¿Qué beneficios pueden aportar los sistemas EDI a las empresas?
A través del sistema EDI, se pueden brindar al comprador los siguientes beneficios: (1) Dado que los datos de adquisición se transmiten directamente al proveedor, se pueden evitar las pérdidas causadas por el suministro inoportuno de materiales. Por ejemplo, después de que el fabricante japonés de productos químicos Kao y el minorista Jasko establecieran EDI, la tasa de falta de existencias de Jasko se redujo a la mitad (2) la adquisición automática se realizó a través del sistema de pedidos electrónicos, lo que mejoró la tasa de rotación de productos básicos; La tasa de rotación del inventario de Jasko aumentó en un 30%; (3) Los costos de circulación se reducen y los compradores no necesitan establecer inventario, lo que ahorra grandes costos.
El establecimiento del sistema EDI también tiene muchos beneficios para la logística, el transporte y el almacenamiento: (1) Realiza la intensificación de las operaciones logísticas. Para reducir costos e inventario, la demanda solo compra los bienes necesarios en el momento necesario y en la cantidad necesaria, lo que ha llevado a la tendencia de distribución multifrecuencia y de lotes pequeños en el transporte logístico. El sistema EDI del departamento de servicios de logística y transporte tiene información más oportuna, por lo que puede realizar entregas de manera más intensiva (2) Crea condiciones para que el departamento de almacenamiento reduzca el inventario o incluso no logre ningún inventario; La mayor carga para el departamento de almacén es el gran inventario. Una vez establecido el sistema EDI, todos los proveedores se envían al departamento de logística y almacenamiento mediante transporte de acuerdo con las necesidades de adquisiciones, creando condiciones para no lograr inventario.
Las soluciones de adquisición de información se han convertido en un nuevo punto de acceso desarrollado por muchos fabricantes de software y hardware, y ahora también son comunes los productos maduros. Estas soluciones diseñan todos los aspectos de la adquisición de información para programar y automatizar el proceso de adquisición. Algunas soluciones han sido reconocidas por las empresas, como el sistema de adquisiciones electrónicas BBP (Business to Business Procurement) que se ha implementado en Qingdao Haier Group.
Sin embargo, obtener información es más que simplemente elegir el software de una empresa. De hecho, la adquisición de información no sólo afecta el proceso de adquisición de la empresa, sino que también penetra en todas las operaciones comerciales de la empresa, lo que cambiará fundamentalmente el modelo operativo de la empresa. Sólo integrando sistemas internos y externos y desarrollando hardware y software puede una empresa establecer un sistema de adquisición de información que funcione bien y aprovechar al máximo las ventajas de la adquisición de información.
La realización gradual de la adquisición de información interna de la empresa debe estar respaldada por sistemas de información internos. Sólo realizando la informatización interna de la empresa la adquisición de información puede funcionar mejor. Acelerar la construcción de la informatización interna dentro de las empresas debería ser una máxima prioridad. Al construir una intranet empresarial y aplicar un sistema de gestión ERP, todos los aspectos de adquisiciones, ventas, inventario, producción, finanzas, planificación, etc. de la empresa se conectan a través de la red, y luego la red se extiende al exterior de la empresa para conectarse con el sistema de adquisición de información, convirtiéndose así en la base para la adquisición de información.
Además, las empresas utilizan software de adquisición de información que se adapta a sus propias características para llevar a cabo la adquisición de información, lo que requiere que todo el trabajo de adquisición, como la formación de los requisitos de adquisición, el llenado de solicitudes de compra, la aprobación de la adquisición y la emisión. de los pedidos deben pasar a través de la Red, implementada con la ayuda de software informático. Por lo tanto, el papel del sistema de adquisición de información es muy importante. Actualmente existe una gran cantidad de software de este tipo en el mercado, pero cada software tiene diferentes enfoques y puntos de partida, y cada software tiene sus propias ventajas y desventajas. Esto requiere que las empresas elijan el software que mejor satisfaga sus necesidades en función de su escala y ciclo de adquisiciones. No deben perseguir ciegamente funciones poderosas ni adoptar unilateralmente productos de grandes empresas extranjeras. Deben adherirse al principio de "lo más adecuado es lo mejor" para evitar el final de gastar mucho dinero pero no hacer las cosas. En términos generales, el software de adquisición de información debe basarse en Internet, incluida la certificación, la consulta y el pago de la CA. También se deben proporcionar directorios de socios comerciales, servicios de fijación de precios y capacidades de integración, según sea necesario; deben poder integrarse con sistemas back-end como ERP y automatización de oficinas. Además, la interfaz de trabajo del gerente de compras debe ser amigable, sencilla y fácil de operar. Por supuesto, además de comprar software terminado, las empresas también pueden confiar a empresas de software o profesionales informáticos empresariales el desarrollo y diseño real de software de adquisiciones que satisfaga las necesidades de la empresa, a fin de servir mejor al negocio de adquisiciones de la empresa.
Lo anterior presenta la adquisición de información, sus ventajas, el entorno empresarial y el soporte de software para la adquisición de información. Ahora volvamos al caso. La situación logística de la empresa en el caso se debe a una mala comunicación entre el departamento de compras, el departamento de transporte, el departamento de almacenamiento y los proveedores, lo que conlleva un aumento de los costos logísticos de la empresa. Si las empresas quieren reducir fundamentalmente los costos logísticos, necesitan fortalecer la comunicación de información en las actividades logísticas, y la adquisición de información basada en EDI antes mencionada puede resolver fundamentalmente el problema de la comunicación de información en las actividades logísticas empresariales.
En resumen, si la empresa en el caso quiere reducir fundamentalmente los costos de logística, puede considerar comenzar desde el enlace de adquisiciones, establecer un modelo de adquisiciones basado en información y establecer gradualmente un modelo basado en información que incluya almacenamiento, transporte y otros enlaces. Afortunadamente, las empresas del caso ya tienen experiencia en la implementación y aplicación de ERP. Las empresas solo necesitan invertir una cierta cantidad de mano de obra y recursos materiales, cooperar con los proveedores y establecer un sistema de adquisición de información basado en EDI para garantizar una comunicación de información oportuna y eficiente en las actividades logísticas, reduciendo así en gran medida el costo de inventario del departamento de almacenamiento y el Costo logístico general de la empresa.