Mantenimiento básico y operación del sistema ERP

El académico estadounidense James Martin propuso el principio centrado en datos de los sistemas de información informática empresarial a principios de la década de 1980 y escribió una monografía sobre las teorías y métodos de integración de datos, ingeniería de la información y planificación general de datos. El principio del "centro de datos" señala que mientras la naturaleza y los objetivos de una empresa permanezcan sin cambios, sus tipos de datos son estables y cualquier actividad comercial y de gestión es inseparable del acceso a estos datos. El modelo de Mische también señala que la integración de sistemas de información y la gestión de datos son inseparables, y la esencia de la integración de sistemas de información es la integración de datos. El trabajo técnico de la gestión de recursos de información empresarial es la construcción de un entorno de datos, con especial énfasis en la construcción de un entorno de datos integrado con la base de datos temática como cuerpo principal.

La implementación de un proyecto ERP requiere clasificar una gran cantidad de datos básicos de gestión en función del alcance de la implementación. Con estos datos, el sistema ERP puede difundir información por toda la empresa y optimizar diversas tareas comerciales a nivel empresarial. Pero también existe el problema de que los datos erróneos pueden difundirse ampliamente, lo que podría tener consecuencias catastróficas. Por lo tanto, el sistema ERP sólo puede servir verdaderamente a la empresa si puede obtener datos de entrada rápidos y precisos.

Por lo tanto, el sistema ERP debe establecer una ideología rectora centrada en los datos. En el proceso de recopilación, procesamiento y organización de datos originales, bajo la premisa de garantizar la estabilidad de la estructura de datos, la exactitud de los datos originales y la seguridad del sistema de datos, se garantiza la integridad, corrección e integridad de los datos básicos. con los datos como centro. La coherencia garantiza la singularidad del significado del sistema de indicadores, garantiza la exactitud y variabilidad de los principales procesos de negocio del sistema y hace que el mecanismo interno del sistema ERP sea más eficiente y flexible. 2 Estandarización de datos

"Estandarización" es la actividad de formular las mismas reglas y reutilizarlas para problemas reales o potenciales con el fin de obtener el mejor orden dentro de un rango determinado. Su importancia radica en mejorar la aplicabilidad de productos, procesos y servicios, prevenir barreras comerciales y promover la cooperación técnica. Su propósito es "obtener el mejor orden" y "promover los mejores beneficios sociales"; el orden óptimo mencionado aquí se refiere a mejorar el orden de los objetos estandarizados mediante la implementación y las mejores funciones de los estándares, los mejores beneficios son maximizar el uso; de los estándares. Optimice el efecto del sistema y produzca resultados ideales.

En la implementación de proyectos ERP, es necesario estandarizar el desarrollo de datos. La estandarización es un proyecto sistemático básico con las características de carga de trabajo intensiva en conocimiento, intensiva en datos y pesada, incluida la estandarización de codificación, estandarización de datos y estandarización de datos de mantenimiento:

2.1 Estandarización de codificación

Varios Los códigos de datos maestros son la base para la estandarización de datos. También son el sistema de codificación más importante y complejo y la base para el establecimiento de bases de datos. La codificación de datos maestros se puede dividir aproximadamente en cinco categorías: código de ubicación, número de dibujo técnico, clasificación más número de serie, número de atributo del material y norma nacional más número de especificación. En cuanto a la codificación de materiales en el sistema ERP del Grupo Hongta, los productos semiacabados y las bandejas para hornear semiacabadas se codifican con códigos de posicionamiento; los materiales auxiliares se codifican con números de serie y los accesorios de hardware se codifican con números de atributos de materiales; Modelo de especificación estándar plus nacional.

Sin embargo, no importa qué clasificación se utilice para la codificación de datos maestros, se deben seguir los siguientes principios:

A. Adoptar estándares internacionales o nacionales de la industria.

Bajo la premisa de garantizar la exactitud de los datos, los datos deben estar estandarizados. Los datos precisos pero no estandarizados sólo pueden ser eficaces en áreas locales, mientras que sólo los datos estandarizados, precisos y en tiempo real pueden fluir sin problemas por todo el sistema. Por lo tanto, la adopción de estándares internacionales o nacionales de la industria alinea los propios datos del sistema con los estándares nacionales e internacionales al mismo tiempo, lo que brinda mucha comodidad en la recopilación y el uso de datos y la expansión y actualización del software que utiliza datos. Por ejemplo, no es necesario organizar la mano de obra ni los recursos materiales, ni utilizar comerciantes externos para la conversión de datos.

B. Adoptar el principio de sencillez y eficiencia.

En los sistemas ERP, las personas suelen consultar información de diferentes maneras, a veces a través de códigos, a veces a través de nombres y a veces a través de otros medios. Sin embargo, la codificación de datos no siempre favorece la consulta. La búsqueda unilateral de la codificación holográfica generará una gran carga de trabajo; la codificación no siempre favorece la memoria, especialmente los nuevos códigos convertidos del sistema original. Los códigos utilizados por los departamentos son difíciles de recordar. Estos requisitos son innecesarios en el entorno informatizado de un sistema ERP. Se recomienda no codificar los significados de los atributos de los datos maestros sin una buena justificación. Si no hay dificultad en el método de generación, es mejor utilizar una codificación inequívoca en el sistema informático para que la codificación sea concisa y eficiente.

Es científico, sistemático, compatible, escalable y completo.

La definición de codificación de datos maestros debe ser científica, sistemática, compatible y completa, y considerar plenamente el aumento y los cambios en los datos futuros. Por supuesto, el uso de demasiados bits de codificación también puede generar complejidad en la codificación. En términos de expansión, si algunos códigos de datos maestros adoptan el reconocimiento de códigos de barras en el futuro, se deben considerar problemas de conversión. Actualmente, los códigos de barras UPC y los códigos de barras EAN son reconocidos internacionalmente. Docenas de países, incluida China, utilizan códigos de barras EAN que son códigos de 13 dígitos. Se recomienda que los datos primarios estén codificados en números arábigos.

2.2 Estandarización de datos

El funcionamiento del sistema ERP requiere una gran cantidad de datos. La clasificación, codificación e introducción de datos de gestión básicos suelen ser la parte más grande y difícil. del proceso de implementación del proyecto.

Por ejemplo, para una empresa de producción o distribución, son necesarios datos maestros de materiales, datos de ventas, datos de clientes y datos de proveedores. Para una empresa de producción, también se necesitan al menos datos como centros de trabajo, rutas de proceso y lista de materiales de materiales. La dificultad no sólo radica en la gran carga de trabajo y la variabilidad de los datos comerciales, sino también en los "secretos comerciales" dentro de la empresa y los empleados que dominan los datos comerciales no entienden cómo el sistema ERP gestiona estos datos, lo que requiere una serie de especificaciones de estandarización de datos.

A. Desarrollar diversas especificaciones estandarizadas.

“No hay círculo sin reglas”. Para lograr la estandarización de datos, se deben formular varias especificaciones de estandarización. Se debe estandarizar el sistema de indexación de información, el diseño de desarrollo y las interfaces de intercambio de información, así como los procesos de codificación de clasificación, redacción de documentos, definición de campos y mantenimiento.

B. Debería ser un plan a largo plazo.

Cuando una empresa decide implementar un proyecto ERP, primero debe calcular y estimar cuidadosamente los datos comerciales de la empresa. Cuando la cantidad de datos es enorme, es necesario organizarlos lo antes posible; de ​​lo contrario, retrasará gravemente el proyecto ERP para lograr los beneficios esperados según lo programado.

A la hora de planificar la implementación de un módulo de un proyecto ERP, también debemos considerar los datos que utilizará el módulo y su asociación con datos de otros módulos. Unifique al mismo nivel para evitar la redundancia de datos.

C. Incrementar la importancia de los datos.

Alguien resumió las lecciones aprendidas del fracaso de muchos proyectos MRP/MRP II/ERP en el pasado y dijo que tres puntos son tecnología, siete puntos son gestión y doce puntos son datos. Se puede ver que los datos juegan un papel vital en ERP y en las empresas que implementan proyectos de ERP. Los datos son un activo intangible de una empresa. Debe otorgar gran importancia a la clasificación, codificación, clasificación e ingreso de datos de gestión básicos e invertir suficiente poder y recursos para resolverlos.

2.3 Estandarización de los datos de mantenimiento

Los datos de mantenimiento incluyen la clasificación de datos inicial y el mantenimiento posterior.

2.3.1 Clasificación preliminar de datos

Antes de que muchas empresas inicien proyectos de ERP, debido a la extensa gestión en el pasado, los departamentos subordinados a menudo tienen muchos problemas de inconsistencia, no estandarización y datos faltantes. La mayoría de estos departamentos han recurrido a la implementación de sistemas ERP sobre la base del procesamiento comercial manual, es decir, carecen de los datos básicos para el procesamiento informático de datos comerciales.

Aprendiendo de la experiencia de Yuxi Hongta Group y otras empresas en la recopilación de datos básicos de sistemas ERP, se deben seguir los siguientes principios en la recopilación inicial de datos:

Primero, comprenda los principios. de ERP.

Porque las empresas consultoras que implementan proyectos ERP generalmente tienen poco interés u obligación en organizar los datos. Por lo tanto, el trabajo de clasificar e ingresar datos se completa básicamente gracias a la fortaleza interna de la empresa, y muchos empleados no están familiarizados con el sistema ERP, por lo que deben recibir capacitación sobre los principios básicos de ERP para que puedan comprender el trabajo existente. en el futuro. ¿Cómo funciona el sistema ERP y qué tipo de datos estandarizados se pueden establecer para ejecutarse en el sistema de manera más rápida y eficiente?

B. En segundo lugar, el software de aplicación de formación.

"Las Analectas de Confucio·Linggong Quince de Wei" de Confucio: "Si un trabajador quiere hacer bien su trabajo, primero debe afilar sus herramientas". Desde datos básicos hasta datos procesados ​​por computadora, los organizadores de datos deben dominar el uso de computadoras. Las personas que están familiarizadas con los datos comerciales tienen diferentes habilidades informáticas y necesitan recibir capacitación en algún software de aplicación para mejorar la eficiencia de la recopilación de datos.

C. Requisitos de recopilación de datos: verdaderos, correctos y oportunos.

¡Los sistemas ERP procesan datos! Sólo los datos reales pueden reflejar las verdaderas condiciones operativas de la empresa y permitir a los altos directivos tomar decisiones correctas. "Cuando entra basura, sale basura más grande". Los datos verdaderos, correctos y oportunos son la sangre que mantiene el funcionamiento normal del sistema ERP de una empresa.

2.3.2 Mantenimiento de datos de seguimiento

No significa que todo irá bien si los primeros datos se introducen correctamente en el sistema ERP. En las operaciones reales, el mantenimiento posterior de los datos y la optimización de los datos originales siguen siendo tareas arduas para los encargados del mantenimiento de los datos.

El personal de mantenimiento de datos debe realizar el siguiente trabajo de mantenimiento de seguimiento:

A. Fortalecer la capacitación en los módulos relacionados con el proyecto ERP.

El personal de mantenimiento de datos debe comprender a fondo el espíritu de ERP, aplicarlo al trabajo real de acuerdo con los principios y prácticas del sistema, ser preciso y preciso e integrar estrechamente los datos con los procesos comerciales. Lo importante es saber cómo generar datos y por qué generar datos, para lograr el mejor efecto del entrenamiento.

b. Prestar gran atención a la exactitud de los datos y establecer el sistema de rendición de cuentas necesario.

Los datos inexactos son en realidad una mentira para una computadora inocente y la computadora solo puede utilizarlos para producir respuestas incorrectas a alta velocidad. Sólo garantizando la exactitud de cada mantenimiento de datos se puede garantizar la exactitud de los datos completos del sistema. Establezca un sistema de responsabilidad claro y cuente con personal dedicado responsable de la precisión en todos los aspectos de la aplicación, codificación, mantenimiento y aplicación de datos. De lo contrario, no se puede garantizar la exactitud de los datos.

C. Potenciar el autoestudio y mejorar la eficiencia en el trabajo.

El sistema ERP no sólo provoca una transformación de la filosofía de gestión al modelo de gestión, sino que también inyecta nueva vitalidad a la cultura corporativa. Todos los puestos deben enfatizar "estándares, dedicación, profesionalismo, trabajo en equipo, desempeño y efectividad"; cada empleado debe establecer correctamente "conciencia de rol", fortalecer su propio aprendizaje, fortalecer continuamente su nivel profesional y mejorar mejor la eficiencia en el trabajo.

3 Optimización de datos

De acuerdo con un objetivo específico y bajo ciertas restricciones, seleccione, diseñe o ajuste los componentes y las relaciones del sistema de calibración para lograr los resultados más ideales. Este principio de estandarización se llama principio de optimización. Debido a la falta de experiencia en la implementación de proyectos ERP y la falta de comprensión de los principios de los procesos comerciales, la estructura de datos y los atributos relacionados no son perfectos. Por lo tanto, a menudo es necesario optimizar los datos en función de las necesidades de la alta dirección y los cambios en los procesos de negocio.

Según las necesidades de organización de datos, los datos del sistema se pueden dividir en datos estáticos y datos dinámicos. Los datos estáticos reflejan los atributos básicos de los recursos empresariales y los datos dinámicos reflejan los cambios y procesos de movimiento de los recursos empresariales.

Por tanto, la optimización de los datos se realiza desde dos aspectos:

A.

Existen muchos objetos de gestión estáticos, pero principalmente incluyen activos fijos, accesorios de hardware, materias primas, empleados, archivos, etc. Estos objetos de gestión tienen una característica común, es decir, sus atributos básicos permanecen sin cambios o rara vez cambian. Este objeto de gestión estático tiene su propio ciclo de vida en la empresa. La gestión de objetos de gestión estáticos es la gestión del ciclo de vida completo, y la optimización de datos estáticos es el mantenimiento de datos más simple para lograr la reflexión de datos más adecuada.

B. Optimización dinámica de datos.

Hay tres objetos principales de la gestión dinámica: logística, flujo de capital y flujo de información; la gestión de objetos de gestión dinámica es una gestión de proceso completo. Por tanto, la optimización de datos dinámicos también incluye la optimización de los procesos de negocio. Todo el proceso de gestión de los objetos de gestión móvil también refleja la integridad, unidad y precisión de la gestión.

La implementación de proyectos ERP es una ingeniería de sistemas compleja. Durante el proceso de implementación los beneficios se seguirán reflejando y son infinitos. Para lograr los máximos beneficios de la implementación del proyecto ERP, el mantenimiento de datos, que es la base de la implementación, debe cumplir con los principios de "centrado en datos, estandarización de datos y optimización de datos".