¿Cómo generar e imprimir por lotes contratos laborales en Word?
1. Etapa de preparación
1.
Preparar la versión Word de la plantilla de contrato laboral:
Asegúrese de que la plantilla de contrato laboral se ha diseñado según lo requerido. OK, incluya toda la información requerida del empleado, como nombre, sexo, número de teléfono, etc.
2. Prepare la tabla de información del personal de Excel:
Asegúrese de que la primera línea de la tabla de Excel sea el nombre del campo, como "nombre", "género", "teléfono", etc. La siguiente es el área de datos correspondiente.
Asegúrese de que los datos de la tabla estén en el formato correcto y no contengan errores u omisiones.
2. Utilice la función de combinación de correspondencia de Word
Genere un único archivo de Word en lotes
1.
2. Inicie el Asistente para combinar correspondencia:
En Word, haga clic en la pestaña "Correo", seleccione "Iniciar combinación de correspondencia" -> "Carta" en "Iniciar combinación de correspondencia". grupo ".
3. Seleccione la fuente de datos:
Seleccione "Usar lista existente" en el grupo "Seleccionar destinatarios" y luego busque y abra la tabla de información del personal de Excel preparada previamente.
4. Insertar campos combinados:
En la plantilla de contrato laboral de Word, coloque el cursor en la ubicación donde necesita insertar nombre, sexo, número de teléfono y otra información.
Haga clic en el botón "Insertar campo de combinación" y seleccione los campos correspondientes (como "Nombre", "Sexo", "Teléfono") de la lista emergente para insertarlos en la plantilla.
5. Completar y fusionar:
Después de completar la edición de la plantilla, haga clic en "Finalizar y fusionar" -> "Editar documento único".
En el cuadro de diálogo emergente, seleccione "Todos" o seleccione otras opciones según sea necesario y luego haga clic en "Aceptar".
Word generará un archivo de Word separado para la información de cada persona en Excel y lo guardará en la carpeta especificada.
Combinar para generar un archivo de Word
Si necesita combinar toda la información del personal para generar un archivo de Word, puede utilizar la función "Tabla de contenido" de la combinación de correspondencia o manualmente ajustar:
1. Siga los pasos 1-4 anteriores.
2.
Inserta el campo "Siguiente Registro":
En la plantilla de Word, después de insertar la información de una persona cada vez, puedes insertar un "Siguiente". "Registro" (si la versión de Word lo admite), para que Word salte automáticamente al siguiente registro al fusionar. Pero tenga en cuenta que al fusionar directamente en un archivo, este método puede no ser intuitivo porque toda la información se organizará de forma consecutiva.
3. Ajuste o utilice manualmente una tabla de contenido:
El método más común es agregar manualmente títulos o separadores a la información de cada empleado después de fusionarla para que sea más fácil de distinguir.
Como alternativa, después de generar documentos separados, utilice la función "Insertar" -> "Objeto" -> "Texto en archivo" de Word para fusionar el contenido de varios documentos en un solo documento y agregar directorios o separadores manualmente.
3. Impresión
Después de completar la generación de archivos de Word, puede imprimir estos archivos directamente en Word.
Si elige fusionar y generar un archivo de Word, asegúrese de que todas las páginas estén escritas correctamente antes de imprimir.