La diferencia entre Access y Excel
1. Diferentes objetos
Excel tiene un solo objeto: Hoja.
Acess (2003) tiene siete tipos de objetos: tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos y páginas de datos.
Un libro de Excel puede tener varias hojas de trabajo. Las hojas de trabajo son básicamente independientes entre sí y tienen una correlación muy débil o nula.
El acceso no es independiente entre varios objetos, sino que está relacionado. También existen correlaciones entre múltiples subobjetos de un objeto, como entre tablas, consultas, formularios e informes. Esta correlación crea las poderosas capacidades de procesamiento de Access.
2. Diferentes métodos de uso
Access es más capaz que Excel a la hora de procesar grandes cantidades de datos. Sin embargo, utilizar Access para completar tareas de procesamiento de datos es mucho más complicado de implementar que Excel. La recompensa por esta complejidad son mayores capacidades.
El acceso está estandarizado y existen relaciones estrictas entre varios objetos. Esta normatividad y correlación son la base de las poderosas capacidades de procesamiento de datos de Access. Por lo tanto, esta estandarización debe observarse durante el proceso de diseño de la tabla. La forma en que Access maneja los datos se puede comparar con la gestión de una gran empresa.
Excel es gratuito y la correlación entre tablas es arbitraria. La forma en que Excel procesa los datos se puede comparar con la gestión de una pequeña empresa.
El modelo de gestión de una pequeña empresa no se puede aplicar directamente a la gestión de una gran empresa. Por lo tanto, la tabla de Excel debe transformarse según el modelo estándar antes de poder usarse en Access y completar las tareas esperadas.
3. Tabla de Access y tabla de Excel
Desde la apariencia, las tablas de Access y Excel parecen iguales, pero en realidad tienen grandes diferencias.
1. Tema: Access tiene solo una tabla para un tema, mientras que Excel puede tener varias tablas. Por ejemplo, tablas de salarios, mucho personal financiero usa Excel para crear tablas de salarios mensualmente, como salario de enero, salario de febrero, etc. En Access, todas las partes salariales del mes se colocan en una tabla.
2. Relación de varias tablas: existe una asociación estricta entre varias tablas en la tabla de Access. La relación entre las distintas tablas de la tabla de Excel es arbitraria.
3. Cálculo de datos: Los datos se pueden almacenar en celdas de tablas de Excel, también se pueden almacenar fórmulas y se pueden realizar cálculos. Las tablas de Access sólo pueden almacenar datos, no fórmulas, y no tienen funciones de cálculo. La potencia informática de Excel hace que Excel sea flexible y potente (pero la potencia informática está limitada por la cantidad de datos). Las funciones de cálculo de acceso se realizan mediante consultas y programas. Las funciones de Access aprovechan al máximo el poder de la informática.
4. Capacidad de datos: las tablas de Excel tienen una capacidad limitada para procesar datos y son más lentas cuando la cantidad de datos es grande; las tablas de Access pueden almacenar 2 GB de datos.
5. Índice: Las tablas de Access tienen índices, pero las de Excel no. Este índice permite a Access tener una velocidad incomparable con Excel al buscar y filtrar datos.
6. Tipo de datos: el tipo de datos debe definirse primero al diseñar la tabla de Access. No existe tal requisito para la tabla Eexcel.
7. Formato de datos: Cada celda de la tabla de Excel puede definir su propio formato. El formato de datos de cada columna de la tabla de Access es coherente. Las funciones de visualización del formato de datos se implementan mediante formularios e informes.
8. Otras diferencias: existen grandes diferencias en la implementación del filtrado y clasificación de datos.