Modelo de aceptación del sistema ERP
Teniendo en cuenta el impacto de los cambios en los procesos de negocio y las estructuras organizativas en los empleados, la primera forma de superar la resistencia de los empleados al sistema es hacer que confíen en el sistema, por lo que se puede introducir la variable confianza en el ERP. modelo de adopción del sistema. La confianza de los empleados en el sistema puede promover su comprensión del sistema y mejorar la eficiencia de la aceptación de nuevos sistemas. Sin embargo, la confianza de los usuarios proviene de la combinación de las funciones del sistema, la experiencia del desarrollador, etc., y más a menudo durante el proceso de desarrollo. a través de una comunicación a largo plazo entre las dos partes y la comunicación establecida. La utilidad y usabilidad percibidas del sistema están directamente relacionadas con la actitud del usuario hacia el nuevo sistema. La usabilidad percibida del sistema no solo proviene de la interfaz y las funciones del sistema diseñado, sino que también proviene de la efectividad de la capacitación de los empleados. La participación de los empleados de las empresas en las actividades de desarrollo de sistemas siempre ha sido motivo de preocupación para los académicos. Por un lado, la participación de los empleados en las actividades de desarrollo puede ayudar a los desarrolladores a obtener una comprensión profunda de las actividades corporativas y, por otro lado, puede mejorar el sentido de propiedad de los empleados, superando así la resistencia provocada por las nuevas reformas del sistema. Por lo tanto, el modelo de sistema ERP establecido en este artículo se muestra en la Figura 4.6.
Figura 4.6 Modelo de aceptación del sistema ERP
(1) Útil y fácil de usar. Tanto la utilidad como la facilidad de uso son juicios de los empleados sobre el sistema, que se ven afectados tanto por las características del propio sistema como por factores ambientales. Los dos factores más directamente relacionados con la utilidad de un sistema son la persona del usuario y la tarea. Los factores que afectan el juicio personal de los usuarios no sólo existen en la experiencia y el conocimiento pasados, sino también en la interacción entre empleados y desarrolladores durante la implementación del sistema, por lo que la confianza en los desarrolladores pasará naturalmente a confiar en sus productos. La hermosa interfaz del sistema, el rendimiento confiable y la guía o ayuda intuitiva para el usuario mejorarán la percepción del usuario del sistema hasta cierto punto y mejorarán la confianza del usuario al usar el sistema. Aunque la combinación completa de la tecnología de tareas puede hacer que los usuarios se sientan familiarizados, este método de imitar el proceso comercial original de la empresa no puede lograr el propósito real de implementar el sistema ERP. De hecho, el diseño del sistema suele ser un equilibrio entre estandarización y personalización, es decir, el uso del sistema no es completamente pasivo para satisfacer las necesidades de la tarea, por lo que los usuarios deben adaptarse a nuevos procesos y tareas. A través de la capacitación, los usuarios pueden comprender las funciones y procesos del sistema. La participación de los usuarios les dará la iniciativa para cambiar procesos y estructuras, lo que favorece la integración orgánica de los procesos estándar del sistema y las actividades corporativas.
(2) Confianza. La confianza es el factor principal que afecta muchos eventos, como las transacciones de productos básicos y la prestación de servicios, especialmente para las relaciones de cooperación sostenidas y a largo plazo entre ambas partes. En el proceso de desarrollo y diseño del sistema, especialmente en el proceso de personalización del sistema, la confianza del usuario no solo puede ayudar a los desarrolladores a completar con éxito la reorganización comercial y la personalización del módulo, sino también promover el reconocimiento y el uso del sistema por parte de los empleados. Los datos relevantes muestran que los usuarios no solo carecen de la capacidad de controlar la calidad del trabajo de los desarrolladores, sino que también carecen de las capacidades de monitoreo correspondientes durante el proceso de ejecución. Los problemas durante el proceso de personalización a menudo se descubren muy tarde y muchos problemas ni siquiera se pueden descubrir durante las pruebas regulares y solo se pueden descubrir cuando se completa la configuración final del sistema. En este momento, el desarrollador se negará a modificarlo porque destruirá el trabajo que ha completado. David Gefen cree que en comparación con los tres modelos de confianza de Zucker (confianza basada en procesos, confianza basada en características y confianza basada en sistemas), lo más crítico en la implementación de ERP es la relación de confianza establecida por ambas partes a través del proceso de cooperación a largo plazo. Este tipo de confianza no sólo conduce a la aceptación del sistema por parte de los empleados, sino también a la percepción de los usuarios sobre la utilidad del sistema. El establecimiento de relaciones de confianza basadas en procesos está estrechamente relacionado con la comunicación entre usuarios y desarrolladores.
(3) Comunicación. Una comunicación adecuada y eficaz es uno de los factores clave para el éxito de cualquier proyecto informativo. Porque los cambios repentinos sin el conocimiento de los empleados a menudo encuentran una feroz resistencia. Por lo tanto, durante el proceso de implementación del ERP, los gerentes deben hacer todo lo posible para que los empleados comprendan los detalles, los objetivos y el progreso del plan. También deben explicarles cómo el ERP afectará su trabajo, los nuevos requisitos para los empleados, los nuevos estándares laborales, y métodos de evaluación y políticas de incentivos. Cuanto más comprendan los empleados, más fuerte será su identificación con el proyecto ERP, más preparados estarán para los cambios y menos probable será que se resistan al ERP. El intercambio y la comunicación deben ser bidireccionales y los desarrolladores pueden aprender más sobre las necesidades reales de los usuarios empresariales a través de la comunicación. Los gerentes deben establecer canales de comunicación formales para brindar a los empleados la oportunidad de expresar sus opiniones, comentarios e incluso críticas sobre el proyecto ERP, y responder y resolver las preguntas planteadas por los empleados de manera sincera y positiva.
(4) Participa.
Involucrar a los empleados en el proceso de implementación de ERP es un medio importante para reducir la resistencia. Mejorará su reconocimiento del ERP, lo que mejorará el llamado sentido de propiedad. Los empleados pensarán que la implementación de ERP es asunto suyo. La participación adecuada de los empleados no sólo puede promover la mejor combinación de los procesos comerciales, sino también mejorar la cooperación mutua entre los miembros del proyecto y los empleados, promover la comunicación mutua entre ellos y mejorar el propósito y efecto de la capacitación. Sin embargo, si los empleados no participan en la implementación de ERP, siempre esperan que el sistema de software sea perfecto y no pueden realmente tener una comprensión más profunda de las funciones de ERP y la importancia de ERP para el desarrollo empresarial. Pero, en realidad, conseguir que los empleados se sumen no es fácil. Lawrence [17] cree que la participación es un sentimiento, no simplemente pedir a los empleados que participen en las discusiones. Si considera la estrategia de "participación" como una técnica para inducir a los demás a obedecerle, nunca funcionará, porque la verdadera participación se basa en el respeto. Los gerentes deben darse cuenta de que los empleados son los usuarios finales del sistema ERP y la implementación exitosa del ERP requiere la sabiduría y la contribución de los empleados.
(5) Formación. La función de la capacitación es garantizar que los empleados puedan comprender los objetivos y la importancia de la implementación de ERP en la empresa, comprender la visión y las expectativas del proyecto ERP y comprender verdaderamente el papel de ERP en el desarrollo empresarial. También es necesario garantizar que los empleados tengan conocimientos y habilidades suficientes para utilizar el sistema ERP y puedan adaptarse a los cambios en los métodos de trabajo y procesos comerciales provocados por el ERP. Sólo así se podrá reducir la incertidumbre provocada por el ERP y reducir la aparición de boicots. Además de los cursos de capacitación formal, la capacitación puede tomar varias formas, como utilizar usuarios clave y consultores para brindar orientación en el lugar de trabajo, establecer un sistema de ayuda en línea y establecer nuevas guías de flujo de trabajo para facilitar el aprendizaje y la referencia de los empleados.