Sistema de gestión de la información

1. Principios Generales

Los archivos del grupo son un elemento indispensable en las oficinas administrativas y actividades comerciales del grupo. Para estandarizar la gestión de archivos del grupo, garantizar la integridad y confidencialidad de los archivos, agilizar los procedimientos de trabajo, aclarar las responsabilidades laborales y evitar la pérdida de datos, este sistema está especialmente formulado.

1. Todos los documentos y materiales con referencia y valor de utilización generados por los distintos departamentos y filiales de la sede del grupo en las actividades laborales deben ser presentados al Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo para su respaldo de forma regular. de conformidad con la normativa para garantizar que el Departamento Administrativo del Grupo actúe como El departamento homólogo de la gestión de archivos del grupo garantiza la integridad, continuidad y autenticidad de sus materiales de archivo.

2. El Departamento Administrativo y de Recursos Humanos de la sede central del grupo es el responsable de la gestión y archivo de los expedientes del grupo, y supervisa y orienta la gestión de los expedientes de cada filial. El responsable de cada filial debe prestar atención al manejo de documentos e información en la unidad y asignar personal de tiempo completo o parcial para que se encargue de este trabajo.

2. Alcance de la presentación

1. Todos los documentos y materiales (documentos oficiales, telegramas, faxes, gráficos, materiales electrónicos, cartas, periódicos, grabaciones de audio y video, etc.) reflejan las actividades laborales de la empresa. Aquellos con valor de referencia pertenecen al ámbito de archivo.

2. Documentos y materiales para la solicitud, aprobación, registro, terminación y liquidación de la empresa después de la disolución.

3. Documentos y materiales elaborados por la junta general de accionistas, la junta directiva y la junta de supervisores de la empresa.

4. Préstamos de fondos, documentos comerciales (incluidos contratos, declaraciones importantes); , cartas de enlace banco-empresa, etc.)

5. Gobierno, documentos de aprobación de proyectos, contratos;

6. aprobación del director general, decisiones de la empresa, etc.);

7. Documentos de control de avance del proyecto (incluida la correspondencia entre unidades de negocio, etc.), diseño preliminar, modificaciones y planos conforme a obra del proyecto;

8. Cada filial y la sede del grupo El plan de trabajo anual y el plan de capital del departamento;

9. Varios contratos firmados por la empresa (incluidos los contratos de venta de viviendas comerciales);

10. Licencia, certificado y sello vigentes de la empresa;

p>

11. Documentos con efecto jurídico y valor de conservación;

12. materiales, incluidos avisos de reuniones, informes, resoluciones, resúmenes, discursos de liderazgo, discursos típicos, informes de reuniones y actas de reuniones, etc.

13. Materiales y archivos electrónicos relacionados con la empresa en los ordenadores de los empleados;

14. Información de honor social obtenida por el grupo y sus filiales; Otros Materiales que necesitan ser archivados y gestionados. Incluye diversos materiales grabados en forma de audio y video que tienen un impacto en las actividades comerciales de la empresa, inscripciones, caligrafía y pinturas, documentos y materiales, así como diversas artesanías conmemorativas proporcionadas y donadas por líderes superiores, celebridades, amigos y unidades cooperativas.

3. Requisitos de Archivo

1. El Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo debe completar inmediatamente el trabajo de archivo y almacenamiento de clasificación, cada subsidiaria debe archivar los registros que deben archivarse; trimestre anterior antes del último día de cada trimestre los documentos y la información se organizan, archivan y envían al Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo para su respaldo.

2. Cada departamento del grupo deberá entregar puntualmente los materiales de archivo ocurridos al departamento administrativo y de recursos humanos. Si es necesario utilizar ciertos materiales, se deben archivar y luego tomar prestados. Cada elemento deberá cumplir estrictamente con el sistema de archivo, y no se permitirá ninguna demora irrazonable o falta de presentación de los documentos e información de respaldo que deban ser archivados.

3. Al momento de presentar documentos de respaldo al Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo, cada filial debe realizar estrictamente los procedimientos de entrega y elaborar un catálogo de acuerdo con la clasificación de los documentos. Al entregar los documentos de respaldo, se deben proporcionar dos listas, indicando el cedente, y una debe estar firmada por el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos de la Sede y conservarse para referencia futura.

4. Los requisitos generales para archivar documentos son: seguir las reglas de formación y características de los materiales de los documentos, mantener la conexión orgánica entre los materiales de los documentos, distinguir diferentes valores y facilitar el almacenamiento y la utilización. En concreto, se deben lograr los siguientes puntos:

(1) El tipo, número de copias y páginas de cada documento en los archivos deben estar completos.

(2) Entre los documentos y materiales archivados, se deben incluir el original y los anexos, las copias impresas y las versiones finales de cada documento, las solicitudes y respuestas, los documentos reenviados y los originales y un mismo documento en varios idiomas. colocados juntos y no deben estar separados; los mensajes y telegramas deben estar todos en un solo volumen.

(3) Los documentos y materiales en el volumen deben ordenarse de acuerdo con diferentes situaciones. Los documentos y materiales inseparables deben ordenarse, es decir, el documento de aprobación está al frente y la explicación al final. reverso; el original está en el frente, el archivo adjunto está en la parte posterior; la impresión está en el frente, se finalizará más tarde;

(4) Los números de página o números de pieza de los documentos y materiales en el volumen debe escribirse en orden. Los documentos encuadernados deben ir acompañados uniformemente de texto en la esquina superior derecha del anverso y en la esquina superior izquierda del reverso de cada página. Los archivos no encuadernados deben estar numerados en la parte superior derecha de cada documento del volumen, y los gráficos y materiales audiovisuales; También deben estar numerados en la parte posterior de los gráficos o materiales audiovisuales.

(5) De acuerdo con el nivel de confidencialidad y el período de almacenamiento de varios archivos, el catálogo de archivos debe completarse uno por uno en el formato prescrito. Los títulos de los documentos y materiales no deben cambiarse ni simplificarse en ningún momento. testamento; si no hay título, se debe escribir el título. Si hay título, se debe escribir el título. Los documentos sin contenido sustantivo deben ser verificados de forma clara y relevante. elementos completados; el directorio de documentos del volumen se encuentra en el título del volumen.

(6) Los materiales audiovisuales deben indicar el tema, hora, ubicación, contenido central, persona responsable, etc. de la grabación de video o audio.

4. Período de conservación de los archivos

1. El período de conservación de los documentos y archivos se establece en permanente, a largo plazo y a corto plazo. El largo plazo es de unos 16 a 50 años y el corto plazo es de menos de 15 años y más de 3 años.

2. Principios para determinar el período de conservación de los documentos del grupo

(1) Todos los archivos que reflejan las principales actividades funcionales de la empresa y las características históricas básicas y tienen valor a largo plazo para la empresa. se clasifican como ahorro permanente.

(2) Se clasifican como almacenamiento a largo plazo todos los documentos y materiales que reflejan las actividades generales de la empresa durante un largo período de tiempo y tienen un valor de referencia para el trabajo de la empresa.

(3) Se clasifican como almacenamiento a corto plazo todos los documentos e información que tengan valor de referencia para la empresa en el corto plazo.

5. Nivel de seguridad de los archivos

1. Los archivos se dividen en archivos generales y archivos confidenciales. La clasificación de documentos se divide en dos niveles: ultrasecreto y confidencial. La clasificación de los documentos es propuesta por el remitente del documento y aprobada por el Gerente Administrativo y de Recursos Humanos.

2. Los archivos confidenciales sólo se pueden leer en la sala de archivos y no se permite salir de la sala; las copias de documentos confidenciales deben ser aprobadas por el director de la oficina (gerente del departamento administrativo y de recursos humanos) y el vicepresidente o superior.

3. Los archivos confidenciales solo pueden ser utilizados por el archivero. El uso por parte de otro personal debe ser aprobado por el director de la oficina (gerente del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo) y los líderes a nivel de vicepresidente o superior. .

4. Para los archivos que han alcanzado el período de confidencialidad, solicite a los líderes de departamento y directores de oficina correspondientes (gerente del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo) que identifiquen y descifren los archivos, y realicen la gestión general de archivos. los archivos descifrados y proporcionarlos para su uso de manera oportuna.

Préstamo de archivos del verbo intransitivo

1. Debido a las necesidades de trabajo, cada departamento debe obtener la aprobación del líder del departamento para tomar prestados sus archivos comerciales y luego completar el "Préstamo de archivos". Se puede pedir prestado el registro" en el administrador del fichero "Libro".

2. El préstamo de archivos comerciales no departamentales de la empresa debe ser aprobado por el director del departamento u oficina (gerente del Departamento Administrativo de Recursos Humanos del Grupo) al que pertenecen los archivos.

3. Los expedientes prestados deberán seguir estrictamente los procedimientos de registro, debiendo contabilizarse y cancelarse los expedientes devueltos en el libro de registro.

4. Las personas que toman prestados archivos no pueden filtrar, alterar, desmontar, prestar, copiar o sacar los archivos. Si existe la necesidad de préstamo o préstamo de archivos en circunstancias especiales, deberá ser aprobado por el director de la oficina (gerente del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo).

5. El acceso y la copia de archivos confidenciales deben ser aprobados por el director de la oficina (gerente del departamento administrativo y de recursos humanos) y los líderes superiores al nivel de vicepresidente.

6. Los archivos prestados deben devolverse inmediatamente después de su uso y el período de préstamo generalmente no debe exceder los diez días.

7. Los prestatarios deben conservar los archivos correctamente y no perderlos.

8. Todos los documentos y materiales prestados no pueden copiarse sin permiso. Si es necesario para el trabajo, se manejará de acuerdo con las normas de confidencialidad pertinentes de la empresa.

7. Gestión de archivos informáticos

1. Todas las computadoras de los empleados deben designar un área especial para almacenar documentos y materiales relacionados con la empresa, y configurar carpetas específicas para los empleados en el almacenamiento designado. Los empleados que usan computadoras deben Esta carpeta configura subcarpetas para almacenamiento clasificado.

2. El director de oficina de cada filial (gerente del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo) es el responsable de la gestión de los ficheros informáticos. Todos los empleados de la empresa deben registrar verazmente las áreas informáticas y los nombres de las carpetas con el responsable de la gestión informática; el responsable de la gestión de archivos informáticos debe comprobar periódicamente las computadoras de la unidad en función de las áreas de almacenamiento registradas.

Ocho.

Identificación y destrucción de archivos

1. El Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo realiza evaluaciones periódicas de los archivos y los archivos que han superado el período de retención son destruidos de acuerdo con la normativa.

2. El trabajo de tasación de archivos es presidido por el gerente del Departamento Administrativo de Recursos Humanos del Grupo, con la participación de los departamentos pertinentes, y se forma un equipo de tasación de archivos para revisar uno por uno los expedientes autentificados y presentar opiniones sobre conservación y destrucción.

3. Los materiales de archivo pueden destruirse sólo después de la aprobación del presidente del grupo.

4. La destrucción de materiales de archivo debe ser supervisada por dos o más personas en un lugar designado. La persona que supervisa la destrucción debe firmar la lista de destrucción.

Nueve. Castigo

1. Cualquier subsidiaria del grupo viola este sistema y retrasa injustificadamente o no presenta los documentos de respaldo y la información que debe archivarse una vez descubierta, debe enviarse dentro de un límite de tiempo. para presentarse después de ser instado, se ordenará a la persona a cargo del departamento de documentos que Además de escribir una inspección por escrito con el líder de la unidad, también se impondrá una multa de 100 a 500 yuanes y las críticas se circularán dentro del grupo.

2. Cualquier grupo que viole el inciso 4 del artículo 6 de este sistema, filtre secretos de archivos de la empresa, altere, desmonte o transfiera, copie o preste archivos sin la aprobación del director de la oficina (gerente de administración del grupo). Todos los empleados recibirán una multa de 500 a 1.000 yuanes, respectivamente, a los líderes de departamento y a los partidos, según las circunstancias específicas, y se les notificará de las críticas que causen consecuencias adversas y se les considerará legalmente responsables según la gravedad del caso.

3. Si algún empleado del grupo infringe el apartado 6 del artículo 6 de este sistema y no devuelve el préstamo dentro del plazo del préstamo, éste será devuelto dentro del plazo y el interesado será sancionado. Ordenó escribir una inspección escrita.

4. Todo empleado del grupo que viole el inciso 7 del artículo 6 de este sistema y pierda expedientes deberá denunciarlo inmediatamente. Si se pierden archivos o se filtran secretos comerciales de la empresa, lo que provoca consecuencias adversas, se perseguirán las responsabilidades pertinentes según la gravedad del caso.

5. Si un personal de archivos pierde, regula el proceso de revisión de archivos sin autorización o proporciona secretos de archivos filtrados, se impondrán sanciones disciplinarias y multas correspondientes según la gravedad del caso, hasta que se investigue la responsabilidad legal. de conformidad con la ley.

6. Cualquier empleado del grupo que viole el artículo 7 de este sistema, no guarde los archivos informáticos requeridos o no se someta a la inspección requerida, estará sujeto a las sanciones disciplinarias y multas correspondientes.

X. Condiciones Complementarias

1. Este sistema entró en vigor en septiembre de 2007.

2. El Departamento Administrativo y de Recursos Humanos del Grupo es el responsable de explicar este sistema.

3. Cada filial deberá formular reglas de implementación específicas basadas en este sistema y combinadas con la situación real de la unidad.

4. Si las normas anteriores pertinentes son incompatibles con estas medidas, prevalecerá este sistema.

XI. Anexo: Alcance del archivo de todas las filiales y departamentos del Grupo.