Elección del CIO: Informe de análisis de la encuesta sobre productos de software OA
Investigación, selección, comunicación de prueba e implementación del mantenimiento posterior a la capacitación
1 Investigación
En la fase de investigación, compare. productos Lo que es más importante es el estudio de los procesos de trabajo importantes y las necesidades de intercambio de datos de varios departamentos de la empresa. Hoy en día, cuando Internet es muy popular, los empleados corporativos a menudo aprenden sobre los sistemas de información registrándose como miembros, enviando y recibiendo correos electrónicos y foros en línea. , y es probable que ya tengan la idea de utilizar una herramienta de información para deshacerse de esas tareas tediosas y repetitivas. De hecho, este es uno de los requisitos más básicos para las funciones del sistema OA. Comprender cuidadosamente sus expectativas y requisitos para la automatización de oficinas en el futuro logrará el propósito de la investigación funcional temprana y también será de gran beneficio para la selección y prueba de productos futuros.
En la investigación de productos, debemos “tirar la red ampliamente y centrarnos en la pesca”. En primer lugar, es necesario saber todo lo posible sobre todos los productos que se encuentran actualmente en el mercado. Cuanta más información sobre el producto, mejor. Lo mejor es tener un CD de demostración o incluso una versión de prueba. Los datos del producto recopilados de esta manera pueden ser más intuitivos y facilitarnos la comprensión de sus funciones. En segundo lugar, se deben utilizar ciertos estándares y preguntas para comprender cada producto. Este estándar debe resumirse de la inspección anterior de esta empresa, es decir, ¿qué problema se quiere solucionar a través de OA? Debe tener un estándar en mente antes de probarlo. No necesariamente tiene que estar por escrito, pero debe tener una idea durante el proceso de investigación del producto. Hay muchos tipos de productos en el mercado. Sólo así podremos encontrar varios productos clave que satisfagan las necesidades de la empresa de manera oportuna y sin esfuerzo, prepararnos para una comprensión y comparación detalladas y sentar una buena base para el trabajo de selección posterior.
En la actualidad, los fabricantes nacionales de OA más conocidos incluyen Panwei, Zhiyuan, Kinghe, Weifeng OA, etc. Fanwei, Zhiyuan y Kinghe son OA a gran escala, adecuados para grandes empresas. Weifeng OA está dirigido a pequeñas y medianas empresas y es un producto de gama media.
La selección de OA depende de las necesidades de la empresa. El que mejor cubra tus necesidades y se adapte a ti es el mejor.
Segundo, selección
En comparación con el trabajo anterior, este paso solo requiere elegir entre varios productos clave seleccionados anteriormente, pero no es más fácil que el trabajo anterior porque no hay mucha diferencia. entre estos productos en la implementación de funciones principales Al igual que en la última entrevista de contratación corporativa, la elección es más difícil. Según mi experiencia no tan rica, creo que deberíamos considerar los siguientes aspectos:
① Considere la estructura del software y elija el software que se adapte a las condiciones de la unidad para facilitar la modificación, expansión y mantenimiento del software. . Aunque todos los sistemas OA actuales son software de uso general, los módulos de software se pueden agregar, eliminar y modificar en cualquier momento según las necesidades del usuario. Sin embargo, si elige diferentes sistemas, el grado de modificación del software definitivamente será diferente, lo que aumenta la probabilidad. costo del software. Desde esta perspectiva, es necesario elegir la estructura del sistema de producto que más se acerque a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, es muy bueno para las pequeñas y medianas empresas elegir Weifeng OA, un sistema OA para pequeñas y medianas empresas que es fácil de expandir, mantener y usar. Pero los grupos grandes pueden, como Zhiyuan, examinar el acceso abierto a gran escala con procesos complejos.
② Considere el servicio posventa y elija un agente de desarrollo que pueda brindar soporte de servicio oportuno. Para resolver fundamentalmente el problema de la garantía del servicio, es necesario localizar los servicios tanto como sea posible, lo que facilitará el servicio oportuno y tarifas de servicio relativamente bajas, de lo contrario, tarifas de servicio cada vez más altas se convertirán en una carga pesada para la unidad. Los sistemas empresariales OA tienen una cobertura relativamente amplia y pueden cubrir más o menos empresas. El sistema OA de ninguna empresa deja de agregarse y mejorarse después de su lanzamiento oficial. Además, una vez que el sistema OA esté en línea, se convertirá en una herramienta diaria esencial para todos los departamentos de la empresa. Por lo tanto, en los próximos tiempos, la importancia del servicio postventa será cada vez más destacada. Las pequeñas y medianas empresas no deben elegir ese sistema de acceso abierto a gran escala. Los OA grandes son costosos, principalmente porque no cuentan con mantenimiento profesional. Por lo tanto, las pequeñas y medianas empresas deben elegir un sistema OA como Weifeng OA que sea fácil de mantener.
③Considere el precio, obtenga más información, compare más e intente elegir el que tenga la mayor relación precio/rendimiento.
Tercero, Prueba
Después de hacer tu elección, es hora de entrar en la fase de prueba. La prueba no es asunto propio del departamento de información, especialmente la parte relacionada con el flujo de trabajo, que también es la parte central de la aplicación del sistema OA. Dado que el personal del Departamento de Información rara vez entra en contacto con el flujo de trabajo de la empresa en su trabajo diario, es difícil comprender los detalles del flujo de trabajo del sistema a través de datos obtenidos únicamente mediante pruebas e investigaciones. Los empleados que están frecuentemente expuestos a los procesos de trabajo corporativos a menudo pueden encontrar lagunas en esta parte porque tienen experiencia personal de eventos accidentales que ocurren en la circulación. Tomando como ejemplo el proceso de implementación de nuestra empresa, aunque realizamos una prueba integral y detallada del sistema antes de comenzar la operación de prueba en toda la empresa, aún ocurrieron muchos problemas inesperados durante la operación de prueba posterior de un mes.
Cuarto, comunicación e implementación
Hay problemas que deben resolverse en las operaciones, lo que implica la comunicación con los desarrolladores. Hay dos puntos a tener en cuenta: primero, cuestiones internas. Si no se trata de una pequeña empresa, normalmente hay al menos dos empleados subalternos responsables de la ejecución del proyecto. Los problemas internos mencionados aquí se refieren a las personas que se comunican con mayor frecuencia con los implementadores de la otra parte. Deben llegar a un acuerdo sobre los problemas existentes en el sistema actual antes de comunicarse entre sí. De lo contrario, pueden surgir desacuerdos sobre cuestiones sin importancia, como la costumbre de utilizar los botones, la simetría de la página, etc. Algunas personas abogan por una mejora, mientras que otras dicen que se mantiene sin cambios. De esta forma, la otra parte definitivamente no tomará la iniciativa para mejorar. Si estos problemas deben corregirse o no puede parecer insignificante, pero sin duda tendrán un impacto negativo en las comunicaciones futuras y lo colocarán en una posición pasiva.
En segundo lugar, debe haber requisitos para los implementadores de la otra parte, y se debe recordar que los problemas que se pueden resolver deben implementarse dentro del tiempo planificado. Para los problemas que el software no puede resolver, se deben dar razones relevantes para que podamos comparar y encontrar información y encontrar otras soluciones. Por lo tanto, debes elegir un fabricante de OA con buen servicio y resistencia, y no elegir aquellos que no tienen resistencia porque es barato.
Verbo (abreviatura de verbo) entrenar
La formación tiene dos vertientes. Uno es la formación de administradores de sistemas; el otro es la formación de usuarios comunes. La capacitación del administrador del sistema es muy importante, porque la familiaridad del administrador del sistema con cada módulo del sistema y la competencia en el uso de las herramientas del software tendrán un gran impacto en la implementación del sistema. Sólo cuando los administradores dominen este conocimiento podrán analizar y solucionar los problemas del sistema y garantizar el funcionamiento normal del sistema. Además, lo mejor es alternar entre explicar la formación y resolver problemas de funcionamiento. Esto ayuda a los usuarios a familiarizarse más rápidamente con el sistema.
Mantenimiento posterior de los verbos intransitivos
En la operación y mantenimiento diario, solo necesitamos hacer una cosa: cuando los usuarios tienen problemas, el administrador del sistema debe resolverlos a tiempo si no pueden. resolverse, comuníquese con el equipo de desarrollo a tiempo. Los administradores del sistema deben mejorar gradualmente su capacidad para resolver problemas en un ciclo de problemas continuos para garantizar el efecto de implementación del sistema OA.
Comprar software significa comprar servicios.
En el extranjero, la opinión de que vender software es vender servicios ha sido ampliamente reconocida. Los fabricantes de software extranjeros obtienen ganancias principalmente cobrando tarifas de servicio. En China, obviamente no es realista que los proveedores de software de colaboración sobrevivan con tarifas de servicio. Pero el núcleo de la venta de software es la venta de servicios. Ésta es la esencia inherente del software colaborativo, pero no ha cambiado. Actualmente, las capacidades de servicio son la “tabla corta” en el segmento de software de cooperación. Para sobrevivir en la feroz competencia del mercado, muchas empresas a menudo descuidan el cultivo de la calidad del servicio de su propio equipo y la construcción de capacidades de servicio corporativo.
La elección del software OA debe considerar de manera integral, por un lado, sus propias necesidades y costos. Por otro lado, también debe considerar la fortaleza del fabricante de OA, la escalabilidad, la mantenibilidad y la facilidad de uso. el software. Si puede considerarse a sí mismo y al fabricante de manera integral, definitivamente podrá elegir un OA que se adapte a su negocio. En la actualidad, los fabricantes nacionales de OA más conocidos incluyen Fanwei, Zhiyuan, Kinghe, Weifeng OA, etc. Fanwei, Zhiyuan y Jinhe son grandes OA, adecuados para grupos grandes con capacidades de I + D. Weifeng OA es un OA basado en plataforma que se puede configurar libremente, es potente, rentable y adecuado para pequeñas y medianas empresas. Platform OA es fácil de expandir y se puede combinar fácilmente con otros sistemas pequeños como HR y CRM para formar un gran sistema colaborativo. Si desea crear rápidamente un sistema de gestión integrado, se recomienda elegir Weifeng Platform OA.
La selección de OA depende de las necesidades de la empresa. El que mejor cubra tus necesidades y se adapte a ti es el mejor.