¿Cómo organizar y archivar los datos de finalización?
Hora: 4 de junio de 2003 15:22:59
DA/T28—2002
1 Alcance
Esta norma Estipula los requisitos y métodos para el archivo y la organización de documentos de los principales proyectos de construcción nacionales (proyectos).
Esta norma se aplica a la preparación, presentación y aceptación de documentos de terminación de grandes proyectos de construcción a nivel nacional, tales como nuevas construcciones, ampliaciones, reconstrucciones y transformaciones tecnológicas. Otros proyectos de construcción pueden hacer referencia a esta norma.
2 Documentos normativos de referencia
Las disposiciones de los siguientes documentos se convierten en disposiciones de esta norma por referencia. Para los documentos de referencia fechados, cualquier enmienda posterior (excluidas las erratas) o revisiones no se aplican a esta norma. Sin embargo, se alienta a las partes de un acuerdo basado en este estándar a investigar si se pueden utilizar las últimas versiones de estos documentos. Para documentos de referencia sin fecha, se aplica la última edición de esta norma.
GB/T 10609.3 Método de plegado de dibujos de reproducción técnica
Las "Medidas provisionales para la propiedad y el movimiento de archivos de construcción urbana" emitidas por la Administración de Archivos del Estado [1997] No. 20 .
3 Términos y definiciones
Los siguientes términos y definiciones se aplican a este estándar.
3.1
Proyecto constructivo del proyecto de construcción
Se refiere a los activos fijos formados por la construcción, instalación y otras actividades, que se componen independientemente según un diseño general. .
Una unidad con contabilidad económica unificada, forma organizativa independiente y gestión administrativa unificada.
3.2
Unidad de proyecto única del proyecto
Se refiere al proyecto de construcción con documentos de diseño independientes y la capacidad de organizar de forma independiente la construcción, la producción independiente o el trabajo posterior. terminación.
Un proyecto rentable.
3.3
Subunidades de proyectos unitarios
se refiere a documentos de diseño independientes que pueden organizar la construcción de forma independiente, pero no pueden ejercer de forma independiente la capacidad de producción o los beneficios del proyecto una vez finalizado. .
Ingeniería.
3.4
El registro del documento del proyecto del proyecto
Se refiere a todo el proceso del proyecto de construcción, incluido el establecimiento, aprobación, licitación, estudio, diseño, construcción, supervisión y aceptación de terminación formada en.
Todos los documentos en forma de texto, gráficos, audio y vídeo, etc. , incluidos los documentos previos al proyecto, los documentos de finalización del proyecto y la aceptación de la finalización del proyecto.
Documentos, etc.
3.5
Documentos previos al proyecto Registros previos al proyecto
se refiere al proceso de establecimiento, aprobación, licitación, estudio, diseño, preparación del proyecto, etc. . antes del inicio del documento formado del proyecto.
3.6
Los documentos de finalización del proyecto registran la finalización del proyecto
Documentos que reflejan el proceso de construcción (instalación del edificio) y la verdadera apariencia del proyecto al finalizar, compuestos principalmente de artículos
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Documentos de construcción del proyecto, planos de finalización del proyecto y documentos de supervisión.
3.7
Documentos de construcción del proyecto y registros de implementación del proyecto
Haga referencia a los documentos formados durante el proceso de construcción del proyecto que reflejan el estado de construcción e instalación del proyecto.
3.8
Planos conforme a obra
se refiere a los dibujos elaborados en función de las condiciones reales del proyecto después de su finalización.
3.9
Documentos de supervisión del proyecto y registros de supervisión
Referirse a los documentos utilizados por la unidad de supervisión para controlar la calidad, el progreso y el uso de los fondos de construcción.
3,10
Documentos de aceptación de finalización del proyecto: registros de inspección de finalización
Se refiere a los documentos formados durante la operación de prueba después de la finalización del proyecto y durante el aceptación de finalización del proyecto.
3.11
El archivo del proyecto
se refiere a los documentos del proyecto identificados, clasificados y archivados.
3.12
Archivo de registros del proyecto
Las unidades de diseño, construcción y supervisión del proyecto de construcción deberán reportar a la unidad de construcción o al contratista encargado por ésta. al finalizar el proyecto.
Todos los documentos correspondientes: Las unidades de construcción del proyecto y las instituciones presentarán periódicamente los documentos formados y organizados en cada etapa del proyecto a la agencia de gestión de archivos.
3.13
Transferencia de archivos del proyecto
Después de la finalización y aceptación del proyecto. La unidad de construcción deberá presentarlo al propietario, a la unidad de producción y uso y al propietario del proyecto de acuerdo con el contrato, acuerdo y reglamento.
El departamento de gestión y los departamentos de gestión de archivos correspondientes entregan los archivos pertinentes del proyecto.
4 Reglas Generales
4.1 La unidad de construcción del proyecto (propietario, persona jurídica del proyecto) es responsable de organizar, coordinar y orientar la unidad de levantamiento y diseño, la unidad de construcción y la unidad de supervisión. preparar documentos de finalización del proyecto y organizar documentos del proyecto.
4.2 Al firmar contratos y acuerdos de diseño, construcción y supervisión del proyecto, se deben establecer cláusulas especiales para aclarar las responsabilidades para la presentación de los documentos correspondientes del proyecto y el archivo de los documentos presentados.
4.3 La recopilación, ordenación, archivo y transferencia de los archivos del proyecto debe realizarse simultáneamente con la preparación, construcción y aceptación de finalización del proyecto. Los archivos del proyecto deben ser completos, precisos y sistemáticos.
4.4 La unidad de construcción, la unidad de estudio, la unidad de diseño, la unidad de construcción, la unidad de supervisión y los proveedores de materiales, componentes y equipos deberán completar los documentos de terminación dentro de su respectivo ámbito de responsabilidad o según lo estipulado en el contrato de conformidad con los requisitos de esta especificación. Preparación y archivo de documentos del proyecto.
5 Colección de documentos del proyecto
5.1 Formación y acumulación de documentos del proyecto
Los documentos del proyecto son fondos generados durante el proceso de construcción del proyecto. Su formación, acumulación y gestión deben incluirse en el plan de construcción del proyecto y el alcance de las responsabilidades, estándares de trabajo o sistemas de responsabilidad laboral de los departamentos y personal relevantes, y se deben tomar las medidas correspondientes de inspección, control y evaluación. 5.2 Recopilación y responsabilidades de los documentos en cada etapa de la construcción del proyecto
5.2.1 Etapa de preparación del proyecto
Cada agencia de la unidad de construcción es responsable de recopilar, acumular y organizar los documentos y equipos del proyecto. , tecnología y documentos relacionados con el extranjero: La unidad de estudio y diseño es responsable de recopilar y acumular documentos de estudio y diseño, y de presentar información de diseño básica relevante y documentos de diseño al departamento de archivos de la unidad de construcción de acuerdo con las regulaciones.
5.2.2 Etapa de construcción del proyecto
Si el proyecto es una contratación general, cada unidad de subcontratación es responsable de recopilar, acumular y organizar todos los documentos del proyecto de subcontratación, y presentarlos a la unidad de contratación general para resumen; la unidad de construcción emite contratos para varias unidades. Todos los contratistas son responsables de recopilar y acumular todos los documentos de sus proyectos contratados; la unidad de supervisión del proyecto es responsable de recopilar y acumular los documentos de supervisión del proyecto.
La unidad de supervisión del proyecto encomendada por la unidad de construcción es responsable de supervisar e inspeccionar la recopilación, acumulación, integridad, exactitud, estado del sistema, revisión y firma de los documentos de finalización durante la construcción del proyecto. Y presentar informes especiales relevantes, materiales de verificación y otros documentos de supervisión a la unidad de construcción.
5.2.3 Fase de operación de prueba del proyecto
La unidad de puesta en servicio es responsable de recopilar y acumular los documentos generados durante el proceso de preparación y puesta en servicio de la tecnología de producción: la unidad de suministro de equipos y gestión financiera del proyecto o El departamento es responsable de recopilar y acumular los documentos generados durante el proceso de suministro de equipos y gestión financiera de los proyectos contratados.
5.3 Alcance de la recopilación
Los documentos que reflejen actividades funcionales importantes relacionadas con el proyecto y varios soportes con valor de referencia deben recopilarse en su totalidad e incluirse en los archivos del proyecto de construcción.
Consulte el Apéndice A para conocer el alcance del archivo y el período de almacenamiento de los documentos del proyecto.
5.4 Tiempo de recolección
Se deben recolectar varios documentos a tiempo de acuerdo con el orden de formación de los documentos o finalización del proyecto: los documentos para la introducción de tecnología y equipos deben ser recolectados por la unidad de construcción. o la unidad contratante encargada Regístrese y archive primero, luego traduzca, modifique, copie y distribuya para su uso.
5.5 Requisitos de calidad de los documentos del proyecto
5.5.1 La escritura debe ser clara y los dibujos deben ser claros. Los cuadros están ordenados y los procedimientos de firma están completos.
5.5.2 Los documentos que requieran conservación permanente y a largo plazo no deben escribirse ni dibujarse con materiales de escritura que se desvanezcan fácilmente (tinta roja, tinta azul pura, bolígrafo, papel carbón, lápiz, etc. .). ).
5.5.3 La claridad y firmeza de la escritura, líneas e imágenes de documentos y fotografías copiados e impresos deben cumplir con los requisitos de calidad de calibración del equipo.
5.5.4 Los archivos de audio y vídeo deben garantizar la validez del soporte.
5.5.5 Se deben utilizar discos ópticos no borrables para la conservación a largo plazo de archivos electrónicos.
6 Preparación de los documentos de finalización del proyecto
6.1 Requisitos para la preparación de los documentos de finalización
6.1.1 Después de la finalización de la construcción y puesta en servicio del proyecto, la unidad de construcción y La unidad de supervisión deberá preparar los documentos de finalización del proyecto basados en las condiciones reales, las regulaciones de la industria, los estándares y los requisitos del contrato.
6.1.2 Los documentos de terminación serán preparados por la unidad de construcción y revisados por la unidad de supervisión. Los contenidos principales incluyen: documentos de gestión, documentos de medición, registros originales y documentos de evaluación de calidad de la plataforma integral de construcción, documentos de aseguramiento de calidad y reinspección de materiales (estructura y accesorios), registros de prueba (depuración) y de inspección en sitio, construcción y Lista maestra del proyecto de instalación, descripción del proyecto, planos construidos, informes importantes de accidentes de calidad del proyecto, etc.
6.1.3 Según el Apéndice A y la situación real del proyecto de construcción, recopile aún más los documentos importantes que faltan: si la cantidad de documentos no coincide con la cantidad de copias especificada en el contrato o acuerdo, copie y complementar según sea necesario.
6.1.4 Revisar la exactitud y los cambios de los documentos de construcción, planos de construcción y documentos técnicos de equipos, y modificarlos en instrucciones complementarias para los documentos correspondientes según sea necesario.
6.1.5 Los cambios de diseño, las negociaciones en el sitio y los cambios de materiales relacionados con los planos de construcción se pueden preparar junto con los planos circulares de obra, o se pueden agrupar por separado, pero deben estipularse de manera uniforme por el departamento de gestión del proyecto o la unidad de construcción.
6.1.6 Cualquier documento elaborado con materiales perecederos (como papel carbón y papel térmico) que requiera almacenamiento permanente y a largo plazo debe ir acompañado de copias.
6.2 Requisitos para la preparación de planos de construcción
6.2.1 Para todos los proyectos de construcción nueva, expansión, reconstrucción, transformación tecnológica e introducción de tecnología, los planos de construcción deben prepararse sobre terminación. La unidad de construcción será responsable de la preparación de los planos de obra. Si el departamento industrial competente estipula que la unidad de diseño preparará los planos de construcción o la unidad de construcción confía a la unidad de diseño la preparación de los planos de construcción, se aclararán las responsabilidades de la unidad de construcción y de la unidad de supervisión.
6.2.2 Los planos construidos deben ser completos, precisos, claros, estandarizados y modificados en el lugar, reflejando verdaderamente la situación real en el momento de la aceptación de la finalización del proyecto.
6.2.3 Si no hay cambios en la construcción de acuerdo con los planos de construcción, la unidad que prepara los planos de construcción deberá sellar y firmar los planos de terminación en los planos de construcción.
6.2.4 Cambios al dibujo general y cambios que cumplan con los requisitos de cambios de barra o cambios cruzados. Se puede cambiar en la imagen original. Sellar y firmar el sello de finalización.
6.2.5 Cambios importantes en la forma estructural, proceso, diseño, ingeniería, etc. Y el área de la superficie circular cambia en más del 35%. Los dibujos conforme a obra deben volver a dibujarse. Los redibujos deben numerarse según los círculos originales y se debe agregar la palabra "Completado" al final. O indicar "Etapa Completa" en el icono del nuevo dibujo.
Y firma el sello de finalización.
6.2.6 Copias de planos estándar del mismo edificio y estructura. No es necesario compilar los dibujos generales en dibujos de obra, pero los números de los dibujos deben figurar en el catálogo de dibujos, se debe anotar la ubicación de los dibujos y las instrucciones de preparación deben indicar que los diferentes edificios y estructuras deben compilarse por separado. .
6.2.7 La unidad de construcción será responsable o confiará a una unidad calificada la preparación del plan general del proyecto y el plano integral de terminación de la tubería.
6.2.8 Los dibujos completos deben plegarse uniformemente de acuerdo con GB/T 10609.3.
6.2.9 Preparar la descripción general de los planos de construcción y las instrucciones de preparación de cada especialidad, y explicar los principios para la preparación de los planos de construcción, el catálogo de cada especialidad y la preparación. estado.
6.3 Cómo cambiar los dibujos construidos
6.3.1 Los cambios en palabras y números generalmente se realizan en forma de líneas; Los cambios en los gráficos locales se pueden marcar con un círculo en el espacio en blanco original y volver a dibujar.
6.3.2 Si se utilizan planos de construcción para la modificación, se debe indicar en el lugar de la modificación el nombre, fecha, número y número de cláusula del documento en el que se basa la modificación.
6.3.3 Si no se puede expresar claramente en el dibujo, se debe explicar en el texto arriba o a la izquierda del bloque de título.
6.3.4 Varias instrucciones de salida en el dibujo deben estar paralelas al marco del dibujo. Los cables principales no deben cruzarse y los demás cables no deben quedar cubiertos.
6.3.5 Si hay algún cambio de texto en los requisitos técnicos de construcción o la lista de materiales, se deben cambiar en la posición revisada. Cuando hay muchos cambios, puedes usar notas.
6.3.6 Se deben agregar nuevas descripciones de texto y modificarlas en consecuencia en los dibujos construidos involucrados.
6.4 Uso del sello de finalización
6.4.1 El contenido y el tamaño del sello de finalización se muestran en la Figura 1.
6.4.2 Todos los planos construidos deberán ser sellados y firmados uno por uno por la unidad de preparación. El contenido del sello de finalización debe ser completo y claro, y no se permiten firmas en nombre de otras personas.
6.4.3 Si el departamento industrial competente estipula que la unidad de diseño prepara planos de construcción, los nuevos planos pueden utilizar iconos de construcción y firmarse según sea necesario. El contenido y el formato del ícono conforme a obra están estipulados uniformemente por la industria.
6.4.4 El sello de finalización debe estamparse con tinta roja en el espacio en blanco cerca del bloque de título.
6.5 Revisión de los planos de obra
6.5.1 Una vez completados los planos de obra, la unidad de supervisión debe supervisar y ayudar a la unidad de preparación de planos de obra para verificar la preparación de los dibujos construidos si se encuentran inexactitudes u omisiones, deben modificarse y complementarse a tiempo.
6.5.2 Los planos conforme a obra deben ser coherentes con el diseño de los planos de construcción, los cambios de diseño, las negociaciones, los cambios de materiales, la construcción y los registros de inspección de calidad.
6.5.3 Los planos de construcción deben prepararse de acuerdo con los proyectos unitarios, de equipo o mayores, y contar con instrucciones de preparación detalladas y catálogos.
6.5.4 Los planos de construcción deben utilizar planos de construcción nuevos o limpios, y estar sellados y firmados según sea necesario.
6.5.5 Un aviso de cambio implica varios dibujos. Si los dibujos no están en el mismo volumen, se debe adjuntar una copia al volumen correspondiente o anotarse en la lista de referencias.
6.5.6 Introducir proyectos, introducir tecnología o contratar proyectos extranjeros. Los planos de construcción proporcionados por la parte extranjera deberán ser firmados y confirmados por la parte extranjera.
6.6 Número de conjuntos de planos de obra
Generalmente, hay dos conjuntos de planos de obra. El proyecto se entregará de la unidad de construcción al propietario y a la unidad de producción (usuario); en el caso de proyectos que requieran la aceptación de la unidad de supervisión de la construcción o del departamento de supervisión superior, se manejarán de acuerdo con los requisitos del departamento competente. Para proyectos construidos bajo diseño FIDIC, construcción y condiciones de contrato llave en mano, la cantidad de planos completos se deberá presentar de acuerdo con las condiciones del contrato. Para proyectos de construcción clave en las áreas de planificación de ciudades grandes y medianas, se deben preparar planos de construcción separados de los edificios principales y tuberías integrales relacionadas con la construcción, planificación y gestión urbanas de conformidad con las disposiciones del artículo 5 del "Provisional". Medidas para la Propiedad y Flujo de los Archivos de la Construcción Urbana".
6.7 El costo de preparar los planos de construcción
6.7.1 El costo de preparar los planos de construcción se liquidará en la inversión de construcción del proyecto y será determinado por la unidad constructora o departamento correspondiente al firmar el contrato con la unidad contratante.
6.7.2 La unidad de construcción deberá presentar dos juegos de documentos de finalización formados dentro de su ámbito de responsabilidad a la unidad de construcción, y los costos serán asumidos por la unidad de construcción.
6.7.3 Si el departamento competente de la unidad de construcción requiere un aumento en el número de unidades o el departamento de industria competente requiere que la unidad de diseño prepare planos de construcción, el costo correrá a cargo de la unidad de construcción. unidad.
6.7.4 Si el dibujo necesita ser rediseñado debido a modificaciones, la unidad de diseño será responsable del costo del nuevo dibujo, salvo las mismas disposiciones.
6.8 Requisitos del contrato
6.8.1 En el proyecto de construcción, todas las partes deben acordar las responsabilidades para la preparación y presentación de los planos construidos en forma de contrato; puede especificarse en el contrato de construcción o en el Reglamento del contrato de diseño. También es posible firmar un contrato por separado para preparar planos de obra.
6.8.2 Si la unidad de construcción prepara planos de construcción, deberá especificar en el contrato de diseño el número de juegos de planos de construcción reservados para los planos de construcción (incluido el número requerido y el número requerido). por el departamento competente), así como el número de nuevos planos añadidos debido a modificaciones. Responsabilidad: Si la unidad de diseño prepara planos as-built, podrá firmar un contrato separado para la preparación de planos as-built.
6.8.3 El contrato de construcción debe especificar el nombre, contenido, versión, número de copias, tiempo, costo, requisitos de calidad y responsabilidad por incumplimiento contractual de los documentos del proyecto presentados por la unidad constructora.
6.8.4 El contrato de supervisión debe especificar la responsabilidad de la unidad de supervisión de revisar los documentos de finalización y presentar los documentos de supervisión a la unidad de construcción.
7 Disposición y archivo de los documentos del proyecto
7.1 Disposición de los documentos del proyecto
7.1.1 Todos los documentos de ingeniería formados por el proyecto de construcción deben estar documentados por La formación La unidad lo organizará de conformidad con las reglamentaciones nacionales pertinentes y los requisitos de gestión de archivos.
7.1.2 Los documentos del proyecto previo a la construcción, los documentos técnicos del equipo, los documentos de puesta en servicio y los documentos de aceptación formados o recibidos por varias agencias de la unidad de construcción se clasificarán por año, proyecto único o proyecto unitario según la naturaleza y el contenido de los documentos.
7.1.3 La información básica y los documentos de diseño de proyectos formados por la unidad de estudio y diseño deben organizarse según proyectos o especialidades.
7.1.4 Los documentos técnicos de construcción deben organizarse en etapas según la especialidad de un solo proyecto: los registros de inspección y aceptación, los documentos de evaluación y supervisión de calidad deben organizarse según los proyectos unitarios.
7.1.5 El patrocinador deberá compilar los documentos de reclamaciones de inspección de equipos, tecnología, procesos, patentes y productos básicos, las traducciones utilizadas en el sitio, los dibujos no estándar, los dibujos conforme a obra, los cambios de diseño, la depuración y; mantenimiento formado durante el proceso de instalación y puesta en servicio Los documentos y los documentos de manejo de accidentes de ingeniería serán compilados por la unidad de construcción.
7.2 Composición de los documentos del proyecto
7.2.1 La prueba de examen debe seguir las reglas de formación y las características completas de los documentos del proyecto, y mantener la conexión orgánica de los documentos en la prueba de examen. : clasificación científica, organización legal Los documentos y procedimientos están completos. Cumplir con los requisitos de gestión de archivos.
7.2.2 Los documentos de construcción del proyecto deben agruparse por proyectos individuales, proyectos unitarios o dispositivos, etapas, estructuras y planos principales del proyecto deben agruparse por arquitectura, estructura; , agua y electricidad, climatización, ascensores, protección contra incendios, agrupación de pedidos respetuosos con el medio ambiente, documentación de dispositivos agrupados por especialidades, piezas de escritorio, etc. Los documentos de gestión se agrupan por problema, tiempo o base del proyecto, los documentos de aceptación de base y finalización se agrupan por idioma, las pruebas de materia prima se agrupan por proyectos individuales y proyectos unitarios.
7.2.3 No se repetirán los documentos e información del volumen; no se repetirán los documentos con distintos plazos de conservación en un mismo volumen. El período de almacenamiento de este volumen es de largo a largo.
7.3 Disposición de los expedientes y documentos dentro de los expedientes
7.3.1 Los documentos de gestión se ordenan según asunto, tiempo e importancia.
7.3.2 Los documentos de construcción deben organizarse de acuerdo con los registros de gestión, cimentación, construcción, instalación, pruebas y experimentos, evaluación y aceptación, etc.
7.3.3 Los documentos del equipo deben organizarse en el orden de cimentación, desembalaje y aceptación, selección aleatoria, instalación y depuración, operación y mantenimiento, etc.
7.3.4 Los planos de obra están ordenados por importancia y número.
7.3.5 El texto general de los documentos del volumen está al frente, y los dibujos al reverso; la traducción al frente, y el texto original al reverso; está al frente y los archivos adjuntos están al final; la versión mecanografiada está al frente y la versión final (borrador) está al final;
7.4 Catalogación de documentos de casos
7.4.1 Numeración de páginas de documentos de volumen
Las páginas que contienen contenido de texto en los documentos del volumen deben estar numeradas; posición de escritura del número de página: única Para los documentos escritos en el anverso, el documento está en la esquina inferior derecha dos veces
Para los documentos escritos en el anverso, el anverso está en la esquina inferior derecha y el reverso en; la esquina inferior izquierda; el número de página del patrón está escrito en la esquina inferior derecha o en la esquina superior derecha fuera de la barra de título;
No es necesario volver a escribir los números de página para conjuntos de dibujos o Documentos impresos: los números de páginas son discontinuos entre volúmenes.
7.4.2 La preparación del índice del volumen y el contenido del índice del volumen son los siguientes.
-Número de serie: utilice números arábigos para marcar el orden de los archivos en el volumen a partir de l. Cada archivo tiene un número
-Número de archivo, el número de archivo del; se debe completar el dibujo O el número de dibujo, o el equipo y el código del proyecto;
——La persona a cargo, complete el departamento de formación de documentos o la persona a cargo principal;
- El título del documento. Se debe completar el nombre completo del título del documento;
——Fecha, complete la fecha en que se formó el documento;
——Número de página, los números marcados en el la primera y segunda página de cada documento deben completarse con Número de página;
——Observaciones (completar si es necesario).
7.4.3 Confección de la portada y contraportada del expediente
La portada del expediente puede adoptar dos formas: la portada exterior del expediente y la interior portada del expediente del caso. Los contenidos principales son los siguientes:
——El título del expediente del caso debe revelar de manera concisa y precisa el contenido de los documentos del expediente, incluyendo principalmente el nombre del proyecto, el texto, el nombre del código y
códigos de estructura, componentes y etapas, etc. y nombre. ;El nombre del proyecto debe ser coherente con el proyecto y diseño originales aprobados (incluido el nombre en clave); el título y el contenido principal de los materiales archivados en idiomas extranjeros deben traducirse al chino;
——La unidad de archivo debe complete el departamento de archivo de documentos o el departamento competente al día siguiente;
——Fecha de inicio y finalización, complete la fecha de inicio y finalización del documento en el volumen;
--Periodo de almacenamiento.
El período de almacenamiento especificado al formar el expediente debe completarse de acuerdo con las normas pertinentes;
-Nivel de confidencialidad, el nivel de confidencialidad más alto de los documentos en el archivo debe completarse de acuerdo con las normas de confidencialidad;
-El número de documento será proporcionado por la unidad constructora. Prevalecerá el esquema de numeración de clasificación del expediente del proyecto. Completar el código del proyecto y la clasificación del expediente.
Número y número de serie del expediente.
El período de retención, el número de archivo, el título del archivo o las palabras clave deben completarse en el reverso del documento.
Los números de expediente que aparecen en la portada y el reverso del expediente se rellenan temporalmente con lápiz; serán cumplimentados formalmente por la unidad receptora después de la entrega.
7.4.4 Formulario de examen en el volumen
11. La tabla de referencia del volumen debe indicar el número de documentos y páginas del volumen. El número de expedientes en diferentes soportes (ver ejemplo), indicando
la composición de los expedientes, como declarante, examinador, tiempo de presentación, etc.
Ejemplo; 20 documentos, 100 páginas, 10 fotografías y 1 figura adjunta.
-Las tablas de referencia intravolumen se organizan después de los documentos intravolumen.
——El número de comparación se debe completar con el número de archivo de la unidad de almacenamiento de archivos que refleja el mismo contenido pero en diferentes formas y se conserva por separado, e indicarlo.
Su forma portadora.
7.5 Requisitos para encuadernar documentos
7.5.1 Los materiales de texto se pueden encuadernar de dos formas: encuadernación de volumen completo y encuadernación de un solo documento, pero no es necesario encuadernar dibujos; deberían estar unificados para un mismo proyecto.
7.5.2 No deben existir objetos metálicos en el expediente.
7.5.3 Al encuadernar documentos individuales, se debe estampar y rellenar el sello del número del documento en la esquina superior derecha de la primera página de cada documento del volumen. El sello del número de expediente incluye:
Número de expediente y número de serie.
7.5.4 Los materiales en lengua extranjera deben conservar los documentos originales y su orden, número de expediente y forma de encuadernación.
7.6 Especificaciones y materiales de la piel de laminación y la plantilla de laminación
7.6.1 Las bobinas generalmente toman la forma de cajas de bobinas y abrazaderas de bobinas. Sus especificaciones de apariencia son 310 mm x 220 mm y el espesor es lom.
M, 20mm, 30mm, 40mm, 50mm. Montaje por ambas caras, prensado con cartón kraft.
7.6.2 El tamaño de la portada, índice y tabla de referencia dentro del archivo es 297mmX210mm.
7.6.3 La impresión de la lista de cuadros dentro del archivo debe ser claro y correcto.
7.7 Disposición de los materiales audiovisuales
Los materiales audiovisuales deben ir acompañados de descripciones textuales, registrando los motivos, hora, lugar, personajes, autores, etc.
7.8 Archivo de los documentos del proyecto
7.8.1 Todas las agencias de la unidad de construcción, las unidades contratistas de construcción y las unidades de supervisión serán responsables de la finalización del proyecto de construcción. Los documentos del proyecto formados después de la clasificación y catalogación deben archivarse en la agencia de gestión de archivos de la unidad de construcción de acuerdo con los requisitos estipulados en el acuerdo del contrato.
7.8.2 De acuerdo a los procedimientos de construcción de capital y las características del proyecto, la presentación se puede realizar por etapas. También se puede presentar junto con los documentos de aceptación de finalización después de que se complete un solo proyecto o proyecto unitario y se apruebe la aceptación de finalización.
7.8.3 Los documentos archivados deben ser completos, completos y sistemáticos, y deben describir y reflejar todo el proceso de planificación, diseño, construcción y aceptación de finalización del proyecto de construcción, registrar verdaderamente y reflejar con precisión el proyecto real; proceso de construcción y finalización La situación, los dibujos y los objetos son consistentes, los datos técnicos son confiables y los procedimientos de firma están completos la calidad de los documentos debe cumplir con las disposiciones de 5.5;
7.8.4 Los documentos que las unidades de estudio, diseño, construcción y supervisión deben archivar deben archivarse por separado de acuerdo con las normas nacionales de gestión de archivos pertinentes y los requisitos del Apéndice A.
7.8.5 Idioma extranjero Los materiales deben traducirse al chino y la traducción firmada por el traductor y el revisor debe archivarse junto con el texto original.
7.9 Revisión de archivos de los documentos del proyecto
Después de que la unidad de construcción recopile, clasifique y clasifique los documentos de finalización del proyecto, serán revisados por la unidad de preparación de documentos de finalización, departamento de supervisión de calidad. ,
El departamento de supervisión revisará la integridad, exactitud y calidad del archivo de los documentos, o realizará una revisión tripartita, que será confirmada y procesada por la unidad de construcción.
Una vez completados los procedimientos de entrega, todos los registros de inspección deben enviarse a la agencia de gestión de archivos de la unidad de construcción.
7.10 Tiempo de presentación de los documentos del proyecto
A excepción del resumen del archivo del proyecto encomendado, el contratista de la construcción deberá presentar los documentos del proyecto dentro de los tres meses posteriores a la finalización de la entidad del proyecto.
Los documentos de propósito deben presentarse ante la unidad de construcción; si hay trabajos de acabado, deben presentarse a tiempo después de que se complete el trabajo.
8. Disposición y transferencia de los archivos del proyecto
8.1 Disposición de los documentos del proyecto
El resumen y disposición de todos los archivos del proyecto debe ser realizado u organizado por el unidad de construcción. Entre sus contenidos se encuentran:
a) Diseño y elaboración unificada en base a las reglas de clasificación y numeración de los expedientes de proyectos de construcción de cada departamento profesional y combinada con la situación real del proyecto.
Basado en el sistema de clasificación y numeración de archivos del proyecto. Los proyectos pequeños se clasifican directamente por proyecto, estructura o mayor; los proyectos grandes y medianos se clasifican por ingeniería o mayor. Hay un género debajo de ellos.
b) Clasificar y numerar uniformemente todos los documentos del proyecto de acuerdo con el sistema de clasificación y numeración de documentos del proyecto si las unidades de producción y de usuario necesitan clasificar y numerar uniformemente de acuerdo con los archivos de la empresa, la unidad de construcción (e instruir); las unidades de diseño, construcción y supervisión) Puede completar temporalmente el número de expediente con un lápiz.
c) Inventario y catalogación de todos los archivos del proyecto, y preparación de directorios y disposiciones de archivos del proyecto.
d) Responsable de la implementación de especificaciones técnicas nacionales e industriales y diversos formatos de documentos técnicos.
8.2 Transferencia de los documentos del proyecto
8.2.1 Una vez aceptados y aceptados los expedientes del proyecto, la unidad constructora deberá, de acuerdo con los requisitos del contrato y el reglamento, dentro de los tres meses después de que el proyecto pase oficialmente la aceptación de finalización, Manejar la transferencia de archivos a las unidades de producción y uso y otras unidades relevantes. Para proyectos que se dividen en etapas o unidades, los expedientes deben entregarse después de que cada etapa o unidad haya pasado oficialmente la aceptación de finalización.
8.2.2 La unidad de construcción, la unidad propietaria, la unidad de producción y usuario y otras unidades relevantes deben pasar por los procedimientos de transferencia de los documentos del proyecto y aclarar el contenido de la transferencia del documento, el número de documentos, el número de dibujos, etc Y existen procedimientos de entrega completos, como contar y firmar. Si la unidad de construcción se convierte en una unidad de producción, se manejará de acuerdo con los requisitos de gestión de archivos de la empresa.
8.2.3 Tras la finalización y aceptación de importantes proyectos de construcción en zonas de planificación de ciudades grandes y medianas. La unidad de construcción deberá presentar los expedientes de proyecto relacionados con la planificación, construcción y gestión urbana a la unidad receptora del expediente de construcción urbana en un plazo de 6 meses.