia. Las empresas deberían tener archiveros a tiempo completo o parcial. 1.3 Las responsabilidades del administrador de archivos son: 1) recopilar, organizar, preservar y compilar estadísticas sobre los archivos comerciales de la empresa e información relacionada para garantizar la integridad y seguridad de los archivos; 2) utilizar activamente los archivos comerciales para brindar servicios; desarrollo empresarial; 3) guiar, supervisar e inspeccionar el archivo de documentos comerciales por parte del personal empresarial; 4) completar otras tareas relacionadas con el archivo asignadas por los líderes e informar sobre el trabajo de archivo con regularidad. 2. Contenido y gestión de los archivos comerciales de calificación de valores 2.1 Los archivos comerciales de calificación de valores incluyen, entre otros: 1) Poderes y materiales de establecimiento de proyectos para encomendar negocios de calificación de valores (2) Datos originales para la emisión de informes de calificación; el proceso de calificación Documentos de trabajo, registros telefónicos, actas de reuniones, memorandos, correos electrónicos, faxes y registros de investigación de analistas o análisis de un proyecto con emisores de bonos, agencias de garantía y otros intermediarios 4) Informe de evaluación preliminar 5) Informes de calificación crediticia (; incluyendo opiniones y artículos de revisión secundaria, informes de calificación formales); 6) opiniones de votación y actas de reuniones del Comité de Calificación Crediticia; 7) publicación de datos de resultados de calificación; 8) seguimiento de datos de calificación; 10) documentos regulatorios completos; . 2.2 Requisitos de tiempo para archivar archivos comerciales de calificación de valores: 1) Los archivos se pueden realizar después de que se establezca el proyecto; 2) Después de completar cada proceso, el personal y los departamentos relevantes deben archivar rápidamente las órdenes de transferencia y los documentos responsables del departamento; días después de la emisión del informe formal. La presentación formal del proyecto se completará dentro de la semana. 2.3 La forma de almacenamiento de archivos de las empresas de calificación de valores: 1) los administradores de archivos deben archivar cada proyecto de calificación de valores por separado y crear un directorio de archivos; 2) los archiveros pueden guardar los archivos relevantes en forma de carpetas o cuadros de archivos según la información del proyecto; En principio, el número de expediente debe numerarse según el orden cronológico cuando se emite el informe oficial. El número de expediente debe ser coherente con el número del anuncio de registro. 4) El número de expediente debe estar claramente marcado en el reverso de la carpeta del expediente; casilla de archivo, y debe abreviarse al año, número, cantidad y encuadernación. Si un archivo de proyecto tiene varias carpetas o un cuadro, se debe indicar el número total de carpetas (cuadros) y el número de carpetas (cuadros), es decir, un archivo de proyecto tiene 4 carpetas (cuadros), marcadas 4-1, 4 -2, 4-3, 4-4; 5) Los datos de calificación de seguimiento aún utilizan el número de archivo del proyecto original y se puede indicar el tiempo de calificación de seguimiento. 2.4 Requisitos de archivo: 1) El papel utilizado para archivar los documentos debe ser papel estándar A4, que se pueda imprimir por ambas caras; 2) completar la lista de entrega de documentos y hacer que la parte remitente y la receptora la firmen y confirmen; El archivero debe verificar y verificar la lista de verificación de entrega de archivos al recibir los archivos del personal comercial y verificar cuidadosamente los documentos archivados en estricta conformidad con los requisitos de archivo. Incluye principalmente dos partes: a. La información original proporcionada por el emisor y garante debe ser estampada con el sello oficial en la cubierta y costura por el organismo correspondiente con base en el contenido de la lista de información. b. Los formularios de circulación interna, los papeles de trabajo y los documentos relacionados de la empresa deben implementarse estrictamente de acuerdo con los sistemas pertinentes de la empresa y estar firmados por los departamentos y el personal pertinentes. 4) Si los datos no se archivan a tiempo o no cumplen con los requisitos de presentación, se deben emitir opiniones por escrito al personal y departamentos pertinentes y se deben realizar correcciones dentro de un límite de tiempo. 3. Préstamo y revisión de archivos 3.1 El personal empresarial debe pasar por ciertos procedimientos de aprobación y registro al tomar prestado archivos, y el período de préstamo es limitado. Si la devolución no se puede realizar a tiempo por circunstancias especiales, se deberán gestionar trámites de prórroga. 3.2 Debido a necesidades de trabajo, los participantes originales del proyecto pueden verificar los documentos archivados del proyecto original completando los procedimientos de préstamo. Sin embargo, a menos que se estipule expresamente, se requiere la aprobación del liderazgo. 3.3 Cuando los participantes ajenos al proyecto necesiten tomar prestados los archivos comerciales de este proyecto debido a necesidades laborales, deben presentar una carta de transferencia formal aprobada por un líder superior al subdirector de calificación de la empresa y seguir los procedimientos de registro de préstamos. 3.4 Los archivos comerciales prestados por el personal comercial no se prestarán a otras unidades o individuos para su uso. 3.5 Por lo general, no se permite el préstamo ni la revisión de archivos comerciales que incluyan secretos de estado o secretos comerciales de la empresa, así como archivos que el cliente del proyecto solicite mantener confidenciales.
Si se requiere consulta en circunstancias especiales, se debe informar al vicepresidente de la empresa o a un superior para su aprobación. 3.6 Excepto los documentos confidenciales, todos los documentos a los que se concede acceso podrán extraerse o copiarse. 3.7 Los archivos comerciales revisados o prestados deben devolverse lo antes posible. Si descubre que documentos y materiales han sido desmantelados, faltantes, alterados, agregados, eliminados o desfigurados al devolverlos, debe informarlo a los líderes de la empresa de inmediato e investigar de manera oportuna. 3.8 El personal de archivos debe respetar estrictamente el sistema de confidencialidad y proteger los secretos de estado y los secretos comerciales del cliente. No está permitido proporcionar archivos a nadie y ampliar el alcance de uso en violación del sistema, y no está permitido revelar el contenido de los archivos a otros. 4. Período de conservación de los archivos 4.1 El período de conservación de los expedientes comerciales de calificación crediticia es de 5 años después de la expiración del contrato de calificación o de 5 años después de la expiración del objeto de calificación, y el período de conservación de los expedientes comerciales no es inferior a 10 años. 5. Valoración y destrucción de archivos 5.1 Los archivos que hayan superado el período de almacenamiento deberán ser evaluados periódicamente. El trabajo de evaluación lo lleva a cabo conjuntamente un equipo de evaluación compuesto por supervisores de calificación, líderes de proyecto y personal de gestión de archivos. 5.2 Los archivos que se haya identificado que tienen valor de conservación deberían ampliarse aumentando el nivel del período de conservación. Registre los documentos que no tengan valor de conservación, preséntelos junto con el informe de destrucción en la reunión de la oficina del presidente de la empresa y destrúyalos después de la aprobación por escrito. 5.3 Para evitar pérdidas y filtraciones, dos personas deben ser responsables de la venta de los documentos destruidos y el vendedor debe firmar la lista de destrucción. 5.4 La lista de archivos destruidos, informes de evaluación y opiniones de aprobación serán conservados permanentemente por el personal de gestión de archivos. 6. Estadísticas y transferencia de archivos 6.1 El personal de gestión de archivos de la empresa deberá realizar estadísticas sobre la recopilación, transferencia, almacenamiento y utilización de archivos; e informar al presidente de la empresa periódicamente según sea necesario. Presentar estadísticas sobre el estado básico de la gestión de archivos en las reuniones de la oficina. 6.2 Cuando se transfiere personal de gestión de archivos, debe hacer un buen trabajo en la entrega de archivos y sólo puede irse después de completar los procedimientos de entrega. 7. Protección y almacenamiento de archivos 7.1 El edificio donde se almacenen los archivos comerciales debe ser resistente, a prueba de fuego, de robo, de humedad, de altas temperaturas, de roedores, de insectos, de luz y a prueba de contaminación y deben mantenerse limpios y bien ventilados. 7.2 El almacén de archivos debe utilizarse exclusivamente y no deben almacenarse elementos no relacionados con archivos. Está estrictamente prohibido almacenar artículos inflamables y explosivos dentro y fuera de la sala de archivos. 7.3 Los archivos de audio y video archivados con el volumen deben conservarse por separado para evitar la magnetización y deben copiarse periódicamente de acuerdo con el período de almacenamiento. 7.4 El personal de gestión de archivos debería inspeccionar e inventariar periódicamente los archivos y tomar medidas preventivas oportunas para reparar y copiar archivos dañados, comidos por insectos, mordidos por ratas, deteriorados y descoloridos. Si descubre archivos perdidos, debe informarlos inmediatamente a los líderes pertinentes y buscarlos activamente. 8. Disposiciones complementarias 8.1 El derecho de modificar e interpretar este sistema corresponde a la reunión de presidencia de la sociedad. 8.2 Este sistema entrará en vigor a partir de la fecha de emisión.